B ng 2.10: H th ng máy tính
H th ng máy tính Có Không Không bi t
H th ng có bu c khai báo User, password
tr c khi đ ng nh p s d ng không? 83,4% 16,6% Có phân lo i đ i t ng s d ng h th ng
không? 76,7% 3,3% 20%
H th ng có thi t l p nh t ký t đ ng theo dõi
quá trình s d ng c a t ng User không? 50% 6,6% 43,4% Có h n ch vi c ti p c n tr c ti p h th ng x lý
v i các đ i t ng bên ngoài không? (thông qua
b o v ngoƠi, khóa đ a đi m, crack mư …) 60% 6,7% 33,3%
Có phân quy n xem, thêm, s a, xóa đ i v i t ng User theo ch c n ng qu n lý và th c hi n riêng không?
46,6% 10% 43,4% H th ng có s d ng d li u m c đnh và d
li u t đ ng không? 43,3% 10% 46,6%
H th ng có báo l i không khi:
a. Nh p d li u b trùng l p? 46,6% 6,6% 46,8% b. Ki u d li u không theo quy đnh c a
ph n m m? 43,3% 6,6% 50%
c. Trình t nh p d li u v th i gian b đ o
l n? 40,3% 60%
Công ty có h th ng ng n ch n virus t đ ng
không? 50% 6,6% 43,3%
Công ty có ki m soát t t các thi t b l u tr và
sao l u d phòng d li u không? 80% 20% Ngu n: K t qu kh o sát t i cty x s TG
Công ty s d ng h th ng máy tính đ h ch toán k toán và l p các báo cáo tài chính. Ho t đ ng ki m soát đ i v i h th ng máy tính theo k t qu kh o sát là t t. Tuy nhiên, theo m t s nhân viên, h ch s d ng máy tính trên ph n vi c c a mình ch không n m b t h t nh ng đ c tính trong h th ng máy tính
nh phơn quy n, xem, thêm, xóa, s a và ph thu c tính chính tr c c a các nhân viên, k thu t viên tin h c, n u có b t th ng x y ra thì không qui k t trách nhi m đ c.
Nhân viên k toán trong công ty m i ng i ph trách m t ph n hành k toán riêng bi t, không có ng i nào kiêm nhi m nhi u ph n hành k toán khác nhau.
Các d li u trong h th ng máy tính có s b o m t cao, có s phân
quy n Xem, Thêm, S a, Xóa… gi a ch c n ng qu n lý và ch c n ng th c hi n. Các ch c n ng h tr đ c thi t k đ y đ , vì v y vi c ki m tra và phát hi n k p th i các sai sót, gian l n là d dàng.
H th ng truy c p internet b h n ch , đi u này làm nhân viên không m t th i gian vƠo internet nh ng c ng h n ch nh ng c p nh t có ích trên internet
nh v n b n pháp lu t, thông t , tài li u ph i ph thu c vào m t b ph n t i v .
2.5.2.4.3 Ki m soát chu trình mua hàng ậ thanh toán
Chu trình mua hàng thanh toán c a công ty TNHH MTV X s ki n thi t Ti n Giang đ c mô t bao g m các công vi c tìm ki m nhà cung c p, l p đ n đ t hàng, nh n hàng, ghi nh n các kho n n và thanh toán cho nhà cung c p. Do vé s ch y u nguyên li u là gi y các lo i và hàng hoá vé s luôn đa d ng v m u mã và ch ng lo i đ kích thích đ c s chú ý c a khách hàng.
Do nh ng yêu c u đa d ng v m u mã, ch ng lo i nên công ty không t s n xu t tr c ti p hàng hóa mà thông qua các t ch c in n đòi h i nh lƠ m t nhà máy in. Vì v y công ty ký k t h p đ ng v i các Công ty in n. Vé s đ c in n t i Công ty c ph n In Ti n Giang và Công ty trách nhi m h u h n Phát Tài – Tp.HCM. ơy lƠ 2 đ i tác truy n th ng c a công ty đư qua kh o sát và h p tác lâu dài v i công ty.
