n đ nh c u trúc nhân s là gi i pháp thi t th c, c n thi t cho m t s phát tri n v ng b n trong m t t ch c hay m t nhóm ng i. Hi n nay, phòng Chu i cung ng c a VP D GSK Vi t Nam không có ng i tr ng phòng hay tr ng nhóm đ qu n lí, đi u hành công vi c chung c a phòng. ây là m t l h ng trong
cách qu n lí nói chung và ch a hoàn thi n khâu qu n tr chu i cung ngc a phòng
nói riêng. Doanh nghi p ph i đ cao vai trò c a phòng Chu i cung ng, c n ph i
s p x p nhân s n đ nh. Chu i cung ng và ho t đ ng Logistics có đ c hoàn thi n c ng nh vào n ng l c và kh n ng qu n lí, kh n ng ngo i giao t o m i quan h t t v i các bên đ i tác c a tr ng phòng. B t kì t ch c, đ i nhóm nào mu n phát tri n t t c ng c n có ng i tr ng phòng đ lãnh đ o, đi u khi n. ây là nguyên t c qu n lí c b n đ u tiên cho m i thành công c a t ch c.Vi c Phòng
ti p cho giám đ c tài chính là m t khi m khuy t. Vì giám đ c tài chính không có chuyên môn, kinh nghi m v chu i cung ng nên ch a th hi u sâu h t công vi c
trong ngành. Do đó, gi i pháp c p bách và kh thi là ph i hoàn thi n l i t ch c
nhân s cho phòng Chu i cung ng. ây c ng là k t qu tham v n ý ki n c a các
chuyên gia trong GSK.
Tác gi đ xu t gi ipháp này nh m các m c tiêu sau.Th nh t, n đ nh tình hình nhân s cho phòng Chu i cung ng. Ng i tr ng nhóm r t quan tr ng trong vi c đi u hành, phân công và qu n lí công vi c c a c phòng, c ng nh đ a ra gi i pháp c th , đ ng h ng phát tri n cho c phòng. Th hai, thu n ti n h n trong
vi c giao ti p trong phòng và v i đ i tác, c ng nh cách truy n đ t thông tin t các c p cao h n xu ng cho nhân viên.
Công tác phân công l i công vi c cho các thành viên trong phòng sau khi có ng i tr ng ph ng c ng c n đ c th c hi n.
ê th c hi n gi i pháp này, b c th nh t, GSK ph i b trí ng i tr ng
phòng cho phòng Chu i cung ng. Tr c h t, GSK nên tuy n n i b b ng cách
đ ng tuy n công khai trên m ng n i b c a GSK. C n ghi rõ các tiêu chí xét duy t, th i h n n p đ n.Hi n nay, VP D GSK có g n 500 nhân viên đ c t t nghi p t nhi u ngành khác nhau. Ch y u là bác s , d c s nh ng c ng có nhi u nhân viên
t t nghi p ngành qu n tr ngo i th ng, kinh t , th ng m i. ây là c h i n u
nhân viên mu n thay đ i công vi c hay mu n tìm ki m l i công vi c phù h p v i
mình h n. u đi m c a tuy n n i b là nhân viên đã hi u và quen v i môi tr ng làm vi c GSK nên d dàng b t k p v i v n hóa, t c đ làm vi c. Tuy nhiên, n u nhân viên ph ng v n mà không thành công, h c ng s có m t ph n ng i ngùng. Nên vi c n p đ nvà ph ng v n nên kín và t nh gi a ng viên và ban giám đ c.
Cách ti p theo là tuy n bên ngoài GSK b ng cách đ ng tuy n trên các báo, đài, m ng internet. GSK c n thông báo tuy n ng i trên m ng Vietnamworks, s d ng các d ch v c a GSK th ba trong vi c cung c p nhân s . T ng ph n th ng cho nhân viên gi i thi u đ c ng viên ph ng v n thành công và làm vi c chính th c v i GSK.
