*Chức năng
Nhằm mục tiêu đáp ứng nhu cầu của thị trường về vật liệu xây dựng. Các hoạt động kinh doanh của Công ty nhằm thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng về các loại hàng hóa mà Công ty được phép kinh doanh cũng như theo nhu cầu của thị trường nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cho xã hội,bảo toàn và phát triển vốn tạo ra lợi nhuận cho công ty, đóng góp cho ngân sách nhà nước và nâng cao, cải thiện đời sống xã hội.
Công ty CP xây dựng hạ tầng và đô thị Hoàng Thanhcó chức năng quan trọng trong mạng lưới phân phối các loại vật liệu xây dựng trên thị trường.
* Nhiệm vụ
Công ty có nhiệm vụ cung ứng các loại vật liệu xây dựng cho thị trường góp phần thúc đẩy sự phát triển của Công ty và của nền kinh tế nói chung.
Công ty CP xây dựng hạ tầng và đô thị Hoàng Thanhlà doanh nghiệp tư nhân nhưng trong lĩnh vực hoạt động thương mại doanh nghiệp luôn thực hiện nghiêm chỉnh những chỉ tiêu về chất lượng hàng hóa góp phần bình ổn giá cả và bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng.
Thực hiện nghiêm chỉnh về chế độ tài chính, kế toán do Nhà Nước ban hành, thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và bất thường cho các cơ quan chức năng được biết, tạo điều kiện cho Nhà Nước có thể tham gia can thiệp, điều tiết quản lý vĩ mô nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Thực hiện nghĩa vụ với Nhà Nước thong qua các chỉ tiêu doanh thu và nộp ngân sách, thuế, công tác xã hội.
2.1.3. Mạng lưới kinh doanh (quy trình công nghệ sản xuất)
Công ty CP xây dựng hạ tầng và đô thị Hoàng Thanhlà doanh nghiệp thương mại, đóng vai trò là nhà phân phối, là trung gian giữa sản xuất và tiêu dùng. Công ty chuyên cung cấp các loại gạch men, ốp, lát, trang trí phục vụ cho các công trình xây dựng.
Danh mục hàng bán của Công ty:
- Gạch lát nền: 30*30, 40*40, 50*50, 60*60... - Gạch ốp: 20*25, 25*40, ...
- Gạch chân tường: 12*50, 13*40, 40*90 - Gạch viền: 10*20
Công ty đã và đang mở rộng quy mô hoạt động giúp công ty lớn mạnh hơn, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Thị trường đầu vào của công ty chủ yếu trên địa bàn các tỉnh như: Vĩnh Phúc, Hải Dương...Đây là những nơi đã cung cấp nguồn hàng rẻ và chất lượng chính cho công ty như: Công ty Hoa Cương, Công ty Đại Việt, Công ty Tiền Phong, Công ty Gốm sứ Thanh Hà.
Thị trường đầu ra của công ty chủ yếu là trên các địa bàn như : Hưng Yên, Thái Bình, Hà Nam. Công ty đã ký được nhiều hợp đồng lớn cung cấp gạch cho các công trình của tỉnh, huyện, xã.
2.1.4.Đặc điểm về lao động và tổ chức bộ máy quản lý
2.1.4.1. Đặc điểm về lao động củaCông ty CP xây dựng hạ tầng và đô thị Hoàng Thanh
Qua biểu số liệu 2.1 ta thấy quy mô lao động của Công ty có tăng nhưng với mức thấp. TĐPTBQ 3 năm đạt 101,15%. Năm 2011 số lao động trực tiếp là 373 người chiếm tỷ trọng 86,54%, lao động gián tiếp là 58 người chiếm tỷ trọng 13,46%. Năm 2012 số lượng lao động trực tiếp tăng 8 người, tốc độ tăng
đạt mức 2,14%. Đến năm 2013 số lượng lao động trực tiếp tăng thêm 2 người so với năm 2012 tức tăng 0,52%. Trong 2 năm 2012 và 2013 số lao động gián tiếp của Công ty đều không thay đổi. Như vậy, số lượng lao động trực tiếp tăng và lao động gián tiếp không đổi là phù hợp với đặc điểm của ngành sản xuất nhưng số lượng lao động tăng mức rất nhỏ cho thấy Công ty chưa có kế hoạch mở rộng sản xuất.
Xét về trình độ chuyên môn: Số lượng lao động có trình độ đại học và trên đại học, trình độ cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp không thay đổi qua 3 năm và chiếm tỷ trọng thấp dưới 12%. Tỷ lệ lao động phổ thông chiếm tỷ lệ cao khoảng hơn 80% trong tổng số lao động. Tuy đặc điểm sản xuất của Công ty không quá phức tạp nên tỷ lệ lao động hiện tại là hợp lý, nhưng trong thời gian tới công ty nên chú trọng vào công tác đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý và phát triển của Công ty.
