4.1.4.1 Quy trình L/C xuất khẩu
Quy trình nghiệp vụ bắt đầu khi IVB Cần Thơ nhận được L/C hay tu chỉnh L/C: (i) Từ bảng SWIFT, thanh toán viên của chi nhánh sẽ kiểm tra tính xác thực của L/C được gửi từ Hội sở IVB; (ii) Sau khi kiểm tra L/C, thanh toán viên lập thông báo gửi khách hàng. Thư thông báo L/C hoặc tu chỉnh L/C được lập thành 02 bản, một bản lưu hồ sơ, một bản giao khách hàng cùng với L/C gốc hoặc tu chỉnh L/C gốc và yêu cầu khách hàng xác nhận vào bản lưu của IVB Cần Thơ; (iii) Khi nhận được thư yêu cầu thanh toán kèm chứng từ do khách hàng xuất trình cùng bản gốc L/C và các bản gốc các tu chỉnh liên quan (nếu có), thanh toán viên phải kiểm tra và ký nhận số lượng và loại chứng từ nếu đủ và đúng theo yêu cầu thanh toán và L/C qui định; nếu không thì thông báo cho khách hàng biết để bổ sung. Kiểm tra chứng từ theo UCP của Phòng Thương mại quốc tế; đưa ra ý kiến về BCT hợp lệ hay bất hợp lệ và thông báo cho khách hàng (nếu có sai sót cần chỉnh sửa) trước khi lập thư đòi tiền NH nước ngoài; (iv) Lập Covering Letter gởi chứng từ đến ngân hàng được chỉ định và đòi tiền theo qui định của L/C. Nếu quá 7 ngày kể từ ngày gửi chứng từ mà không nhận được báo Có, thanh toán viên phải điện nhắc hoặc yêu cầu NH nước ngoài về việc trả tiền, chấp nhận trả tiền hay thời hạn trả tiền; (v) Tiến hành hạch toán theo quy định và kết thúc quy trình L/C xuất khẩu.
Nguồn: Phòng Thanh toán quốc tế IVB Cần Thơ, 2013
Hình 4.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng xuất khẩu của IVB Cần Thơ Hợp
lệ
Bất hợp lệ Nhận và kiểm tra tính xác thực của L/C
Thông báo L/C cho nhà XK
Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
Gởi chứng từ và đòi tiền NH nước ngoài
Hạch toán
4.1.4.2 Quy trình L/C nhập khẩu
IVB Cần Thơ nhận đơn xin mở L/C của nhà nhập khẩu: (i) Căn cứ vào đơn và hợp đồng ngoại thương thanh toán viên kiểm tra tính pháp lý và sự phù hợp; (ii) Thanh toán viên của IVB Cần Thơ sau khi kiểm tra sẽ gửi phòng tín dụng để xem xét nguồn vốn (bằng vốn vay hay vốn tự có) và khả năng thanh toán của khách hàng để quyết định mức ký quỹ hợp lý. Điều này sẽ do phòng tín dụng đề xuất và lãnh đạo duyệt; (iii) Nếu hợp lý, thanh toán viên lập hồ sơ mở L/C và gửi đến NH thông báo L/C. Thông báo cho khách hàng nếu có sai sót và yêu cầu chỉnh sửa; (iv) Sau khi nhận bộ chứng từ được gửi từ NH nước ngoài, thanh toán viên kiểm tra số lượng và loại chứng từ có đủ và đúng theo Covering Letter của NH nước ngoài và theo L/C đã quy định không. Đóng dấu ngày nhận chứng từ và ký nhận. Kiểm tra sự phù hợp của BCT với quy định trong L/C, kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau. Thông báo cho Phòng Tín dụng biết bộ chứng từ hoàn hảo hay có bất hợp lệ và ngày chậm nhất phải thanh toán; (v) Giao chứng từ và thanh toán: Trường hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện: thanh toán khi nhận được điện đòi từ NH nước ngoài xác nhận BCT phù hợp. Tiến hành kiểm tra lại BCT nhận được, nếu có sai sót thì báo cho khách hàng biết và yêu cầu trả lời trong vòng 3 ngày. Nếu khách hàng không chấp nhận thanh toán thì điện báo cho NH đòi tiền biết. Nếu chấp nhận thì tiến hành hạch toán thanh toán tiền hàng. Trường hợp L/C quy định đòi tiền bằng chứng từ: tương tự trường hợp trên nhưng chỉ thanh toán khi đã kiểm tra BCT phù hợp. Trường hợp L/C trả chậm: sau khi kiểm tra chứng từ, nếu chứng từ phù hợp với các điều khoản L/C, thông báo cho khách hàng biết để ký chấp nhận thanh toán và lập điện báo chấp nhận hối phiếu gởi ngân hàng gởi chứng từ. Trường hợp khách hàng yêu cầu IVB Cần Thơ phát hành bảo lãnh nhận hàng, ký hậu vận đơn để nhận hàng: thanh toán viên phải yêu cầu khách hàng gởi văn bản và cam kết trả tiền kể cả khi BCT không phù hợp cùng với Giấy cam kết trả nợ hay Giấy cam kết nhận nợ vay; (vi) Sau đó giao BCT cho khách hàng để nhận hàng. Kết thúc quy trình L/C nhập khẩu.
Nguồn: Phòng Thanh toán quốc tế IVB Cần Thơ, 2013
Hình 4.3 Quy trình thanh toán tín dụng thư nhập khẩu của IVB Cần Thơ