GSK c n quy t tâm tuy n đ c ng viên sáng giá trong kho ng th i gian nh t đ nh và đào t o đ có đ c đ y đ kh n ng, ki n th c, kinh nghi m c a m t tr ng phòng nh m n đ nh đ c c u trúc trong phòng Chu i cung nghi n nay.
Sau khi GSK b trí đ c tr ng phòng, ng i tr ng phòng c n c u trúc l i
nhân s và phân công l i công vi c cho các thành viên trong phòng m t cách hi u qu . Hi n nay, kh i l ng công vi c đ c phân chia không đ u cho ba ng i đ t hàng. M t ng i có kinh nghi m thâm niên ph trách nhóm đ n v kinh doanh s
hai (BU2) v i 20 s n ph m, m t hàng thu c nhóm B và C, và th tr ng nh
Campuchia và Lào. M t ng i tr thi u kinh nghi m đ c phân công ph trách b n
nhóm đ n v kinh doanh chính c a GSK là s m t (BU1), s ba (BU3), Stiefel,
nhóm hàng Orange Line v i nh ng m t hàng thu c nhóm A, t ng c ng là h n 80 s n ph m. M t ng i c ng có kinh nghi m nh ng đ c phân công ch m t nhóm đ n v kinh doanh v c xin v i ch 10 s n ph m. Do đó, ng i tr ng phòng c n phân công l i kh i l ng công vi c cho phù h p v i kinh nghi m và kh n ng c a m i thành viên. C th là hai ng i có kinh nghi m nên đ c phân công nh n thêm m i ng i m t đ n v kinh doanh (BU3) v i 20 s n ph m và Orang Line, giúp gi m áp l c và kh i l ng công vi c cho thành viên tr , m i tham gia doanh nghi p còn
l i. Khi đó, kh i l ng, áp l c c ng nh t m quan tr ng c a công vi c đ c chia đ u và t ng x ng n ng l c c a m i thành viên. Các công vi c c n có qui trình rõ ràng, đ n gi n, xây d ng m i quan h t t đ p c a các thành viên trong phòng và bên đ i tác nh m t o nh ng thu n l i h n cho vi c giao ti p và chu chuy n thông tin m ch l c, chính xác. Các nhân viên thâm niên c n h ng d n, dìu d t các ng i nhân viên m i, ch a có nhi u kinh nghi m đ phát tri n ch t l ng nhân s cho phòng Chu i cung ng. T t c , nh m m c tiêu phát tri n m t cách b n v ng.
Gi i pháp này ch đ c th c hi n khi đ c tr ng VP Dvà phòng nhân s
GSK xét duy t, ch p thu nvi c n đ nhc u trúc nhân s phòng Chu i cung ng là
c n thi tvà c p bách.
Tuy nhiên, gi i pháp này c ng s g p m t s khó kh n nh t đ nh. Nhân viên
c a l nh v c này. Có hai nhân viên có kinh nghi m thâm niên là m i l m n m
trong ngh , g n bó v i GSK t lúc m i V n phòng m i thành l p. M t ng i có
th i gian đ c đ c làm tr ng phòng Chu i cung ng. Nh ng sau m t n m, nhân
viên đó đã xin t ch c, nhân viên này đã có công xây d ng phòng Chu i cung ng
và có nh ng đóng góp nh t đ nh, r t gi i chuyên môn. Tuy nhiên, v kh n ng qu n lí nhóm không hi u qu , c ng nh các k n ng m m c a m t nhà qu n lí ch a
đ t nên không đ c s ng h c a m i ng i trong phòng và trong GSK. Tìm
đ c m t tr ng phòng t bên ngoài v a có đ y đ ki n th c, kinh nghi m thâm
niên, k n ng qu n lí, c ng nh kh n ng giao ti p hi u qu đ các nhân viên trong
phòng ph c là h i khó kh n cho giai đo n hi n nay.Nh ng nhìn chung, gi i pháp này r t có tính kh thin u đ c GSK chú ý t p trung và th c hi n.
