Chu trình bán hàng – thu ti n
- Gi i quy t d t đi m tình tr ng kiêm nhi m gi a ng i bán hàng, ng i thu ti n, ng i ghi chép s sách.
Gi i pháp này xu t phát t th c tr ng s l ng nhân viên cho b ph n bán hàng còn b h n ch , nên vi c kiêm nhi m đã x y ra. c bi t là khi bán hàng vào nh ng ngày cu i tu n, ch có vài ng i thay phiên nhau làm vi c. Nh ng nhân viên này v a kiêm vi c thu ti n và xu t hóa đ n cho khách hàng, th kho c n c trên hóa đ n đ ti n hành th t c xu t hàng hóa cho khách hàng.
- i v i các đ n đ t hàng t các T ng i lý (bán s ): c n ph i đ c ký duy t tr c khi ti n hành xu t hóa đ n bán hàng đ đ m b o đ n đ t hàng đã đ c ki m tra n i dung, đi u ki n và hàng hóa trong kho đ cung c p cho khách hàng.
- Phi u xu t kho hàng hóa (sim, th cào, thi t b đ u cu i…) c n đ c b ph n b o v đóng d u khi đã ra kh i c ng đ ki m soát vi c xu t hàng ra kh i doanh nghi p. - B sung thêm đi u kho n ràng bu c, yêu c u ngân hàng cam k t không h y giao d ch trên h th ng Internet Banking. N u ngân hàng mu n h y giao d ch trên m ng thì ph i đ c s đ ng ý c a doanh nghi p b ng v n b n.
Hi n nay, t i các doanh nghi p vi n thông đang áp d ng hình th c bán hàng (án s ) – thu ti n thông qua chuy n kho n qua ngân hàng. Nh ng tr ng h p bán hàng tr ngay, khi khách hàng chuy n ti n vào tài kho n ngân hàng, nhân viên ph trách bán hàng s theo dõi tài kho n ngân hàng trên m ng Internet Banking. Khi th y ti n đã vào tài kho n, ti n hành các th t c bán hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, ngân hàng có th h y giao d ch đã th c hi n v i lý do chuy n nh m ho c có kh n ng nhân viên ngân hàng thông đ ng v i khách hàng. Dù v i lý do gì đi n a thì doanh nghi p c ng s gánh ch u r i ro r t cao khi bán hàng ch c n c trên giao d ch trên h th ng c a ngân hàng.
- C n ra quy đ nh c th h n n a h ng d n nhân viên khi ti p nh n ch ng th b o lãnh do ngân hàng phát hành đ b o lãnh cho i lý th c hi n h p đ ng ho c cho khách hàng mua hàng. Quy đnh ph i nêu rõ khi ki m tra ch ng th ph i yêu c u các
đ i tác cung c p các ch ng t ch ng minh th m quy n ký ch ng th và h n m c đ c phép ký c a ng i ký ch ng th b o lãnh. T t c các ch ng t ch ng minh đ u ph i qua công ch ng đ đ m b o tính pháp lý. Và ph i đ c xác minh l i v i ngân hàng đ đ m b o đây là ch ng th th t, do chính ngân hàng đó phát hành.
Trong th i gian qua, trên th tr ng xu t hi n r t nhi u tr ng h p các doanh nghi p móc n i v i nhân viên ngân hàng l p ch ng th gi đ đi l a đ o. Ho c m t s ngân hàng phát hành ch ng th th t, tuy nhiên ng i ký duy t trên ch ng th l i không
đ th m quy n ho c vi ph m th t c h s theo quy đ nh c a ngân hàng.. n khi bên th h ng yêu c u ngân hàng thanh toán theo cam k t trên ch ng th do bên đ ngh b o lãnh không th c hi n ngh a v trong h p đ ng thì ngân hàng l i không thanh toán
ngay nh cam k t. i u này làm cho doanh nghi p th h ng b o lãnh r t m t th i gian và chi phí cho vi c yêu c u ngân hàng thanh toán.
- Th c hi n nguyên t c 1-1-1-1: m t đ i tác ký m t h p đ ng v i doanh nghi p thì ch t o m t mã theo dõi bán hàng và hàng tháng ký m t biên b n đ i chi u công n .
Th c hi n đ c nguyên t c trên, doanh nghi p s d dàng ki m soát đ c công n c a khách hàng, thu n ti n trong vi c đôn đ c thu h i nh ng kho n n quá h n. Ngoài ra, s giúp thu n l i và chính xác, d so sánh trong vi c l p báo cáo cho Lãnh
đ o doanh nghi p v tình hình bán hàng theo t ng đ i t ng.
Chu trình mua hàng, d ch v – đ u th u
Theo k t qu kh o sát, t i các doanh nghi p đã có b ph n ph trách mua hàng nh ng ch ph trách mua nh ng tài s n l n, còn nh ng tài s n nh thì t m i phòng ban ph trách dù s l ng hàng mua t ng đ i l n. c hai tr ng h p, ng i ph trách mua hàng, l a ch n nhà cung c p và đ ngh thanh toán là cùng m t ng i. Vi c phân nhi m này đ a đ n h u qu là t o đi u ki n cho nhân viên gian l n, thông đ ng v i nhà cung c p… Gi i pháp đ xu t trong chu trình này là:
- Tách b ch ng i mua hàng – d ch v , ng i đ ngh mua hàng – d ch v và ng i đ ngh thanh toán.
