4.1.2.1 Chứng từ kế toán
Một số chứng từ được sử dụng trong chu trình doanh thu bao gồm: Phiếu đề nghị nộp tiền tạm ứng; Phiếu thu tạm ứng tiền viện phí; Bảng kê chi phí khám, chữa bệnh ngoại trú; Biên lai thu tiền phí, lệ phí; Bảng kê nộp tiền thu viện phí; Phiếu thu và Phiếu chi.
Phiếu đề nghị nộp tiền tạm ứng là chứng từ do nhân viên hành chính tại các khoa/phòng điều trị nhập liệu, in rồi giao cho bệnh nhân lúc nhập viện điều trị nội trú.
Nguồn: Phòng thu viện phí BVĐKVL
Hình 4.5 Phiếu đề nghị nộp tiền tạm ứng tại BVĐKVL
Phiếu đề nghị nộp tiền tạm ứng của các khoa/phòng điều trị đều được lập theo mẫu chung, cung cấp các thông tin cá nhân cơ bản của bệnh nhân và số tiền tạm ứng cần phải nộp. Ngoài ra, trên Phiếu đề nghị nộp tiền tạm ứng còn ghi nhận mã bệnh nhân phục vụ cho việc quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân từ lúc nhập viện đến khi xuất viện.
34
Phiếu đề nghị nộp tiền tạm ứng được thiết kế cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để NVTVP có thể thu và ghi nhận số tiền thu tạm ứng viện phí của bệnh nhân.
Phiếu thu tạm ứng tiền viện phí là chứng từ riêng của đơn vị, do đơn vị tự thiết kế mẫu, in và sử dụng trong nội bộ.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
Hình 4.6 Phiếu thu tạm ứng viện phí tại BVĐKVL
Phiếu thu tạm ứng tiền viện phí được đóng thành từng quyển,đánh số thứ tự liên tục các quyển cũng như từng liên phiếu thu, mỗi quyển gồm 50 phiếu, mỗi phiếu được lập thành 3 liên bao gồm các thông tin cá nhân của bệnh nhân và số tiền thu tạm ứng. Phiếu thu tạm ứng viện phí hợp lệ cần phải có mộc đóng dấu xét duyệt lai trước khi sử dụng. Hai mục “Hoàn trả BN” và “Hoặc thu thêm” trên Phiếu thu tạm ứng viện phí dùng để ghi nhận số tiền chênh lệch giữa số tiền tạm ứng và chi phí khám chữa bệnh thực tế phải thu của bệnh nhân khi bệnh nhân thanh toán ra viện và chỉ được ghi nhận trên liên 2 do bệnh nhân mang đến.
Phiếu thu tạm ứng tiền viện phí được thiết kế cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân viên hành chính các khoa/phòng điều trị có thể xác định được bệnh nhân đã đóng tiền tạm ứng viện phí. Bên cạnh đó, đảm bảo cho việc nhập liệu theodõi tình hình thu ứng, hoàn ứng bệnh nhân của từng NVTVP của Kế toán viện phí 02.
35
Bảng kê nộp chi phí khám chữa bệnh ngoại trú do nhân viên hành chính tại các khoa/phòng điều trị nhập liệu và in theo mẫu chung, sử dụng trong nội bộ đơn vị.
Nguồn: Phòng thu viện phí BVĐKVL
Hình 4.7 Bảng kê chi phí khám chữa bệnh ngoại trú BVĐKVL
Bảng kê chi phí khám, chữa bệnh ngoại trú được in thành 2 bản, được đánh số thứ tự liên tục.
Thông tin về chi phí khám, chữa bệnh ghi nhận trên bảng kê trình bày chi tiết từng loại chi phí thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu của bệnh nhân.
36
Ngoài ra, trên bảng kê đã tách biệt giá trị từng nguồn chi trả, phản ánh đầy đủ tình hình đóng viện phí của bệnh nhân và phản ánh rõ ràng số tiền phải thu thêm hoặc hoàn ứng cho bệnh nhân, giúp việc thu và ghi nhận việc thu tiền viện phí của NVTVP dễ dàng và thuận tiện hơn.
Biên lai thu tiền phí, lệ phí là ấn chỉ do đơn vị mua của cơ quan thuế để dùng trong hoạt động thu viện phí của đơn vị và dùng để quyết toán lai với cơ quan thuế.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
Hình 4.8 Biên lai thu tiền phí, lệ phí tại BVĐKVL
Biên lai thu tiền phí, lệ phí được đóng thành từng quyển, đánh số thứ tự liên tục các quyển cũng như từng liên biên lai, mỗi quyển gồm 50 phiếu, mỗi phiếu được lập thành 2 liên bao gồm các thông tin cá nhân của bệnh nhân, tổng chi phí điều trị phải thu. Biên lai thu tiền phí, lệ phí hợp lệ cần phải có mộc đóng dấu xét duyệt lai trước khi sử dụng.
