QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CễNG TY CỔ PHẦN KINH Đễ
3.3.6 Giải phỏp 6: Hoàn thiện quản trị cụng nợ phải trả bằng phần mềm
Nhỡn chung, việc quản trị cụng nợ phải trả của Kinh Đụ khi triển khai ERP là khỏ hoàn thiện, nghiệp vụ tăng, giảm cụng nợ được kết nối với quy trỡnh mua hàng do đú cụng nợ được kiểm soỏt hết sức chặt chẽ, số
dư luụn luụn chớnh xỏc đến từng thời điểm. Tuy nhiờn, để hoàn thiện việc quản lý cụng nợ phải trả hơn nữa, nờn thực hiện cỏc nội dung sau:
Quản lý cụng nợ phải trả chi tiết đến từng húa đơn mua hàng trờn ERP. Nghĩa là thụng tin về số dư cụng nợ sẽ được chi tiết cụ thể
theo những húa đơn cũn nợ. Để thực hiện được việc quản trị cụng nợ chi tiết theo từng húa đơn, mỗi húa đơn phỏt sinh cụng nợ phải đi kốm với thụng tin ngày đến hạn thanh toỏn và khi thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp phải xỏc định được đớch danh thanh toỏn cho húa đơn nào. Thực hiện được điều này, ERP sẽ hỗ trợ cung cấp thụng tin về
tuổi nợ (nợ trong hạn hay nợ quỏ hạn, quỏ hạn bao lõu) giỳp quản trị
- 83 -
thời hạn thanh toỏn cũng là cơ sở để cụng ty lập kế hoạch chi tiền, giỳp cụng ty chủđộng trong việc đảm bảo cõn đối dũng tiền.
Bờn cạnh đú, quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt nờn được thay đổi như sau:
Hỡnh 3.4: Quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt đề xuất tại Cụng Ty Cổ Phần Kinh Đụ
Mụ tả quy trỡnh đề xuất:
o Quy trỡnh thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp bằng tiền mặt bắt
đầu bằng việc nhà cung cấp đến Kinh Đụ xuõt trỡnh Phiếu nhập kho hợp lệ, lập Phiếu đề nghị thanh toỏn nộp cho Phũng kế toỏn.
- 84 -
o Phũng kế toỏn kiểm tra tớnh hợp lệ của chứng từ, ký lờn Phiếu
đề nghị thanh toỏn sau đú chuyển Phiếu nhập kho và Phiếu đề
nghị thanh toỏn sang Phũng cung ứng.
o Phũng cung ứng ký xỏc nhận trờn Phiếu đề nghị thanh toỏn rồi trỡnh lờn kế toỏn trưởng và Ban tổng giỏm đốc duyệt. o Sau khi kế toỏn trưởng và Ban tổng giỏm đốc duyệt, kế toỏn
thanh toỏn cập nhật vào hệ thống ERP giao dịch thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp, khởi tạo phiếu chi, in Phiếu chi (2 liờn) chuyển cho thủ quỹ. Lỳc này trờn ERP, giao dịch chi tiền nợ
chỉ ở trạng thỏi “Lưu”, nghĩa là cụng nợ phải trả chưa được giảm đồng thời tài khoản tiền cũng chưa được giảm.
o Trờn cơ sở Phiếu chi nhận từ kế toỏn thanh toỏn, thủ quỹ thực hiện chi tiền, khỏch hàng ký xỏc nhận lờn Phiếu chi (2 liờn) và giữ 1 liờn. Sau đú Phiếu nhập kho, Phiếu đề nghị thanh toỏn, Phiếu chi được chuyển cho Phũng kế toỏn.
o Trờn cơ sở Phiếu chi cú xỏc nhận của nhà cung cấp, thủ quỹ, kế toỏn thanh toỏn vào phần mềm ERP kết chuyển nghiệp vụ
thanh toỏn nợ cho nhà cung cấp, lưu trữ bộ chứng từ thanh toỏn. Lỳc này ERP mới thực sự giảm cụng nợ phải trả cho nhà cung cấp đồng thời giảm tài khoản tiền mặt.
Sự khỏc biệt và hiệu quả của việc thực hiện quy trỡnh đề xuất:
o Tại quy trỡnh đề xuất, việc cập nhật nghiệp vụ thanh toỏn nợ
cho nhà cung cấp được tỏch ra 2 bước: “Khởi tạo phiếu chi” và “Kết chuyển phiếu chi” trong khi quy trỡnh Kinh Đụ đang ỏp dụng chỉ 1 bước “Lập phiếu chi”. Đối với quy trỡnh đang ỏp dụng, ngay tại bước “Lập phiếu chi”, hệ thống sẽ cập nhật
- 85 -
giảm cụng nợ phải trảđồng thời giảm tài khoản tiền, trong khi thực tế lỳc này thủ quỹ chưa thực sự chi tiền. Trong trường hợp thủ quỹ khụng chi được tiền, tài khoản nợ phải trả và tài khoản tiền trờn hệ thống ERP sẽ khụng chớnh xỏc.
- 86 -
3.4 KIẾN NGHỊ