công ty
- Công tác thu mua: Công ty phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu về mặt chất lượng, quy cách, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu. Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng gồm nhiều chủng loại khác nhau và giá cả thị trường luôn biến động nên công ty phải thường xuyên đánh giá công tác thu mua, các rủi ro co thể phát sinh trong quá trình thu mua và hiệu quả của việc sử dụng vật liệu thay thế.
- Công tác dự trữ: Giá cả thị trường luôn biến động, việc đó dẫn đến các nhà cung cấp thường xuyên không đáp ứng đúng yêu cầu thỏa thuận có thể dẫn đến tình trạng thiếu vật tư ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, hoặc do việc dự trữ quá nhiều dẫn đến việc tôn đọng vốn vào lượng nguyên vật liệu chưa cần sử dụng đến. Do đó công ty cần lập kế hoạch dự trữ vật tư một cách chính xác tránh việc để thiếu hoặc ứ đọng vật tư đều ảnh hưởng không tốt đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh ngiệp. Công ty nên có các hợp đồng dài hạn với các nhà cung cấp vật liệu uy tín để đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào luôn được đáp ứng đầy đủ cả khi thị trường khan hiếm.
- Công tác bảo quản: Để tránh tình trạng hư hỏng, mất mát trong quá trình bảo quản công ty phải làm tốt công tác bảo quản theo từng kho, quy trách nhiệm cụ thể đối với từng cá nhân để họ có trách nhiệm với công việc đồng thời cũng phải luôn bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kho.
Mặt khác, để quản lý tốt NVL thì Công ty cần quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng đối tượng, chủng loại NVL cụ thể. Mặc dù công ty hiện nay đã phân chia nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ… nhưng danh mục của những loại này là rất nhiều mà công ty lại chưa có bảng danh điểm vật liệu vì vậy chưa kiểm soát được từng loại NVL, không khái quát được rõ từng loại vật liệu đã được phân chia theo từng nội dung kinh tế : NVL chính, NVL phụ….Chỉ là một loạt ký hiệu của NVL, trong khi NVL của Công ty có rất
nhiều loại với quy cách, kích cỡ, nội dung kinh tế cũng như công dụng khác nhau trong sản xuất với tính năng lý khác nhau. Do đó, sổ danh điểm vật liệu của Công ty xây dựng cần thể hiện được nội dung kinh tế cũng như công dụng của của từng thứ NVL cụ thể, làm cho việc quản lý NVL thật khoa học và hiệu quả. Có thể theo mẫu:
Biểu số 20: Sổ danh điểm vật liệu
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên nguyên
vật liệu Đơn vị tính Nhóm vật liệu Số danh điểm Nguyên vật liệu chính 1521.01 1521.02 1521.03 … Sắt thép Tôn … Kg Kg Kg Nguyên vật liệu phụ 1522.01 1522.02 … Que hàn Bulông … Kg Cái Nhiên liệu 1523.01 1523.02 … Dầu diezen Xăng … Lít Lít Phụ tùng thay thế 1524.01 1524.02 … Pit-tong Xilanh … Chiếc Chiếc
Đồng thời công ty cũng cần thực hiện chế độ dự phòng và kế toán giảm giá nguyên vật liệu
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán đơn vị cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng như nguyên vật liệu vào cuối kỳ. Đây có
thể coi như bằng chứng đáng tin cậy về giá trị thuần có thể thực hiện được của niên độ kế toán tiếp theo.
Cuối niên độ kế toán nếu đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Dự phòng được lập dựa trên cơ sở chênh lệch giá gốc và giá trị thuần nguyên vật liệu có thể thực hiện được.
Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập như sau : Mức DP lập cho SL hàng tồn x Mức chênh lệch giảm niên độ N = kho mỗi loại giá của mỗi loại bị giảm giá
Cuối niên độ sau tính mức dự phòng cần lập, nếu: - Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập bổ sung thêm :
Số dự phòng lập bổ sung được định khoản như sau: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phong giảm giá hàng tồn kho
- Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau nhỏ hơn mức đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng.
Số dự phòng được hoàn nhập
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán
- Nếu không chênh lệch đơn vị không phải trích lập hay hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào giá vồn hàng bán.