Sơ đồ 1.9: Cơ cấu lao động của Công ty Chỉ tiêu
Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 TĐPTLH (%) TĐPT
BQ (%) Số lượng TT (%) Số lượng TT (%) Số lượng TT (%) 2012/2011 2013/2012 1. Theo tính chất LĐ trực tiếp 373 86,54 381 86,79 383 86,85 102,14 100,52 101,33 LĐ gián tiếp 58 13,46 58 13,21 58 13,15 100 100 100 2. Theo trình độ ĐH,trên ĐH 20 4,64 20 4,56 20 4,54 100 100 100 Cao đẳng 1 0,23 1 0,23 1 0,23 100 100 100 TCCN 30 6,96 30 6,83 30 6,80 100 100 100 Phổ thông 380 88,17 388 88,38 390 88,44 102,11 100,52 101,31 3. Theo giới tính Nam 213 49,42 228 51,94 229 51,93 107,04 100,44 103,69 Nữ 218 50,58 212 48,29 212 48,07 97,25 100 98,61 Tổng LĐ 431 100 439 100 441 100 101,86 100,46 101,15
(Nguồn phòng tổ chức hành chính)
Xét theo giới tính: Trong tổng số 431 lao động năm 2011 có 213 lao động nam chiếm tỷ trọng 49,42%, năm 2012 số lao động nam là 228 ngườichiếm tỷ trọng 51,94%, năm 2013 số lao động nam là 229 người chiếm tỷ trọng 51.93%. Qua đây ta thấy số lượng lao động nam nữ không chênh lệch nhau quá lớn hay cơ cấu lao động của công ty theo giới tính là khá đồng đều nguyên nhân là do đặc điểm của ngành sản xuất vừa có việc nặng phù hợp với nam như điều khiển máy móc, vận chuyển, bốc xếp..., công việc nhẹ phù hợp với nữ là ghi chép các hoạt động nhập, xuất.
2.1.4.2. Tổ chức bộ máy quản lý .
Hiện nay chi nhánh của công ty có đội ngũ cán bộ, nhân viên có tri thức, có kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm và nhiệt tình trong công việc. Chính nguồn lực này đã nói lên thế mạnh của công ty.
Bộ máy tổ chức của công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, giám đốc công ty có thể nắm được tình hình kinh doanh một cách kịp thời, tạo điều kiện cho giám đốc công ty thấy rõ được thực trạng của công ty để ra các quyết định đúng đắn, hợp lý.
Sơ đồ 1.10: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh và bán hàng Thủ quỹ Bộ phận kho hàng
(Nguồn: Sổ theo dõi nhân sự Công ty CP XD hạ tầng & đô thị Hoàng Thanh)
+ Giám đốc : là người trực tiếp ra các quyết định liên quan đến công ty,
+ Phòng kế toán: Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình
luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kỹ thuật thu nộp, thanh toán. Cung cấp các số liệu cho việc điều hành hoạt động kinh doanh, kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ công tác lập và theo dõi việc thực hiện kế hoạch, phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế.
+ Phòng kinh doanh và bán hàng: chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường
và thực hiện giao dịch với khách hàng; chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng, nhà cung cấp; vận chuyển hàng hóa về nhập kho, vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng hoặc vận chuyển hàng hóa từ kho người bán đến tay người mua.
+ Bộ phận kho hàng: là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi và
bảo quản hàng hóa lưu kho về số lượng, chất lượng, chủng loại và mẫu mã. Bộ phận này phải đảm bảo theo dõi chính xác, kịp thời để công tác lưu thông hàng hóa đạt hiệu quả tránh lãng phí lưu kho – bảo quản. Luôn phải đối chiếu thường xuyên số liệu tại kho với số liệu trên sổ sách để kịp thời có cách giải quyết nếu xảy ra sự cố.
+ Thủ quỹ: Quản lý tình hình thực hiện thu chi hàng ngày, đồng thời kiểm tra quỹ, cuối tháng đối chiếu số tiền tồn thực tế tại quỹ với số liệu trên sổ quỹ.Chịu trách nhiệm bảo quản và quản lý toàn bộ lượng tiền mặt. Không bị mối sông, không có tiền giả, không để cháy nổ, không để két thừa hoặc thiếu tiền.
2.1.5. Đặc điểm về vốn
Để tiến hành hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một lượng vốn tiền tệ nhất định, đó là điều kiện tiền đề cần thiết cho việc hình thành và hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế mở, với xu thế quốc tế hóa ngày càng cao, có sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng mạnh mẽ,đòi hỏi nhu cầu vốn cho hoạt động kinh doanh, nhất là nhu cầu vốn dài hạn của các doanh nghiệp ngày càng lớn và công ty cũng không nằm quy luật đó.
Hiện nay công ty đang phát triển với quy mô lớn ngày càng rộng lớn đòi hỏi công ty phải huy động cao độ nguồn vốn bên trong cũng như nguồn vốn bên ngoài để đáp ứng nhu cầu đầu tư phất triển.
– Nguồn vốn cố định của công ty đã được tạo lập chủ yếu từ nguồn vốn tự bổ sung.Vốn cố định của công ty được sử dụng để mua sắm tài sản cố định hữu hình.
