1.3.2.1. Ngân quỹ dành cho đào tạo, học tập về sản xuất tinh gọn
Với đa số người lao động Việt Nam, quản trị sản xuất tinh gọn còn là một khái niệm khá mới, không phải ai cũng hiểu rõ và sẵn sàng thực hiện được. Vì vậy, khi triển khai quản trị sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp vệ
tinh cần chi một khoản không nhỏ để đào tạo công nhân viên cũng như lãnh đạo các cấp trong công ty.
Bởi vai trò của các cấp nhân sự trong doanh nghiệp là khác nhau nên nhu cầu về đào tạo nhân sự cũng vì thế mà khác nhau. Ví dụ như, cấp lãnh đạo cần có triết lý và khuôn khổ công cụ của quản trị sản xuất tinh
gọn; khả năng và cơ chế quản trị sản xuất tinh gọn tác động đến phát triển bền vững cũng như các yếu tố cần và đủ để theo đuổi quản trị sản xuất tinh gọn, vì vậy họ cần được tham gia các buổi hội thảo, đào tạo tổng quan và những buổi thăm quan chia sẻ kinh nghiệm. Trong khi đó, những người công nhân sản xuất lại cần hiểu được ý nghĩa và lợi ích của quản trị sản xuất tinh gọn; cách thức thực hiện tiêu chuẩn; cách phát hiện, đề xuất và thực thi cải tiến, do đó, hình thức đào tạo phù hợp với họ là đào tạo nhận thức chung, đào tạo tiêu chuẩn và hướng dẫn cải tiến.
Hình 2: Nhu cầu đào tạo của các cấp nhân sự trong doanh nghiệp
(Nguồn: Lean Talks 07/2014, Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong triển khai quản trị tinh gọn, P&Q solution Co, LTD)
Chính vì nguyên nhân trên mà kinh phí đào tạo quản trị sản xuất tinh gọn rất cao. Sự đánh đổi giữa chi cho đào tạo nhân lực và chi cho những việc có thể tạo ra doanh thu ngay lập tức cho doanh nghiệp khiến một số doanh nghiệp lựa chọn bỏ qua hoặc giảm bớt nguồn ngân quỹ này. Sự quyết tâm thực hiện quản trị sản xuất tinh gọn của nhà quản trị cũng như hiệu quả bước đầu của việc đào tạo sẽ quyết định nguồn ngân quỹ chủ doanh nghiệp cung cấp cho hoạt động này.
Qua việc nghiên cứu nguồn ngân quỹ tài trợ cho việc học tập, tham quan, học hỏi… ta sẽ hình dung được phần nào tình hình đào tạo về quản trị sản xuất tinh gọn trong doanh nghiệp vệ tinh, từ đó có thể nhận ra mức quan tâm của chủ doanh nghiệp với quản trị sản xuất tinh gọn và trình độ của công nhân viên. Điều này phần nào quyết định sự thành công của quản trị sản xuất tinh gọn trong doanh nghiệp.
1.3.2.2. Ngân quỹ phục vụ chuyển đổi hiện trường cho sản xuất tinh gọn
- Ngân quỹ dành cho nghiên cứu để ứng dụng quản trị sản xuất tinh gọn vào quá trình sản xuất của doanh nghiệp
Do đặc điểm sản xuất, quản trị ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau nên không doanh nghiệp nào có thể áp dụng quản trị sản xuất tinh gọn theo những khuôn mẫu có sẵn mà phải nghiên cứu tình hình doanh nghiệp để ứng dụng một cách hiệu quả trong quá trình sản xuất. Trong điều kiện nền kinh tế không ngừng biến động, việc sản xuất không ngừng phải thay đổi để thích ứng, do vậy việc ứng dụng quản trị sản xuất tinh gọn đòi hỏi phải không ngừng tiến bộ và phát triển. Để đáp ứng những yêu cầu ấy, doanh nghiệp cần đầu tư cho việc nghiên cứu và ứng dụng sản xuất tinh gọn trong quá trình lâu dài và liên tục.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên sử dụng dịch vụ tư vấn từ một chuyên viên về sản xuất tinh gọn để hướng dẫn triển khai hệ thống sản xuất tinh gọn. Đặc biệt sự chuyển đổi từ hệ thống sản xuất “push” sang “pull” có thể gây gián đoạn sản xuất, do đó quá trình này nên được sự hướng dẫn của một chuyên viên có nhiều kinh nghiệm liên quan.
Chính vì vậy, đây là hoạt động khá tốn kém với doanh nghiệp, đòi hỏi nguồn ngân quỹ liên tục, dài hạn.
