II) Những tư tưởng quản trị quan trọng nửa đầu thế kỷ 20
5. Trường phái hội nhập trong quản trị
5.1/ Hoàn cảnh ra đời
Chúng ta đã đi qua bốn cách nhìn về quản trị:
Quan điểm của người đốc công và giám sát
Nhà quản trị với tư cách là người phát triển các mô hình định lượng để hỗ trợ việc đưa ra các quyết định tối ưu
Tầm quan trọng của việc hiểu rõ hành vi tổ chức đối với một nhà quản trị Mỗi nguyên tắc đều có giá trị của nó, nhưng không có cách tiếp cận nào đúng cho mọi trường hợp. Các nghiên cứu trong quá khứ thường được tổng hợp lại trong các tác phẩm sau đó. Mối quan tâm đến việc phát triển một khuôn khổ thống nhất đối với quản trị bắt đầu xuất hiện từ đầu thập niên 60. Công trình nghiên cứu của các nhóm và cá nhân nhằm cố gắng tổng hợp các lý thuyết cổ điển, lý thuyết hành vi, lý thuyết hệ thống và định lượng, sử dụng những tư tưởng tốt nhất của mỗi trường phái. Những tư tưởng này tạo thành trường phái tích hợp hay còn gọi là trường phái hội nhập.
5.2/ Nội dung
5.2.1) Phương pháp quản trị quá trình
Thực chất cách tiếp cận này đã được đề cập từ đầu thế kỉ 20 qua tư tưởng của Henry Fayol, nhưng thực sự chỉ phát triển mạnh từ năm 1960 do công của Harold Koontz và các đồng sự. Tư tưởng này cho rằng quản trị là một quá trình liên tục của các chức năng quản trị bao gồm: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
Error! • Xác định phải thực hiện cái gì • Thực hiện như thế nào • Ai thực hiện • Kiểm soát các hoạt động để đảm bảo rằng chúng đang được thực hiện như kế hoạch đã định • Xây dựng các mục tiêu • Xây dựng chiến lược • Phát triển các kế hoạch nhanh để kết hợp các hoạt động • Chỉ đạo và động viên tất cả các bên tham gia • Gỉai quyết các xung đột T Tổổcchhứứcc LLããnnhh đđạạoo KKiiểểmmssooáátt H Hooạạcchh đ địịnnhh
Chức năng hoạch định chính là quá trình xác định mục tiêu, xây dựng một chiến lược để thực hiện các mục tiêu đó và phát triển các kế hoạch để kết hợp và phối hợp các hoạt động với nhau.
Chức năng tổ chức bao gồm quá trình xác định những nhiệm vụ phải thực hiện, người thực hiện các nhiệm vụ đó, cách thức phân nhóm các nhiệm vụ, ai sẽ phải báo cáo cho ai và cấp nào sẽ được ra quyết định.
Chức năng lãnh đạo: khi các quản trị viên khích lệ các nhân viên cấp dưới của mình, tạo ảnh hưởng đến từng cá nhân hay tập thể lúc họ làm việc, lựa chọn kênh thông tin hiệu quả nhất hay giải quyết các vấn đề liên quan đến hành vi của nhân viên thì các nhà quản trị đang thực hiện chức năng lãnh đạo.
Chức năng kiểm soát:. Sau khi các mục tiêu được xác lập, các kế hoạch được hoạch định (chức năng hoạch định), cơ cấu tổ chức được xác định (chức năng tổ chức) và nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và khuyến khích (chức năng lảnh đạo) thì sai sót vẫn có thể xuất hiện. Để đảm bảo cho mọi thứ diễn ra một cách đúng đắn, các nhà quản trị phải giám sát và đánh giá kết quả công việc. Kết quả thực tế phải được so sánh với những mục tiêu đã xác lập trước đó. Nếu có dấu hiệu sai khác nào, thì công việc của nhà quản trị lúc này là đưa ra các hoạt động về đúng quỹ đạo của chúng. Quá trình giám sát, so sánh và hiệu chỉnh là nội dung của chức năng kiểm soát.
Trên thực tế công việc quản trị không đơn giản và dễ dàng như những khái niệm về chức năng của nhà quản trị gợi ra. Các giai đoạn hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát không hề tách bạch nhau ra một cách đơn giản. Các nhà quản trị thường cùng một lúc vừa phải lên kế hoạch, vừa tổ chức, vừa lãnh đạo và vừa kiểm soát và đôi khi cách thực hiện chức năng này không tuân theo trình tự đã đề cập. Do vậy để mô tả được các chức năng quản trị một cách thực tế thì cần xem xét nó dưới góc độ một quá trình. Quá trình quản trị là một chuỗi các quyết định và các hoạt động liên tục mà nhà quản trị tạo ra khi hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. Điều đó có nghĩa là khi các nhà quản trị thực hiện công việc của mình thì công việc của họ được tiến hành một cách liên tục và nối tiếp nhau.
