KIL O B
2.2.2.1. Phịng Tổ chức Hành chính
Phịng Tổ chức - Hành chính là một phịng chức năng của Trung tâm cĩ nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Trung tâm trong cơng tác xây dựng đội ngũ
cán bộ, tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng tác lao động tiền lương, các cơng tác về chế độ, chính sách, bảo hộ lao động và an tồn vệ sinh lao động, các cơng tác về hành chính của Trung tâm.
Xuất phát từ các chức năng đĩ, phịng Tổ chức – Hành chính cĩ nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức như sau:
• Nhiệm vụ:
* Cơng tác tổ chức Cán bộ - Lao động và Tiền lương
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Hướng dẫn và cùng các đơn vị thực hiện việc kiện tồn tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Trung tâm trong cùng thời kỳ theo chủ trương, phương hướng chung của Ngành theo định hướng của Giám đốc Cơng ty, Giám đốc Trung tâm, kết hợp với việc xây dựng cơ số lao động theo chức danh, nhiệm vụ
của từng cá nhân trong các phịng chức năng và theo định mức lao động đối với các bộ phận tham gia trực tiếp sản xuất.
- Định kỳ tổng hợp phân tích hiệu quả của bộ máy quản lý và sản xuất với việc thực hiện nhiệm vụđược giao, từđĩ đề xuất các ý kiến tham mưu với Giám
đốc Trung tâm trong cơng tác củng cố, sắp xếp hợp lý hĩa sản xuất đối với các
đơn vị trực thuộc.
2/ Cơng tác cán bộ, nhân sự:
- Xây dựng quy hoạch cán bộ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
- Nắm chắc năng lực, phẩm chất cũng như lịch sử sức khoẻ bản thân của
đội ngũ CBCNV Trung tâm để cĩ những đề xuất kịp thời trong cơng tác sắp xếp,
điều động, đào tạo, lực lượng dự nguồn bổ sung cho hướng phát triển lâu dài trong chiến lược con người của Trung tâm và các đơn vị.
- Giúp Giám đốc trong việc lựa chọn sơ bộ và tổ chức thi theo quy chế
tuyển dụng lao động của Cơng ty và Trung tâm để tuyển chọn được những cá nhân cĩ đủđiều kiện đáp ứng được yêu cầu đề ra.
- Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc Trung tâm quản lý theo đúng quy chế quản lý hồ sơ cán bộ của ngành, lập báo cáo thống kê nhân sự định kỳ và đột xuất theo quy định.
- Giúp Giám đốc thanh, kiểm tra các đơn vị cơ sở trong cơng tác quản lý và sử dụng lao động.
- Tham mưu đề xuất, trình Giám đốc trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ theo phân cấp.
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Giúp Giám đốc lập kế hoạch sử dụng tiền lương (từng quý, năm) để
báo cáo cho Cơng ty.
- Xây dựng quy chế các hình thức trả lương, phân phối tiền thưởng, lợi nhuận năm áp dụng trong Trung tâm, đồng thời theo dõi, giám sát kiểm tra việc thực trong tồn Trung tâm và tại các đơn vị.
- Tính đơn giá tiền lương hàng tháng cho CBCNV để phịng Kế tốn thống kê - Tài chính dựa làm cơ sở cho việc phân phối lương tháng cho người lao động.
- Theo dõi quản lý và cùng phịng Kế tốn thống kê - Tài chính thực hiện việc phân phối và thanh quyết tốn quỹ thu nhập hàng năm của Trung tâm.
- Quản lý biến động lương của CBCNV, thực hiện việc xét nâng bậc lương cho CNVC theo phân cấp và theo chếđộ hiện hành.
KILOB OB OO KS .CO 4/ Cơng tác đào tạo:
- Xây dựng kế hoạch cơng tác đào tạo năm và bổ túc nghiệp vụ (kinh tế, chính trị, kỹ thuật, ngoại ngữ) cho CBCNV tồn Trung tâm. Tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi đã được Giám đốc phê duyệt.
- Đề xuất chọn cử cán bộ đi đào tạo, bổ túc nghiệp vụ ở trong nước và nước ngồi.
- Tổ chức bổ túc nghiệp vụ cho CBCNV đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Tổ chức hướng dẫn và theo dõi kiểm tra việc thi nâng bậc cho cơng nhân. Liên hệ với Cơng ty giải quyết thủ tục xuất, nhập cảnh cho CBCNV
được cửđi học tập cơng tác ở nước ngồi.
