Sơ đồ 2.2: Quy trình kinh doanh tại công ty cổ phần In Tuấn Vinh
Hợp đồng Thiết kế Hàng Hoá Gia công Hàng hoá Hàng hoá
Do hoạt đồng dới hình thức doanh nghiệp thơng mại nên công ty cổ phần in Tuấn Vinh mang đầy đủ những đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại, ngoài ra còn có một điểm đặc biệt hơn là tồn tại cả những hàng hóa cần gia công trớc khi xuất bán.
Hợp đồng: Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng, công ty xem xét, cân nhắc và đa ra quyết định liệu có nên thực hiện hay không, có đáp ứng đợc yêu cầu về quy cách sản phẩm hay không. Khách hàng có thể đã có mẫu thiết kế sẵn hoặc yêu cầu thiết kế riêng, sau khi tham khảo giá cả từ các nhà cung cấp, giám đốc sẽ báo giá cho đội kinh doanh để tiến hành thông báo giá cả với khách hàng.công ty thỏa thuận về quy cách sản phẩm, giá cả sản phẩm và tiến hành kí kết hợp đồng.
Có 2 trờng hợp xảy ra:
- TH1: Đối với những hàng hóa khách hàng đặt mà in ấn trên chất liệu thông thờng nh phong bì, tiêu đề th, kẹp file, standee,poster…khi có mẫu thiết kế, Công ty chuyển mẫu thiết kế đó tới nhà cung cấp dịch vụ in điển hình là Công ty cổ phần in La Bàn, Công ty cổ phần FOSA, …Thỏa thuận giá cả và tiến hành kí kết hợp đồng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp tiến hành sản xuất hoàn thành sau đó bàn giao cho bên công ty, công ty có thể nhập kho sau đó mới chuyển giao cho khách hàng hoặc chuyển thẳng từ kho của nhà cung cấp tới địa điểm thỏa thuận với khách hàng.
- TH2: Đối với các sản phẩm in trên vải bạt, áo ma, PVC, …sau khi mua hàng hóa về, xuất cho Nhà cung cấp dịch vụ in, gia công. Sau khi hoàn thành nhập kho lại hàng hóa và xuất cho khách hàng hoặc xuất thẳng.
Thuận lợi:
Nh ta đã biết, nhu cầu in ấn phát sinh quanh năm, đặc biệt là trong bất kì doanh nghiệp nào việc in ấn catalogue, tờ rơi,phục vụ cho việc quảng cáo, quảng bá thơng hiệu sản phẩm là công việc thiết yếu hay in ấn sổ sách nội bộ phục vụ cho công tác trong doanh nghiệp. Hơn nữa, do đặc thù của ngành in, cuối năm có thêm rất nhiều các sản phẩm phục vụ cho việc lễ tết:lịch, bao lì xì, phong bì, danh thiếp.
Khó khăn:
Là một doanh nghiệp mới thành lập hoạt động theo hình thức doanh nghiệp thơng mại, chính vì vậy Công ty cổ phần In Tuấn Vinh gặp không ít những khó khăn. Những ngày đầu khi mới thành lập, việc ổn định tổ chức, công việc đợc đặt lên hàng đầu.Làm thế nào để có đợc đội ngũ nhân viên có năng lực,
hăng hái, nhiệt tình với công việc và nhanh chóng bắt nhịp với công việc; tìm kiếm đợc những khách hàng tiềm năng và những nhà cung cấp có uy tín trên thị trờng in ấn.
