4.1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Nhân sự của ngân hàng Indovina có khoảng 30 cán bộ với cơ cấu tổ chức chặt chẽ: Ban giám đốc, 5 Phòng nghiệp vụ và 1 Phòng giao dịch. Chính sự kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban đã tạo được hiệu quả xử lý cao cho khách hàng, đồng thời mang lại sự thành công cho ngân hàng.
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự IVB Cần Thơ, 2013
Hình 4.1 Cơ cấu tổ chức của IVB Cần Thơ
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TÍN DỤNG & TIẾP THỊ PHÒNG DICH VỤ KHÁCH HÀNG PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG GIAO DỊCH HƯNG LỢI BỘ PHẬN QUẢN LÝ TÍN DỤNG
4.1.3.2 Chức năng và nhiệm của các phòng ban5
Giám đốc: là người đứng đầu chi nhánh, đại diện cho chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc (BTGĐ) IVB điều hành mọi hoạt động của chi nhánh. Giám đốc chi nhánh có quyền hạn và nhiệm vụ sau: (i) Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm cá nhân trước BTGĐ về mọi mặt công tác của chi nhánh; quyết định chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện nhiệm vụ của chi nhánh; (ii) Thừa lệnh hoặc thừa ủy quyền của BTGĐ các văn bản; phê duyệt tín dụng, các giao dịch khác,…theo thẩm quyền được quy định trong Quy định về thẩm quyền và ủy quyền thực hiện các nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh IVB và các quy định khác do BTGĐ IVB ban hành và Quy định về thẩm quyền và ủy quyền thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu tại chi nhánh IVB do Hội đồng quản trị ban hành; (iii) Trực tiếp chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của chi nhánh IVB theo đúng pháp luật, điều lệ và các quy chế, quy định của IVB; (iv) Tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh phù hợp với mục tiêu hoạt của IVB; (v) Được quyền giải quyết các công việc theo quy định, theo lệnh hoặc theo ủy quyền của BTGĐ IVB, chịu trách nhiệm trước pháp luật và BTGĐ IVB về các quyết định của mình; (vi) Trực tiếp chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý theo quy định những vi phạm về hoạt động tiền tệ, tín dụng, thanh toán tại chi nhánh; tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm về công tác kiểm tra nội bộ hoạt động của chi nhánh; (vii) Tổ chức, quản lý, theo dõi và sử dụng an toàn các nguồn vốn , tài sản chi nhánh; tổ chức hạch toán kế toán theo đúng quy định của Nhà nước và IVB; (viii) Tổ chức thực hiện đầy đủ các quy định về hệ thống thông tin quản lý rủi ro, báo cáo về hoạt động của chi nhánh theo quy định nội bộ của IVB; (ix) Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ; đào tạo, bố trí, phân công, nhận xét đánh giá, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ nhân viên thuộc biên chế chi nhánh IVB, trừ những cán bộ chức danh thuộc BTGĐ IVB quản lý; (x) Ký quyết định tuyển dụng, hợp đồng tuyển dụng lao động cán bộ, nhân viên sau khi được BTGĐ thông báo chấp thuận; cử cán bộ, nhân viên đi học trong và ngoài nước theo chế độ đào tạo của IVB; (xi) Được BTGĐ ủy quyền ký các hợp đồng sau: Hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản, bảo lãnh sau khi đã được phê duyệt theo thẩm quyền được quy định trong quy định về thẩm quyền, ủy quyền thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh IVB do BTGĐ ban hành. Hợp đồng mua sắm tài sản theo thẩm quyền được quy định trong quy định về chi tiêu, mua sắm tài sản cố định, công cụ lao động, vật liệu do BTGĐ ban hành. Các hợp đồng khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của IVB theo quy định hiện hành của IVB; (xii) Đại diện cho IVB làm việc
với các cơ quan hữu quan tại địa bàn hoạt động và các khách hàng khi đến làm việc có liên quan đến IVB (trừ trường hợp đặc biệt có ủy quyền của BTGĐ); (xiii) Thực hiện các nhiệm vụ và có thẩm quyền khác theo quy định của BTGĐ IVB.
Phó giám đốc: (i) Giúp Giám đốc chi nhánh chỉ đạo điều hành một số lĩnh vực công tác của chi nhánh do Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả công tác được phân công; tham gia ý kiến với Giám đốc trong việc thực hiện các mặt công tác của chi nhánh, đảm bảo chi nhánh hoạt động theo đúng quy trình, quy chế, quy định của IVB; (ii) Khi Giám đốc đi vắng (trường hợp Giám đốc vắng mặt từ 02 ngày trở lên phải có văn bản ủy quyền), Phó Giám đốc được thay mặt Giám đốc giải quyết công việc chung của chi nhánh, phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về các công việc đã giải quyết và phải báo cáo lại Giám đốc về những công việc đã giải quyết trong thời gian được ủy quyền; (iii) Thừa ủy quyền BTGĐ, Giám đốc chi nhánh, ký các văn bản, phê duyệt các giao dịch trên các chứng từ kế toán và trên hệ thống phần mềm máy tính theo thẩm quyền được BTGĐ, Giám đốc chi nhánh giao; (iv) Thực hiện các nhiệm vụ và có các thẩm quyền khác theo quy định của BTGĐ IVB.
