II. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty
3. Hạch toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương
3.4. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ BHYT, KPCĐ
Quỹ tiền lương : Là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian, lương sản phẩm, phụ cấp... Quỹ tiền lương bao gồm nhiều loại và có thể phân chia theo nhiểu tiêu thức khác nhau tùy theo mục đích nghiên cứu như phân theo chức năng của lao động, phân theo hiệu quả của tiền lương.
Quỹ BHXH : Theo chế độ hiện hành, quỹ BHXH được tính theo tỷ lệ 24% trên tổng quỹ lương cấp bậc và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động thực tế trong kỳ hạch toán.
Trong đó doanh nghiệp chịu 17% quỹ này và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, còn 7% do người lao động chịu và trừ trực tiếp vào lương.
Quỹ BHYT : được hình thành bằng cách trích 3,5% trên số thu nhập tạm tính của người lao động, trong đó người lao động nộp 1,5% (trừ vào lương), doanh nghiệp chịu 2%, được tính vào chi phí SXKD.
Kinh phí công đoàn : là nguồn kinh phí mà hàng tháng, doanh nghiệp đã trích theo 1 tỷ lệ quy định với tổng quỹ tiền lương tiền công, phụ cấp thực tế phải trả cho người lao động. Tỷ lệ kinh phí công đoàn hiện hành là 2%.
3.5.Hạch toán tiền lương trong đơn vị
Đặc điểm lao động của đơn vị là phân tán, nhỏ lẻ, chủ yếu ở xa trụ sở chính, điều kiện bố trí lao động là khó khăn. Để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh, đơn vị đã chú trọng đến việc tuyển dụng lao động.
Công tác tuyển dụng và văn bản hợp đồng được làm đúng nguyên tắc thủ tục, trên cơ sở hội đồng tuyển dụng thực hiện tham mưu giúp giám đốc trong việc tuyển dụng và ký hợp đồng lao động. Trong một năm đã ký 20 hợp đồng lao động dưới một năm với những đối tượng có trình độ Đại học, Cao đẳng, Trung cấp. Đối với lao động hợp đồng lao động thời vụ đơn vị đều ký “Bản hợp đồng lao động ngắn hạn” với đại diện hợp pháp được tập thể người lao động ủy quyền.
Đơn vị duy trì việc thực hiện quản lý lao động bằng sổ, bảng chấm công, tiền lương. Tiền lương trả theo quy chế trả lương của xí nghiệp. Tổng số tiền lương chi trả phù hợp với đơn giá tiền lương được duyệt.
Chứng từ, sổ sách sử dụng trong hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm :
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán tiền lương tổng hợp - Phiếu nghỉ hưởng BHXH
- Giấy chứng nhận nghỉ ốm
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
- Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH - Bảng kê các khoản trích nộp theo lương
- Bảng thanh toán BHXH
Quy trình hạch toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương trong đơn vị : Chú thích : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Bảng chấm công Bảng thanh toán lương phân Bảng thanh toán lương phòng ban Bảng thanh toán lương tổng hợp Giấy nghỉ ốm, nghỉ phép Chứng từ kết quả lao động Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Sổ chi tiết TK 334, 338
Trình tự hạch toán tiền lương, bảo hiểm, kinh phí công đoàn:
Doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức Nhật ký chung để phản ánh kế toán tiền lương.
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung như sau :
Chú thích :
Chứng từ gốc
- Bảng chấm công -Bảng thanh toán lương - Phiểu nghỉ hưởng BHXH -Bảng tổng hợp thanh toán lương ...
Sổ nhật ký chung
Sổ cái TK 334, 338
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán chi tiết TK 334, 338
Bảng tổng hợp chi tiết
: Ghi hàng ngày :Ghi cuối tháng : Đối chiếu
Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng trong hạch toán tiền lương trong đơn vị :
- TK 334 “ Phải trả công nhân viên”. Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của đơn vị về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản về thu nhập của họ.
- TK 338 “ Phải trả phải nộp khác”. Dùng để phản ánh các khoản phải trả và
phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Hạch toán tiền lương trong đơn vị :
Nợ TK 627 ( Phải trả nhân viên quản lý phân xưởng)
Nợ TK 641( Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm) Nợ TK 642 ( Phải trả cho bộ phận công nhân quản lý DN)
Có TK 334 ( Tổng số thù lao lao động phải trả ). - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định :
Nợ TK 622, 627,641, 642 (phần tính vào chi phí kinh doanh theo tỷ lệ tiền lương và các khoản phụ cấp,23%) Nợ TK 334 ( Phần trừ vào thu nhập của công nhân viên chức 9,5%) Có TK 338 (BHXH, KPCĐ, BHYT)
- Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ :
- Nợ TK 338 (chi tiết các khoản phải nộp) Có TK liên quan ( 111, 112....).
- Cuối kỳ , kế toán kết chuyển số tiền số công nhân viên đi vắng chưa lĩnh Nợ TK 334
VD : Căn cứ vào giấy chứng nhận nghỉ ốm của công nhân viên, kế toán hoàn thành bảng chấm công tháng 10 / 2011 của phòng tài chính kế toán. Hạch toán các khoản trích theo lương :
Việc trích BHXH, BHYT khấu trừ vào lương của người lao động toàn xí nghiệp không phụ thuộc vào mức tiền lương tháng mà mỗi lao động có thể nhận được trong tháng, mà nó phụ thuộc vào mức lương tối thiểu Nhà nước quy định và hệ số lương hiện giữ của từng người.
VD : BẢNG TÍNH BHXH, BHYT THEO LƯƠNG CỐ ĐỊNH (Tháng 10/2011)
TT Họ và Tên Tiền lương tháng 10/2011
Lương cố định Khấu trừ vào lương 7% BHXH 1,5% BHYT Cộng 1 Đào V. Dũng 7.460.000 6.048.000 522.200 111.900 634.100 2 Lê T.Hoa 5.781.000 5.253.000 404.670 86.715 491.385 3 Nguyễn T. Hạnh 3.245.000 2.695.000 227.150 48.670 275.820 4 Nguyễn T. Tuyết 2.672.000 2.100.000 187.040 40.080 227.120
Khi người lao động trong công ty bị ốm ngỉ con ốm, ban y tế xí nghiệp thấy cần thiết cho nghỉ điều trị hoặc nghỉ trông con ốm thì lập phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội, để làm căn cứ xác nhận số ngày được nghỉ của người lao động. Để tính trợ cấp BHXH trả thay lương :
PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH
Số 27
Họ tên : Nguyễn Văn Bình Tên cơ quan y tế Ngày tháng năm Lý do Số ngày nghỉ Y, bác sỹ ký Số ngày thực tế Xác nhận của quản đốc Tổng số Từ ngày Đến ngày Y tế đơn vị 10/09/2011 Mổ bướu 8 10/09 18/09 8
Phần phía sau trang phiếu này là phần thanh toán do kế toán thực hiện khi phiếu được gửi lên bảng chấm công của phân xưởng có người nghỉ hưởng BHXH đó. PHẦN THANH TOÁN Số ngày nghỉ BHXH Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền BHXH 8 ngày 8 ngày 80.769 75% 484.608
Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công và bảng thanh toán lương của các bộ phận. Kế toán lập bảng thanh toán lương tổng hợp. Khi đã lập xong bảng thanh toán lương tổng hợp, kế toán tiếp tục lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Sau đó, kế toán tiếp tục mở sổ chi tiết TK 334 và TK 338.