- Theo dõi, cùng các đơn vị chức năng đánh giá kết quả của cán bộ, học sinh, trong thời gian học tập, tập sựở Trung tâm.
5/ Cơng tác chính sách và cơng tác bảo hiểm xã hội:
- Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện về cơng tác BHXH theo chếđộ chính sách hiện hành của Nhà nước và phân cấp quản lý của Cơng ty.
- Trực tiếp và kết hợp các phịng chức năng của Cơng ty giải quyết thủ tục hưu trí, thơi việc, tiền tuất theo chế độ, thai sản ốm đau... theo chính sách hiện hành và theo phân cấp.
- Quản lý danh sách cán bộ hưu trí, tổ chức và quản lý hoạt động của Ban hưu trí tồn Trung tâm.
- Quản lý và theo dõi thực hiện chế độ quy định đối với các bà mẹ Việt nam anh hùng do Trung tâm phụng dưỡng suốt đời, các CBCNV thuộc diện gia
đình chính sách, các thương binh và những người đã tham gia lực lượng vũ
trang trong Trung tâm.
- Tổ chức thực hiện lao động cơng ích của Trung tâm theo chế độ chính sách của Nhà nước và địa phương.
6/ Cơng tác bảo hộ lao động :
- Hàng năm lập kế hoạch BHLĐ đểđăng ký dự trù mua sắm trang thiết bị
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Xây dựng kế hoạch huấn luyện ATLĐ và vệ sinh cơng nghiệp hàng năm, theo dõi, kiểm tra thực hiện và tổng hợp báo cáo định kỳ.
- Tổ chức đăng ký thi đua xây dựng đơn vị an tồn vệ sinh cơng nghiệp. Hướng dẫn các đơn vị xây dựng mạng lưới an tồn viên, kiểm tra các đơn vị về
thực hiện ATLĐ.
- Quản lý việc cấp phát trang bị BHLĐ cho CBCNV trên cơ sở đã được Giám đốc phê duyệt.
- Phân loại hoạt động, hướng dẫn việc kiểm tra cung cấp các tiêu chuẩn của ngành quy định đối với CBCNV làm việc trong khu vực cĩ độc hại, ca ba...
- Theo dõi việc thực hiện chế độ nghỉ phép năm, ốm đau, thai sản..., về
việc sử dụng lao động nữ của Cơng ty.
- Phối hợp với Cơng đồn, Y tế tổ chức việc nghỉ mát, điều dưỡng cho CBCNV theo chếđộ.
7/ Cơng tác thanh tra:
- Tổ chức và quản lý cơng tác thanh tra của Trung tâm bao gồm việc tổ
chức thực hiện chương trình kế hoạch thanh tra hàng năm và hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thực hiện hệ thống hố các văn bản pháp quy, các chếđộ xét thanh tra và xét khiếu tố. Tổng hợp tình hình kết quả thực hiện cơng tác thanh tra, kiểm tra, tiến hành qiải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo.
- Quản lý cơng tác yếu tố bao gồm: Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thực hiện nhiệm vụ tiếp xúc với CBCNV và giải quyết đơn khiếu nại tố cáo, thẩm tra xác minh, kết luận, kiến nghị biện pháp giải quyết những đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền phân cấp. Phối hợp với Cơng đồn tổ chức sơ kết, tổng kết chuyên đề, phổ biến kinh nghiệm, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ cho Ban thanh tra nhân dân.
8/ Cơng tác tổng hợp pháp chế thi đua:
- Tổng hợp tình hình mọi mặt hoạt động của Trung tâm theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm để báo cáo Lãnh đạo Trung tâm và Cơng ty.
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Xây dựng chương trình cơng tác hàng tuần, hàng tháng, nhiệm vụ cơng tác hàng quý, 6 tháng và phương hướng nhiệm vụ cơng tác hàng năm của Trung tâm.
- Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản pháp quy, bao gồm việc lập kế hoạch xây dựng và hệ thống hĩa văn bản pháp quy, tổ chức lấy ý kiến tham gia các dự án pháp luật của Nhà nước và phổ biến tuyên truyền hướng dẫn thực hiện pháp luật.
- Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật của Nhà nước, tăng cường pháp chế
làm mọi người nắm vững pháp luật, nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật.