Nhận xét: Mặc dù là doanh nghiệp mới thành lập xong Công ty cổ phần in Tuấn Vinh đã có những bớc mở đầu rất tốt. Đặc biệt do có lợi thế thành lập tại thời điểm những tháng cuối năm, ngành in sẽ có rất nhiều các sản phẩm, hàng hóa đặc trng nh lịch tết, bao lì xì, thiệp chúc mừng, túi quà tết, ….cùng với các sản phẩm phục vụ cho xúc tiến quảng cáo đẩy mạnh việc bán hàng các sản phẩm tết. Cũng phải kể đến công tác quản lý cũng nh tổ chức của các thành viên trong ban giám đốc, và sự làm việc nhiệt tình của đội ngũ nhân viên năng động, yêu nghề…
2.1.6 Tổ chức kế toán tại Công ty Cổ phần in Tuấn Vinh
2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán, phân công lao động trong Công ty Cổ phầnin Tuấn Vinh in Tuấn Vinh
Bộ máy kế toán là một bộ phận quan trọng cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Chất lợng, trình độ của đội ngũ kế toán cũng nh một cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hợp lý sẽ góp phần không nhỏ làm giảm rủi ro kiểm soát, làm tăng độ tin cậy của những thông tin kế toán nói chung và của báo cáo tài chính nói riêng
Sơ đồ 2.4 : Sơ đồ bộ máy kế toán
Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo
Trùng quan hệ (Một ngời làm)
* ) Quyền hạn và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
Kế toán trởng: chịu trách nhiệm cao nhất về công việc kế toán của công ty. Kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nớc ban hành. Báo cáo với các cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của chi nhánh công ty nh: Báo cáo với cơ quan thuế tình hình làm nghĩa vụ với Nhà nớc; Báo cáo với những ngời điều hành công ty tình hình hoạt động của công ty. Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của công ty về vốn và nguồn vốn để tham mu cho lãnh đạo công ty biết tài chính của công ty để ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác.
Kế toán trởng có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu, chứng từ mà kế toán chuyển giao cho để lập Báo cáo tài chính. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó tập hợp và tính toán các khoản thuế phải nộp.
Thủ quỹ: Thủ quỹ tại công ty chịu trách nhiệm quản lý quỹ, thu chi tiền mặt theo dõi sự tăng giảm về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Căn cứ trên sổ sách, phiếu thu, chi hàng ngày, thủ quỹ có nhiệm vụ giữ quỹ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty.
Kế toán tổng hợp: Làm các công việc kế toán hàng ngày nh lập phiếu thu, chi, xuất, nhập, vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp, theo dõi công nợ, tính giá lên sổ về hàng hóa, thành phẩm, nguyên vật liệu, chịu sự quản lý trực tiếp của kế toán tr- ởng. Thực hiện công tác kế toán: theo dõi công nợ, và tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi các khoản vay.
Kế toán tr ởng
Thủ quỹ
⇒ Quan sát sơ đồ ta có thể thấy, hiện nay kế toán tổng hợp trong công ty làm về các phần hành công nợ, thu chi, bán hàng cũng đồng thời là thủ quỹ.
2.1.6.2 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán, sổ kế toán:
Công ty cổ phần in Tuấn Vinh áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung” để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty.
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
(1) Hàng ngày căn cứ váo các chứng từ gốc hợp lệ, lấy số liệu ghi vào sổ Nhật ký chung theo nguyên tắc ghi sổ.
(1a) Riêng những chứng từ liên quan đến tiền mặt hàng ngày phải vào sổ quỹ. (1b) Căn cứ váo chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ chi tiết liên quan.
(2) Căn cứ vào sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào Sổ Cái tài khoản liên quan theo từng nghiệp vụ.
(2a) Căn cứ vào Sổ quỹ tiền mặt, để đối chiếu với Sổ cái tài khoản vào cuối tháng. (3) Cuối tháng cộng sổ, thẻ chi tiết vào sổ tổng hợp có liên quan.
(3a) Cuối tháng cộng sổ các tài khoản, lấy số liệu trên sổ cái, đối chiếu với Bảng tổng hợp chia tiết liên quan.
(4) Cuối tháng công sổ, lấy số liệu trên Sổ cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
(5,6) Căn cứ váo bảng cân đối số phát sinh, bảng Tổng hợp chi tiết sổ quỹ để lập Báo Cáo tài chính kế toán.
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết (1a) (1b) (2a) (3) (6) (3a) (5) (4) (2) (1) Chứng từ gốc
2.1.6.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán và chính sách kế toánáp dụng tại Công ty CP in Tuấn Vinh áp dụng tại Công ty CP in Tuấn Vinh
- Công ty cổ phần in Tuấn Vinh sử dụng danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiêp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 cảu Bộ trởng BTC.
