đoạn thực hiện dự ỏn của Ban quản lý dự ỏn vựng phõn lũ Hữu Đỏy
3.3.1. Giải phỏp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Ban quản lý dự ỏn vựng phõn lũ Hữu Đỏy
3.3.1.1. Mụ hỡnh tổ chức BQL đề xuất
giám đốc
phó giám đốc 1 phó giám đốc 2
phòng tổ chức- hành chính phòng tài chính- kế toán phòng kế hoạch -kỹ thuật phòng thí nghiệm-atlđ -quản lý chi phí
Hỡnh 3.1: Mụ hỡnh tổ chức BQL đề xuất 3.3.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lý
+ Giỏm đốc: là người cú quyền điều hành cao nhất trong Ban, chịu trỏch
nhiệm trước Giỏm đốc Sở Nụng nghiệp & PTNT Hà Nam và trước phỏp luật về hoạt động của Ban. Giỏm đốc điều hành Phú giỏm đốc và tất cả cỏc nhõn viờn dưới quyền.
+ Phú giỏm đốc: Giỳp việc Giỏm đốc Ban phụ trỏch cỏc cụng việc trong quản lý dự ỏn đầu tư xõy dựng cơ bản, chỉ đạo điều hành cỏc Phũng thực hiện tốt cỏc nhiệm vụ được Giỏm đốc phõn cụng
a) Phũng Tổ chức- Hành chớnh
1) Chức năng: Tham mưu và giỳp việc cho Giỏm đốc Ban về cụng tỏc hành chớnh, quản trị nội bộ; quản lý về cụng tỏc tổ chức bộ mỏy và cỏn bộ theo phõn cấp; thực hiện cỏc chớnh sỏch đối với CBVC trong Ban.
2) Nhiệm vụ: Giỳp giỏm đốc Ban thực hiện cỏc nhiệm vụ sau: - Quản lý hồ sơ nhõn sự và cỏc loại hồ sơ tài liệu theo phõn cấp.
- Xem xột và làm cỏc thủ tục tiếp nhận, thuyờn chuyển cỏn bộ viờn chức theo quy định.
- Thực hiện cỏc chớnh sỏch của Nhà nước với cỏn bộ viờn chức của Ban như đề xuất việc nõng lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, cụng khai và hướng dẫn trỡnh tự, thực hiện cỏc chế độ, chớnh sỏch về tài chớnh, nõng bậc lương …
- Đảm bảo duy trỡ cỏc hoạt động hành chớnh của Ban, lập dự trự mua sắm văn phũng phẩm, cỏc trang thiết bị, đồ dựng làm việc cho cỏn bộ của Ban theo đỳng cỏc quy định của Nhà nước.
- Thực hiện cụng tỏc hành chớnh, văn thư lưu trữ theo đỳng quy định của Nhà nước.
- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi cỏc cụng văn, tài liệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền hạn.
- Quản lý việc đảm bảo tớnh phỏp chế cỏc loại văn bản. Tư vấn và thẩm định cơ sở phỏp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo cỏc văn bản của Ban trước khi ký ban hành.
- Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ cỏc tài liệu mật theo quy định của Nhà nước, của Sở nụng nghiệp & PTNT và của Ban.
- Quản lý cỏc loại con dấu của Ban (trừ dấu của tổ chức Đảng, cỏc tổ chức đoàn thể, dấu khắc chữ ký) và sử dụng cỏc con dấu theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chớnh cỏc văn bản, tài liệu do Ban ban hành.
- Quản lý cỏc phương tiện xe cơ quan, đảm bảo phương tiện cụng tỏc cho lónh đạo và CB trong Ban đi cụng tỏc theo phiếu đăng ký được giỏm đốc phờ duyệt; phục vụ cỏc hội nghị do Ban tổ chức (hội họp, đấu thầu …)
- Trưởng phũng Tổ chức- Hành chớnh được thừa lệnh Giỏm đốc Ban ký một số loại giấy tờ theo quy định phõn cụng.
