QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CễNG TY CỔ PHẦN KINH Đễ
3.3.2Giải phỏp 2: Hoàn thiện quản trị mua hàng bằng phần mềm
Quy trỡnh mua hàng Kinh Đụ ỏp dụng khi triển khai ERP là khỏ hợp lý, cỏc cụng đoạn chớnh của quỏ trỡnh mua hàng như đặt hàng, nhận hàng đó được thực hiện trờn ERP. Tuy nhiờn để hoàn thiện hơn nữa, nờn thực hiện cỏc cụng đoạn nhưChọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giỏ và Ký duyệt bảng giỏ mua hàng trờn ERP. Bờn cạnh đú quy trỡnh nờn bổ sung bước Kiểm định chất lượng (nguyờn vật liệu, cụng cụ, dụng cụ, bao bỡ, hàng húa,…) trờn ERP. Sau khi thay đổi, quy trỡnh mua hàng như sau:
- 72 - Fax/Điện thoại Khụng QUY TRèNH MUA HÀNG $ $ Cung ứng vật tu BTGĐ Nhà cung cấp Bảng giỏ đó được duyệt Khả năng đáp ứng của nhà cung cấp n Chọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giá Giao hàng Cú Ký duyệt bảng giá mua hàng Lập đơn đặt hàng ERP Bảng duyệt giá Đơn đặt hàng (PO) Bắt đầu A Tổng hợp cỏc mặt hàng cần mua ERP ERP
- 73 -
$
Hỡnh 3.1: Quy trỡnh mua hàng đề xuất tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
Hiệu quả của việc thực hiện quy trỡnh đề xuất:
Việc thực hiện cỏc cụng đoạn nhưChọn nhà cung cấp, lập bảng duyệt giỏ và Ký duyệt bảng giỏ mua hàng trờn ERP sẽ mang lại lợi ớch sau: ERP sẽ hỗ trợ cung cấp lại thụng tin cỏc bảng giỏ của nhà cung cấp trong quỏ khứ giỳp cho việc lập bảng duyệt giỏ mới được thuận tiện, nhanh chúng. Ngoài ra, khi bảng duyệt giỏ được lập trờn ERP, việc duyệt bảng giỏ mua hàng của Ban Tổng Giỏm Đốc cũng sẽ được thực hiện trờn ERP làm cho hoạt động mua hàng được thụng suốt và tốc độ
xử lý cụng việc được nõng cao. Bờn cạnh đú, tại bước lập đơn đặt hàng, ERP sẽ kiểm soỏt và đảm bảo giỏ trờn đơn đặt hàng đồng nhất với giỏ đó được duyệt. Đồng thời, mọi mặt hàng khi chưa được sự
- 74 -
duyệt giỏ của Ban Tổng Giỏm Đốc sẽ khụng được thực hiện lập đơn hàng.
Kế đến, cụng đoạn Kiểm định chất lượng thực hiện trờn ERP sẽ giỳp ghi nhận và thống kờ được tỡnh trạng hàng húa khụng đạt chất lượng theo từng nhà cung cấp. Điều này rất cần thiết cho việc đỏnh giỏ chất lượng nhà cung cấp. Bờn cạnh đú, khi thực hiện Kiểm định chất lượng trờn hệ thống, bước Nhập kho tiếp theo sẽ khụng được nhập quỏ số
lượng chấp nhận ở bước Kiểm định chất lượng, tiếp đến cụng nợ phải trả cũng sẽđược cập nhật tương ứng với số lượng nhập kho. Điều này giỳp đảm bảo cụng nợ được cập nhật chớnh xỏc, trỏnh được tỡnh trạng kế toỏn chỉ dựa theo húa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận cụng nợ là khụng chớnh xỏc.