5.1.1Ưu điểm
5.1.1.1 Về quy trình xử lý
Tổ chức quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Đảm bảo được việc thu thập, phân tích và xử lý đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị.
Lưu trữ các chứng từ kế toán đầy đủ, dễ dàng truy cập khi cần thiết.
5.1.1.2 Về hoạt động kiểm soát nội bộ
Áp dụng tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa các chức năng: xét duyệt nghiệp vụ – thực hiện nghiệp vụ – ghi chép vào sổ sách kế toán – bảo quản tài sản – kiểm kê, đối chiếu số liệu ghi nhận trên sổ sách kế toán với số liệu thực tế; giúp kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận.
Các chứng từ đều được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng đảm bảo việc ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tránh được việc thất lạc chứng từ và dễ dàng truy cập khi có nhu cầu sử dụng.
Có tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận có liên quan, giữa số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp.
Các bộ phận, nhân viên đều tuân thủ tốt các thủ tục kiểm soát mà đơn vị đã đề ra.
5.1.1.3 Về tổ chức công tác kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán:
-Sử dụng các biểu mẫu chứng từ bắt buộc đúng theoquy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp hiện hành tại đơn vị.
-Các chứng từ do đơn vị tự thiết kế phục vụ nhu cầu thông tin của đơn vị hoặc được thiết kế theo mẫu hướng dẫn của Bộ Tài chính đều đảm bảo cung cấp đầy đủ nguồn dữ liệu đầu vào cho quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Cập nhật, ghi nhận và lưu trữ đầy đủ các loại sổ sách kế toán tài chính tổng hợp và chi tiết bắt buộctheo đúng hình thức kế toán đang được áp dụng tại đơn vị.
77
Hệ thống báo cáo tài chính được lập đầy đủ và theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành.
5.1.1.4 Về phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET2014 R9
Giao diện với người dùng đơn giản, dễ hiểu, giúp cho người dùng sử dụng hệ thống dễ dàng, đúng mục đích đã thiết kế của hệ thống:
-Các thanh tác vụ, thanh công cụ được thiết kế dễ hiểu, hỗ trợ cho người sử dụng.
-Người dùng có thể truy cập vào các màn hình nhập liệu bằng nhiều cách khác nhau.
-Cùng một thời điểm chỉ có một công việc được xử lý.
-Các màn hình thể hiện cùng một loại dữ liệu/thông tin trên cùng một vị trí.
-Các thông tin hiển thị trên màn hình đủ để người dùng có thể đọc và hiểu được các nội dung cơ bản của một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
-Các thông tin quan trọng, cần thiết đều được thể hiện khác biệt với các thông tin khác.
-Các ô nhập liệu trên màn hình được thiết kế tương tự như trình tự các thông tin ghi nhận trên chứng từ gốc giúp việc nhập liệu diễn ra nhanh chóng và hạn chế được việc bỏ sót thông tin.
Thiết kế đầy đủ các thủ tục kiểm soát cho quá trình nhập liệu vào hệ thống, đảm bảo việc nhập liệu nhanh chóng, chính xác và đầy đủ các dữ liệu đầu vào như: sử dụng các giá trị mặc định, tạo số tự động, kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra tính đầy đủ, kiểm tra vùng dữ liệu, kiểm tra việc nhập trùng dữ liệu,…và đặc biệt là hiện thông báo lỗi đầy đủ cho người dùng.
Các nhóm dữ liệu cùng loại được lưutheo từng tập tin, dễ dàng truy cập dữ liệu giữa các tập tin có liên quan giúp cho quá trình nhập liệu và xử lý diễn ra được nhanh chóng.
Người dùng có thể in ấn các loại chứng từ, báo cáo và truy xuất thông tin từ hệ thống máy tính một cách dễ dàng và nhanh chóng.
5.1.2Những vấn đề còn tồn tại
5.1.2.1 Về quy trình xử lý
Việc chuyển giao dữ liệu một cách thủ công giữa các bộ phận có liên quan trong hệ thống ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc của các bộ phận.
78
Bên cạnh đó, việc nhập liệu lại nhiều lần cho cùng một dữ liệu làm giảm hiệu quả làm việc của nhân viên.
5.1.2.2 Về tổ chức công tác kế toán
Hệ thống báo cáo quản trị vẫn chưa được quan tâm, hầu hết các thông tin kế toán quản trị hiện nay tại đơn vị đều tổng hợp riêng lẻ và chỉ thực hiện khi có nhu cầu đột xuất đáp ứng nhất thời nhu cầu thông tin của nhà quản lý.