3) Quyền hạn của phũng:
- Được yờu cầu cỏc phũng, cỏc cỏn bộ, nhõn viờn trong Ban cung cấp thụng tin, tài liệu liờn quan phục vụ nhiệm vụ được giao
4) Yờu cầu về nhõn sự
- Yờu cầu về số lượng : 6 người
+ Trong đú cú 1 trưởng phũng, 1 phú phũng và 4 nhõn viờn - Yờu cõự về bằng cấp
+ Trưởng phũng : Tốt nghiệp chớnh quy cử nhõn cỏc ngành như quản trị nhõn lực, tổ chức hành chớnh, Luật kinh doanh….
+ Phú phũng : Tốt nghiệp cử nhõn cỏc ngành về hành chớnh
+ Nhõn viờn : 50% tốt nghiệp cử nhõn cỏc ngành về hành chớnh và 50% tốt nghiệp cỏc trường trung cấp nghề ( lỏi xe, tạp vụ, nấu ăn…)
b) Phũng Tài chớnh - Kế toỏn-Quản lý chi phớ:
1) Chức năng: Tham mưu cho Giỏm đốc Ban về cụng tỏc tài chớnh, kế toỏn theo cỏc quy định hiện hành của Nhà nước, tỉnh Hà Nam và Sở chủ quản.
2) Nhiệm vụ: Giỳp giỏm đốc Ban giải quyết cỏc việc sau
- Căn cứ và nguồn được trớch theo quy định từ dự ỏn đầu tư để lập dự toỏn chi phớ Ban quản lý hàng năm trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt; Đề xuất bổ sung, điều chỉnh dự toỏn chi Ban trong năm cho phự hợp với nhiệm vụ được giao của Ban theo quy định hiện hành;
- Phối hợp với phũng Tổ chức – Hành chớnh lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị phục vụ cụng tỏc quản lý; Đề xuất Giỏm đốc Ban về việc quản lý, sử dụng chi phớ Ban đỳng chế độ, đỏp ứng yờu cầu của nhiệm vụ chuyờn mụn cú hiệu quả cao.
- Thực hiện việc tạm ứng, thanh toỏn theo khối lượng hoàn thành nghiệm thu (khi cú đủ hồ sơ theo quy định hiện hành của Nhà nước và Thành phố);
- Chủ trỡ việc thanh toỏn cỏc cụng trỡnh hoàn thành, thực hiện việc kiểm toỏn cỏc dự ỏn hoàn thành để trỡnh cấp cú thẩm quyền phờ duyệt;
- Theo dừi việc thực hiện cỏc dự ỏn, phối hợp cỏc phũng chuyờn mụn lập kế hoạch vốn cỏc dự ỏn, điều chỉnh, bổ sung cơ cấu nguồn vốn;
- Phối hợp cỏc phũng chuyờn mụn thực hiện cụng tỏc chi trả kinh phớ đền bự giải phúng mặt bằng;
- Phối hợp với phũng Kế hoạch - Kỹ thuật trong cụng tỏc lập bỏo cỏo định kỳ và bỏo cỏo giỏm sỏt đỏnh giỏ đầu tư, đề xuất phương ỏn phõn bổ điều chỉnh kế hoạch vốn trong năm cho phự hợp với khối lượng cụng việc hoàn thành;
3) Quyền hạn của phũng:
-Được yờu cầu cỏc phũng, cỏc cỏn bộ, nhõn viờn trong Ban cung cấp thụng tin, tài liệu liờn quan phục vụ nhiệm vụ được giao.
-Được tham gia vào tất cả cỏc vấn đề trong hoạt động xõy dựng cụng trỡnh cú liờn quan đến chi phớ dự ỏn đầu tư xõy dựng
- Duy trỡ vị trớ quản lý chi phớ dự ỏn từ suốt quỏ trỡnh chuẩn bị đầu tư, thực hiện dự ỏn và đưa cụng trỡnh vào khai thỏc sử dụng.
- Đề xuất phương phỏp lập dự toỏn, kế hoạch chi phớ, kiểm soỏt chi phớ, hệ thống bỏo cỏo để kiểm soỏt chi phớ.
- Độc lập khụng chịu tỏc động từ bất cứ chủ thể nào tham gia dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh.
- Bỏo cỏo trung thực về tỡnh hỡnh chi phớ của dự ỏn.
- Chịu trỏch nhiệm bồi thường thiệt hại đối với những lỗi do mỡnh gõy ra trong quỏ trỡnh thực hiện theo quy định của Ban và phỏp luật của Nhà nước.