- Xây dựng nội dung, mục tiêu, hình thác biện pháp thi đua hàng năm, các phong trào thi đua ngắn hạn, đột xuất theo chủ trương cơng tác thi đua của Cơng
đồn Tổng Cơng ty và Cơng ty. Đề xuất chủ trương, biện pháp, hình thức thi đua cĩ hiệu quả phù hợp với mục tiêu yêu cầu hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
- Giúp Giám đốc và Chủ tịch Cơng đồn Trung tâm và tổ chức phát động và tổng kết phong trào thi đua, ký kết giao ước thi đua và tổ chức thực hiện.
- Xây dựng các quy chế, tiêu chuẩn thi đua theo quy định, hướng dẫn của Cơng ty. Tổ chức xét chọn các danh hiệu cho cá nhân và tập thể theo tiêu chuẩn và phân cấp của Cơng ty.
- Đề xuất, khen thưởng và kỷ luật các đơn vị cá nhân trơng Trung tâm.
* Cơng tác Hành chính - Quản trị
1/ Cơng tác hành chính quản trị:
- Nghiên cứu xây dựng các văn bản quy định về cơng tác hành chính để thực hiện trong nội bộ Trung tâm: quy định về cơng văn đi, đến, về lưu trữ văn bản chế độ nhân bản, Fotocopy, Fax... và các quy định quản lý các thiết bị văn phịng...
- Chủ động đề xuất trang thiết bị cho phịng làm việc thuộc Lãnh đạo Trung tâm và Lãnh đạo các đơn vị.
- Tổ chức thực hiện và quản lý các mặt cơng tác hành chính của khối văn phịng Trung tâm:
KIL
OB
OO
KS
.CO
+ Quản lý sổ cơng văn, giấy tờ giới thiệu, giấy cơng tác con dấu hành chính theo quy định của Nhà nước, Tổng Cơng ty, Cơng ty và Trung tâm.
+ Theo dõi lưu và trữ các loại văn bản đi và đến Trung tâm, trình Lãnh đạo Trung tâm xem xét chỉ đạo giải quyết và phân phối cho các đơn vị phịng ban chức năng.
+ Đánh máy, in, Photocopy, các loại văn bản tài liệu phục vụ cơng tác văn thư của văn phịng Trung tâm.
+ Đặt mua báo chí chuyên mơn cũng như tổ chức đồn thể.
+ Đĩn tiếp và hướng dẫn khách đến làm việc với Trung tâm một cách lịch sự và cĩ hiệu quả.
2/ Cơng tác quản trị, đời sống:
Tổ chức thực hiện và quản lý các mặt cơng tác quản trị đời sống khối vsưn phịng Trung tâm:
- Đề xuất,bố trí phương án phịng làm việc cho các đơn vị trực thuộc, cán bộ viên chức và Lãnh đạo Trung tâm trên cơ sở mặt bằng hiện cĩ.
- Quản lý tài sản, vật tư hành chính theo quy định và phân cấp của Cơng ty. Đề xuất Lãnh đạo Trung tâm việc tổ chức sửa chữa bảo dưỡng định kỳ và đột xuất của những tài sản này.
- Lập dự trù và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phịng phẩm, vật rẻ mau hỏng theo định mức chếđộ quy định.
- Tổng hợp yêu cầu tu sửa nhà làm việc, nhà ở (nếu cĩ). Nghiên cứu đề
xuất giải pháp quan tâm đến vấn đề nhà ở và đất xây đựng nhà ở cho CNVC. Đề
xuất Lãnh đạo để báo cáo Cơng ty các cá nhân được hưởng tiêu chuẩn theo chỉ
tiêu quỹ hỗ trợ nhà ở, theo thoảước và cam kết đã quy định.
- Xây dựng phương án và tổ chức thực hiện bữa ăn giữa ca cho CBCNV khối văn phịng Trung tâm.
- Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức thực hiện việc trang cấp những phương tiện, trang thiết bị, dụng cụ làm việc, sinh hoạt văn phịng cho tồn Trung tâm.
KIL
OB
OO
KS
.CO
- Theo dõi, thanh tốn tiền sử dụng điện, nước, điện thoại, nhà cửa...thuộc khối văn phịng và kịp thời tổ chức lắp đặt, sửa chữa khi phát sinh và xảy ra hư
hỏng.
- Tổ chức phục vụ hội nghị, lễ tết, tiếp khách, trang trí các ngày lễ. Tổ
chức thăm hỏi, ma chay, hiếu hỉ theo chế độ và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trung tâm.