Một số báo cáo quản trị hiện đang được sử dụng tại đơn vị chỉ là báo cáo liệt kê nên chưa thực sự phát huy được tác dụng tham vấn cho việc ra quyết định của người sử dụng báo cáo.
5.1.1.5 Về phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET2014 R9
Tuy phần mềm cho phép người dùng lựa chọn các tham số để truy xuất một số loại báo cáo quản trị tuy nhiên các báo cáo này chỉ là báo cáo liệt kê do đó không phục vụ một cách tốt nhất nhu cầu thông tin của người sử dụng.
5.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN KẾ TOÁN
Đầu tư thiết kế, xây dựng hoặc mua sắm một phần mềm quản lý chung cho cả bệnh viện. Phần mềm quản lý này cần được thiết kế để đảm bảo đáp ứng được mảng quản lý hành chính (tài chính kế toán tài chính, nhân sự, tiền lương, tài sản, vật tư,…) và mảng quản lý hoạt động chuyên môn (tiếp nhận bệnh nhân, hồ sơ bệnh án, thu viện phí,…). Tất cả các dữ liệu của hai mảng quản lý chính trên sẽ được ghi nhận trên cùng một cơ sở dữ liệu, thuận tiện cho việc chia sẻ và sử dụng các thông tin liên quan giữa các khoa/phòng/bộ phận, đảm bảo cung cấp kịp thời và chính xác thông tin cần thiết cho người sử dụng.
Quan tâm nhiều hơn đến hệ thống thông tin kế toán quản trị bằng cách xây dựng hệ thống các báo cáo quản trịbao quát hoạt động của đơn vị:
-Đối với chu trình doanh thu: thu thập và tổng hợp thông tin để lập các báo cáo chi tiết như báo cáo tình hình thu viện phí theo từng nhân viên; báo cáo tình hình xóa biên lai thu tiền phí, lệ phí;…
-Đối với chu trình chi phí: thu thập và tổng hợp thông tin để lập các báo cáo chi tiết như báo cáo mua hàng theo mặt hàng; báo cáo nợ phải trả theo tuổi nợ;…
Bên cạnh đó, đối với các báo cáo quản trị hiện có tại đơn vị cũng cần phải tổng hợp các thông tin cụ thể hơn và các mẫu tin trên báo cáo phải được sắp xếp theo một nguyên tắc hợp lý để người quản lý dễ dàng đưa ra các quyết
79
định liên quan. Cụ thể, đối với Báo cáo công nợ phải trả cần được lập chi tiết theo từng nhóm nợ/tuổi nợ để người sử dụng báo cáo dễ dàng nắm bắt được tình hình công nợ phải trả nhằm lên kế hoạch thanh toán hợp lý.
80
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
6.1 KẾT LUẬN
Hệ thống thông tin kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng đối với đơn vị. Việc xây dựng và vận hành một hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của người sử dụng có liên quan và đảm bảo được tính chính xác của thông tin. Bên cạnh đó, các thủ tục kiểm soát được đề ra và thực hiện trong quá trình vận hành hệ thống cũng góp phần ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa các sai sót, gian lận có thể xảy ra tại đơn vị.
Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, các đối tượng sử dụng có liên quan trong nội bộ đơn vị bao gồm ban giám đốc, nhân viên quản lý các phòng/ban,… và các đối tượng bên ngoài đơn vị như các Sở ban ngành, các cơ quan quản lý tài chính,… do đó việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán hoạt động một cách hữu hiệu và hiệu quả là điều cần thiết.
Tiếp cận hệ thống thông tin kế toán của Bệnh viện đa khoa tỉnh Vĩnh Long thông qua các chu trình kinh tế đã giúp em nhận dạng được các thông tin cần thiết trong từng chu trình và mối tương tác giữa các phân hệ. Có thể nhận thấy rằng hệ thống thông tin kế toán hiện hành của đơn vị đã đáp ứng được nhu cầu thông tin kế toán tài chính của đơn vị tuy nhiên hoạt động kế toán quản trị còn chưa được đơn vị chú trọng, hoạt động xử lý thông tin còn rời rạc nên quá trình xử lý dữ liệu để cung cấp thông tin còn phức tạp, tốn kém thời gian và nhân lực.
Qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn về hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị, em đã đề ra một số giải pháp nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống. Mong rằng các giải pháp trên sẽ góp phần hoàn thiện hơn hệ thống thông tin kế toán của đơn vị, giúp hệ thống vận hành một cách hữu hiệu và hiệu quả hơn.