- Niên độ kế toán tính theo năm dơng lịch bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Riêng đối với năm 2011 niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 27/07 tới ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong năm kế toán là đồng Việt Nam. - Hạch toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Giá gốc
Công ty tính trị giá hàng tồn kho cuối kỳ theo phơng pháp NTXT Công ty hạch toán hàng tồn kho theo PP kê khai thờng xuyên - Tài sản cố định: Hiện tại trong doanh nghiệp cha có tài sản cố định - Thuế GTGT(VAT) tính theo phơng pháp khấu trừ
2.1.6.4. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Hiện nay, công ty sử dụng hai loại mẫu chứng từ là chứng từ bắt buộc và chứng từ hớng dẫn. Danh mục các loại chứng từ mà công ty Cổ phần In Tuấn Vinh sử dụng gồm có:
Các loại chứng từ bắt buộc:
• Phiếu thu 01-TT • Phiếu chi 02-TT • Biên lai thu tiền
• Hóa đơn GTGT ...
Các loại chứng từ hớng dẫn :
• Bảng chấm công : 01a-LĐTL
• Bảng thanh toán tiền lơng: 02-LĐTL • Biên bản giao nhận hàng hóa
• Phiếu nhập kho • Phiếu xuất kho
• Giấy đề nghị thanh toán ...
- Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ nhật ký, sổ cái… - Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết,…
2.1.6.6.Các loại báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính hàng quý, hàng năm gửi cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính gồm:
- Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN) - Báo cáo lu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09-DN)
- Phụ biểu - Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01-DN gửi cho cơ quan thuế)
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần in tuấn vinh.
2.2.1. Đặc điểm hàng hóa trong Công ty cổ phần in Tuấn Vinh
Bất kỳ một doanh nghiệp nào, cũng đều mong muốn bán đợc nhiều hàng hoá. Thực hiện tốt công tác bán hàng doanh nghiệp mới có điều kiện trang trải bù đắp chi phí quản lý doanh nghiệp, tăng tốc luân chuyển vốn, thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nớc và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Ngợc lại nếu bán hàng kém sẽ ảnh hởng xấu đến hoạt động kinh doanh. Hàng hóa không bán đợc ảnh hởng đến tình hình tài chính, thu hẹp thị trờng và khả năng cạnh tranh, vốn kinh doanh bị ứ đọng gây tình trạng phá sản.
Hàng hóa kinh doanh của Công ty cổ phần In Tuấn Vinh là các sản phẩm về in ấn và gia công sau in:
TÚI
TỜ RƠI, TỜ GẤP
CATALOGUE
POSTER
TIấU ĐỀ THƯ
2.2.2. Các ph ơng thức bán hàng tại Công ty cổ phần in Tuấn Vinh
Công ty cổ phần in Tuấn Vinh có nhiệm vụ quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi. Nắm bất khả năng kinh doanh, nhu cầu tiêu dùng của thị trờng để đa ra các biện pháp kinh doanh có hiệu quả cao nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng nhằm thu lợi nhuận tối đa. Chấp hành và thực hiện đầy đủ chế độ, chính sách pháp luật của Nhà nớc về hoạt động kinh doanh, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công ty và ngời lao động.
Công ty cổ phần in Tuấn Vinh thuộc loại hình doanh nghiệp thơng mại. Công việc kinh doanh chủ yếu là cung cấp các sản phẩm hàng hoá về lĩnh vực in. Do đặc điểm của doanh nghiệp, khi có khách hàng đặt hàng, doanh nghiệp mới liên hệ với các nhà cung cấp và tiến hành nhập đầu vào.Do đó, để đẩy mạnh kinh doanh, doanh nghiệp cần đẩy mạnh việc quảng cáo thơng hiệu sản phẩm dịch vụ, đẩy mạnh việc biết đến bởi những ngời tiêu dùng. Ngoài việc quảng cáo trên các phơng tiện truyền thông, thì việc tạo lập uy tín tới ngời tiêu dùng bằng việc cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tốt là một trong các cách hữu hiệu nhất đa thơng hiệu của công ty ngày một đi xa hơn.