– Nguồn vốn lưu động của công ty không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ kinh doanh và được chia thành
+ Vốn bằng tiền: Bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng + Các khoản phải thu: phải thu của khách hàng
+ Vốn bằng hàng hóa : Là những khoản vốn lưu động có hình thái biểu hiện bằng hiện vật cụ thể như hàng hóa tồn kho.
2.1.6. Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán của công tyCP XD hạ tầng & đô thị Hoàng Thanh
2.1.6.1. Hình thức kế toán của Công ty CP XD hạ tầng & đô thị Hoàng Thanh.
a. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/01/N đến ngày 31/12/N - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:mà Công ty đang sử dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Về mật độ nhập – xuất vật tư nhiều, vật tư có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nên sử dụng phương pháp này là phù hợp. Nó cho phép theo dõi tình hình nhập – xuất theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Từ đó bộ phận vật tư có kế hoạch cung ứng kịp thời đảm bảo tiến độ sản xuất.
- Phương pháp tính giá vật tư:ở Công ty là giá thực tế đích danh (tính trực tiếp), vì có điều kiện bảo quản riêng từng loại vật tư, nguyên vật liệu nhập kho. Vì vậy khi xuất kho loại nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của loại đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá vật tư xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản từng loại vật tư.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: Phương pháp khấu hhao theo đường thẳng theo quyết định 206/2003 QĐ – BTC
- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ b. Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, tốc độ quản lý và trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán trong Công ty nên Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
c. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ áp dụng tại Công ty gồm: - Sổ chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Các sổ chi tiết
Căn cứ vào các chứng từ kế toán lập chứng từ ghi sổ, đến cuối quý căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái.
+ Hệ thống tài khoản:
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành theo quyết định số 15/QĐ – BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các quyết định có sửa đổi bổ sung của Bộ tài chính.
Ngoài ra để phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý Công ty có mở thêm một số tài khoản chi tiết.
+ Hệ thống báo cáo tài chính:
Công ty lập các báo cáo tài chính sau:
Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 –DN)
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu B02 – DN) Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 – DN)
Sơ đồ trình tự ghi sổ tại Công ty:
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ quỹ, báo cáo quỹ
Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết, thẻ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu số liệu
2.1.6.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Trong những năm qua phòng tài chính – kế toán Công ty CP XD hạ tầng và đô thị Hoàng Thanh đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, cung cấp kịp thời nhanh chóng thông tin kế toán tài chính cho giám đốc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Theo hình thức này công ty tổ chức một phòng kế toán làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn công ty. Phòng kế toán hạch toán và lưu trữ chứng từ. Hình thức kế toán hiện nay đang áp dụng tại công ty là hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”.
Phòng tài chính kế toán là nơi phản ánh, ghi chép, kiểm tra, thanh toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh từ phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động kinh doanh, cung cấp thông tin cho giám đốc để lựa chọn, định hướng và có giải pháp chỉ đạo hoạt động kinh doanh nhằm đem lại hiệu quả cao.
Với đội ngũ kế toán trẻ, năng động phòng tài chính – kế toán của công ty gồm 4 người: đứng đầu là kế toán tổng hợp và 3 kế toán phụ trách các phần hành cụ thể (theo sơ đồ 2.1) như sau:
Sơ đồ 1.11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Kế toán tổng hợp
Kế toán thu chi, thanh toán
Kế toán tiền lương, TSCĐ Kế toán bán hàng kiêm công nợ
Giữa các phần hành kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau so sánh đối chiếu để đảm bảo các thông tin được ghi chép kịp thời, chính xác. Mỗi phần hành kế toán đều chịu sự chỉ đạo của kế toán tổng hợp và có quan hệ tương hỗ với các phần hành khác.
*Chức năng, nhiệm vụ của từng người:
+ Kế toán tổng hợp :
- Tập hợp các số liệu từ kế toán chi tiết tiến hành hạch toán tổng hợp, lập các báo biểu kế toán, thống kê, tổng hợp theo qui định của nhà nước và Công ty.
- Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành thực hiện trên máy, để phát hiện và hiệu chỉnh kịp thời các sai sót ( nếu có) về nghiệp vụ hạch toán, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời.
- Lập, in các báo cáo tổng hợp, báo cáo chi tiết các tài khoản, bảng cân đối tài khoản, báo cáo cân đối tiền hàng theo đúng qui định.
- Phối hợp kiểm tra các khoản chi phí sử dụng theo kế hoạch được duyệt, tổng hợp phân tích chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của công ty bảo đảm tính hiệu qủa trong việc sử dụng vốn.
- Hướng dẫn nghiệp vụ cho các phần hành kế toán của công ty trong công tác xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thực hiện tốt phần hành kế toán được phân công. Kiểm tra, hiệu chỉnh nghiệp vụ cho các kế toán viên nắm rõ cách thức hạch toán đối với các phát sinh mới về nghiệp vụ hạch toán kế toán.