3.2.2 D báonhu c u trong m c chênh l ch 10%đ i v i hàng thu c tây..
Tác gi đ xu t gi i pháp này nh m các m c tiêu sau. Th nh t, phòng th ng m i luôn có hàng trong kho đ bán ra th tr ng, tránh m t doanh thu khi b h t hàng. C ng nh gi m áp l c cho phòng th ng m i khi h t hàng s b m t khách hàng, m t th ph n c a th tr ng. Th hai, tránh áp l c cho phòng Chu i cung ng và nhà máy khi h t hàng đ t xu t. ng th i, gi m chi phí d tr kho nhà phân ph i khi hàng có s l ng t n trong kho quá cao.Th ba, giúp cho GSK có chu i cung ng hoàn thi n. T t c ho t đ ng thành m t dòng ch y không ng ng, gi m chi phí, t ng kh n ng c nh tranh v i các đ i th c nh tranh trên th tr ng. Giúp GSK ngày càng phát tri n v ng m nh h n.
D báo nhu c u là công vi c c a ng i qu n lí s n ph m mà có nh h ng tr c ti p đ n hi u qu c a ho t đ ng qu n tr chu i cung ng. Do đó, n i dung c a gi i pháp này là phòng Makerting ph ih tr đ a ra d báo chu n xác, GSK ch p nh n đ c m c chênh l ch trên d i 10%. C n nh n m nh đ c vai trò c a d báo
chính xác cho các ng i qu n lí s n ph m c ng nh nh n m nh nh ng nh h ng
nghiêm tr ng n u d báo sai quá, có tiêu chí xét duy t kh n ng làm vi c c a ng i qu n lí s n ph m theo d báo nhu c u, đ t đó, h ý th c đ c t m quan tr ng trong các con s d báo c a mình, chú tâm trong công tác d báo nhu c u.
Theo k t qu ph ng v n ch Ph m Ng c Minh Ph ng và ch Ph m Th Khánh
Chi-ph trách công vi c d báo c a hai s n ph m t i GSK. Mu n vi c d báo chính xác, h d a vào doanh s trong quá kh , c n c vào tính ch t, đ c đi m c a s n ph m, cùng v i nh ng y u t nh y c a th tr ng, c ađ i th c nh tranh. N u s n ph m mà có tính ch t n đ nh thì vi c d báo c ng g n nh chính xác, n u s n
ph m có tính ch t bi n đ ng nhi u thì vi c d báo chính xác ph thu c r t nhi u
vào kh n ng nh y bén v i thông tin th tr ngnh chi n l c kinh doanh c a đ i th , kh n ng mùa d ch b nh đ n s m hay mu n và k t thúc nhanh hay ch m. i u này, tùy thu c r t nhi u vào kh n ng nh y bén c a ng i qu n lí s n ph mc ng nh ki n th c, kh n ng phân tích, kinh nghi m trong su t quá trình làm vi c.
th c hi n đ c gi i pháp này, th nh t, phòng Chu i cung ng t ch c h p v i phòng Makerting, nh n m nh vai trò c a vi c d báo chính xác đem l i l i ích cho c hai phòng nói riêng và GSK nói chung. ây c ng là tiêu chu n đánh giá n ng l c c a ng i qu n lí s n ph m, hi u qu công vi c c a phòng Makerting.
Sau đó, GSK t p trung vào các cách giúp các nhà qu n lí s n ph m có th có đ c các d báo chính xác nh d li u c p nh t trên h th ng chính xác, h th ng m ng nhanh chóng, n đ nh. T ch c các khóa đào t o cho các ng i m i đ trao d i kh n ng làm vi c nh cách th c làm d báo, cách th c chú ý nh ng bi n đ i c a th tr ng, cách th c ti p nh n kinh nghi m thâm niên c a các nhân viên thâm
niên trong GSK đ có đ c m t d báo chính xác.. Ng i m i ph i đ c s h tr
t n tình c a s p tr c ti p hay các đ ng nghi p thâm niên trong phòng.