Có hai hình thức bán hàng trong công ty:
- Bán buôn:. Những đối tợng bán buôn thờng là các doanh nghiệp, công ty trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng sổ sách, phong bì, kẹp file,…
- Bán lẻ: Là hình thức bán chủ yếu ở công ty, nó chiếm tỷ trọng lớn trong khối lợng hàng hóa tiêu thụ. Khách hàng chủ yếu là những cá nhân, tổ chức có nhu cầu mua mặt hàng nh catalogue, tờ rơi, tờ gấp, áp phích, quảng cáo,…phục vụ cho công việc quảng cáo sản phẩm của họ,…
2.2.3. Các ph ơng thức thanh toán tại công ty cổ phần in Tuấn Vinh.
Về phơng thức thanh toán tiền hàng đợc ghi rõ trong hợp đồng kinh tế hoặc đã thỏa thuận giữa hai bên về mua bán hàng hóa. Công ty thờng áp dụng hai hình thức thanh toán chủ yếu:
- Phơng thức thanh toán trực tiếp: thanh toán bằng tiền mặt, TGNH - Phơng thức thanh toán trả chậm.
2.2.4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần in Tuấn Vinh.
Trích tài liệu của công ty tháng 9/2012 nh sau:
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế 03/09/TV-2012, Ngày 26/09/2012 xuất 50.000 tờ nhãn dán tờng( sticker) đơn giá: 2.536đ/tờ, 15.000 chiếc Cờ treo( Hanger) đơn
giá 9.363đ/chiếc, và 10.000 tờ rơi( poster) đơn giá 14.996đ/tờ cho Công ty cổ phần Sữa Hà Nội.
Biểu 2.4: Hợp đồng kinh tế
cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự do - hạnh phúc
---- *** ---
hợp đồng kinh tế
( Số: 03/09/TV - 2012/HDKT)
- Căn cứ Bộ luật dân sự số 33/20058/QH11 và luật thơng mại số 6/2005/QH11 đợc Quốc hội nớc Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005
- Căn cứ vào khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên
Hôm nay, ngày 05 tháng 09 năm 2012 chúng tôi gồm :
Bên A ( Bên mua ) : công ty cổ phần sữa hà nội Địa chỉ : Quang Minh, Mê Linh, Hà Nội
Điện thoại : 04 3886 6563 Fax : 04 3886 6564 04 3886 6567
Mã số thuế : 0101218588
Ngời đại diện : Ông Hà Quang Tuấn
Chức vụ : Chủ tịch HĐQT kiêm TGĐ Bên B : công ty cổ phần in tuấn vinh
Đại diện : Ông Nguyễn Tuấn Anh Chức vụ : Giám đốc Trụ sở : 110/381 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội
Điện thoại : 04 6264 6566 Fax : 04 6264 6566
MST : 0105426356
Số tài khoản : 140246681992 tại Ngân hàng Techcombank Trần Thái Tông, Hà Nội Sau khi bàn bạc, thống nhất, hai bên thỏa thuận ký kết Hợp đồng kinh tế và cam đoan thực hiện với những điều khoản sau :
Điều 1 : Nội dung của Hợp đồng :
Công ty cổ phần sữa Hà Nội ( hanoimilk ) đồng ý thuê Công ty cổ phần in Tuấn Vinh thực hiện việc in ấn và sản xuất các sản phẩm sau :
STT Danh mục sản phẩm Đơn vị tính Số lợng Đơn giá ( VNĐ ) Thành tiền 1 Sticker Tờ 50,000 2,536 126,800,000 Kích thớc : 29.7x42cm(A3) In 4 màu 1 mặt
Chất liệu: Giấy Decal tốt dán ở trên mọi chất liệu
Cán bóng, xén bể theo mẫu thiết kế
2 Hanger Chiếc 15,000 9,363 140,445,000 Kích thớc: 20x20cm + 34x34cm
Chất liệu: Giấy Couche’ 150gsm Cán bóng 1 mặt, bồi 2 mặt trên carton lạnh 2 ly, đục lỗ, xâu dây, bể theo mẫu thiết kế
3 Poster Tờ 10,000 14,996 149,960,000 Kích thớc: 40x60cm
In 4 màu 1 mặt
Chất liệu: Giấy Couche’ 150gsm Cán mỏng, bồi 1 mặt trên formex 2