Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh,các đơn đặt hàng, hợp đồng, phòng mua sẽ lập kế hoạch mua vật tư, sau đó trình giám đốc duyệt rồi cử người đi mua. Theo quy định tất cả các loại vật tư về đến công ty đều phải kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
Khi nguyên vật liệu về đến công ty, người nhận hàng mang hóa đơn GTGT của bên cung cấp vật tư lên phòng mua. Phòng mua xem xét, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn, nội dung ghi trong hóa đơn phù hợp với hợp đồng đã ký kết,… Tiếp đó, phòng mua cùng với thủ kho kiêm quản đốc lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, để kiểm nghiệm vật tư có đúng quy cách phẩm chất không. Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa chỉ lập khi hàng nhập với khối lượng lớn, hàng nhập thực tế phát sinh sai lệch so với chứng từ hoặc hợp đồng,… Nếu đúng quy cách phẩm chất thì tiến hành cho nhập kho.
Phiếu nhập kho do phòng mua lập. Nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ số lượng vật liệu nhập kho trong đơn vị, làm căn cứ để kiểm tra việc sử dụng, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người liên quan.
Phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh hàng được nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán. Tất cả các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa nhập kho đều phải lập phiếu nhập kho.
Phiếu này được lập làm 3 liên để luân chuyển, trong đó : + Liên 1 để lưu
+ Liên 3 : thủ kho ( kế toán luân chuyển ).
Thủ kho nhập kho số hàng, ghi số thực nhập, ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành ghi thẻ kho và cuối cùng chuyển phiếu nhập kho cho kế toán.
Kế toán nguyên vật liệu sau khi thu nhận chứng từ từ thủ kho, tiến hành kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân loại chứng từ thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết, sau đó bảo quản và chuyển vào lưu trữ .
Hàng ngày, căn cứ vào HĐ GTGT và phiếu nhập kho kế toán vào sổ nhật ký chung, từ sổ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 152 để theo dõi tổng hợp nguyên vật liệu.
Cụ thể, ngày 10/08/2013 ông Nguyễn Văn Nguyên của phòng vật tư đã lập kế hoạch mua nguyên vật liệu trình giám đốc ký duyệt. Trong ngày đã mua:
70 tấm ốp nhôm nhựa đơn giá chưa thuế 258.800đ/kg, 909 kg ống hộp mạ kẽm đơn giá chưa thuế 20.000, 100 kg sơn chống rỉ đơn giá chưa thuế 85.000đ/kg
của công ty TNHH XD&DV Tân Thành Đạt, chưa thanh toán cho người bán. Công ty đã nhập kho đủ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT của công ty TNHH XD&DV Tân Thành Đạt lập ngày 10/08/2013 thủ kho kiêm quản đốc (Anh Nhâm) và cán bộ phòng mua ( ông Nguyên ) kiểm tra số lượng thực nhập rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư ( biểu số 2.8 ) và lập phiếu nhập kho ( biểu số 2.1).
Từ HĐ GTGT số 0000113 ngày 10/08 ( biểu số 2.7 ) và phiếu nhập kho số 01 ngày 10/08 ( biểu số 2.1) kế toán vào sổ nhật ký chung ( biểu số 2.12 ), từ sổ nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 152 ( biểu số 2.13)
Biểu số 2. 6. Bản kế hoạch mua vật tư.
Công ty CP ĐT TM & PT TH Đài Bắc Địa chỉ : Văn Giang – Hưng Yên ĐT : 03213 932 222
KẾ HOẠCH MUA VẬT TƯ
Kính gửi : Giám đốc công ty cổ phần đầu tư và phát triển thương hiệu Đài Bắc Để phục vụ cho nhu cầu : phục vụ sản xuất.
Tôi : Nguyễn Văn Nguyên Bộ phận : phòng vật tư. Xin đề xuất trình giám đốc duyệt kế hoạch mua sắm các vật tư, hàng hóa sau :
STT Tên vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng ĐG Thành tiền Ghi chú 1 Tấm ốp nhôm nhựa Tấm 70 258.80 0 18.116.000 2 Ống hộp mạ kẽm Kg 909 20.000 18.180.000 3 Sơn chống rỉ Kg 100 50.000 5.000.000 Tổng cộng 45.425.600 Thủ kho ( ký, họ tên ) Người lập ( ký, họ tên )
Hưng Yên, ngày 10 tháng 08 năm 2013 Giám đốc
( ký, họ tên )
( Nguồn : kế hoạch mua vật tư tháng 08/2013
HÓA ĐƠN GTGT Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 10 tháng 08 năm 2013 Mẫu số :01GTKT3/001 Ký hiệu: TD/11P Số: 0000113 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH XD&DV Tân Thành Đạt
Địa chỉ : Long Hưng- Văn Giang – Hưng Yên Số tài khoản :
Điện thoại : MST : 0900264566 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Văn Nguyên
Tên đơn vị : Công ty cổ phần đầu tư thương mại và phát triển thương hiệu Đài Bắc Địa chỉ : Thôn Công Luận I- TT Văn Giang- Văn Giang - Hưng Yên
Số tài khoản :
Hình thức thanh toán : TM/CK MST : 0900 555 124
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=2x1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
1 Tấm ốp nhôm nhựa Tấm 70 258.800 18.116.000
2 Ống hộp mạ kẽm Kg 909 20.000 18.180.000
3 Sơn chống rỉ Kg 100 50.000 5.000.000
Cộng tiền hàng hóa dịch vụ 41.296.000 Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 4.129.600 Tổng cộng tiền thanh toán : 45.425.600 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi năm triệu bốn trăn hai mươi năm nghìn sáu trăm đồng chẵn. Người mua hàng ( Ký, họ tên ) Người bán hàng ( Ký, họ tên ) Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên )
( Nguồn : Hóa đơn GTGT mua hàng )
Biểu số 2. 8. Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, SP, hàng hóa.
Đơn vị : Công ty CP ĐT TM&PT thương hiệu Đài Bắc.
Mẫu số : 03 – VT
Theo QĐ số: 15/2006/ QĐ-BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006
Bộ phận : Phòng mua của Bộ trưởng BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 10 tháng 08 năm 2013
Căn cứ HĐ GTGT số 0000113 ngày 10 tháng 08 năm 2013 của công ty TNHH XD&DV Tân Thành Đạt
Ban kiểm nghiệm gồm :
Ông : Nguyễn Văn Nguyên Chức vụ : nhân viên Đại diện : phòng vật tư
Bà : Lê Văn Thuận Chức vụ : nhân viên Đại diện : Thủ kho kiêm quản đốc Đã kiểm nghiệm các loại :
STT Tên vật tư Mã số P.thức KN ĐVT SL theo CT Kết quả KN Ghi chú SL đúng QC SL không đúng QC
1 Tấm ốp nhôm nhựa Đo,Đếm Tấm 70 70
2 Ống hộp mạ kẽm Cân Kg 909 909
3 Sơn chống rỉ Cân Kg 100 100
Ý kiến của ban kiểm nghiệm : Đồng ý cho nhập kho. Đại diện kỹ thuật
( ký, họ tên )
Thủ kho ( ký, họ tên )
Trưởng ban ( ký, họ tên )
( Nguồn : Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, SP, hàng hóa )