Điều kiện về con người là điều kiện quan trọng nhất cũng như quyết định sự thành công của quá trình vận dụng quản trị sản xuất tinh gọn của doanh nghiệp. Con người nhận thức được đúng quy trình, cách thức triển khai sản xuất tinh gọn thì mới có thể hiểu và vận dụng khéo léo các điều kiện, tiềm lực sẵn có trong doanh nghiệp để áp dụng quản trị sản xuất tinh gọn một cách có hiệu quả. Sản xuất tinh gọn là một quá trình áp dụng và thay đổi mang tính chiến lược lâu dài, do vậy đòi hỏi mỗi cấp nhân sự có những phẩm chất, kỹ năng riêng để thực hiện đúng vai trò của mình. Trong đó, những nhà quản lý các cấp, cũng như các tổ trưởng và kỹ thuật
có vai trò quan trọng hơn cả.
1.3.1.1. Nhận thức của ban lãnh đạo về sản xuất tinh gọn
Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau:
Hình 1: Vai trò của các cấp nhân sự trong triển khai sản xuất tinh gọn
(Nguồn: LEANTALKS 07/2014, Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong sản xuất tinh gọn, P&Q Solutions CO., LTD)
- Xác lập định hướng,
- Tạo môi trường thân thiện với sản xuất tinh gọn
- Cung cấp nguồn lực và giáo dục
Để thực hiện được những vai trò quan trọng này, đòi hỏi người lãnh đạo trong hệ thống quản trị sản xuất tinh gọn cần phải có tư duy dài lâu cùng với sự lãnh đạo liên tục. Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo cần phải có có những phẩm chất chủ đạo như đam mê, tuân thủ kỷ luật, định hướng quản lý dự án, tư duy “Sản xuất tinh gọn”, tính làm chủ, tạo áp lực, cam kết cân bằng giữa sản xuất và hệ điều hành sản xuất tinh gọn, có mối quan hệ hiệu quả với các nhóm hỗ trợ.
Nếu không có được sự thấu hiểu, cam kết ủng hộ quá trình thực hiện sản xuất tinh gọn từ các cấp lãnh đạo, sẽ không thể phổ biến sâu rộng sản xuất tinh gọn tới toàn thể các cấp quản lý, nhân viên trong doanh nghiệp để tiến hành triển khai áp dụng mô hình này. Cam kết toàn diện và sự hỗ trợ của quản lý cấp cao hay ban lãnh đạo là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có thể theo đuổi chiến lược sản xuất tinh gọn.
Quản lý cấp cao cần hiểu các nguyên lý cơ bản và nhìn nhận một cách rõ ràng vai trò của sản xuất tinh gọn trong theo đuổi chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Chỉ khi sản xuất tinh gọn được xem như là một phần không thể thiếu trong theo đuổi chiến lược phát triển doanh nghiệp, quản lý cấp cao mới có thể tạo ra động năng cần thiết một cách liên tục để nuôi dưỡng các nỗ lực chuyển đổi và cải tiến.
Hiện thực hóa các cam kết, quản lý cấp cao cũng cần tuyên truyền các kế hoạch chiến lược về tác nghiệp, mà trong đó sản xuất tinh gọn là một nhân tố cơ sở; hình thành và duy trì một khuôn khổ thích hợp – bao gồm cả cơ chế đảm bảo nguồn lực – để tinh thần, phương pháp và công cụ của sản xuất tinh gọn có thể được triển khai trong mọi cấp, lĩnh vực của doanh nghiệp.
Không chỉ vậy, lãnh đạo là những người có năng lực và hiểu rõ những nguyên tắc, triết lý của sản xuất tinh gọn để đưa chúng thành phương pháp kinh doanh khả thi và bền vững. Họ cũng cần nắm vững công việc triển khai áp dụng sản xuất tinh gọn được thực hiện như thế nào ở nhà máy từ cấp thấp nhất, từ đó mới có thể xây dựng và cải thiện hệ thống sản
xuất của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Đó chính là tư duy sản xuất tinh gọn. Họ cũng là người phải thấu hiểu được văn hóa công ty cũng như thực hiện kỷ luật một cách nghiêm túc nhất mới có thể tạo dựng môi trường thân thiện cũng như loại bỏ những thời gian bị lãng phí cũng như tạo động lực giúp công nhân viên trong doanh nghiệp làm việc một cách có hiệu quả và nghiêm túc hơn.
Ngoài ra, họ cũng phải định hướng được cho tất cả các thành viên trong doanh nghiệp mục tiêu chung của công ty khi triển khai áp dụng sản xuất tinh gọn, thiết lập được sự cân bằng giữa công việc cá nhân và công việc theo nhóm cũng như là tạo được áp lực thúc đẩy tiến độ và hiệu quả công việc.
Quá trình ứng dụng sản xuất tinh gọn là quá trình nảy sinh những thử thách và khó khăn đòi hỏi sự đam mê, nhiệt huyết cũng như tính kiên trì, kiên quyết của ban lãnh đạo. Ban lãnh đạo phải luôn thống nhất và cương quyết trong mọi hành động để thực hiện sản xuất tinh gọn, điều đó cho mọi người thấy được quyết tâm của chính mình. Không chỉ một thế hệ mà qua nhiều thế hệ, điều đó phải luôn được duy trì thực hiện. Ban lãnh đạo cũng cần phải kiên trì thúc đẩy các hoạt động ứng dụng sản xuất tinh gọn luôn được thực hiện một cách liên tục, ngay cả khi có khó khăn.
