H th ng máy tính

Một phần của tài liệu HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT TIỀN GIANG.PDF (Trang 53)

B ng 2.10: H th ng máy tính

H th ng máy tính Không Không bi t

H th ng có bu c khai báo User, password

tr c khi đ ng nh p s d ng không? 83,4% 16,6% Có phân lo i đ i t ng s d ng h th ng

không? 76,7% 3,3% 20%

H th ng có thi t l p nh t ký t đ ng theo dõi

quá trình s d ng c a t ng User không? 50% 6,6% 43,4% Có h n ch vi c ti p c n tr c ti p h th ng x lý

v i các đ i t ng bên ngoài không? (thông qua

b o v ngoƠi, khóa đ a đi m, crack mư …) 60% 6,7% 33,3%

Có phân quy n xem, thêm, s a, xóa đ i v i t ng User theo ch c n ng qu n lý và th c hi n riêng không?

46,6% 10% 43,4% H th ng có s d ng d li u m c đnh và d

li u t đ ng không? 43,3% 10% 46,6%

H th ng có báo l i không khi:

a. Nh p d li u b trùng l p? 46,6% 6,6% 46,8% b. Ki u d li u không theo quy đnh c a

ph n m m? 43,3% 6,6% 50%

c. Trình t nh p d li u v th i gian b đ o

l n? 40,3% 60%

Công ty có h th ng ng n ch n virus t đ ng

không? 50% 6,6% 43,3%

Công ty có ki m soát t t các thi t b l u tr và

sao l u d phòng d li u không? 80% 20% Ngu n: K t qu kh o sát t i cty x s TG

Công ty s d ng h th ng máy tính đ h ch toán k toán và l p các báo cáo tài chính. Ho t đ ng ki m soát đ i v i h th ng máy tính theo k t qu kh o sát là t t. Tuy nhiên, theo m t s nhân viên, h ch s d ng máy tính trên ph n vi c c a mình ch không n m b t h t nh ng đ c tính trong h th ng máy tính

nh phơn quy n, xem, thêm, xóa, s a và ph thu c tính chính tr c c a các nhân viên, k thu t viên tin h c, n u có b t th ng x y ra thì không qui k t trách nhi m đ c.

Nhân viên k toán trong công ty m i ng i ph trách m t ph n hành k toán riêng bi t, không có ng i nào kiêm nhi m nhi u ph n hành k toán khác nhau.

Các d li u trong h th ng máy tính có s b o m t cao, có s phân

quy n Xem, Thêm, S a, Xóa… gi a ch c n ng qu n lý và ch c n ng th c hi n. Các ch c n ng h tr đ c thi t k đ y đ , vì v y vi c ki m tra và phát hi n k p th i các sai sót, gian l n là d dàng.

H th ng truy c p internet b h n ch , đi u này làm nhân viên không m t th i gian vƠo internet nh ng c ng h n ch nh ng c p nh t có ích trên internet

nh v n b n pháp lu t, thông t , tài li u ph i ph thu c vào m t b ph n t i v .

2.5.2.4.3 Ki m soát chu trình mua hàng ậ thanh toán

Chu trình mua hàng thanh toán c a công ty TNHH MTV X s ki n thi t Ti n Giang đ c mô t bao g m các công vi c tìm ki m nhà cung c p, l p đ n đ t hàng, nh n hàng, ghi nh n các kho n n và thanh toán cho nhà cung c p. Do vé s ch y u nguyên li u là gi y các lo i và hàng hoá vé s luôn đa d ng v m u mã và ch ng lo i đ kích thích đ c s chú ý c a khách hàng.

Do nh ng yêu c u đa d ng v m u mã, ch ng lo i nên công ty không t s n xu t tr c ti p hàng hóa mà thông qua các t ch c in n đòi h i nh lƠ m t nhà máy in. Vì v y công ty ký k t h p đ ng v i các Công ty in n. Vé s đ c in n t i Công ty c ph n In Ti n Giang và Công ty trách nhi m h u h n Phát Tài – Tp.HCM. ơy lƠ 2 đ i tác truy n th ng c a công ty đư qua kh o sát và h p tác lâu dài v i công ty.