Để thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nguyên vật liệu đơn vị phải bổ sung TK159 ‘Dự phòng giảm giá hàng tồn kho’. Kết cấu tài khoản này như sau :
Bên Nợ : Hoàn nhập số dự phòng giảm giá hàng tồn kho, NVL Bên Có : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, NVL
Dư Có : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, NVL đã trích lập Trình tự kế toán được thể hiện qua sơ dồ sau :
Sơ đồ 7 : Sơ đồ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Ngoài ra công ty cũng cần có chính sách phân bổ chi phí nhiên liệu hợp lý: Trong trường hợp thi công một lúc nhiều con tàu như công ty, việc điều chuyển xe, máy thi công giữa các nhà máy có khả năng xảy ra và đôi khi cũng cần thiết. Mặt khác, trong công nghiệp đóng tàu và nhất là trong đơn vị thi công cơ giới thì chi phí nhiên liệu là khá lớn, do đó trong trường hợp cùng một tháng những xe, máy nào cùng thực hiện thi công nhiều con tàu, công ty nên tiến hành phân bổ chi phí nhiên liệu đối với những xe, máy đó nhằm phản ánh đúng chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm. Việc phân bổ trên là hoàn toàn có thể phân bổ được.
Phòng kế toán nên yêu cầu thủ kho lập bảng kê vật liệu tồn kho cuối mỗi tháng ở những phân xưởng (kiểm kê thực tế tại từng phân xưởng) so sánh với bảng tổng hợp xuất nhập tồn của kế toán nguyên vật liệu để có căn cứ phản ánh chính xác hơn chi phí nguyên vật liệu thực tế phát sinh cũng như quản lý được chi tiết từng loại vật liệu thực tế cuối kỳ để lập kế hoạch thu mua cho kỳ sau. Bảng kê nguyên vật liệu cuối kỳ còn lại có thể được lập theo biểu sau:
Biểu số 21 : Bảng kê nguyên vật liệu tồn cuối kỳ Công ty Cổ phần CNTT Hoàng Anh 03
TT Thịnh Long – Hải Hậu – Nam Định
57 Lập dự phòng giảm
giá
TK632 TK159
BẢNG KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN CUỐI KỲ Ngày 31 tháng 10 năm 2007
STT Tên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Tôn tấm 10 ly Kg 22.000 9.075 199.650.000 2 Tôn tấm 7 ly Kg 4.000 7.200 28.800.000 … … … … 20 Oxy Chai 580 38.000 22.040.000 … … … … Tổng cộng 1.582.074.45 0
Để lập bảng kê cần thiết tiến hành kiểm kê khối lượng vật liệu còn lại chưa sử dụng cuối kỳ tại nhà máy. Chú ý đối với cột đơn giá: ghi đơn giá của từng thứ vật liệu, cột đơn giá và thành tiền do kế toán trưởng ở phòng tài chính kế toán xác định (trên bảng kê trên là lấy giá nguyên vật liệu cuối kỳ từ phần mềm).
- Giá xuất kho nguyên vật liệu của công ty hiện nay đang sử dụng là giá bình quân gia quyền cuối tháng nên đến cuối tháng mới tính được giá xuất nguyên vật liệu. Mặc dù vậy, trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ. Vì vậy công việc đến cuối tháng sẽ bị dồn lại nên theo em thay vì sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng thì doanh nghiệp nên tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Việc tính giá này sẽ tận dụng được ưu điểm là giá vật tư xuất kho được tính cập nhật với những biến động mới nhất của giá nhập kho hơn so với phương pháp cũ mà kế toán vẫn biết được thông tin về giá trị xuất kho từng thời điểm.
- Việc sắp xếp bảo quản lưu trữ chứng từ cần khoa học hơn để có thể dễ kiểm tra, dễ đối chiếu.
- Chú trọng hơn nữa đến các báo cáo quản trị để người quản lý có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính của công ty nói chung và tình hình thực tế nguyên vật liệu nói riêng.
- Phần mềm kế toán hiện nay của công ty đang sử dụng là phần mềm VISOFT ACCOUNTING 2004. Phần mêm này hiện nay còn nhiều phần chưa được cập nhật so với những thay đổi về chuẩn mực kế toán hiện hành. Công ty nên lựa chọn những phần mềm kế toán mới đã được nâng cấp cho phù hợp với chuẩn mực hiện tại.
- Công ty nên tạo điều kiện để các nhân viên kế toán được nâng cao trình độ và tiếp cận với những thay đổi để phù hợp với quy định và loại hình doanh nghiệp.