1.3.1.2. Nhận thức của quản lý cấp trung về sản xuất tinh gọn
Cùng với ban lãnh đạo, những nhà quản lý cấp trung cũng có vai trò vô cùng quan trọng trong vận dụng triển khai quản trị sản xuất tinh gọn. Họ thực hiện những nhiệm vụ chính như:
- Theo đuổi định hướng,
- Xác lập chỉ số đánh giá thực hiện công việc (KPIs)
- Thiết lập phương pháp thúc đẩy cải tiến, giáo dục & hướng dẫn. Ở cấp quản lý này, chiến lược triển khai sản xuất tinh gọn được thực hiện ở cấp độ tác nghiệp, phương thức cải tiến, thích nghi và đào tạo được thiết lập, và xây dựng được đội ngũ nhân viên có năng lực.
Để làm tốt những nhiệm vụ này đảm bảo thành công của sản xuất tinh gọn thì các nhà quản lý cấp trung cần phải hiểu rõ triết lý và khuôn khổ công cụ; khả năng & cơ chế tác động đến hiệu quả tác nghiệp; công cụ và phương pháp triển khai của quản trị sản xuất tinh gọn.
Thêm vào đó, họ cũng cần được đào tạo một cách tổng quan, được tham khảo và học hỏi những kinh nghiệp từ các doanh nghiệp đi trước để có đào tạo và hướng dẫn cách thức triển khai công cụ cho nhân viên cấp dưới. Là quản lý, họ cũng cần có những phẩm chất, tố chất như ban lãnh đạo cấp cao. Họ không chỉ là người tiếp thu chỉ đạo từ ban lãnh đạo, họ còn là người quản lý cấp dưới của mình mà cũng cần phải cương quyết, quyết tâm với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Quản lý cấp trung cũng cần thường xuyên đề cập, nhấn mạnh chiến lược quản trị tinh gọn trong tất cả các hội nghị, cuộc họp. Điều này giúp mọi người cả ban lãnh đạo và các cấp nhân sự khác đều trong quá trình cải tiến liên tục, hiểu rõ công việc đang đi đến đâu, cần phải thực hiện thêm những phương pháp gì để đạt hiệu quả cao nhất.
1.3.1.3. Nhận thức của tổ trưởng kỹ thuật, giám sát và kỹ sư về sản xuất tinh gọn
Không chỉ ban lãnh đạo và nhà quản lý cấp trung mà những tổ trưởng kỹ thuật, giảm sát viên và kỹ sư cũng góp phần quan trọng trong quá trình triển khai vận dụng quản trị sản xuất tinh gọn bởi lẽ “… chỉ 10% các cải tiến được hiện thực hóa trong năng suất và chi phí tại Toyota đến từ thợ vận hành, trong khi 90% đến từ tổ trưởng, giám sát và kỹ sư”2 Những con người này phụ trách:
- Đảm bảo thực thi,
- Thực hiện cải tiến,
- Giáo dục, hướng dẫn công nhân viên thực hiện đúng quy trình Đảm bảo quá trình triển khai cũng như vận hành quản trị sản xuất tinh gọn thành công, tổ trưởng, giám sát, kỹ sư cần phải có hiểu biết sâu rộng về những triết lý và khuôn khổ công cụ của quản trị tinh gọn cũng như khả năng và cơ chế quản trị tinh gọn hỗ trợ kiểm soát tác nghiệp đồng thời nhận thức được công cụ và phương pháp triển khai một cách đúng đắn.
Với những yêu cầu của quản trị sản xuất tinh gọn đối với năng lực và nhận thức của cấp nhân sự này trong doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải đào tạo bài bản, khoa học tạo nên những tổ trưởng, giám sát và kỹ sư 2 Theo nghiên cứu của giáo sư Koichi Shimizu công bố năm 2004.Trích theo “Toyota Kata: Quản lý con người cho cải tiến, thích nghi và kết quả ưu việt” của tác giả Mike Rother
có chuyên môn, tay nghề và có những phẩm chất của con người sản xuất tinh gọn. Họ cần được đào tạo tổng quan bài bản về cơ chế, triết lý, công cụ và phương pháp thực hiện quản trị tinh gọn. Họ cũng phải được hướng dẫn sát sao từ những chuyên gia để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình đồng thời giám sát, quản lý cấp dưới, chỉ đạo những công cụ triển khai quản trị tinh gọn một cách có hiệu quả.
1.3.1.4. Nhận thức của công nhân viên về sản xuất tinh gọn
Áp dụng sản xuất tinh gọn là một quá trình phức tạp và lâu dài đòi hỏi phải có sự thống nhất giữa các cấp quản lý, các cấp nhân sự trong doanh nghiệp. Nếu như các nhà quản lý cấp cao cũng như cấp trung hoàn thành tốt vai trò hướng dẫn, truyền đạt, triển khai các kế hoạch cải tiến, đổi mới phương thức sản xuất mà các công nhân viên lại không thực hiện đúng vai trò của mình thì quá trình vận dụng quản trị sản xuất tinh gọn cũng không đạt hiệu quả thành công. Bởi lẽ, công nhân viên là những người chịu trách nhiệm:
- Xác định các nguồn hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm;
- Trực tiếp thực thi, tham gia cải tiến phương thức sản xuất của doanh nghiệp.
Trong sản xuất tinh gọn, quyền quyết định thay đổi quy trình sản xuất được đưa tới mức thấp nhất có thể đó là công nhân. Do vậy, để làm được những điều này thì công nhân viên phải có hiểu biết sâu rộng các kiến thức về kỹ thuật, kỹ năng làm việc cá nhân và kỹ năng làm việc nhóm đồng thời công nhân viên cần hiểu rõ ý nghĩa và lợi ích của quản trị sản xuất tinh gọn và việc thực thi, cải tiến; cách thức thực hiện tiêu chuẩn; cách phát hiện, và tích cực tham gia đề xuất những phương án hoàn thiện quá trình3.