III/ Hoàn thiện công tác thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật t cho sản
2/ Giao dịch mua bán vật t
Giao dịch là sự tiếp xúc, quan giữa các cá nhân để trao đổi thông tin hoặc thoả mãn một nhu cầu nào đó.
Giao dịch trớc hết là xác lập các quan hệ, thực hiện hành vi tiếp xúc với nhau. Nó là cuộc đối thoại hai chiều làm thay đổi cả ngời gửi và ngời nhận. Giao dịch là một quá trình trao đổi thông tin. Trong quá trình giao dịch, các cản trở việc trao đổi thông tin, làm hiểu không đúng nghĩa về thông tin(gọi là nhiễu) luôn luôn xuất hiện. Do đó, để nâng cao hiệu quả của hoạt động nhập khẩu vật t, Tổng công ty phải tiến hành chuẩn bị kỹ lỡng các thông tin, các phơng pháp truyền tin, giải mã sao cho có thể nhận đợc các thông tin cần thiết cho công việc,
cung cấp chính xác thông điệp gửi cho đối tác. Có nh thế hai bên mới dễ dàng bàn bạc, thoả thuận. Để các cuộc giao dịch thành công, Tổng công ty cần phải xác định đợc mục tiêu và các hình thức giao dịch. Nghĩa là Tổng công ty cần phải xác định đợc đích hoặc kết quả cụ thể mà cuộc giao dịch phấn đấu đạt đợc. Muốn xác định đợc các mục tiêu đúng đắn cần phải dựa trên các kết quả phân tích các thông tin cả phía ta và phía đối tác giao dịch. Các mục tiêu phải đợc xem xét để thoả mãn sáu tiêu thức sau đây: Tính cụ thể, tính linh hoạt, tính định lợng, tính khả thi, tính nhất quán và tính hợp lý. Sau khi đã xác định đợc mục tiêu, bộ phận thực hiện nhập khẩu vật t của Tổng công ty cần lựa chọn hình thức giao dịch cho phù hợp. Hiện nay trong đa số các hợp đồng nhập khẩu của vật t thì chủ yếu là hình thức giao dịch qua ngời môi giới trung gian. Tuy nhiên, trong nhiều trờng hợp, hình thức này bộc lộ nhiều khuyết điểm nh các thông tin truyền đi đôi khi bị biến dạng... Vì thế, Tổng công ty nên tiến hành kết hợp với các hình thức giao dịch trực tiếp và hình thức giao dịch theo địa điểm (Giao dịch ở văn phòng, giao dịch ở cửa hàng, giao dịch ở hội trợ triển lãm, giao dịch ở sở giao dịch).
Mục tiêu cuối cùng của các cuộc giao dịch là việc thoả thuận đợc các điều khoản về kinh doanh hàng hoá. Đối với Tổng công ty, yêu cầu đặt ra là phải đạt đợc các điều khoản có lợi nhất. Để đạt đợc mục đích nh vậy, trong quá trình giao dịch phải thoả thuận đợc các nội dung của giao dịch bao gồm: Tên và chủng loại vật t Tổng công ty sẽ nhập khẩu, chất lợng, số lợng, bao bì, giá cả, thời gian và địa điểm giao hàng, thanh toán và kết thúc giao dịch. Nội dung càng cụ thể, rõ ràng càng đễ dàng cho việc thực hiện về sau.
+ Giao dịch về tên và chủng loại vật t: Tên hàng là điều khoản quan trọng nhất trong việc xác định đối tợng hợp đồng. Đối với vật t kỹ thuật nhập khẩu, tên hàng phải đợc ghi kèm với tên nhà sản xuất (sản phẩm của các hãng nổi tiếng), hoặc kèm với quy cách, tính năng chính, chủ yếu của vật t, hoặc kèm với công dụng của vật t đó. Tên hàng hoá càng đợc ghi cẩn thận thì càng đảm bảo cho việc bảo vệ quyền lợi của Tổng công ty trớc đối tác.
