PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠ
2.2.2.1 Quản trị mua hàng
Khi ứng dụng ERP để quản trị mua hàng, quy trỡnh mua hàng tại Kinh Đụ
- 41 -
- 42 -
Hỡnh 2.2: Quy trỡnh mua hàng khi ỏp dụng ERP tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
Mụ tả sơ lược quy trỡnh mua hàng:
Quy trỡnh mua hàng bắt đầu bằng việc Phũng cung ứng tổng hợp cỏc mặt hàng cần mua (từ kế hoạch vật tư, yờu cầu mua hàng của cỏc phũng ban), xem xột lượng tồn kho, kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp để xỏc định cụ thể cỏc mặt hàng cần mua.
Tiếp đến, phũng cung ứng yờu cỏc nhà cung cấp bỏo giỏ. Trờn cơ sở bỏo giỏ của cỏc nhà cung cấp, phũng cung ứng tiến hành lập bảng duyệt giỏ gồm cỏc thụng tin cơ bản sau: nhà cung cấp, xuất xứ hàng húa, giỏ, chất
- 43 -
lượng hàng húa, điều khoản thanh toỏn, thời gian giao hàng, nhận xột. Bảng duyệt giỏ sau đú được trỡnh cho Ban giỏm đốc duyệt.
Trờn cơ sở Bảng duyệt giỏ đó được duyệt, nhõn viờn cung ứng tiến hành cập nhật đơn đặt hàng trờn hệ thống ERP, in đơn đặt hàng và chuyển cho nhà cung cấp.
Đến trước thời điểm nhà cung cấp giao hàng, Phũng cung ứng sẽ in Lệnh nhập hàng từ hệ thống ERP, chuyển cho bộ phận kho làm cơ sở nhập hàng.
Trờn cơ sở Lệnh nhập hàng và cỏc chứng từ giao hàng của nhà cung cấp, bộ phận kho tiến hành nhập kho, lập Phiếu nhập hàng chuyển cho phũng cung ứng.
Phũng cung ứng dựa vào Phiếu nhập hàng từ kho chuyển qua cập nhật vào hệ thống ERP và in Phiếu nhập kho (4 liờn). Lỳc này hệ thống ERP sẽ tựđộng tạo nghiệp vụ tăng cụng nợ phải trả.
Trờn cơ sở chứng từ nhập hàng gồm Phiếu nhập kho và húa đơn tài chớnh từ bộ phận kho chuyển qua, Phũng kế toỏn kiểm tra và tiến hành kết chuyển bỳt toỏn ghi nhận tăng cụng nợ phải trả cho nhà cung cấp, kết thỳc quy trỡnh mua hàng.
Hiệu quả của ứng dụng ERP trong việc quản trị mua hàng:
Quy trỡnh mua hàng được chuẩn húa, cụng việc được phõn chia rừ ràng cho từng bộ phận, phũng ban, thụng tin được thụng suốt.
Kiểm soỏt chặt chẽ tỡnh hỡnh đặt hàng, kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp. Bất cứ thời điểm nào cũng cú thể truy vấn được cỏc thụng tin về tỡnh trạng của cỏc đơn hàng: đó đặt những mặt hàng gỡ, thời điểm giao hàng của nhà cung cấp, số lượng hàng cũn phải nhận (trong trường hợp đơn hàng nhận nhiều lần). Bờn cạnh đú, do cỏc thụng tin về kế hoạch giao
- 44 -
hàng của nhà cung cấp đó được cập nhật theo đơn hàng trờn hệ thống ERP nờn việc truy vấn cỏc thụng tin này để lập Lệnh nhập hàng rất thuận tiện và nhanh chúng. Lệnh nhập hàng là chứng từ thể hiện cụ thể cỏc mặt hàng và thời gian sẽ nhận hàng từ nhà cung cấp. Thụng tin này rất cần thiết cho bộ phận kho trong việc chuẩn bị kho, bói cho việc nhận hàng. Trước khi Kinh Đụ ỏp dụng ERP, bộ phận kho thường hết sức bị động trong việc nhận hàng. Đụi khi hàng húa của nhiều nhà cung cấp giao cựng một lỳc trong khi kho hàng chưa được chuẩn bị để nhận hàng, do
đú việc nhận hàng diễn ra hết sức chậm chạp, mất nhiều thời gian.
Kiểm soỏt chi tiết tỡnh hỡnh nhận hàng, cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh nhận hàng như phớ vận chuyển, bốc dỡ, … Cỏc thụng tin này được hệ thống tự động chuyển sang phần hành kế toỏn ghi nhận cụng nợ phải trả do đú thụng tin luụn luụn đồng nhất và xuyờn suốt giữa cỏc phũng ban, trỏnh được sai sút.
Hệ thống bỏo cỏo thống kờ phản ỏnh số liệu tức thời: bỏo cỏo tỡnh hỡnh mua hàng theo nhà cung cấp, bỏo cỏo tỡnh hỡnh mua hàng theo mặt hàng, so sỏnh tỡnh hỡnh mua hàng giữa cỏc kỳ, giữa cỏc năm; thống kờ tỡnh hỡnh giao hàng của nhà cung cấp (đỳng hạn, trễ hạn) làm cơ sở đỏnh giỏ chất lượng nhà cung cấp,…
Quản trị cỏc thụng tin cơ bản (thụng tin về tờn cụng ty, địa chỉ, mó số
thuế, điện thoại, fax, người liờn hệ,..) cỏc nhà cung cấp của cụng ty.
Tồn tại:
Quy trỡnh mua hàng Kinh Đụ ỏp dụng khi triển khai ERP là khỏ hợp lý, cỏc cụng đoạn chớnh của quỏ trỡnh mua hàng như đặt hàng, nhận hàng đó
được thực hiện trờn ERP. Tuy nhiờn, cỏc cụng đoạn như Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giỏ và Ký duyệt bảng giỏ mua hàng chưa được thực
- 45 -
hiện trờn ERP. Bờn cạnh đú, cụng đoạn Kiểm định chất lượng (nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, bao bỡ, hàng húa,…) rất quan trọng nhưng chưa được đề cập trong quy trỡnh.