4) Yờu cầu về nhõn sự :
*Yờu cầu về số lượng: 8 người
+ Trong đú cú 1 trưởng phũng, 1 phú phũng và 6 nhõn viờn *Yờu cầu chung về chuyờn mụn:
+ Lập và thẩm tra tổng mức đầu tư của dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh + Đỏnh giỏ hiệu quả dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh
+ Xỏc định chỉ tiờu suất vốn đầu tư, định mức đầu tư, đơn giỏ xõy dựng cụng trỡnh, chỉ số giỏ xõy dựng
+ Đo búc khối lượng cụng trỡnh + Lập, thẩm tra dự toỏn cụng trỡnh
+ Lựa chọn nhà thầu trong hoạt động xõy dựng + Xỏc định giỏ gúi thầu, giỏ hợp đồng
+ Lập hồ sơ thanh toỏn, quyết toỏn cụng trỡnh
+ Thanh toỏn, quyết toỏn vốn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh + Cỏc cụng việc khỏc
*Yờu cầu riờng về chuyờn mụn:
+ Nắm vững cỏc quy định liờn quan đến cụng tỏc quản lý chi phớ + Cú kiến thức chuyờn mụn kỹ thuật
+ Dự đoỏn được rủi ro về chi phớ + Dự bỏo chi phớ
+ Xử lý tỡnh huống tốt, phản ứng nhanh, linh hoạt + Khả năng làm việc theo nhúm
+ Phẩm chất cỏ nhõn phự hợp: Chăm chỉ, cẩn thận, nhiệt tỡnh. + Ngoại ngữ và tin học
*Yờu cầu về bằng cấp:
+Trưởng phũng: Chứng chỉ kỹ sư định giỏ hạng 1, tốt nghiệp cử nhõn cỏc ngành về kinh tế
+Phú phũng: Chứng chỉ kỹ sư định giỏ hạng 1, tốt nghiệp cử nhõn cỏc ngành về kinh tế, kế toỏn
+Nhõn viờn: 100% cú chứng chỉ kỹ sư định giỏ , tối thiểu 20% nhõn viờn cú chứng chỉ kỹ sư định giỏ loại 1, 100% là cử nhõn kinh tế
c) Phũng Kế hoạch - Kỹ thuật:
1) Chức năng:
- Tham mưu và giỳp giỏm đốc Ban thực hiện việc xõy dựng kế hoạch, quản lý dự ỏn và theo dừi việc thực hiện kế hoạch; tổng hợp bỏo cỏo định kỳ theo quy định.
- Tổng hợp bỏo cỏo của cỏc Phũng trong Ban về kết quả hoạt động, về đề xuất và kiến nghị cỏc giải phỏp, biện phỏp thực hiện.
2) Nhiệm vụ: Giỳp giỏm đốc Ban thực hiện cỏc nhiệm vụ sau:
- Chủ trỡ việc lập và triển khai kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, hàng năm (kế hoạch cụng việc, kế hoạch kinh phớ …)
- Lập hồ sơ và trỡnh cấp cú thẩm quyền chấp thuận chủ trương đầu tư. - Lập và trỡnh phờ duyệt nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư dự ỏn.
- Xin thỏa thuận về quy mụ dự ỏn, giải phỏp kỹ thuật của cỏc ngành liờn quan. - Lập nhiệm vụ + dự toỏn khảo sỏt, lập dự ỏn đầu tư.
- Trỡnh phờ duyệt nhiệm vụ + dự toỏn khảo sỏt, lập dự ỏn. - Lập kế hoạch đấu thầu giai đoạn chuẩn bị đầu tư
- Thực hiện cỏc thủ tục lựa chọn cỏc nhà thầu thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự ỏn. Dự thảo hợp đồng kinh tế của Ban QLDA với nhà thầu được lựa chọn.
- Trỡnh phờ duyệt dự ỏn: Chịu trỏch nhiệm về hồ sơ thiết kế cơ sở của dự ỏn, soạn thảo tờ trỡnh đề nghị thẩm định, phờ duyệt dự ỏn của Ban.