- Ngân quỹ dành cho chuẩn hóa quy trình
Sản xuất tinh gọn đòi hỏi việc triển khai các hướng dẫn chi tiết cho sản xuất, gọi là Quy Trình Chuẩn, trong đó ghi rõ nội dung, trình tự, thời gian và kết quả cho tất các thao tác do công nhân thực hiện. Điều này giúp loại bỏ sự khác biệt trong cách các công nhân thực hiện công việc.
Khi các thủ tục quy trình không được chuẩn hoá ở mức độ cao, các công nhân có thể có những ý nghĩ khác nhau về cách làm đúng cho một thủ tục quy trình và dễ đưa đến các giả định sai. Mức độ chuẩn hoá cao về quy trình cũng giúp các công ty mở rộng sản xuất dễ dàng hơn nhờ tránh được những gián đoạn có thể gặp phải do thiếu các quy trình được chuẩn hoá.
Một tổ chức cần có các tài liệu sau:
+ Thông tin về các đặc tính của sản phẩm;
+ Hướng dẫn công việc phù hợp;
+ Thiết bị sản xuất thích hợp;
+ Đo lường và giám sát thiết bị và hệ thống;
+ Các quy trình bao phủ từ các hoạt động hoàn tất sản phẩm, phân phối và sau phân phối.
Các hướng dẫn công việc chuẩn không nên chỉ ở dạng văn bản mà bao gồm cả hình ảnh, các bảng hiển thị trực quan và thậm chí cả các ví dụ. Thường các nhân viên rất ít chịu đọc các tài liệu hướng dẫn sản xuất bằng văn bản nhàm chán vì vậy các bảng hiển thị trực quan và ví dụ thực tế có hình ảnh nên được sử dụng càng nhiều càng tốt. Các hướng dẫn nên rõ ràng và chi tiết, nhưng đồng thời được trình bày theo cách giúp nhân viên thật dễ hiểu và liên quan mật thiết đến đều họ cần biết.
Điều này đặc biệt đúng với trường hợp ở Việt Nam khi có nhiều công nhân với mức học vấn thấp sẽ thấy các bảng hiển thị bằng hình ảnh dễ hiểu hơn so với các tài liệu văn bản. Một số công ty thậm chí áp dụng việc huấn luyện bằng phim video cho các loại công việc phức tạp hay các vấn đề liên quan về an toàn lao động.
Do đó, việc đầu tư cho các công cụ trực quan dành cho việc chuẩn hóa quy trình yêu cầu đồng bộ và sâu rộng nên khá tốn kém với các doanh nghiệp bước đầu chuyển đổi sang quản trị sản xuất tinh gọn.
- Ngân quỹ dành cho đầu tư máy móc, thiết bị trong quá trình sản xuất
Sản xuất tinh gọn được sử dụng rộng rãi nhất trong các ngành công nghiệp thiên về lắp ráp hoặc có quy trình nhân công lặp đi lặp lại. Trong những ngành công nghiệp này, tính hiệu quả và khả năng chú tâm vào chi tiết của công nhân khi làm việc với các công cụ thủ công hoặc vận hành máy móc có ảnh hưởng lớn đến năng suất. Ở các công ty này, hệ thống được cải tiến có thể loại bỏ nhiều lãng phí hoặc bất hợp lý.
Ví dụ, trong quy trình liên tục, điều kiện lý tưởng là chuỗi một sản phẩm (one piece flow) hay các lô gia công có số lượng nhỏ có thể được xử lý mà không tốn thời gian chờ đợi giữa các công đoạn sản xuất. Quy trình liên tục có thể yêu cầu việc tái thiết kế mặt bằng sản xuất từ việc sắp đặt các nhóm hay công đoạn tương tự nằm gần kề nhau trở thành các chuyền sản xuất phối hợp, trong đó bán thành phẩm có thể di chuyển nhanh chóng và dễ dàng từ công đoạn này sang công đoạn khác.
Để tiến hành quản trị sản xuất tinh gọn, có thể doanh nghiệp sẽ phải thay mới toàn bộ hoặc một phần dây chuyền sản xuất đã có. Điều này sẽ là lãng phí rất lớn nếu doanh nghiệp không thể chuyển đổi thành công sang quản trị sản xuất tinh gọn. Vì vậy, chi phí cơ hội để chuyển đổi sang phương thức quản trị sản xuất tinh gọn là rất lớn.