Phòng tín dụng và tiếp thị: Bộ phận chủ lực tạo ra doanh thu và lợi nhuận cho ngân hàng, chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này bao gồm: (i) Lập và thực hiện kế hoạch tiếp thị, tìm kiếm và phát triển cơ sở khách hàng vay, mở tài khoản tại chi nhánh; (ii) Tiếp nhận yêu cầu cấp tín dụng từ khách hàng, tiến hành thẩm định tín dụng khách hàng, thẩm định giá trị tài sản bảo đảm; lập tờ trình tín dụng và đề xuất tín dụng cho người có thẩm quyền phê duyệt; (iii) Thường xuyên theo dõi việc sử dụng vốn vay, theo dõi và cập nhật tình hình tài chính của khách hàng vay vốn tại chi nhánh; kịp thời báo cáo giám đốc chi nhánh về việc khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích, khách hàng gặp khó khăn về tài chính.
Bộ phận quản lý tín dụng: (i) Soạn thảo và đệ trình người có thẩm quyền ký hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lành, hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản với khách hàng; (ii) Tiến hành thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố tài sản, thực hiện việc đăng ký giao dịch đảm bảo tài sản cầm cố, thế chấp với cơ quan đăng ký giao dịch bảo đảm; (iii) Lập thủ tục giải ngân tiền vay cho khách hàng theo hợp đồng tín dụng đã ký kết, theo dõi thu nợ gốc, lãi khi đến hạn; (iv) Quản lý, lưu trữ hồ sơ tín dụng theo quy định; (v) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê theo quy định của NHNN và của IVB.
Phòng dich vụ khách hàng: gồm 2 bộ phận:
+ Bộ phận thanh toán quốc tế: (i) Thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế về tín dụng chứng từ, nhờ thu và chuyển tiền theo chính sách quản lý ngoại hối của Nhà nước; (ii) Thực hiện các giao dịch mua bán ngoại tệ đối với khách hàng.
+ Bộ phận ngân quỹ: (i) Mở tài khoản và thực hiện các giao dịch với tất cả các khách hàng là tổ chức và cá nhân trong nước và nước ngoài bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ; (ii) Thực hiện thu – chi tiền mặt; cấp phát, lưu hành và trợ giúp sử dụng thẻ ATM đối với khách hàng có quan hệ tài khoản tại chi nhánh; quản lý nghiệp vụ bằng động Việt Nam, ngoại tệ và các giấy tờ có giá tại chi nhánh; (iii) Thực hiện chức năng huy động vốn; (iv) Thanh toán séc, thực hiện đổi séc du lịch, ứng tiền mặt thẻ tín dụng quốc tế; (v) Thực hiện chuyển tiền đến, chuyển tiền đi trong nước, phối hợp với phòng kế toán chi nhánh thực hiện việc chuyển tiền điện tử liên ngân hàng thông qua hệ thống thanh toán của NHNN bằng động Việt Nam và ngoại tệ; (vi) Thực hiện hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các nghiệp vụ ngân quỹ tại chi nhánh; (vii) Sắp xếp, lưu giữ, bảo quản các chứng từ kế toán liên quan đến nghiệp vụ của phòng ngân quỹ chi nhánh trong thời hạn lưu trữ do Nhà nước quy định; (viii) Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán, thống kê liên quan đến hoạt động của phòng ngân quỹ chi nhánh theo quy định hiện hành của Nhà nước và của NHNN.
Phòng kế toán: (i) Thực hiện công tác hạch toán, kế toán, quản lý, theo dõi và phản ánh tình hình hoạt động, chi phí, các loại vốn, tài sản bảo quản tại chi nhánh; (ii) Phối hợp với phòng ngân quỹ chi nhánh thực hiện việc chuyển tiền điện tử liên ngân hàng thông qua hệ thống thanh toán của NHNN bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ; (iii) Đối chiếu số dư tài khoản của chi nhánh tại các ngân hàng đại lý; số dư tài khoản liên chi nhánh.
Phòng hành chính nhân sự: (i) Thực hiện công tác quản trị, hậu cần phục vụ công tác và đời sống của cán bộ, nhân viên chi nhánh; (ii) Làm các công việc về hành chính của chi nhánh; (iii) Làm các công việc về quản lý nhân sự của chi nhánh theo phạm vi được giám đốc chi nhánh giao.
Phòng giao dịch Hưng Lợi: có chức năng, nhiệm vụ tương tự như chi nhánh IVB nhưng thực hiện chủ yếu là nghiệp vụ huy động vốn.