6.2 KIẾN NGHỊ
6.2.1Đối vớingành y tế
Cần nhìn nhận vai trò quan trọng của việc xây dựng hệ thống thông tin nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng của các cơ sở y tế công lập theo hướng tin học hóa trong giai đoạn hiện nay.
Tiến hành xây dựng và phát triển việc quản lý các bệnh viện theo hướng tin học hóa trong mọi khâu quản lý, tổ chức, khám chữa bệnh, tài chính,… với quy mô trên khắp cả nước nhằm phục vụ nhiều bệnh nhân hơn, bên cạnh đó
81
còn thuận tiện cho việc quản lý hoạt động của các bệnh viện, giúp các đơn vị hoạt động có hiệu quả hơn và góp phần tiết kiệm được ngân sách nhà nước tại các bệnh viện công lập trong dài hạn.
6.2.2Đối với các công ty kinh doanh, thiết kế phần mềm tin học
Đối với mỗi đơn vị, tổ chức thì công tác kế toán là một công việc rất quan trọng. Việc sử dụng các phần mềm tin học hỗ trợ công tác kế toán đang ngày càng được các đơn vị quan tâm. Bên cạnh các thông tin kế toán tài chính thì thông tin kế toán quản trị cũng đang được các đơn vị xem trọng. Các phần mềm kế toán hiện nay đều chỉ chú trọng đến việc cung cấp thông tin kế toán tài chính do đó các công ty cần phát triển các phần mềm hỗ trợ tốt cho công tác kế toán quản trị tại các đơn vị.
Ngoài ra, để việc chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn thì các công ty kinh doanh, thiết kế phần mềm nên thiết kế các sản phẩm vừa thực hiện được chức năng quản lý vừa thực hiện chức năng kế toán trên cùng một phần mềm.
82
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Danh mục tài liệu tiếng Việt
1. Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, 2004. Hệ thống thông tin kế toán. Xuất bản lần 2.Tp. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê.
2. GS.TS Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên) và cộng sự - Bộ môn Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, 2009. Giáo trình kiểm toán hoạt động. Hà Nội: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
3. GS.TS Vương Đình Huệ (Chủ biên) và Nhà giáo ưu tú Vũ Huy Cẩm – Giảng viên Học viện tài chính, 2004. Giáo trình Kiểm toán. Hà Nội: Nhà xuất bản Tài chính.
4. Nguyễn Thế Hưng - Giảng viên khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, 2008. Hệ thống thông tin kế toán (Lý thuyết, Bài tập, Bài giải). Tp. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống Kê.
5. Thiều Thị Tâm – Nguyễn Việt Hưng – Phạm Quang Huy, hiệu đính: Phan Đức Dũng, 2008. Hệ thống thông tin kế toán. Tp. Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Thống kê.
83
PHỤ LỤC 1 TẬP TIN CÁN BỘ
Bảng tập tin cán bộ trên phần mềm kế toán Misa tại BVĐKVL STT Mã cán bộ Tên cán bộ Phòng/Ban Địa chỉ Chức vụ Giới tính Số chứng minh Ngày chứng minh Nơi cấp 01 DTKIMLOAN Dương Thị Kim Loan Tài chính Kế toán 15/1A Khóm 3, phường 5, Tp.Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long Thủ quỹ Nữ 330657895 16/05/2005 Vĩnh Long
84
PHỤ LỤC 2
TẬP TIN LOẠI QUỸ TIỀN MẶT
Bảng tập tin loại quỹ tiền mặt trên phần mềm kế toán tại BVĐKVL STT Mã loại quỹ Tên loại quỹ
01 QNS Quỹ ngân sách
02 QK Quỹ khác
03 QVP Quỹ viện phí
85
PHỤ LỤC 3 TẬP TIN PHIẾU THU
Bảng tập tin Phiếu thu trên phần mềm kế toán tại BVĐKVL