+ Giao dịch về chất lợng hàng hoá mua bán: Chất lợng hàng hoá rất phức tạp, cả về việc kiểm tra chất lợng, đánh giá, cũng nh quy định về chất lợng. Vì Tổng công ty tham gia ký kết hợp đồng nhập khẩu vật t nên việc quy định chất l- ợng dựa vào các tài liệu kỹ thuật là chủ yếu. Đây là phơng pháp đúng đắn đã đợc Tổng công ty áp dụng. Tuy nhiên, khi giao dịch về chất lợng hàng hoá, bộ phận tham gia giao dịch cần phải nghiên cứu kỹ các phụ kiện kèm theo hợp đồng nh các bảng thuyết minh, catalogue, chỉ dẫn lắp đặt và phơng pháp vận hành. Đồng thời phải tiến hành thoả thuận về điều khoản bảo hành kèm theo. Nếu không nghiên cứu đầy đủ mà trong khi đó các tài liệu có sơ suất do vô tình hay cố ý thì cũng đều làm ảnh hởng tới hoạt động nhập khẩu vật t của Tổng công ty.
+ Giao dịch về số lợng hàng hoá mua bán: Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lợng, trọng lợng của vật t, phơng pháp quy định về số l- ợng và phơng pháp xác định trọng lợng. Khi giao dịch phải xác định rõ đơn vị tính số lợng vì do tập quán địa phơng, nhiều đơn vị đo cùng tên gọi nhng lại khác nhau về nội dung nhiều khi dẫn đến hiểu lầm. Số lợng là cơ sở để xác định xem hợp đồng có đợc thực hiện đúng hay không, là cơ sở để tính số tiền mà Tổng công ty phải thanh toán.
+ Giao dịch về bao bì: Bao bì là bộ phận của hàng hoá dùng để chứa đựng, bảo vệ, bảo quản hàng hoá, dùng để vận chuyển hàng hoá. Vì thời gian vận chuyển hàng hoá nhập khẩu thờng dài, đoạn đờng chuyên chở khá xa nên vấn đề về chất lợng bao bì rất quan trọng. Khi thoả thuận về điều khoản bao bì phải chú ý quy định chất lợng bao bì phù hợp với mỗi phơng thức vận chuyển cụ thể.
+ Giao dịch về giá cả hàng hoá mua bán: Giá cả mua bán trong hợp đồng nhập khẩu vật t phải là giá cả quốc tế. Tổng công ty phải nghiên cứu để không bị mua hàng hoá với giá cao. Tổng công ty phải thống nhất với đối tác về mức giá, cơ sở của giá cả và việc giảm giá. Để đạt đợc mục đích, Tổng công ty cần tuân thủ phơng châm: “Ai đặt giá cao và giữ giá thờng bán đợc với giá cao”, “ai trả giá thấp thờng mua đợc giá rẻ”, “ai nhợng bộ quá lớn thì sẽ bị thua thiệt”. Cho nên, khi giao dịch nhập khẩu vật t, Tổng công ty phải có phơng án trả giá thấp và nh- ợng bộ phải từ từ. Giá là cơ sở tính số tiền Tổng công ty phải thanh toán cho đối tác.
+ Giao dịch về thời hạn và địa điểm giao hàng: Thời hạn giao hàng là thời hạn mà phía đối tác phải giao hàng cho Tổng công ty. Địa điểm giao hàng đợc lựa chọn trên cơ sở phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện thơng mại thoả thuận giữa hai bên. Khi tiến hành giao dịch, Tổng công ty phải chú ý quy định chặt chẽ để tránh các trục trặc khi giao hàng.
+ Giao dịch về thanh toán và kết thúc hợp đồng: Tổng công ty phải xem xét để lựa chọn phơng thức thanh toán ít rủi ro nhất, phải quy địn rõ ràng để dễ dàng cho cả hai bên trong quá trình thực hiện. Hai bên quy định thời hạn kết thúc giao dịch, chuẩn bị cho giao dịch mới.
Để cuộc giao dịch thành công thì nhân tố con ngời chiếm vị trí quan trọng. Tổng công ty cần lựa chọn đại diện tham gia giao dịch phải là những ngời am hiểu về kinh doanh xuất nhập khẩu, am hiểu về văn hoá, chính trị, xã hội, hiểu biết về hàng hoá, về kỹ thuật, có khả năng ứng xử tùy cơ ứng biến, có tài ăn nói, tài thuyết phục. Đồng thời Tổng công ty cũng phải có kế hoạch đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ để có thể phát huy tính năng động, sáng tạo của tuổi trẻ.
Giao dịch thành công cũng góp phần vào thành công của công tác thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật t cho sản xuất và góp phần vào thành công của hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty.