khẩu vật t cho sản xuất ở Tổng công ty cơ khí GTVT.
1/ Hoàn thiện các căn cứ xây dựng kế hoạch.
Để công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật t cho sản xuất đạt hiệu quả cao nhất, trớc tiên Tổng công ty cần củng cố hệ thống căn cứ xây dựng kế hoạch. Các căn cứ có ảnh hởng rất nhiều đến tính chính xác, tính khả thi của kế hoạch cũng nh đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp.
Trong cơ chế thị trờng, mọi hoạt động của các doanh nghiệp đều hớng tới thị trờng, phục vụ tốt cho nhu cầu của thị trờng để từ đó thu đợc lợi nhuận tối đa. Công tác nghiên cứu thị trờng trở nên đặc biệt quan trọng, mọi hoạt động của doanh nghiệp đúng hay sai đều căn cứ vào công tác nghiên cứu thị trờng. Do đó, kết quả của nghiên cứu thị trờng gắn liền với sự tồn tại và phát triển của Tổng công ty. Công tác nghiên cứu thị trờng của Tổng công ty rất phức tạp, các sản phẩm của Tổng công ty đều có giá trị lớn, vì thế việc xác định đúng nhu cầu của thị trờng có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Sản phẩm xe máy, ôtô đang là nhu cầu cấp thiết phục vụ đi lại và vận chuyển hàng hoá. Mức độ biến động của thị trờng này tơng đối lớn, công nghệ kỹ thuật tiến bộ nhanh chóng đợc áp dụng và thay đổi không ngừng. Phân tích thị trờng phải phân tích đợc khả năng của các đối thủ cạnh tranh, khả năng áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật của đối thủ. Có nh thế mới dự kiến đợc biến động của nhu cầu của thị trờng, dự báo đợc khả năng tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty. Đồng thời xác định đợc các chiến lợc Marketing - Mix nhằm tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm, tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty. Và nh thế mới tính đợc số lợng vật t nhập khẩu tơng ứng một cách gần chính xác nhất.
Không những Tổng công ty phải nghiên cứu thị trờng đầu ra của sản phẩm mà công tác nghiên cứu thị trờng vật t đầu vào cũng quan trọng đối với kết quả kinh doanh không kém. Nghiên cứu thị trờng vật t giúp Tổng công ty lựa chọn
loại vật t thích hợp nhất trong các loại vật t có thể thay thế hoặc lựa chọn ngời cung cấp tốt nhất trong những nhà cung cấp vật t. Tình hình biến động của vật t phụ thuộc vào trình độ công nghệ của nớc ta và thế giới, chính sách phát triển kinh tế - xã hội, chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Việt Nam. Tổng công ty phải tăng cờng tổ chức thu thập và xử lý thông tin, nâng cao chất lợng nguồn thông tin thu vào và phát ra.
Công tác xây dựng hệ thống định mức kinh tế, kỹ thuật của Tổng công ty cần đợc cải tiến cho phù hợp với trình độ công nghệ của Tổng công ty và phù hợp với tiến bộ khoa học kỹ thuật của nền công nghiệp hiện đại. Định mức sử dụng vật t, định mức tiêu hao vật t là một công cụ để quản lý tình hình sử dụng vật t, làm căn cứ để thực hành tiết kiệm tiết vật t, tránh lãng phí. Đây cũng là căn cứ quan trọng để tiến hành xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật t. Muốn các chỉ tiêu về số lợng của các loại vật t theo nhu cầu đợc chính xác thì định mức phải đợc xây dựng trên cơ sở năng lực thực tế của Tổng công ty và nâng cao dần trình độ sử dụng vật t. Tổng công ty phải nghiên cứu để nâng cao khả năng tận dụng vật t, giảm các hao hụt không cần thiết. Nh vậy, Tổng công ty cần phải cải tiến trình độ máy móc, công nghệ của Tổng công ty, tuyển chọn và đào tạo công nhân lành nghề, thực hiện nghiêm ngặt chế độ quản lý sử dụng tiết kiệm vật t, tiến hành tốt công tác bảo quản vật t tại kho. Công tác tổ chức có đợc tốt thì các biện pháp đa ra mới có hiệu quả.
Tăng khả năng về tiềm lực tài chính giúp Tổng công ty tăn khả năng thanh toán các hợp đồng nhập khẩu. Vốn là điều kiện tiên quyết để tiến hành hoạt động kinh doanh, cũng nh hoạt động nhập khẩu vật t. Tổng công ty luôn ở trong tình trạng thiếu vốn cho hoạt động nhập khẩu đã ảnh hởng lớn đến kết quả của hoạt động sản xuất - kinh doanh. Khi tiến hành xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật t, bộ phận xây dựng kế hoạch tiến hành phân tích khả năng về tài chính của Tổng công ty, các nguồn có thể khai thác. Tổng công ty cần mở rộng nguồn vốn kinh doanh bằng cách tìm kiếm, huy động mọi nguồn vốn, kể cả vốn vay u đãi,vốn vay tín dụng để đảm bảo nguồn vốn đầu t dài hạn, vốn lu động cho toàn Tổng công ty. Đẩy mạnh việc thu hồi các khoản nợ, giải toả các tài sản tồn kho, sản phẩm ứ đọng để vốn lu chuyển nhanh. Tăng vốn kinh doanh là tăng thêm khả năng cho hoạt động nhập khẩu vật t thu đợc những kết quả cao, giảm thiệt hại do thiếu vốn. Hoạt đông kinh doanh nói chung, hoạt động nhập khẩu nói riêng có đợc thuận lợi hay không phụ thuộc rất nhiều vào chế độ quản lý kinh tế của Nhà nớc, các chính sách phát triển kinh tế - xã hội, chính sách quản lý xuất nhập khẩu và hàng loạt các quy phạm pháp luật, chính sách khác trong hệ thống pháp luật Việt Nam. Hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp sẽ thuận lợi nếu nh lĩnh vực mà doanh nghiệp tham gia kinh doanh phù hợp với những ngành nghề Nhà n-
ớc khuyến khích kinh doanh. Ngợc lại, đối với những ngành nghề Nhà nớc hạn chế kinh doanh thì doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn, cản trở. Tổng công ty cơ khí GTVT là doanh nghiệp Nhà nớc tham gia trong lĩnh vực cơ khí GTVT, góp phần tích cực vào công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc. Mặc dù Nhà nớc đã có nhiều chính sách hỗ trợ hoạt động sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty, song nhìn chung các chính sách của Nhà nớc vẫn chậm và nhiều khi cha đợc nhất quán. Tổng công ty cần nghiên cứu sâu hơn các quan điểm phát triển kinh tế của Đảng, của Nhà nớc, từ đó có những sách lợc kinh doanh phù hợp với luật pháp, chính sách của Nhà nớc. Đồng thời trong quá trình hoạt động đa ra kiến nghị để Chính phủ giúp đỡ, hỗ trợ phát triển.
2/ Hoàn thiện nội dung và phơng pháp xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật t.
Kế hoạch nhập khẩu vật t phải thể hiện toàn bộ nhu cầu về vật t nhập khẩu của Tổng công ty trong kỳ kế hoạch, đồng thời phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu cầu đó. Kế hoạch phải quy định đợc loại vật t nào sử dụng cho mục đích nào, các nguồn cung cấp vật t phải đợc thể hiện rõ mới làm cơ sở cho hoạt động thực hiện kế hoạch.
Tổng công ty sử dụng phơng pháp cân đối để lập kế hoạch nên cần phải xác định rõ các nội dung trên. Phơng pháp cân đối cho phép xác định đợc nhu cầu vật t nhập khẩu của Tổng công ty và các nguồn đáp ứng. Tuy nhiên phơng pháp này cha đa ra đợc phơng thức ứng xử tốt nhất trong quá trình thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật t vì cha xác định đợc các yếu tố tác động đến nhu cầu vật t cũng nh các nguồn cung ứng vật t. Vì vậy Tổng công ty cần áp dụng phối hợp ph- ơng pháp cân đối với phơng pháp phân tích các nhân tố tác động.
Phơng pháp phân tích các nhân tố tác động đòi hỏi phải xem xét, phân tích hệ thống và tổng thể nhiều vấn đề, biết cách đặt các yếu tố nội tại của doanh nghiệp trong bối cảnh lịch sử của các yếu tố ngoại lai.
* Các yếu tố vĩ mô
- Tổng sản phẩm xã hội, mức độ tăng trởng của sản xuất trong nớc...
- Các yếu tố chính trị, luật pháp nh cơ chế quản lý kinh tế, chính sách quản lý xuất nhập khẩu, chính sách lu thông hàng hoá, luật cạnh tranh, luật môi tr- ờng...
- Sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong nớc và thế giới, sự biến động các nguồn công nghệ, kỹ thuật, khai khoáng nguyên liệu.
- Sự biến động của nhu cầu thị trờng, sự trung thành của khách hàng, sự thay đổi sức mua của thị trờng, dung lợng thị trờng.
- Khả năng, trình độ của các đối thủ cạnh tranh.
* Các yếu tố nội tại của Tổng công ty bao gồm các nguồn lực về con ngời, cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ, chiến lợc định hớng kinh doanh nguồn lực về tài chính, cơ cấu bộ máy tổ chức... Đây là các yếu tố Tổng công ty có thể điều tiết đ- ợc để nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh đồng thời tiết kiệm lợng vật t nhập khẩu, tăng độ chính xác đối với các kết quả của kế hoạch nhập khẩu vật t.
Các nhân tố thuộc môi trờng bên trong Tổng công ty ảnh hởng tới việc sử dụng vật t nhập khẩu. Trình độ lao động trực tiếp sản xuất, trình độ máy móc, công nghệ ảnh hởng tới mức tiêu dùng vật t, ảnh hởng tới quy cách, chủng loại, quy cách vật t cần nhập khẩu. Các yếu tố môi trờng vĩ mô ảnh hởng tới chiến lợc kinh doanh của Tổng công ty, ảnh hởng tới kế hoạch sản xuất - kinh doanh của Tổng công ty, đồng thời tác động đến vật t cho sản xuất, ảnh hởng tới nhu cầu vật t nhập khẩu và hoạt động nhập khẩu vật t cho hoạt động của Tổng công ty. Nghiên cứu các nhân tố này giúp Tổng công ty xác định chính xác hơn trong các kết quả của kế hoạch.
Để nâng cao hiệu quả của công tác lập kế hoạch nhập khẩu vật t và các kết quả đa ra đợc chính xác thì Tổng công ty cần thực hiện theo trình tự của công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu đồng thời với cải tiến phơng pháp xây dựng kế hoạch.
3/ Phân công và phối hợp trong xây dựng kế hoạch.
Kế hoạch đợc xây dựng trên cơ sở sự phối hợp của các bộ phận, các cá nhân. Mặc dù công tác xây dựng kế hoạch ở Tổng công ty cơ khí GTVT đã dần phối hợp đợc hoạt động của các bộ phận, song do trình độ không đều cũng nh ý thức trách nhiệm của mỗi ngời khác nhau nên trên một số mặt nào đó, sự phối hợp này mới chỉ dừng lại ở mức hình thức, hời hợt. Vì thế, lãnh đạo Tổng công ty cần quan tâm hơn nữa tới vấn đề này.
Trớc hết, muốn hoạt động của các bộ phận, các cá nhân trong công tác xây dựng kế hoạch thì bộ phận lãnh đạo phải chỉ đạo sát sao việc phân công trách nhiệm tới từng cá nhân, sử dụng các biện pháp nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, tinh thần tập thể, đoàn kết của mỗi cá nhân. Tổng công ty cần xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất và khuyến khích vật chất nhằm đẩy nhanh tiến độ và chất lợng công việc. Đồng thời có các chế độ khen thởng tập thể nhằm tạo lập bầu không khí đoàn kết trong toàn Tổng công ty. Có nh thế mới thực hiện đợc các mục tiêu đã đề ra,
Ban lãnh đạo Tổng công ty phải đa ra đợc kế hoạch thống nhất trong toàn Tổng công ty, định hớng thống nhất, quan điểm nhất quán tạo cơ sở vững chắc cho hoạt động của các cá nhân, các bộ phận chức năng theo một mục đích chung. Ban lãnh đạo cũng phải quản lý chặt chẽ tiến độ công việc, đôn đốc nhắc nhở kịp thời đối với các sai phạm hoặc các sự việc có ảnh hởng không tốt đến công việc.
Phân công công việc phải hợp lý phù hợp với năng lực của mỗi cá nhân, đúng chức năng nhiệm vụ của các phòng, ban, tránh tình trạng trùng lắp công việc gây cản trở giữa các bộ phận, các cá nhân, gây lãng phí nguồn lực. Cán bộ lãnh đạo, các nhân viên phải quán triệt phơng hớng phát triển của Tổng công ty trong từng giai đoạn cụ thể.
Trong quá trình hoạt động, Tổng công ty cũng phải luôn chú trọng tới công tác đào tạo cán bộ để nâng cao năng lực làm việc và ý thức trách nhiệm đối với công việc và tập thể của các cá nhân này. Nhờ đó có thể tăng độ đồng đều về trình độ và tăng sự phối hợp giữa các cán bộ.
Phân công công việc công việc hợp lý góp phần phối hợp tốt hơn đối với các hoạt động của các bộ phận trong công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu vật t. Kết quả là đẩy nhanh đợc tiến độ của công việc, nâng cao chất lợng của kế hoạch lập ra.
III/ Hoàn công tác thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật t cho sản xuất - kinh doanh ở tổng công ty cơ khí gtvt.
1/ Tổ chức ký kết hợp đồng.
Hợp đồng nhập khẩu là hợp đồng mua hàng của nớc ngoài để rồi đa hàng đó vào nớc mình nhằm phục vụ tiêu dùng trong nớc hoặc phục vụ các ngành chế biến trong nớc.
Hợp đồng nhập khẩu là cơ sơ pháp lý cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá. Để thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật t cho sản xuất, kinh doanh thì việc đầu tiên Tổng công ty phải tiến hành là tổ chức ký kết hợp đồng. Hợp đồng càng đợc quy định chặt chẽ càng đảm bảo chắc chắn cho quá trình thực hiện hợp đồng. Những thành công của hợp động nhập khẩu mở đầu và chiếm vị trí quan trọng vào công tác thực hiện kế hoạch nhập khẩu vật t, do vậy hoàn thiện công tác tổ chức ký kết hợp đồng là một trong những biện pháp để nâng cao hiệu quả của việc nhập khẩu vật t.
Công tác soạn thảo hợp đồng mua bán phải đợc tiến hành cẩn thận, tỷ mỷ. Bộ phận tiến hành soạn thảo hợp đồng phải đợc lựa chọn là những ngời hiểu biết về pháp luật, kinh tế, khoa học, công nghệ. Một trong những lỗi rất dễ mắc phải của các doàn đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung là không cân nhắc kỹ lỡng từ ngữ và văn phạm trong hợp đồng nên thờng hay bị thiệt thòi khi thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng phải chú ý đến từ ngữ, văn phạm trong hợp đồng.
• Từ ngữ trong văn bản hợp đồng phải chính xác, cụ thể, đơn nghĩa. Từ ngữ phải đảm bảo tính chính xác cao nghĩa là phải thể hiện đợc đúng ý định, mong muốn của các bên ký kết. Đặc biệt trong hợp đồng nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam thì việc sử dụng từ ngữ mập mờ là khá phổ biến nên rất dễ bị
thiệt hại khi thực hiện hợp đồng, nhất là các điều khoản về phẩm chất, quy cách. Từ ngữ phải có tính cụ thể, tránh sử dụng những từ hai, ba nghĩa để tạo khe hở cho đối tác lợi dụng vi phạm hợp đồng.
• Từ ngữ phải mang tính thông dụng, phổ thông, không dùng thổ ngữ, tiếng địa phơng. Hợp đồng là văn bản pháp lý nên trong hợp đồng phải sử dụng những từ phổ thông để các bên dễ dàng hiểu ý nhau, việc dịch thuật dễ dàng dẫn tới nhanh chóng ký kết hợp đồng, tránh việc hiểu lầm thực hiện sai hợp đồng. Đồng thời nó còn liên quan đến các cơ quan chức năng nh tài chính, ngân hàng, kiểm toán...
• Trong văn bản hợp đồng không tuỳ tiện ghép chữ, ghép tiếng, không tuỳ tiện thay đổi từ ngữ pháp lý. Việc ghép chữ, ghép tiếng dễ dẫn đến hiểu lầm ý chí của các bên chủ thể, có thể làm cho hợp đồng mang nhiều nghĩa khác nhau, có khi còn trái ngợc nhau. Việc thay đổi từ ngữ pháp lý có thể dẫn đến tình trạng