1.3.2.3. Ngân quỹ động viên, khen thưởng phục vụ cho sản xuất tinh gọn
Thực tế, rất khó có một công ty nào có thể đạt đến mức hiệu quả tuyệt đối, vì vậy Sản xuất tinh gọn đòi hỏi một cam kết cải tiến liên tục, và tốt nhất là có một quy trình hệ thống nhằm đảm bảo việc cải tiến liên tục, nhờ đó công ty không ngừng tìm kiếm các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm và cách thức để loại bỏ chúng.
Có hai cách phổ biến để khuyến khích sự tham gia của công nhân trong hoạt động cải tiến liên tục:
- Vòng Kaizen (Kaizen Circles)
Cách thứ nhất là áp dụng Vòng Kaizen trong đó các nhóm 6-8 công nhân được lập ra để tìm các ý tưởng giúp giải quyết các vấn đề cụ thể. Điển hình, một Vòng Kaizen sẽ gặp nhau một giờ mỗi tuần trong suốt 6-8
tuần và trong thời gian đó sẽ đưa ra một số đề xuất cho người quản lý về cách giải quyết các vấn đề cụ thể. Sự hỗ trợ và tham gia của cấp quản lý là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của Vòng Kaizen.
- Chương Trình Đề Xuất Cải Tiến
Cách thứ hai trong việc gia tăng sự tham gia của công nhân là xây dựng một chương trình đề xuất cải tiến tích cực khuyến khích việc góp ý cải tiến và tưởng thưởng cho các ý tưởng được áp dụng thành công. Thường thì chi phí cho việc khen thưởng tương đối nhỏ so với giá trị mang lại cho công ty từ việc áp dụng cải tiến.
Đây là nên là nguồn ngân quỹ thường xuyên và lâu dài trong doanh nghiệp để có thể khuyến khích các cá nhân sáng tạo và đóng góp nhiều hơn.
1.3.3. Điều kiện kỹ thuật trong vận dụng sản xuất tinh gọn
1.3.3.1. Kỹ thuật hỗ trợ cho các công cụ và phương pháp trong quản trị sản xuất tinh gọn
Để triển khai thành công quản trị sản xuất tinh gọn rất cần những công cụ và phương pháp như: Chuẩn hóa quy trình, Quản lý bằng công cụ trực quan, Phương pháp 5S… Tuy nhiên, để thực hiện được những công cụ và phương pháp này cần có những sự hỗ trợ rất lớn từ yếu tố kỹ thuật.
- Máy móc, thiết bị, dây chuyền sản xuất
Sản xuất tinh gọn được sử dụng rộng rãi nhất trong các ngành công nghiệp thiên về lắp ráp hoặc có quy trình nhân công lặp đi lặp lại. Trong những ngành công nghiệp này, tính hiệu quả và khả năng chú tâm vào chi tiết của công nhân khi làm việc với các công cụ thủ công hoặc vận hành máy móc có ảnh hưởng lớn đến năng suất. Ở các công ty này, hệ thống được cải tiến có thể loại bỏ nhiều lãng phí hoặc bất hợp lý. Để có thể cải tiến được hệ thống sản xuất, doanh nghiệp có thể phải thay mới máy móc, thiết bị, thậm chí cả dây chuyền sản xuất. Ngoài ra, để các công cụ này thành công, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp vệ tinh cũng phải là nguồn nhân lực có trình độ cao, hiểu rõ về Sản xuất tinh gọn, có kinh nghiệm và thuần thục trong công việc.
Ví dụ, sản xuất tinh gọn nhắm tới việc giảm thiểu các di chuyển và việc vận chuyển sản phẩm giữa hai công đoạn sản xuất. Tương tự, bán
thành phẩm nên được giữ gần kề nơi sử dụng kế tiếp. Điều này giúp giảm thiểu các yêu cầu khiêng vác vật tư, việc thất lạc vật tư, giảm thiểu việc vật tư bị hư hỏng do quá trình vận chuyển gây ra và đòi hỏi tôn trọng nguyên tắc sản xuất theo mô hình pull (lôi kéo). Tuy nhiên, để có thể thực hiện quy trình liên tục này, có thể yêu cầu việc tái thiết kế mặt bằng sản xuất từ việc sắp đặt các nhóm hay công đoạn tương tự nằm gần kề nhau trở thành các dây chuyền sản xuất phối hợp.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần đạt được yêu cầu kỹ thuật rất cao để thực hiện được những công cụ và phương pháp trong quản trị sản xuất tinh gọn.