Khi có s phê duy t t lãnh đ o, các nhân viên ph trách mua hàng – d ch v s
đ ngh mua hàng, ch n nhà cung c p, nh n hàng và làm h s thanh toán. Tuy vi c xin ngu n chi phí đ mua hàng, ch n đ i tác, ký h p đ ng mua bán đ u có s xét duy t, nh ng s xét duy t đó ch a đ c ch t ch , không có m t b ph n đ c l p đ
th m đ nh l i t cách nhà cung c p, s l ng – ch t l ng hàng hóa – d ch v . i v i nh ng gói hàng– d ch v l n thì có m t b ph n mua hàng ph trách t vi c th m đ nh h s m i th u đ n ch n nhà cung c p. M c dù v y, vi c nh n hàng – d ch v c ng do ng i mua hàng kiêm ng i đ ngh mua – ng i đ ngh thanh toán ph trách. Vì th , doanh nghi p đang ch u r i ro r t cao trong chu trình này. N u không thay đ i, s t o
cung c p đ xu t hóa đ n kh ng h p lý hóa vi c mua hàng, ho c có th n chia hoa h ng v i nhà cung c p.
- Nên có m t b ph n chuyên v so n th o h p đ ng đ c đào t o chuyên sâu v n i dung trong h p đ ng đ đ m b o h n ch t i đa các r i ro do ký k t h p đ ng nh : đ i tác không có ch ng n ng kinh doanh phù h p, kh n ng tài chính y u kém, các đi u kho n trong h p đ ng không đ y đ , không th hi n h t n i dung c n ký k t…
- T t c các yêu c u v v t t – hàng hóa ph i do doanh nghi p l p đ n đ t hàng theo tình hình th c t t n kho và bán hàng t i doanh nghi p đ đ m b o v t t – hàng hóa đ c d tr h p lý: v a đáp ng đ c nh ng yêu c u mua hàng t khách hàng, v a đ m b o an toàn trong v n đ l u tr .
- Trong cùng m t th i đi m, cùng m t nhu c u v hàng – d ch v thì nên ch n m t đ i tác đáp ng đ y đ yêu c u v s l ng, ch t l ng, quy cách s n ph m và giá c th p nh t.
Chu trình mua và s d ng tài s n c đnh - công c d ng c
Do đ c đi m ngành ngh kinh doanh d ch v vi n thông di đ ng, các doanh nghi p có r t nhi u tài s n c đ nh – công c d ng c , và các tài s n này l i đ c phân tán trên di n r ng, trong đó các tài s n có giá tr r t l n nh thi t b t ng đài, thi t b tin h c r t d b m t c p ho c b đánh tráo và khó b phát hi n. Do đó các gi i pháp c n th c hi n, đó là:
- Xây d ng ch ng trình qu n lý và theo dõi tài s n c đ nh và công c d ng c . T i các doanh nghi p vi n thông có kh i l ng tài s n và công c d ng c r t l n và phân tán. Vi c qu n lý hi n nay ch a có m t ch ng trình th ng nh t đ h tr vi c theo dõi. Vi c theo dõi ch y u th c hi n m t cách th công trên excel và vi c đ t mã là do quy c c a riêng nhân viên ph trách. Khi có nhân viên m i thay th thì quy c tr c có th không còn đ c s d ng. V n đ này đã gây r t nhi u khó kh n cho
vi c đ i chi u gi a s sách và th c t , th c hi n các báo cáo v tình hình s d ng tài s n c đ nh – công c d ng c t i đ n v mình.
Xây d ng ch ng trình qu n lý – theo dõi tài s n c đnh – công c d ng c và thi t l p h th ng mã theo dõi là m t quá trình đòi h i nhi u th i gian và công s c. Vì th doanh nghi p ph i l p k ho ch th c hi n cho t ng giai đo n k t h p phân công nhi m v rõ ràng đ tránh tình tr ng đùn đ y nhau và nh h ng đ n công vi c hi n t i.
- B sung các báo cáo tình hình mua s m tài s n c đ nh – công c d ng c , báo cáo hi u qu s d ng tài s n. Nh báo cáo này, Ban Giám đ c có k ho ch trang b phù h p trong t ng lai, đ m b o ti n đ th c hi n m c tiêu và k ho ch đ t ra c a doanh nghi p.
- nh k ti n hành thanh lý nh ng tài s n c đ nh – công c d ng c không còn h u ích ho c đã quá l c h u.
Th c t t i các doanh nghi p vi n thông,có r t nhi u tài s n c đ nh – công c d ng c đã h h ng và nh p kho r t lâu ch a đ c thanh lý ho c đã h t th i gian kh u khao, v n còn s d ng nh ng l i th i v công ngh , thao tác ch m. Nh ng tài s n này chi m r t nhi u di n tích l u tr trong khi h th ng kho bãi đang ph i đi thuê v i giá thuê ngày càng t ng. Nh ng tài s n đã h t th i gian kh u hao, l i th i v công ngh thì gây ra nhi u khó kh n cho nhân viên khi s d ng: thao tác ch m, hay h ng hóc ph i s a ch a, ch đ i, t n chi phí b o trì, s a ch a…