Kỹ thuật sử dụng các dữ liệu, các công cụ thống kê để phân tích, đánh giá, điều chỉnh quá trình đã được biết đến từ thế kỷ thứ XVII. Ngày nay kiểm soát bằng công cụ
GVHD: GVC. ThS. Trương Bách Chiến 20
thống kê được áp dụng một cách phố biến, rộng rãi và là xương sống của TQM. Mục đích của việc theo dõi quy trình là nhằm xác định khả năng đáp ứng được các yêu cầu của quy trình, khả nặng hoạt động thường xuyên theo yêu cầu, tìm ra những nguyên nhân gây ra sự phân tán trong quy trình, nhằm tránh lặp lại và đề ra biện pháp phòng ngừa cũng như điều chỉnh quy trình cho phù hợp. Ngoài ra người ta còn sử dụng các công cụ thống kê để thiết kế, phân tích, đánh giá toàn bộ các sản phẩm, quy trình và cả thiết kế lại các hoạt động trong doanh nghiệp. Bên cạnh việc theo dõi quy trình, kiểm soát chất lượng cũng là một trong những khâu quan trọng không chỉ trong hoạt động triển khai TQM mà cả trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát chất lượng được thực hiện ở tất cả các công đoạn của quy trình như kiểm tra chất lượng trước khi sản xuất, kiểm tra chất lượng nguyện vật liệu, kiểm tra trong quá trình sản xuất và kiểm tra thăm dò chất lượng trong quá trình sử dụng. Không có một quy trình nào là đạt đến một sự hoàn hảo, chính xác tuyệt đối mà nó luôn tồn tại một độ sai lệch nhất định. Do đó cần phải có hoạt động kiểm soát để kịp thời điều chỉnh sai lệch và đưa ra các giải pháp, tháo gỡ khắc phục khả thi.
Khác với một số phương pháp quản trị chất lượng khác, trong TQM việc kiểm soát chất lượng chủ yếu được thực hiện bởi chính những công nhân, nhân viên trong quy trình. Điều này dẫn đến một tư duy mới trong sản xuất là: Mọi nhân viên sẽ chủ động tự kiểm tra xem “mình làm như thế nào? Tại sao mình lại không làm như thế này?” chứ không phải người khác kiểm tra xem kết quả công việc của họ ra sao. Chính vì vậy mà trong TQM việc đào tạo, huấn luyện cho các thành viên trong và khuyến khích hoạt động nhóm, là công việc quan trọng giúp cho mọi người thực thi các biện pháp tự quản lý, kiểm soát và hợp tác với nhau. Trong doanh nghiệp việc sử dụng các công cụ thống kê kiểm soát chất lượng giúp cho mọi người có thể nắm bắt công khai các thông tin cũng là một đặc điểm mới trong quản trị doanh nghiệp hiện đại.