QUÁ TRÌNH GHI NH N NH P KHO VÀ THANH TOÁN TI N HÀNG TRÊN PMKT K TOÁN THANH TOÁN K TOÁN V T T D E F G H Nh p li u Ghi nh n giá tr hàng nh p kho, thuê GTGT đ u vào, N ph i tr PM KT H p đ ng Hn Hóa đ n Biên b n bàn giao hàng hóa Thanh lý h p đ ng PNK KHO HÀNG L p đ ngh thanh toán H p đ ng I n H J Biên b n bàn giao hàng hóa K Hóa đ n L Thanh lý h p đ ng M N CK N N M L K J I Nh p li u L p U nhi m chi n H H p đ ng Hóa đ n Biên b n bàn giao hàng hóa Thanh lý h p đ ng UNC DN CK UNC PM KT Ngân hàng N N
* L păđ năđ t hàng:
M i đ u n m, theo k ho ch công ty s ký k t h p đ ng đ c cung ng
vi c in n vé s và theo k ho ch, s l ng in vé theo t ng k s đ c quy t
đnh và thông báo k ho ch đ n cho các công ty in theo tháng, quí. Trong đó
bao g m gi y lo i gì, s l ng, kích th t, màu s c và ký hi u riêng bi t theo t ng lo i, th i đi m.
Nh n hàng:
n th i gian theo k ho ch, công ty s đ n nh n vé theo các đ a đi m
đư quy đnh, b ph n nh n hàng s ki m tra s l ng, ch t l ng, m u mư, đ i
chi u v i đ n đ t hàng, hóa đ n. Sau đó s l p phi u nh p kho đư đ c đánh s
th t tr c, phi u nh p kho đ c l p thành 2 liên v i đ y đ ch ký c a ng i
giao hƠng, ng i nh n hƠng. Sau khi hƠng đư đ c ki m theo s l ng th c
nh p, th kho s ký nh n lên phi u nh p kho.
Liên 1 phi u nh p kho đ c chuy n lên phòng k toán cùng v i hóa đ n
c a nhà cung c p, liên 2 g i đ n th kho nh p hàng, liên 3 chuy n đ n phòng k
ho ch kinh doanh đ theo dõi.
Trong tr ng h p có s vi c b t th ng (thi u hàng, th a hàng, hàng không ch t l ng,…) s đ c l p biên b n đ lƠm c n c x lý sau này.
Ghi nh n n ng i bán
Khi k toán nh n đ c đ n đ t hàng, phi u nh p kho và hóa đ n thì s đ i chi u các ch ng t này v i nhau. N u kh p đúng thì k toán s c p nh t công n cho ng i bán, n u không h p lý thì k toán s l u các ch ng t này l i ch x lý.
Thanh toán
i v i các ch ng t đ n h n thanh toán k toán s thanh toán b ng ti n m t, chuy n kho n ho c l p y nhi m chi tùy theo hình th c thanh toán b ng ti n m t hay chuy n kho n.
Phi u chi ho c y nhi m chi đ c l p thành 2 liên, m t liên giao cho
toán, phi u nh p kho vƠ hóa đ n sau khi đư đóng d u “đư chi”. Các ch ng t
ch a đ n h n thanh toán đ c l u vƠo m t h s riêng.
2.5.2.4.4 Ki m soát chu trình bán hàng - thu ti n
Chu trình doanh thu là t p h p các s ki n, ho t đ ng liên quan đ n quá trình bán hàng, d ch v và thanh toán ti n t đ i lý, khách hàng.
Chu trình doanh thu g m các b c:
- Xây d ng và phát tri n quan h v i các khách hƠng (đ i lý c p 1): công ty giao d ch phân ph i vé tr c ti p cho đ i lý c p 1, t đ i lý c p 1 phân ph i ti p cho b n hƠng đ n tay ng i tiêu th .
- Xác đ nh h p đ ng ký k t c th s l ng tiêu th c phân ph i, t ng
k sau khi t t toán m t k vé m i xác đnh tiêu th th c t đ tính doanh thu. - X lý công n ph i thu và thu ti n khách hàng.
