Học thuyết công bằng phát biểu rằng người lao động so sánh những gì họ bỏ vào một công việc ( đầu vào) với những gì họ nhận được từ công việc ( đầu ra) và sau đó đối chiếu tỷ suất đầu vào – đầu ra của họ với tỷ suất đầu vào – đầu ra của những người khác. Nếu tỷ suất của họ là ngang bằng với tỷ suất của những người khác, thì người ta cho rằng đang tồn tại một tình trạng công bằng. Nếu như tỷ suất này là không ngang bằng, thì họ cho rằng đang tồn tại một tình trạng bất công. Khi tồn tại những điều kiện bất công, các nhân viên sẽ nổ lực để hiệu chính chúng.
Học thuyết công bằng cũng ngụ ý rằng khi các nhân viên hình dung ra sự bất công, họ có thể có một hoặc một số trong năm khả năng lựa chọn sau đây:
- Làm méo mó các đầu vào hay đầu ta của chính bản thân mình hay của những người khác.
- Cư xử theo một cách nào đó để làm cho người khác thay đổi các đầu vào hay đầu ra của họ.
- Cư xử theo một cách nào đó để làm thay đổi các đầu vào hay đầu ra của chính bản thân họ
- Chọn một tiêu chí đối chiếu khác để so sánh - Bỏ việc
Học thuyết công bằng thừa nhận rằng các cá nhân không chỉ quan tâm đến khối lượng phần thưởng tuyệt đối mà họ nhận được cho nỗ lực của mình, mà còn tới cả mối quan hệ giữa khối lượng đố với những gì người khác nhận được. Các đầu vào, như nỗ lực, kinh nghiệm, trình độ giáo dục và tài năng được đêm so sánh với những đầu ra như, mức lượng, khả năng thăng tiến, sự công nhận và các yếu tố khác. Khi mọi người nhận thức có sự chênh lệch trong tỷ suất đầu vào – đầu ra của họ so với những người khác, nhất định sẽ có sự căng thẳng. Sự căng thẳng này tạo cơ sở cho động lực, khi mà mọi người phấn đấu để giành được cái mà họ coi là công bằng và thỏa đáng.
Động lực của nhân viên chịu ảnh hưởng lớn của những phần thưởng tương đối cũng như phần thưởng tuyệt đối. Khi các nhân viên nhận thức được một sự bất công, họ sẽ có những hành động để điều chỉnh tình hình này. Kết quả có thể là năng suất cao hơn hoặc thấp hơn, chất lượng tốt hơn hay giảm đi, mức độ vắng mặt tăng lên hoặc thôi việc tự nguyện.
Tuy nhiên học thuyết này còn một số hạn chế như:
- Chưa làm sáng tỏ một số vấn đề. Chẳng hạn thế nào họ xác định được đầu ra, đầu vào ? Làm thế nào họ có thể kết hợp và so sánh đầu vào, ra của mình và người khác để kết luận ? Khi nào và làm thế nào các yếu tố thay đổi qua thời gian.
- Sự công bằng hay bất công chỉ có tính chất tương đối và phụ thuộc vào nhận thức củtừng cá nhân và mối quan hệ của cá nhân với nhóm và tổ chức.