*Nhiệm vụ của CTV quản lý học sinh THPT:
Tìm mối quan hệ, liên lạc và đặt lịch làm việc cụ thể cho đại diện BGH, Ban tổ chức chương trình với các trường đã nhận. ( hoàn thành trong tuần từ 14-20/1)
Đảm bảo liên lạc, giúp đỡ BTC, BGH làm việc hiệu quả để phía trường THPT mình đã nhận ký cam kết tham dự chương trình.
25
Xuống giao lưu, truyền thông trực tiếp tại trường đã nhận, giới thiệu và phát giấy mời tham dự chương trình cho phụ huynh thông qua học sinh. (15-20/2)
Khảo sát nguyện vọng học tập và nghề nghiệp tại các trường (đội tuyển SIFE). Chủ động liên lạc thường xuyên với giáo viên phụ trách cho đến ngày làm chương trình. Xác định chính xác nhất số lượng học sinh tham gia tối thiểu 10 ngày trước chương trình.
*Nhiệm vụ Ban truyền thông và kỹ thuật :
Lên kế hoạch và mục tiêu truyền thông chi tiết (hạn chót 28/01/2013)
BKT Đảm bảo khâu thiết kế design Poster chính (hạn chót 28/1/2013), thực hiện các Video Clip phục vụ OD 2013 ( hạn chót 25/02/2012 ).
Đảm bảo liên tục cập nhật trên Facebook chính thức của chương trình và có bài trên website của nhà trường trong vòng 2 tuần trước chương trình.
Liên hệ với báo chí, tìm kiếm cách thức để đẩy mạnh truyền thông qua mạng xã hội và báo mạng ( tổ chức trò chơi có thưởng trên Facebook về check-in hay chia sẻ hình ảnh chương trình, liên hệ các hot girl hot boy của các trường THPT tham dự Open Day 2013).
*Ban kế hoạch, Nhân sự, hậu cần :
Chuẩn bị các văn bản giấy tờ và tài liệu liên quan cho chương trình. (lời dẫn, sắp xếp tour dẫn, survey,…)
Lên kế hoạch trang trí, đón tiếp khách trong sự kiện ( sân khấu , gallery,..). Khảo giá và lên dự trù vật tư, dịch vụ , lên kinh phí cho công tác hậu cần nhân sự . ( riêng thuê xe phải hoàn thành hợp đồng trước tết nguyên đán).
Lên kế hoạch và chuẩn bị nhân sự cho chương trình, tập dượt trước chương trình, tổ chức duyệt và tổng duyệt các khâu trong vòng 3 tuần trước sự kiện.
26