QUÁ TRÌNH GHI NH N NH P KHO VÀ THANH TOÁN TI N HÀNG TRÊN PMKT K TOÁN THANH TOÁN K TOÁN V T T D E F G H Nh p li u Ghi nh n giá tr hàng nh p kho, thuê GTGT đ u vào, N ph i tr PM KT H p đ ng Hn Hóa đ n Biên b n bàn giao hàng hóa Thanh lý h p đ ng PNK KHO HÀNG L p đ ngh thanh toán H p đ ng I n H J Biên b n bàn giao hàng hóa K Hóa đ n L Thanh lý h p đ ng M N CK N N M L K J I Nh p li u L p U nhi m chi n H H p đ ng Hóa đ n Biên b n bàn giao hàng hóa Thanh lý h p đ ng UNC DN CK UNC PM KT Ngân hàng N N

* L păđ năđ t hàng:

M i đ u n m, theo k ho ch công ty s ký k t h p đ ng đ c cung ng

vi c in n vé s và theo k ho ch, s l ng in vé theo t ng k s đ c quy t

đnh và thông báo k ho ch đ n cho các công ty in theo tháng, quí. Trong đó

bao g m gi y lo i gì, s l ng, kích th t, màu s c và ký hi u riêng bi t theo t ng lo i, th i đi m.

Nh n hàng:

n th i gian theo k ho ch, công ty s đ n nh n vé theo các đ a đi m

đư quy đnh, b ph n nh n hàng s ki m tra s l ng, ch t l ng, m u mư, đ i

chi u v i đ n đ t hàng, hóa đ n. Sau đó s l p phi u nh p kho đư đ c đánh s

th t tr c, phi u nh p kho đ c l p thành 2 liên v i đ y đ ch ký c a ng i

giao hƠng, ng i nh n hƠng. Sau khi hƠng đư đ c ki m theo s l ng th c

nh p, th kho s ký nh n lên phi u nh p kho.

Liên 1 phi u nh p kho đ c chuy n lên phòng k toán cùng v i hóa đ n

c a nhà cung c p, liên 2 g i đ n th kho nh p hàng, liên 3 chuy n đ n phòng k

ho ch kinh doanh đ theo dõi.

Trong tr ng h p có s vi c b t th ng (thi u hàng, th a hàng, hàng không ch t l ng,…) s đ c l p biên b n đ lƠm c n c x lý sau này.

Ghi nh n n ng i bán

Khi k toán nh n đ c đ n đ t hàng, phi u nh p kho và hóa đ n thì s đ i chi u các ch ng t này v i nhau. N u kh p đúng thì k toán s c p nh t công n cho ng i bán, n u không h p lý thì k toán s l u các ch ng t này l i ch x lý.

Thanh toán

i v i các ch ng t đ n h n thanh toán k toán s thanh toán b ng ti n m t, chuy n kho n ho c l p y nhi m chi tùy theo hình th c thanh toán b ng ti n m t hay chuy n kho n.

Phi u chi ho c y nhi m chi đ c l p thành 2 liên, m t liên giao cho

toán, phi u nh p kho vƠ hóa đ n sau khi đư đóng d u “đư chi”. Các ch ng t

ch a đ n h n thanh toán đ c l u vƠo m t h s riêng.

2.5.2.4.4 Ki m soát chu trình bán hàng - thu ti n

Chu trình doanh thu là t p h p các s ki n, ho t đ ng liên quan đ n quá trình bán hàng, d ch v và thanh toán ti n t đ i lý, khách hàng.

Chu trình doanh thu g m các b c:

- Xây d ng và phát tri n quan h v i các khách hƠng (đ i lý c p 1): công ty giao d ch phân ph i vé tr c ti p cho đ i lý c p 1, t đ i lý c p 1 phân ph i ti p cho b n hƠng đ n tay ng i tiêu th .

- Xác đ nh h p đ ng ký k t c th s l ng tiêu th c phân ph i, t ng

k sau khi t t toán m t k vé m i xác đnh tiêu th th c t đ tính doanh thu. - X lý công n ph i thu và thu ti n khách hàng.