- Trỡnh phờ duyệt kế hoạch đấu thầu của dự ỏn.
- Thực hiện cỏc thủ tục nghiệm thu với cỏc nhà thầu thực hiện cỏc gúi thầu giai đoạn chuẩn bị đầu tư, chuyển hồ sơ sang bộ phận Tài chớnh để thanh toỏn theo quy định.
- Lập hồ sơ xin giao đất thực hiện dự ỏn và phối hợp cựng với Sở Tài nguyờn và Mụi trường, UBND địa phương vựng dự ỏn,... thực hiện cụng tỏc thu hồi đất thực hiện dự ỏn để cú mặt bằng triển khai thi cụng xõy dựng cụng trỡnh.
- Thực hiện cỏc thủ tục lựa chọn nhà thầu Tư vấn thiết kế BVTC-Tổng dự toỏn, dự thảo hợp đồng kinh tế của Ban với nhà thầu được lựa chọn.
- Lựa chọn cỏc nhà thầu thực hiện trong giai đoạn thực hiện dự ỏn và dự thảo hợp đồng với cỏc nhà thầu trờn.
- Thực hiện giỏm sỏt chất lượng, đụn đốc tiến độ thi cụng xõy dựng tại hiện trường theo sự phõn cụng của lónh đạo Ban.
- Chủ trỡ nghiệm thu, quyết toỏn cụng tỏc khảo sỏt xõy dựng.
- Thực hiện cỏc thủ tục nghiệm thu xõy lắp: kiểm tra hồ sơ hoàn cụng, tổ chức nghiệm thu.
- Thực hiện nghiệm thu với cỏc nhà thầu trong giai đoạn thực hiện dự ỏn và chuyển hồ sơ để bộ phận Tài chớnh thanh toỏn cho cỏc nhà thầu.
- Nghiệm thu, Bàn giao cụng trỡnh đưa vào sử dụng.
- Theo dừi đụn đốc nhà thầu trong cụng tỏc bảo hành cụng trỡnh. - Nghiệm thu cụng trỡnh sau bảo hành.
- Phối hợp cung cấp hồ sơ,tài liệu cựng cỏc cơ quan cú liờn quan trong quỏ trỡnh thanh tra, kiểm tra, kiểm toỏn.
3) Quyền hạn của phũng:
-Được yờu cầu cỏc phũng và cỏc cỏ nhõn trong Ban cung cấp cỏc tài liệu, số liệu liờn quan đến cụng tỏc của phũng.
4) Yờu cầu về nhõn sự :
* Yờu cầu về số lượng: 12 người
+ Trong đú cú 1 trưởng phũng,1 phú phũng và 10 nhõn viờn * Yờu cầu về bằng cấp:
+ Trưởng phũng : Tốt nghiệp Thạc sỹ , kỹ sư cỏc ngành về kỹ thuật như giao thụng, thủy lợi, xõy dựng, cú chứng chỉ quản lý dự ỏn, chứng chỉ về giỏm sỏt thi cụng xõy dựng cụng trỡnh và chứng chỉ về đấu thầu…
+ Phú phũng : Tốt nghiệp kỹ sư cỏc trường về kỹ thuật , cú chứng chỉ về giỏm sỏt thi cụng xõy dựng cụng trỡnh và quản lý dự ỏn
+Nhõn viờn: Tốt nghiệp kỹ sư cỏc trường về kỹ thuật, 70% cú chứng chỉ giỏm sỏt thi cụng xõy dựng cụng trỡnh và quản lý dự ỏn
d) Phũng Thớ nghiệm – An toàn lao động:
1) Chức năng: Tham mưu và giỳp giỏm đốc Ban thực hiện việc kiểm tra chất lượng cụng trỡnh và an toàn lao động trong giai đoạn thực hiện đầu tư đạt hiệu quả, chất lượng, tiến độ.
2) Nhiệm vụ: Giỳp giỏm đốc Ban thực hiện cỏc nhiệm vụ sau:
- Kiểm tra vật liệu xõy dựng đầu vào: Thộp, cỏt, đỏ, sỏi... phục vụ thi cụng xõy dựng cụng trỡnh.
- Kiểm tra việc chấp hành an toàn lao động, vệ sinh mụi trường trờn cụng trường của đơn vị thi cụng trờn cụng trường.