Biên lai thu tiền phí, lệ phí của đơn vị được thiết kế cung cấp đầy đủ thông tin về bệnh nhân và chi phí điều trị phải thu, được NVTVP ghi nhận đầy đủ các nội dung, đảm bảo cho việc theo dõi chi tiết biên lai của nhân viên kế toán và quyết toán lai với cơ quan thuế.
37
Bảng kê nộp tiền thu viện phí là chứng từ được in sẵn và để tại phòng thu viện phí của đơn vị.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
Hình 4.9 Bảng kê nộp tiền thu viện phí tại BVĐKVL
Bảng kê nộp tiền thu viện phí trình bày các nội dung liên quan đến số tiền thu viện phí của từng nhân viên, cung cấp đầy đủ các thông tin phục vụ việc kiểm nhận tiền thu viện phí của TQ và việc nhập liệu hạch toán nghiệp vụ thu tiền viện phí.
38
Phiếu thu là các chứng từ được Kế toán tổng hợp in từ phần mềm kế toán Misa dùng để phản ánh tình hình thu quỹ tiền mặt tại đơn vị. Trong chu trình doanh thu, chứng từ này được sử dụng để phản ánh chi phí điều trị thực tế phải thu của người bệnh và số tiền thu tạm ứng tiền viện phí.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
Hình 4.10 Phiếu thu tại BVĐKVL
Phiếu chi là chứng từ được Kế toán tổng hợp in từ phần mềm kế toán Misa dùng để phản ánh tình hình chi quỹ tiền mặt tại đơn vị. Trong chu trình doanh thu, chứng từ này được sử dụng để phản ánh số tiền thoái thu tạm ứng tiền viện phí cho bệnh nhân đã xuất viện.
39
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
Hình 4.11 Phiếu chi tại BVĐKVL
Phiếu thu, phiếu chi mà đơn vị sử dụng theo mẫu bắt buộc dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp ban hành theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC và được đánh số thứ tự liên tục.
4.1.2.2 Sổ sách kế toán
Khi các nghiệp vụ thu tiền viện phí phát sinh, KTTH tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán Misa, phần mềm sẽ cập nhật thông tin các nghiệp kinh tế vào sổ Nhật ký – Sổ cái và các sổ sách chi tiết liên quan.
40
Sổ Nhật ký – Sổ cái được cập nhật tự động khi Kế toán tổng hợp nhập liệu hạch toán vào trên phần mềm kế toán Misa.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
41
Tương tự, sổ quỹ tiền mặt dùng đểtheo dõi chi tiết tình hình biến động quỹ tiền mặt tại đơn vị cũng được lập theo mẫu quy định tại quyết định 19/2006/QĐ-BTC.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
Hình 4.13 Sổ quỹ tiền mặt tại BVĐKVL
Các sổ sách được tạo ra từ phần mềm kế toán Misa đều được in và đóng thành quyển vào cuối kỳ kế toán năm theo đúng quy định của Bộ tài chính về hình thức kế toán trên máy tính, hạn chế việc mất dữ liệu kế toán trong trường hợp xảy ra sự cố với hệ thống máy tính.
42
Ngoài ra, Kế toán viện phí 02 còn lập Sổ theo dõi thu tạm ứng viện phí, in và đóng thành quyển vào cuối tháng.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
43
Tương tự, Kế toán viện phí 01 cũng mở sổ theo dõi chi tiết thu lai viện phí, in và đóng thành quyển vào cuối tháng.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
44
Sổ theo dõi thu tạm ứng viện phí và Sổ theo dõi thu lai viện phí được thiết kế dễ hiểu, cung cấp tổng quát tình hình thu viện phí trong ngày đồng thời việc theo dõi số tiền thu theo từng nhân viên rất thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu, giúp phát hiện được các sai sót hoặc gian lận của NVTVP.
4.1.2.3 Báo cáo kế toán
Thông tin liên quan đến tình hình thu viện phí phục vụ nhu cầu quản trị trong nội bộ đơn vị được trình bày trên Báo cáo thu viện phí do Kế toán viện phí 01 lập.
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán BVĐKVL
45
Nội dung của báo cáo cung cấp đầy đủ và chi tiết về hoạt động thu viện phí của đơn vị, giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát về hoạt động thu viện phí từ đó có thể đưa ra các chính sách quản lý phù hợp. Tuy nhiên, trong việc lập báo cáo chi tiết thu viện phí lại bộc lộ hạn chế đó là ngoài chỉ tiêu số người thu viện phí theo từng nội dung thì các chỉ tiêu còn lại đều do các khoa/phòng (đối tượng bên ngoài hệ thống) tổng hợp và cung cấp cho người lập do đó không đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin của nhà quản lý và độ tin cậy của thông tin không cao.