STT Số CT Ngày CT Mã người nộp Nội dung thu Số tiền
(đồng) Mã loại quỹ
01 PT0918 01/09/2014 DTKIMLOAN Thu viện phí 01 99.827.200 QVP
02 PT0919 01/09/2014 DTKIMLOAN Thu tạm ứng tiền viện phí 01 66.100.000 QVP 03 PT0920 01/09/2014 DTKIMLOAN Thu tiền cho thuê hội trường 3.000.000 QVP
04 PT0921 01/09/2014 DTKIMLOAN Thu tiền đốt rác 01 756.500 QVP
05 PT0922 01/09/2014 DTKIMLOAN Thu tiền xe cấp cứu 115 7.430.500 QVP
… … … …
86
PHỤ LỤC 4 TẬP TIN PHIẾU CHI
Bảng tập tin Phiếu chi trên phần mềm kế toán tại BVĐKVL
STT Số CT Ngày CT Mã người nhận Nội dung chi Số tiền (đồng) Mã loại quỹ
01 PC0893 01/09/2014 DTKIMLOAN Thoái thu tạm ứng tiền viện phí 01 69.840.135 QVP
02 PC0894 01/09/2014 DTKIMLOAN Chi tiền học phí BS. Đỗ Minh Huy 2.300.000 QVP
03 PC0895 01/09/2014 DTKIMLOAN Mua hồ sơ lưu trữ 5.000.000 QVP
04 PC0896 01/09/2014 DTKIMLOAN Cước viễn thông tháng 08/2014 10.100.000 QVP
05 PC0897 01/09/2014 DTKIMLOAN Chi tiền mua VPP 5.460.000 QVP
… … … …
87
PHỤ LỤC 5 TẬP TIN NCC
Bảng tập tin NCC trên phần mềm kế toán tại BVĐKVL
STT Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Số tài khoản Tên ngân hàng Mã số thuế Số điện thoại
01 ANHMY Cty TNHH Dược phẩm Anh Mỹ 44 đường D2, phường 25, quận Bình Thạnh, Tp. HCM 0071000671892 Ngân hàng Vietcombank (chi nhánh Bình Thạnh, Tp. HCM) 0303513667 08 39174937
02 DANAPHA Cty CP Dược Danapha
253 Dũng Sĩ Thanh Khê, quận Thanh Khê,
Tp. Đà Nẵng
41000130488 Ngân hàng Vietcombank
(chi nhánh Đà Nẵng) 0400102091 0511 3760126
03 DHGPHARMA Cty CP Dược Hậu Giang
288 Bis Nguyễn Văn Cừ, phường An Hòa, quận Ninh Kiều, Tp.
Cần Thơ
0111000235955
Ngân hàng Vietcombank (chi nhánh Tây Đô, Tp. Cần
Thơ) 1800156801 0710 3891433 04 DOMESCO Cty CP XNK Domesco 66 Quốc lộ 30, phường Mỹ Phú, Tp. Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp
711A26290889 Ngân hàng Vietinbank (chi
nhánh Đồng Tháp) 1400460395 067 3852278 05 IMEXPHARM Cty CP Dược phẩm IMEXPHARM 04 đường 30/04, Tp. Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp
6505267084477 Ngân hàng Agribank (chi nhánh Đồng Tháp) 1400384433 067 3851941
… … … …
88
PHỤ LỤC 6
TẬP TIN TÀI KHOẢN NH, KB
Bảng tập tin tài khoản NH, KB trên phần mềm kế toán tại BVĐKVL
STT Số tài khoản Tên NH, KB Địa chỉ Quỹ ngầm định
01 3751.0.1039832 Kho bạc Nhà nước tỉnh Vĩnh Long 05 Trưng Nữ Vương, phường 1, Tp.Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long QNS 02 0108423441 Ngân hàng Đông Á chi nhánh Vĩnh Long 60/3 Phạm Thái Bường, phường 4, Tp.Vĩnh Long, tỉnh Vĩnh Long x
89
PHỤ LỤC 7
TẬP TIN HÓA ĐƠN GTGT
Bảng tập tin Hóa đơn GTGT trên phần mềm kế toán tại BVĐKVL STT Số hóa
đơn
Ngày hóa
đơn Mã NCC Diễn giải Tiền hàng Thuế GTGT Thành tiền
01 HĐ00499 05/05/2014 DANAPHA Mua thuốc Cty CP Dược phẩm Danapha
theo hợp đồng số 038/05/14-HĐMB 11.018.182 1.101.818 12.120.000
02 HĐ00511 05/05/2014 ANHMY Mua thuốc Cty TNHH Dược phẩm Anh
Mỹ theo hợp đồng số 041/05/14-HĐMB 22.136.999 2.213.700 24.350.699
03 HĐ00650 06/05/2014 VARCOPHARM Mua thuốc Cty CP Dược Vacopharm theo
hợp đồng số 045/05/14-HĐMB 8.364.145 836.415 9.200.560
04 HĐ00499 07/05/2014 DANAPHA Mua thuốc Cty CP Dược phẩm Danapha
theo hợp đồng số 038/05/14-HĐMB 85.136.809 8.513.681 93.650.490