- Thực hiện cỏc thủ tục nghiệm thu xõy lắp: Phối hợp với phũng Kế hoạch- Kỹ thuật kiểm tra chất lượng thi cụng: cường độ bờ tụng, độ chặt đất đắp, thiết kế cấp phối bờ tụng...
3) Quyền hạn của phũng:
-Được yờu cầu cỏc phũng và cỏc cỏ nhõn trong Ban cung cấp cỏc tài liệu, sốl iệu liờn quan đến cụng tỏc của phũng
4) Yờu cầu về nhõn sự :
* Yờu cầu về số lượng: 6 người
+ Trong đú 1 trưởng phũng, 1 phú phũng và 4 nhõn viờn * Yờu cầu về bằng cấp:
+ Trưởng phũng: Tốt nghiệp chớnh quy cỏc trường về kỹ thuật, đó hoàn thiện cỏc lớp đào tạo nghiệp vụ về thớ nghiệm, an toàn lao động
+ Phú phũng: Tốt nghiệp chớnh quy cỏc trường về kỹ thuật, đó hoàn thiện cỏc lớp đào tạo nghiệp vụ về thớ nghiệm, an toàn lao động
+Nhõn viờn: Tốt nghiệp chớnh quy cỏc trường về kỹ thuật, 70% đó hoàn thiện cỏc lớp đào tạo nghiệp vụ vờ thớ nghiệm và an toàn lao động
3.3.1.3. Ưu điểm, nhược điểm của mụ hỡnh QLDA đề xuất
- Ưu điểm:
+ Theo cỏch quản lý này, Ban đó đạt được tớnh thống nhất trong mệnh lệnh. + Giảm bớt được gỏnh nặng cho Giỏm đốc cũng như quy định trỏch nhiệm rừ ràng.
+ Quy trỡnh thực hiện cỏc cụng việc thực hiện dự ỏn được phõn cụng rừ ràng và chuyờn nghiệp, thể hiện được vai trũ trỏch nhiệm của từng phũng ban. Tớnh chuyờn nghiệp cũng nhu hiệu quả của việc thực hiện cụng việc đạt hiệu quả cao.
+Khụng cú sự trồng chộo về cụng việc cũng như chuyờn mụn lĩnh vực.
+ Việc quản lý và phõn cụng cụng việc rễ ràng, việc kiểm soỏt và đỏnh giỏ hiệu quả của từng phũng và cỏch kiểm soỏt được tốt hơn. Thỳc đẩy được trỡnh độ chuyờn mụn cũng như tinh thần làm việc của cỏc cỏn bộ trong ban. Nõng cao được hiệu quả kiểm soỏt chi phớ ĐTXD cụng trỡnh trong cỏc giai đoạn thực hiện một cỏch tuần tự khoa học.
- Nhược điểm:
+ Khi gặp phải cụng trỡnh phức tạp, khụng tận dụng được kinh nghiệm và sự đúng gúp ý kiến của cỏc kỹ sư giỏi trong cỏc Phũng.
khỏc nhau xẽ mất nhiều thời gian. Việc thực hiện chuyển giao cỏc giai đoạn phải thực hiện theo tuần tự cỏc bước trong cụng tỏc quản lý.
3.3.2. Giải phỏp hoàn thiện trong cụng tỏc lập dự toỏn
3.3.2.1. Giải phỏp chung
- Chuẩn húa cụng tỏc búc tỏch khối lượng
+Hồ sơ thiết kế BVTC phải đầy đủ cỏc hạng mục cụng trỡnh, kớch thước bản vẽ thể hiện rừ ràng đầy đủ
+Trỡnh tự búc tỏch khối lượng ,phõn chia hạng mục và đơn vị đo búc và phương phỏp tớnh toỏn khối lượng phải thống nhất giữa đơn vị thiết kế , đơn vị thẩm định và chủ đầu tư
+Cập nhật giỏ vật liệu đến cụng trường theo từng thỏng, từng quý trong năm +Điều chỉnh với bỏo giỏ của địa phương cho phự hợp
+Xõy dựng hệ thống cổng thụng tin cung cấp giỏ +Xỏc định đỳng lương và phụ cấp cho cụng nhõn