5.2.2) Phương pháp tình huống ngẫu nhiên
Phương pháp tiếp cận tiếp theo trong việc thống nhất các tư tưởng khác nhau được hình thành trong suốt thế kỉ 19 cũng quan trọng không kém là phương pháp tiếp cận tính huống. Phương pháp này cho rằng quản trị, cũng giống như cuộc sống, không dựa vào các nguyên tắc được đơn giản hóa. Chủ trương cho rằng quản trị hữu hiệu là căn cứ vào tình huống cụ thể để vận dụng phối hợp các lý thuyết đã có từ trước
Lý thuyết cổ điển và tâm lý xã hội đều chủ trương năng suất lao động là chìa khóa để đạt hiệu quả quản trị
Nhóm định lượng trái lại cho rằng việc ra quyết định đúng đắn là chìa khóa này
Fiedler là tác giả đại diện cho phương pháp tình huống quản trị, còn gọi là phương pháp theo điều kiện ngẫu nhiên, cho rằng cần phải kết hợp giữa các lý thuyết quản trị trên đây với việc vận dụng thực tiễn, cụ thể là các tình huống quản trị.
Những tình huống khác nhau và đang thay đổi buộc các nhà quản trị phải sử dụng những kỹ năng và cách tiếp cận khác nhau. Việc quản lý một doanh nghiệp mới được thành lập đòi hỏi nhà quản trị phải có những hành động và quyết định khác hẳn với việc quản lý một phòng ban làm việc theo nhóm trong một tập đoàn lớn. Tiếp cận theo tình huống nhấn mạnh một thực tế là các tổ chức phải đối mặt với những tình huống khác nhau và do đó các nhà quản trị cần phải có những cách quản trị khác nhau. Các nhà quản trị cần phải nỗ lực tìm hiểu tình huống tiềm ẩn mà họ đang phải đối mặt trước khi quyết định cách thức tốt nhất để làm việc với và thông qua người khác khi họ phối hợp các hoạt động.
Phương pháp ngẫu nhiên muốn kết hợp vào thực tế bằng một cách hội nhập những nguyên tắc quản trị vào trong khuôn khổ hoàn cảnh. Nó được xây dựng trên luận đề “nếu có X thì tất có Y nhưng phụ thuộc vào điều kiện Z”, như vậy điều kiện Z là những biến số ngẫu nhiên. Những cố gắng gần đây của phương pháp tình
huống ngẫu nhiên này là tìm cách cách ly biến số Z, thay bằng những yếu tố quyết định khác của hoàn cảnh.
Phương pháp tình huống ngẫu nhiên được cho hợp lý theo trực giác, vì các tổ chức khác biệt nhau về kích thước, mục tiêu, nhiệm vụ, nên khó có thể có những nguyên lý chung áp dụng một cách khái quát. Các nhà nghiên cứu để xác định được các biến tình huống đó. Có hơn 100 các biến khác nhau đã được xác định, nhưng bốn biến dưới đây là những biến số thường gặp nhất và có thể giúp ta có ý tưởng về ý nghĩa của thuật ngữ biến tình huống.
Quy mô của tổ chức: Số lượng thành viên của tổ chức là một yếu tố ành hường chính đến những gì mà nhà quản trị phải làm. Khi quy mô càng lớn thì vấn đề phối hợp càng khó khăn.
Công nghệ: Để đạt được mục đích của mình, một tổ chức phải sử dụng công nghệ, tức là, nó tham gia vào quá trình chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Các loại công nghệ khác nhau sẽ đòi hỏi các cơ cấu tổ chức, phong cách lãnh đạo và hệ thống kiểm soát khác nhau.
Sự bất trắc của môi trường: Mức độ bất ổn định do những thay đổi về chính trị, khoa học kỹ thuật, văn hóa xã hội và kinh tế gây ra cũng ành hưởng đến quá trình quản trị.
Sự khác biệt giữa các cá nhân: Mỗi cá nhân khác nhau về nhu cầu phát triển, tính tự chủ, mức độ chấp nhận sự mơ hồ và kỳ vọng. Những khác biệt này và những khác biệt cá nhân khác sẽ đặc biệt quan trọng khi các nhà quản trị chọn cho mình các kỹ thuật động viên, phong cách lãnh đạo và thiết kế công việc
Giá trị cốt lõi của phương pháp tiếp cận theo tình huống là nó nhấn mạnh quan điểm không có một nguyên tắc đơn giản hoặc nguyên tắc chung nào cho tất cả các nhà quản trị để thức hiện các công việc của họ. Thay vào đó, công việc của một nhà quản trị tùy thuộc vào những tình huống thay đổi và khác nhau, và các hành động của các nhà quản trị chỉ thực sự phù hợp với tình huống do chính họ nhận ra.
Phương pháp này đã có ảnh hưởng trong những năm gần đây trong việc thay thế các nguyên tắc đã đơn giản của quản trị đã được giới thiệu bởi các học giả quản trị trước đó.