a. Sự cần thiết của hợp tác trong TQM
Việc hợp tác nhóm sẽ đem lại hiệu quả cao trong cải tiến chất lượng, nhất là trong quá trình áp dụng TQM vì sự xuất sắc của một cá nhân cũng khó có thể hoàn
GVHD: GVC. ThS. Trương Bách Chiến 21
thành được ý tưởng hay xử lý các sự cố mà không cần có sự hợp tác của mọi người. Đó chính là lý do vì sao nhóm chất lượng lại là một trong những nội dung chủ yếu của một hệ thống TQM. Tinh thần hợp tác nhóm thấm nhuần trong mọi hoạt động của doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để thực hiện TQM. Tuy vậy không có nghĩa là vai trò của các cá nhân bị coi nhẹ mà nó lại càng được phát triến mạnh mẽ hơn nhờ việc trao quyền, đóng góp ý kiến, sáng kiến cải tiến và những chính sách động viên khuyến khích kịp thời. Tinh thần hợp tác nhóm cần được phổ biến và nhân rộng toàn doanh nghiệp thông qua hoạt động tuyên truyền, phổ biến, đào tạo và huấn luyện.
b. Đào tạo và huấn luyện về chất lượng
Đào tạo và huấn luyện về chất lượng là một hoạt động cần được thực hiện thường xuyên và xuyên suốt quá trình thực hiện TQM. Sẽ không có sự phát triển liên tục nếu cấp lãnh đạo không xem trọng công tác đào tạo. Đào tạo nhằm mục đích nâng cao sự am hiểu về chất lượng, kỹ năng thực hiện công việc nhằm đáp ứng được với những thay đổi về quy trình và các yêu cầu đa dạng về sản phẩm của thị trường. Để thực hiện việc cam kết tham gia quản lý, cải tiến chất lượng ở tất cả cán bộ nhân viên trong công ty, cần phải có một chương trình đào tạo, huấn luyện cụ thể. Mục tiêu của công tác đào tạo phải được đề ra một cách rõ ràng và thường tập trung vào các vấn đề sau:
- Phải đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được đào tạo, huấn luyện đúng đắn để họ có thể thực thi đúng nhiệm vụ được phân công
- Làm thế nào để nhân viên hiểu rõ được các yêu cầu của khách hàng? - Những lĩnh vực nào cần ưu tiên cải tiến?
- Xây dựng các kế hoạch nhân sự lâu dài, chuẩn bị cho tương lai - Cần phải soạn thảo thêm các thủ tục, tiêu chuẩn nào?
Những người kiểm tra giám sát có quyền quyết định công việc tại chỗ. Họ phải được trang bị kiến thức để quản lý tại chỗ việc thực thi các hoạt động chất lượng, phải sử dụng thành thạo các công cụ thống kê, phải có khả năng kiểm soát, hướng dẫn nhân viên tại chỗ. Thành công của TQM phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia trực tiếp của
GVHD: GVC. ThS. Trương Bách Chiến 22
nhóm người này. Việc đào tạo huấn luyện nhóm này thường do lãnh đạo cấp trung gian đảm nhận và tập trung vào các vấn đề cụ thể là :
- Giải thích rõ ý nghĩa, nội dung của các chính sách chất lượng; - Giải thích rõ các nguyên tắc cơ bản của TQM;
- Có những kỹ năng quản trị cần thiết như việc lập kế hoạch phối hợp trong dây chuyền sản xuất cho đồng bộ, tổ chức các nhóm, đội tự quản, tổ chức các buổi hội thảo trong doanh nghiệp;
- Hiểu rõ vai trò của họ trong toàn bộ hệ thống, có thái độ tích cực, thúc đẩy mọi người làm việc, phát triển các ý tưởng sáng tạo;
- Dựa vào các kết quả thống kê, phân tích, tìm cách phát hiện và giải quyết vấn đề cụ thể phát sinh trong thực tế.
Những nhân viên trong doanh nghiệp là những người thực thi các hoạt động chất lượng. Mỗi nhân viên cần được huấn luyện tỉ mỉ về các thủ tục, tiêu chuẩn chất lượng liên quan đến công việc của họ cũng như về những kỹ thuật, nghiệp vụ và những khái niệm về tính đồng bộ trong hệ thống. Họ cũng phải hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng bên trong cũng như bên ngoài của mình, biết sử dụng các biểu đồ thống kê và được khuyến khích tham gia vào các dự án cải tiến chất lượng.