- Hệ thống thông tin quản lý, các công cụ trực quan
Kiến thức rời rạc là trường hợp khi thông tin và kiến thức không có sẵn tại nơi hay vào lúc được cần đến. Ở đây cũng bao gồm thông tin về các thủ tục quy trình, thông số kỹ thuật và cách thức giải quyết vấn đề,
Hình 3: Sản xuất theo khối chức năng và theo dòng chảy liên tục
(Nguồn: Giới Thiệu về Lean Manufacturing cho các Doanh Nghiệp Việt Nam , 04.06.2004, Mekong Capital)
v.v... Thiếu những thông tin chính xác thường gây ra phế phẩm và tắc nghẽn luồng sản xuất. Ví dụ, thiếu thông tin về công thức phối trộn nguyên liệu, pha màu có thể làm đình trệ toàn bộ quy trình sản xuất hoặc tạo ra các sản phẩm lỗi do các lần thử-sai tốn rất nhiều thời gian. Chính vì vậy, hệ thống thông tin đóng vai trò không nhỏ trong việc triển khai quản trị sản xuất tinh gọn.
Tiêu biểu như, khi một đơn hàng được nhận từ khách hàng và thông tin cho xưởng sản xuất, lệnh sản xuất trước tiên được đưa đến công đoạn ở cuối quy trình sản xuất (như đóng gói hay lắp ráp hoàn chỉnh) trái ngược với các công đoạn đầu của quy trình (chẳng hạn như sơ chế nguyên liệu). Cách làm này đòi hỏi một hệ thống thông tin hết sức hiệu quả để đảm bảo rằng các công đoạn cung cấp ở thượng nguồn liên tục nắm bắt được nhu cầu của khách hàng ở các công đoạn về sau của quy trình sản xuất.
Ngoài ra, các hệ thống quản lý bằng công cụ trực quan cho phép các công nhân của xưởng được thông tin đầy đủ về các quy trình sản xuất, tiến độ và các thông tin quan trọng khác giúp họ làm việc có hiệu quả nhất. Các bảng hiển thị lớn nói chung thường là công cụ thông tin hiệu quả hơn cho công nhân trong chuyền sản xuất so với các báo cáo và chỉ thị vì vậy nên được sử dụng càng nhiều càng tốt.
Trong trường hợp cần cải thiện sự tuân thủ đối với một quy trình thì việc trình bày trực quan giúp nhóm hiểu rõ hơn một quy trình phức tạp bao gồm các bước thao tác đúng, cách thực hiện đúng cho từng động tác, các mối quan hệ bên trong và bên ngoài giữa các hoạt động và với các tác nhân khác. Các công cụ trực quan thường ở dưới các hình thức: các bảng hiển thị trực quan, các bảng kiểm soát trực quan, các chỉ dẫn bằng hình ảnh.
Như vậy, để đảm bảo quản trị sản xuất tinh gọn triển khai liên tục và thành công, doanh nghiệp cần có hệ thống thông tin hiện đại, nhanh chóng, chuẩn xác cũng như các công cụ trực quan đầy đủ, sâu rộng.
- Sự hỗ trợ về kỹ thuật từ các chuyên gia.
Trong quá trình chuyển đổi và triển khai quản trị sản xuất tinh gọn, các doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp vệ tinh Việt Nam không thể
tránh khỏi gặp phải những vấn đề về kỹ thuật do còn chưa hiểu rõ về phương thức quản trị sản xuất tinh gọn. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ tư vấn từ một chuyên viên về sản xuất tinh gọn để hướng dẫn triển khai hệ thống sản xuất tinh gọn. Đặc biệt sự chuyển đổi từ hệ thống sản xuất “push” sang “pull” có thể gây gián đoạn sản xuất, do đó quá trình này nên được sự hướng dẫn của một chuyên viên có nhiều kinh nghiệm liên quan.
Hơn nữa, việc nhờ chuyên viên kỹ thuật trong quá trình triển khai quản trị sản xuất tinh gọn cũng nên thường xuyên và liên tục để đạt hiệu quả cao nhất
1.3.3.2. Quy trình triển khai sản xuất tinh gọn
1.3.3.3. Kết hợp sản xuất tinh gọn với các hệ thống khác
- Hệ Thống Sản Xuất Toyota
Hình 4: Quy trình triển khai Sản xuất tinh gọn
(Nguồn: LEANTALKS 01/2014, “Lựa chọn điểm xuất phát và lộ trình chuyển đổi doanh nghiệp theo mô hình Lean”, P&Q solutions)
Mặc dù bắt nguồn từ Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), sản xuất tinh gọn đã được nhiều công ty đón nhận và vì thế đã được mở rộng phạm vi hơn so với TPS. TPS có thể được xem là cách triển khai sản xuất tinh gọn