Ngoài ra, GSK c n tuy n đ c ngu n nhân l c đ y đ n ng l c, có kinh
nghi m thâm niên và gi i v chuyên môn.
GSK c n có chính sách khuy n khích tinh th n làm vi c c a các qu n lí s n ph m, nh gi m áp l c b đ y ch tiêu doanh s tháng sau n u tháng tr c đ c v t ch tiêu. Tuyên d ng, khen th ng các nhân viên đ a ra các d báo chính
xác.
Mu n th c hi n đ c gi i pháp này, chúng ta c n có đi u ki n sau. Th nh t, đ c GSK h tr trong vi c h th ng ho t đ ng n đ nh, nhanh chóng, d li u
chính xác đ các qu n lí s n ph m có đ c ngu n thông tin ban đ u chu n xác trong vi c đ a ra các d báo c a t ng lai. Th hai, GSK có chính sách t t, n đ nh, t o môi tr ng làm vi c tho i mái đ m i ng i g n bó g n bó lâu dài, tránh
s đ i nhân s th ng xuyên, c ng nh t o đ ng l c cho nhân viên t p trung làm vi c.
Tuy nhiên, đ th c hi n đ c gi i pháp này, GSK c ng có m t s khó kh n nh sau. Th nh t, hi n nay, h th ng Citrix h tr cho vi c d báo nhu c u r t ch m, m ng GSK ch p ch n nên t o c m giác chán n n cho nhân viên làm vi c. u tháng là th i gian m i ng i r t b n r n v i các báo cáo. Khó kh n c a gi i pháp này là h th ng thông tin c a GSK ch a đ c nâng c p nên các qu n lí s n
ph m ch a đ c s h tr t t trong vi c d báo nhu c u c a mình. Th hai, vi c d
báo chính xác cho các s n ph m có tính bi n đ ng ph thu c nhi u vào các y u t
khách quan t bên ngoài, mà các y u t này c ng nh y c m, bí m t, nên ch tùy
thu c vào kh n ng d đoán và phân tích c a các qu n lí s n ph m. Do đó, đ xu t các s n ph mnày nên đ c các qu n lí s n ph m có kinh nghi m, gi i ph trách.
3.2.3 u t công ngh đ h tr t i đa cho quá trình kinh doanh c a GSK. Nh ph n trên tác gi có trình bày, vi c kinh doanh c a GSK phát tri n và Nh ph n trên tác gi có trình bày, vi c kinh doanh c a GSK phát tri n và m r ng r t nhanh, mà h th ng thông tin đ h tr vi c kinh doanh ch a đ c nâng c p k p nên làm cho quá trình kinh doanh nói chung và ho t đ ng qu n tr chu i cung ng nói riêng g p nh ng gián đo n, quá trình không đ c di n ra trôi ch y, suôn s . H n n a, v i kh n ng tài chính v ng m nh, gi i pháp đ ut công ngh đ h tr t i đa cho quá trình kinh doanh là c n thi t.
D a trên th c tr ng c a GSK c ng nh đánh giá kh n ng tài chính v ng m nh c a GSK. Tác gi đ a ra gi i pháp này nh m. Th nh t, có đ c h th ng m ng n đ nh t o đi u ki n thu n l i cho quá trình làm vi c c a t t c nhân viên GSK nói chung và bao g m c các bên đ i tác tham gia làm vi c v i GSK. Th hai, khai thác t i đa công su t c a công ngh , nh m mang l i hi u qu t i u trong kinh doanh b ng cách ti t ki m chi phí lãng phí, ti t ki m chi phí nhân l c.Th ba, khi có đ c h th ng m ng n đ nh, thông tin đ c chu chuy n nhanh chóng, k p
th i, t o ra m t dòng ch y xuyên su t, góp ph n hoàn thi n qu n tr chu i cung ng c a GSK.
Mu n th c hi n gi i pháp này, GSK c n c i ti n công ngh đ có đ c h