Ph ngăth căbánăhƠng:ăPh ng th c bán hƠng ch y u c a công ty lƠ bán hƠng thông qua đ i lỦ, vi c xu t thƠnh ph m(vé s ) giao cho đ i lỦ đ u ph i

qua kho.

Chu trình bán hàng – thu ti n bao g m các công vi c nh xác đ nh h p

đ ng đ i lỦ đư kỦ k t đ u n m, t đó lƠm c n c cung c p s l ng cây vé cho

t ng đ i lý, chuy n giao hàng hóa, l p phi u xu t kho kiêm v n chuy n n i b , x lý và ghi s các kho n v doanh thu và thu ti n.

L p h păđ ng bán hàng:

u n m, đ i lý ký k t v i công ty h p đ ng mua bán vé s , theo đó s

có k ho ch phân ph i cho t ng k theo k ho ch đư đ c duy t tr c, chi phí giao nh n, các kho n hoa h ng, cách th c thanh toán ti n m t tr c ti p hay chuy n kho n,..

L păhóaăđ năbánăhƠng:

Sau khi đ i lỦ đóng ti n theo s l ng cây vé mình nh n, c m phi u thu

xu t kho kiêm v n chuy n n i b do b ph n bán hàng chuy n đ n theo k ho ch t ng k .

Chuy n giao hàng :

B ph n kho đ i chi u s ti n v i s l ng theo k ho ch, xu t hàng ra kh i kho và ký xác nh n vào 3 liên Hóa đ n kiêm v n chuy n n i b . Sau khi ký xác nh n xong thì g i liên 3 Hóa đ n kiêm v n chuy n n i b lên cho K toán bán hàng, liên 2 giao cho đ i lý và liên 1 đ c l u t i b ph n kho.

Phòng k ho ch kinh doanh s phân ph i vé t i đ a đi m c a công ty, đ i lý s nh n vé đ a đi m t i công ty hay tr m phát hành TP.HCM sao cho thu n ti n đ i lý nh t, có h tr chi phí v n chuy n cho đ i lý xa.

Ghi nh n n ph i thu và thu ti n:

Vào chi u ch nh t hàng tu n lúc 16g15 vé s Ti n Giang đ c quay m

th ng t i s 05 Th Khoa Huân, P1, Tp M Tho, Ti n Giang. Do đó, tr c gi quay m th ng, các đ i lý vé s ph i mang vé bán không h t đ n tr t i công

ty hay đi m thu h i vé c a công ty đ t t i t nh khác. Vì s l ng nhi u không

th ki m đ m ngay đ c, nên công ty vô hi u hóa l ng vé b ng cách ch t m t góc ph n ghi s c a t vé và ch p nh n t m s l ng vé theo b ng kê mà

đ i lý ghi.

Trong bán hƠng công ty s d ng giá bán (giá ghi trên t vé s , thông th ng hƠng hoá vé s c a công ty có m nh giá lƠ 10.000đ) đư tr hoa h ng

(hoa h ng lƠ s ti n đ i lỦ đ c h ng khi bán đ c hàng cho công ty).

Ch đ c ghi nh n DT khi giá tr vé (theo giá bán) giao cho đ i lỦ đư bán đ c.

Th i đi m ghi nh n doanh thu lƠ sau khi xác đ nh đ c l ng vé đ i lỦ tr l i công ty, th ng lƠ ngƠy th hai hƠng tu n, vì tr c gi quay m th ng đ i lỦ mang vé đ n tr , do s l ng nhi u công ty không th k p ki m đ m ngay đ c, lúc đó công ty s vô hi u hóa l ng vé b ng cách ch t m t góc (ph n ghi s trên t vé) c a t vé r i t m công nh n s l ng vé theo b ng kê mƠ các đ i lỦ đư ghi. NgƠy hôm sau công ty ti n hƠnh ki m đ m chính xác, l p

biên b n đ lƠm c s tính toán s l ng vé s đ i lỦ th c t đư tiêu th , tính hoa h ng ph i tr cho đ i lỦ (13% doanh thu th c tiêu th ).

QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG

KHO HÀNG

KHO HÀNG K TOÁNK TOÁN

PKD PKD XDBH H KH H H g N H g A A TH C HI N H g PXK N KH PXK L P H PXK H g H N KH NH P LI U GHI NH N BH PMKT H g H PXK N A

2.5.2.4.5 Ki m soát hàng t n kho và tài s n c đnh

Hàng t n kho và tài s n c đnh chi m m t t tr ng l n, tài s n c đnh có tách b ch gi a th kho và k toán tài s n c đnh, tài s n c đnh phân b r i rác nhi u n i trong công ty, danh sách tƠi s n đ c theo dõi t ng, gi m, trích kh u hao phòng k toán, vi c ghi nh n tài s n c đ nh đ c h ch toán theo chu n m c k toán.

Do vé s là lo i hàng hóa có giá tr vào th i đi m nh t đnh nên th ng là phát h t cho đ i lỦ, đ n k s thì nh n l i là vé đ a vƠo l u tr ch đ n h n thanh h y, n u vé phát hành còn t n trong kho thì tr c gi m s c ng lƠm

biên b n thanh h y vé t n.

2.5.2.4.6 Ki m soát ti n m t và ti n g i ngân hàng

Ti n là m t lo i tài s n r t nh y c m và kh n ng m t mát r t cao, ý th c

đ c đi u này, các nhà qu n lỦ luôn quan tơm đ n vi c ki m soát nó.

T i công ty có qui đ nh th qu không kiêm nhi m k toán thanh toán,

k toán chi phí và k toán ti n g i ngân hàng. Thu chi t kho qu đ u có xác nh n t phòng k toán vƠ Ban giám đ c. M i cu i ngƠy đ u có ki m qu t đó

rút ra s d giao d ch trong m i ngày.

Thu ti n bán vé s t đ i lý do ngân hàng thu ho c đ i lý tr ti n tr c ti p t i công ty, thông qua chuy n kho n nên t o đi u ki n d dƠng cho đ i lý n p ti n.

Công ty vƠ ngơn hƠng qui đnh: Khi rút ti n ho c chuy n ti n cho khách

hàng ph i có ch ký c a ng i ch tài kho n và ch ng t đó ( y nhi m chi, Sec) ph i đ c đóng d u đ c a công ty, ký duy t c a c p trên.

nh k , k toán chi phí có nhi m v ki m tra t t c ch ng t , hóa đ n lien quan đ n chi phí, sau đó l p b ng đ ngh t ng h p, có ký duy t c a k

2.5.2.4.7 Ki m soát chi phí

Hi n nay, v n đ ki m soát chi phí ch y u mà công ty ti n hành là c t

gi m chi phí: chi l ng theo đ n giá đ c duy t, duy t g t gao t ng kho n chi

và liên t c nh c nh nhân viên ti t ki m chi phí đi n, n c, v n phòng ph m, tuy nhiên, hi u qu ki m soát chi phí v n không đ t đ c nh mong đ i và v p ph i s ph n ng c a nhơn viên. L ng n m sau bao gi c ng mu n cao h n

n m tr c, nh ng kho n chi phí c đnh chi tr vé trúng th ng, chi h tr các

ban nghành h tr kinh doanh vé s , chi ti p khách,... Hi u ki m soát chi phí là c t gi m chi tiêu và ph i th c hi n trong xây d ng ý th c t nguy n ti t ki m

nhơn viên. i u này d n đ n là doanh nghi p th ng loay hoay t n th i gian gi i quy t chi phí phát sinh ngoài ý mu n và t n nhi u chi phí đ duy trì b máy ho t đ ng hi u qu .

2.5.2.5 Th c tr ng v thông tin và truy n thông t i công ty XSKT TG

đ a ra các quy t đ nh phù h p trong qu n tr , c ng nh các ho t đ ng

ki m soát ph thu c r t l n vào tính hi u qu c a h th ng thông tin, đ c bi t là

Một phần của tài liệu HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT TIỀN GIANG.PDF (Trang 53)

Tải bản đầy đủ (PDF)

(107 trang)