- Hợp đồng phương tiện đưa đĩn, mua vé máy bay, tàu hỏa, ơ tơ cho CBCNV các đơn vị về Trung tâm cơng tác hoặc CBCNV của Trung tâm đi cơng tác.
- Bố trí chỗăn ở cho CBCNV các đơn vịở xa về Trung tâm cơng tác, học tập. - Đảm bảo cơng tác vệ sinh sạch đẹp cơ quan, vệ sinh nơi cơng cộng trong khuơn viên trụ sở cơ quan và vệ sinh trong phịng làm việc của Lãnh đạo Trung tâm. Tổ chức tham gia phong trào vệ sinh sạch đẹp do địa phương phát động.
- Tổ chức quản lý sửa chữa các đầu xe ơ tơ, đảm bảo điều động phục vụ
mọi hoạt động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Định kỳ kiểm tra thiết bị an tồn của xe và trình độ tay nghề của lái xe Trung tâm.
3/ Cơng tác bảo vệ, tự vệ:
- Tổ chức và quản lý cơng tác bảo vệ, tự vệ, bao gồm các kế hoạch, biện pháp, nội quy thực hiện các quy định về bảo vệ tài sản XHCN, bảo vệ trật tự an tồn cơ quan, bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật thơng tin liên lạc, bảo vệ an tồn sản xuất kinh doanh, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn cơng tác bảo vệ các đơn vị
trực thuộc, theo dõi nắm tình hình chung và giúp Giám đốc chỉ đạo kịp thời,
đảm bảo cơng tác bảo vệ tốt.
- Quản lý cơng tác quân sự tự vệ trong tồn Trung tâm, bao gồm nhiệm vụ
tổ chức xây dựng, huấn luyện, hoạt động của lực lượng tự vệ cơ sở, quản lý danh sách quân dự bị và thực hiện kế hoạch động viên tuyển quân.
- Trực tiếp tổ chức thực hiện và quản lý các mặt cơng tác bảo vệ cơ quan Cơng ty:
KILOB OB OO KS .CO + Lập và tổ chức thực hiện phương án bảo vệ an tồn cơ quan, văn phịng Cơng ty. Quan hệ chặt chẽ với chính quyền địa phương (quận, phường) và các
đơn vị liên quan để thực hiện tốt nhiệm vụ bảo vệ nội bộ cơ quan.
+ Tổ chức thường trưc bảo vệ cơ quan 24/24 giờ, đảm bảo an tồn mọi hoạt động của cơ quan Trung tâm.
+ Đề xuất các trang bị và quản lý các thiết bị, cơng cụ vật tư PCCC đảm bảo an tồn cơng tác sản xuất kinh doanh của Trung tâm.
• Quyền hạn:
- Được hướng dẫn kiểm tra đơn đốc các đơn vị trong Trung tâm thực hiện các chế độ chính sách về TCCB – LĐ và tiền lương, các quy định về cơng tác hành chính quản trị đời sống, bảo vệ và tự vệ.
- Được quyền can thiệp (hoặc đình chỉ) các cơng việc khơng đảm bảo an tồn lao động cho con người và thiết bị (trong trường hợp cần thiết).
- Được đề xuất tổ chức kiểm tra chấm điểm thi đua đối với các đơn vị về
cơng tác an tồn vệ sinh lao động và phịng cháy chất nổ.
- Được quan hệ với các đơn vị trong và ngồi Trung tâm và các Phịng, Ban của Cơng ty trong các vấn đề liên quan tới nhiệm vụ được giao theo chủ
trương kế hoạch của Trung tâm.
- Được thừa lệnh của Giám đốc xác nhận hồ sơ lý, lịch cán bộ theo phân cấp trách nhiệm và xác nhận giấy đi đường của CBCNV ngồi cơ quan đến liên hệ cơng tác. • Cơ cấu tổ chức : Phịng Tổ Chức - Hành Chính bao gồm cĩ hai khối là khối chức năng và khối phục vụ: - Khối chức năng và bộ phận lễ tân, tạp vụ của khối phục vụ do Trưởng phịng và Phĩ phịng trực tiếp phụ trách, điều hành.
- Lực lượng lái xe và bảo vệđược hình thành 01 tổ, cĩ tổ trưởng và tổ phĩ phụ trách, giúp Trưởng và Phĩ phịng trong việc quản lý và điều hành.