Nếu bỏ qua việc đào tạo ở bất kỳ cấp nào cũng sẽ làm ánh hưởng đến độ thực thi TQM. Vì vậy, các doanh nghiệp cần có các chương trình, chiến lược cụ thể đầu tư cho công tác đào tạo, huấn luyện nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và cải tiến chất lượng.
c. Thực hiện hợp tác vì chất lượng
Không có một phương pháp luận cố định để khởi đầu chương trình hợp tác, nhưng cần chú ý một số điểm chủ chốt sau đây:
- Cần giành được sự cam kết và ủng hộ của ban quản lý và giám sát viên. - Dự án cần bắt đầu tiến hành từ từ trên quy mô nhỏ.
- Những người phụ trách đội, nhóm cần được đào tạo cả về kỹ năng quản lý đội, nhóm và nhất là kỹ thuật kiểm soát quy trình bằng thống kê.
GVHD: GVC. ThS. Trương Bách Chiến 23
- Tìm ra nguyên nhân vấn đề, xác định hành động sửa sai và thực hiện giải pháp càng sớm càng tốt.
- Về sơ đồ dòng chảy của quy trình, tìm và phân tích các trục trặc trong quy trình thông qua phiên họp động não hiến kế.
- Phân loại vấn đề và ưu tiên vấn đề giải quyết. - Xác định được nguyên nhân, đề nghị giải pháp.
- Nếu kiểm tra chứng tỏ giải pháp thành công thì thực hiện đầy đủ, toàn bộ.
Cách giải quyết vấn đề bằng đội, nhóm có tác dụng tốt, nó phát huy kiến thức, kỹ năng và sáng kiến của mọi người liên quan tới một quy trình cần cải tiến.
d. Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ về chất lượng
Quản lý chất lượng còn được gọi là quản lý thông tin chính xác. Sai lầm cố hữu của nhiều cán bộ kỹ thuật là sử dụng so sánh các số liệu mà không chú ý đến thông tin. Không có kiến thức và tham gia vào quá trình làm việc, họ không thể đánh giá được thông tin thực tế và thực hiện các chức năng của mình một cách đáp ứng yêu cầu. Những thông tin về số sản phẩm kém chất lượng, có khuyết tật, hỏng hóc, phế phẩm, tốn chi phí sửa lại, chỉnh lại và thời gian sản xuất, hoàn thành công việc không đáp ứng được thu thập, cung cấp nhưng lại là số liệu, dữ liệu sai và không đủ tin cậy, đáng ngờ. Những việc báo cáo sai, cần được chấn chỉnh kịp thời; nhưng trước hết cần xem tại sao chuyện này. Người ta đưa ra con số là trong 100 trường hợp có tới 60÷80 trường hợp phạm phải sai sót, nhưng lãnh đạo và cán bộ có thẩm quyền không phát hiện được. Chỉ có 20÷40 trường hợp phạm phải sai lầm là do lỗi của người dưới quyền. Tại sao vậy? Họ báo cáo sai để khỏi bị khiển trách, bị xử lý.
Nếu các cán bộ nhân viên phạm sai sót hoặc báo cáo những số liệu không đúng thì người lãnh đạo cấp trung, cấp quản lý không được báo cáo ngay lên lãnh đạo cấp cao hơn hoặc khiển trách người dưới quyền. Cần phải giáo dục cán bộ nhân viên của họ sao cho ngăn ngừa sự xuất hiện vấn đề này. Với cách tiếp cận này, số lượng các số liệu giả sẽ giảm xuống rất nhiều. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
GVHD: GVC. ThS. Trương Bách Chiến 24
Các thông tin, dữ liệu về nguyên vật liệu, về chất lượng quá trình và kết quả chất lượng bán thành phẩm và sản phẩm trong sản xuất thường xuyên được cập nhật, được báo cáo lên cấp có thẩm quyền và truyền thông đầy đủ, lập tức tới các bộ phận, người làm việc liên quan.
Các thông tin này giúp cho mọi người hoạt động, tác nghiệp, làm việc tốt hơn vì mục đích chung của doanh nghiệp là sản xuất, dịch vụ các sản phẩm bảo đảm và đáp ứng chất lượng người tiêu dùng mong đợi.
Hệ thống thông tin cần được thu thập kịp thời, có độ tin cậy, đáp ứng cho người sử dụng, được tương tác phản hồi từ cá nhân đến lãnh đạo doanh nghiệp và chiều ngược lại.
Ngày này, việc áp dụng quản lý trực quan, công nghệ thông tin và truyền thông và mạng nội bộ hỗ trợ cho hệ thống thông tin và trao đổi thông tin nội bộ về chất lượng trong toàn doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả. Cần phải hình thành và khai thác hiệu quả hệ thống thông tin nội bộ này phục vụ chức năng chất lượng.