Theo Maslow [21], con người có những cấp độ khác nhau về nhu cầu. Khi những nhu cầu ở cấp độ thấp được thỏa mãn, một nhu cầu ở cấp độ cao hơn sẽ trở thành tác lực thúc đẩy. Kết quả là con người luôn luôn có những nhu cầu chưa được đáp ứng và những nhu cầu này thúc đẩy con người thực
hiện những công việc nào đó để thỏa mãn chúng. (Sơ đồ 1, phụ lục 1)
Các nhu cầu tồn tại hay nhu cầu sinh lý: đó là những nhu cầu căn bản như:
thức ăn, nước uống, nghỉ ngơi hay nhà ở. Cơ thể con người cần phải có những nhu cầu này để tồn tại. Tại nơi làm việc, một người phải được thỏa mãn những nhu cầu vật chất của anh ta, anh ta cần được trả lương hợp lý để có thể nuôi sống bản thân anh ta và gia đình.
Các nhu cầu an toàn hay nhu cầu được bảo vệ: là nhu cầu được đảm
bảo về sự an toàn đối với thân thể, là được làm việc trong một nơi an toàn, ổn định để đảm bảo cuộc sống lâu dài. Như vậy, tổ chức cần cung cấp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho nhân viên của mình.
Nhu cầu xã hội: là nhu cầu giao tiếp với người khác và gặt hái được
những lợi ích từ những mối quan hệ bên ngoài xã hội, muốn có cảm giác được là thành viên của một tập thể, một hội đoàn, một nhóm bạn bè. Bởi bản chất tự nhiên của con người là sống thành tập thể, họ luôn là thành viên của một
nhóm người nào đó và có những mối quan hệ ràng buộc. Hơn nữa, để hoàn thành công việc của cá nhân thì cần có sự hợp tác của các đồng nghiệp. Để hợp tác tốt thì mọi người cần hiểu nhau và chia sẻ thông tin. Việc cùng ăn trưa trong bếp tập thể, cùng thăm quan, giao lưu văn hóa, chơi thể thao sẽ là những hoạt động giúp người lao động có cơ hội tiếp xúc, giao lưu một cách cởi mở để thân thiện với nhau trong cuộc sống và hợp tác trong công việc, phát triển tinh thần làm việc theo nhóm. Bởi vậy, môi trường công sở cần khuyến khích sự giao lưu, thành lập các câu lạc bộ ngoài giờ ngay trong tổ chức.
Nhu cầu được kính trọng hay được công nhận đối với sự thành đạt, tài năng,
năng lực và kiến thức của một cá nhân. Tại nơi làm việc, những vật tượng trưng cho địa vị có thể thỏa mãn các nhu cầu này. Xe hơi do công ty cấp, xe trong khu đậu xe riêng, những căn phòng làm việc lớn và các thư ký riêng có thể là những thứ cần thiết thiết thực, song chúng cũng để lại ấn tượng về tầm
quan trọng và sự thành đạt.
Nhu cầu tự hoàn thiện: là nhu cầu biểu lộ và phát triển khả năng của cá nhân.
Tại nơi làm việc, nhu cầu này đặc biệt quan trọng đối với các quản trị viên cấp cao. Việc thiếu sự thỏa mãn và thách thức trong công việc là những lý do thường dẫn tới việc các nhà quản trị hàng đầu rời bỏ công việc của họ.
Maslow cho rằng mỗi người có nhu cầu khác nhau và cần được thỏa mãn bằng các cách khác nhau. Nhu cầu ở bậc thấp được thỏa mãn thì một nhu cầu ở cấp độ cao hơn sẽ trở thành lực thúc đẩy con người thực hiện những việc nào đó để thỏa mãn chúng. Tuy nhiên, một số nghiên cứu cho rằng, thứ bậc nhu cầu không chỉ khác nhau theo cá nhân mà còn khác nhau theo một số khía cạnh khác. Nhóm nhu cầu ở bậc cao lại quan trọng hơn nhóm nhu cầu ở bậc thấp do cá nhân phấn đấu để đạt được địa vị trên nấc thang quản lý. Nhu cầu cá nhân còn khác nhau theo các giai đoạn nghề nghiệp, quy mô tổ chức, khu vực địa lý của doanh nghiệp, văn hóa của mỗi nước. Ở các nước đang phát
triển thì nhu cầu bậc thấp chiếm đa số thời gian làm việc của họ. Nhưng ở những nước phát triển, có thu nhập cao thì yếu tố văn hóa ảnh hưởng rất lớn tới việc lựa chọn công việc của họ. Như ở Nhật Bản, sự an toàn ổn định có tác dụng tạo động lực cao. Nhu cầu xã hội lại có tác dụng lớn ở các nước như Đan Mạch, Na Uy, Thụy Điển. Theo Maslow, khi xây dựng và thực hiện các chính sách nhân sự nhằm tạo động lực làm việc cho người lao động, người quản lý cần phải tìm hiểu rõ người lao động đang có nhu cầu gì để hướng vào thỏa mãn các nhu cầu đó nhằm thúc đẩy người lao động làm việc hết khả năng của mình.
