Bảng câu hỏi sử dụng để tìm hiểu sơ bộ về các thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu mà đơn vị đã đề ra.
Bảng 4.1 Bảng câu hỏi về thủ tục kiểm soát nội bộ trong chu trình doanh thu tại BVĐKVL Câu hỏi Trả lời Ghi chú Không áp dụng Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1. Các chức năng thu tiền, cất giữ
tiền và kế toán có được bố trí cho các cá nhân độc lập đảm nhiệm không?
2. Thông tin về người khám, chữa bệnh có được nhập liệu căn cứ trên chứng minh thư không?
3. Có thu tạm ứng tiền viện phí của bệnh nhân điều trị nội trú không?
4. Chứng từ ghi nhận việc thu
tiền viện phí có được lập không?
5. Các chứng từ ghi nhận việc thu viện phí có được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng không?
31 Câu hỏi Trả lời Ghi chú Không áp dụng Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 6. Ấn chỉ có được đánh số thứ tự
liên tục, xét duyệt trước khi sử dụng không?
7. Nhân viên thu viện phí có nộp ngay số tiền thu được trong ngày cho TQ không?
8. Có theo dõi chi tiết các khoản
thu viện phí không?
9. Số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp liên quan đến thu viện phí có được đối chiếu không?
10. Dữ liệu trong quá trình thu viện phí có được chuyển giao giữa các bộ phận liên quan thông qua hệ thống máy tính không?
Các thủ tục kiểm soát mà đơn vị đề ra đều nhằm đảm bảo thông tin về bệnh nhân được ghi nhận chính xác và có độ xác thực cao; hạn chế tình trạng đào viện của bệnh nhân; bù đắp một phần chi phí khám, chữa bệnh trong trường hợp bệnh nhân đào viện; hạn chế các sai sót, gian lận xảy ra đối với số tiền thu viện phí như biển thủ, chiếm dụng tiền viện phí.
Trong số mười câu hỏi được đề ra thì có một câu trả lời “Không áp dụng” về việc chuyển giao các dữ liệu giữa các bộ phận có liên quan thông qua hệ thống máy tính, điều này cho thấy rằng đơn vị vẫn chưa quan tâm nhiều đến việc tin học hóa hoàn toàn các công việc xử lý trong chu trình doanh thu.Chuyển giao dữ liệu thủ công giữa các đối tượng liên quan trong chu trình doanh thu gây tốn kém thời gian, bên cạnh đó sức lao động hao phí của nhân viên cao tuy nhiên lại không mang lại hiệu quả tốt nhất cho hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị, đồng thời còn tiềm ẩn nhiều rủi ro về độ chính xác của dữ liệu trong quá trình luân chuyển giữa các bộ phận.
Căn cứ trên bảng câu hỏi và các rủi ro/sai phạm đã xảy ra đối với hoạt động thu viện phí thì những nghiệm kiểm soát có liên quan đã được tiến hành.
32
Bảng 4.2 Các thủ tục kiểm soát liên quan đến chu trình doanh thu đang được áp dụng tại BVĐKVL
Rủi ro/Sai phạm Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
Không thu được tiền viện phí của bệnh nhân.
- Thu tiền tạm ứng viện phí đối với các bệnh nhân thuộc đối tượng thu một phần viện phí khi nhập viện.
- Bệnh nhân có BHYT phải cung cấp biên lai thu viện phí mới được nhận thuốc điều trị khi sau khi đã khám, chữa bệnh.
- Quan sát quá trình thu tạm ứng tiền viện phí: các bệnh nhân thuộc đối tượng thu một phần viện phí tiến hành đóng tạm ứng tiền viện phí.
- Quan sát quá trình cấp phát thuốc chữa trị: biên lai thu tiền viện phí được bấm kèm với danh mục thuốc chữa trị do bác sĩ kê đơn rồi được bệnh nhân mang đến nhận thuốc tại quầy cấp phát thuốc.
Xảy ra sai sót, gian lận đối với số tiền thu viện phí thực nộp.
- Các ấn chỉ phải được đóng dấu xét duyệt và đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. - Đánh số thứ tự liên tục các biên lai, phiếu thu tạm ứng viện phí trước khi sử dụng. - Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng thu tiền, thủ quỹ và kế toán.
- Quản lý số thu trong ngày bằng cách lập Bảng kê nộp tiền thu viện phí vào cuối ngày.
- Nộp ngay số tiền thu được trong ngày cho Thủ quỹ. - Kế toán viện phí kiểm tra, theo dõi chi tiết từng liên biên lai/phiếu thu tạm ứng tiền viện phí theo từng nhân viên thu.
- Quan sát các ấn chỉ: các ấn chỉ đều được đóng thành từng quyển, các quyển đều được đánh số thứ tự liên tục và xét duyệt trước khi sử dụng. Các liên trong từng quyển ấn chỉ đều được đánh số thứ tự liên tục và xét duyệt đầy đủ trước khi sử dụng. - Quan sát quá trình thu và hạch toán tiền viện phí: các chức năng trực tiếp thu tiền – thủ quỹ - kế toán do các cá nhân độc lập đảm nhiệm;thủ quỹ căn cứ trên Bảng kê nộp tiền thu viện phí để kiểm tra và thu số tiền thu được trong ngày về nhập quỹ; có tiến hành theo dõi chi tiết thông tin từng liên của từng loại ấn chỉ.
33
Các thủ tục kiểm soát đối với các rủi ro/sai phạm đã xảy ra nêu trên đều được nhân viên đơn vị thực hiện trong thực tiễn.