Ph ngăth căbánăhƠng:ăPh ng th c bán hƠng ch y u c a công ty lƠ bán hƠng thông qua đ i lỦ, vi c xu t thƠnh ph m(vé s ) giao cho đ i lỦ đ u ph i
qua kho.
Chu trình bán hàng – thu ti n bao g m các công vi c nh xác đ nh h p
đ ng đ i lỦ đư kỦ k t đ u n m, t đó lƠm c n c cung c p s l ng cây vé cho
t ng đ i lý, chuy n giao hàng hóa, l p phi u xu t kho kiêm v n chuy n n i b , x lý và ghi s các kho n v doanh thu và thu ti n.
L p h păđ ng bán hàng:
u n m, đ i lý ký k t v i công ty h p đ ng mua bán vé s , theo đó s
có k ho ch phân ph i cho t ng k theo k ho ch đư đ c duy t tr c, chi phí giao nh n, các kho n hoa h ng, cách th c thanh toán ti n m t tr c ti p hay chuy n kho n,..
L păhóaăđ năbánăhƠng:
Sau khi đ i lỦ đóng ti n theo s l ng cây vé mình nh n, c m phi u thu
xu t kho kiêm v n chuy n n i b do b ph n bán hàng chuy n đ n theo k ho ch t ng k .
Chuy n giao hàng :
B ph n kho đ i chi u s ti n v i s l ng theo k ho ch, xu t hàng ra kh i kho và ký xác nh n vào 3 liên Hóa đ n kiêm v n chuy n n i b . Sau khi ký xác nh n xong thì g i liên 3 Hóa đ n kiêm v n chuy n n i b lên cho K toán bán hàng, liên 2 giao cho đ i lý và liên 1 đ c l u t i b ph n kho.
Phòng k ho ch kinh doanh s phân ph i vé t i đ a đi m c a công ty, đ i lý s nh n vé đ a đi m t i công ty hay tr m phát hành TP.HCM sao cho thu n ti n đ i lý nh t, có h tr chi phí v n chuy n cho đ i lý xa.
Ghi nh n n ph i thu và thu ti n:
Vào chi u ch nh t hàng tu n lúc 16g15 vé s Ti n Giang đ c quay m
th ng t i s 05 Th Khoa Huân, P1, Tp M Tho, Ti n Giang. Do đó, tr c gi quay m th ng, các đ i lý vé s ph i mang vé bán không h t đ n tr t i công
ty hay đi m thu h i vé c a công ty đ t t i t nh khác. Vì s l ng nhi u không
th ki m đ m ngay đ c, nên công ty vô hi u hóa l ng vé b ng cách ch t m t góc ph n ghi s c a t vé và ch p nh n t m s l ng vé theo b ng kê mà
đ i lý ghi.
Trong bán hƠng công ty s d ng giá bán (giá ghi trên t vé s , thông th ng hƠng hoá vé s c a công ty có m nh giá lƠ 10.000đ) đư tr hoa h ng
(hoa h ng lƠ s ti n đ i lỦ đ c h ng khi bán đ c hàng cho công ty).
Ch đ c ghi nh n DT khi giá tr vé (theo giá bán) giao cho đ i lỦ đư bán đ c.
Th i đi m ghi nh n doanh thu lƠ sau khi xác đ nh đ c l ng vé đ i lỦ tr l i công ty, th ng lƠ ngƠy th hai hƠng tu n, vì tr c gi quay m th ng đ i lỦ mang vé đ n tr , do s l ng nhi u công ty không th k p ki m đ m ngay đ c, lúc đó công ty s vô hi u hóa l ng vé b ng cách ch t m t góc (ph n ghi s trên t vé) c a t vé r i t m công nh n s l ng vé theo b ng kê mƠ các đ i lỦ đư ghi. NgƠy hôm sau công ty ti n hƠnh ki m đ m chính xác, l p
biên b n đ lƠm c s tính toán s l ng vé s đ i lỦ th c t đư tiêu th , tính hoa h ng ph i tr cho đ i lỦ (13% doanh thu th c tiêu th ).
QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG
KHO HÀNG
KHO HÀNG K TOÁNK TOÁN
PKD PKD XDBH H KH H H g N H g A A TH C HI N H g PXK N KH PXK L P H PXK H g H N KH NH P LI U GHI NH N BH PMKT H g H PXK N A
2.5.2.4.5 Ki m soát hàng t n kho và tài s n c đnh
Hàng t n kho và tài s n c đnh chi m m t t tr ng l n, tài s n c đnh có tách b ch gi a th kho và k toán tài s n c đnh, tài s n c đnh phân b r i rác nhi u n i trong công ty, danh sách tƠi s n đ c theo dõi t ng, gi m, trích kh u hao phòng k toán, vi c ghi nh n tài s n c đ nh đ c h ch toán theo chu n m c k toán.
Do vé s là lo i hàng hóa có giá tr vào th i đi m nh t đnh nên th ng là phát h t cho đ i lỦ, đ n k s thì nh n l i là vé đ a vƠo l u tr ch đ n h n thanh h y, n u vé phát hành còn t n trong kho thì tr c gi m s c ng lƠm
biên b n thanh h y vé t n.
2.5.2.4.6 Ki m soát ti n m t và ti n g i ngân hàng
Ti n là m t lo i tài s n r t nh y c m và kh n ng m t mát r t cao, ý th c
đ c đi u này, các nhà qu n lỦ luôn quan tơm đ n vi c ki m soát nó.
T i công ty có qui đ nh th qu không kiêm nhi m k toán thanh toán,
k toán chi phí và k toán ti n g i ngân hàng. Thu chi t kho qu đ u có xác nh n t phòng k toán vƠ Ban giám đ c. M i cu i ngƠy đ u có ki m qu t đó
rút ra s d giao d ch trong m i ngày.
Thu ti n bán vé s t đ i lý do ngân hàng thu ho c đ i lý tr ti n tr c ti p t i công ty, thông qua chuy n kho n nên t o đi u ki n d dƠng cho đ i lý n p ti n.
Công ty vƠ ngơn hƠng qui đnh: Khi rút ti n ho c chuy n ti n cho khách
hàng ph i có ch ký c a ng i ch tài kho n và ch ng t đó ( y nhi m chi, Sec) ph i đ c đóng d u đ c a công ty, ký duy t c a c p trên.
nh k , k toán chi phí có nhi m v ki m tra t t c ch ng t , hóa đ n lien quan đ n chi phí, sau đó l p b ng đ ngh t ng h p, có ký duy t c a k
2.5.2.4.7 Ki m soát chi phí
Hi n nay, v n đ ki m soát chi phí ch y u mà công ty ti n hành là c t
gi m chi phí: chi l ng theo đ n giá đ c duy t, duy t g t gao t ng kho n chi
và liên t c nh c nh nhân viên ti t ki m chi phí đi n, n c, v n phòng ph m, tuy nhiên, hi u qu ki m soát chi phí v n không đ t đ c nh mong đ i và v p ph i s ph n ng c a nhơn viên. L ng n m sau bao gi c ng mu n cao h n
n m tr c, nh ng kho n chi phí c đnh chi tr vé trúng th ng, chi h tr các
ban nghành h tr kinh doanh vé s , chi ti p khách,... Hi u ki m soát chi phí là c t gi m chi tiêu và ph i th c hi n trong xây d ng ý th c t nguy n ti t ki m
nhơn viên. i u này d n đ n là doanh nghi p th ng loay hoay t n th i gian gi i quy t chi phí phát sinh ngoài ý mu n và t n nhi u chi phí đ duy trì b máy ho t đ ng hi u qu .
2.5.2.5 Th c tr ng v thông tin và truy n thông t i công ty XSKT TG
đ a ra các quy t đ nh phù h p trong qu n tr , c ng nh các ho t đ ng
ki m soát ph thu c r t l n vào tính hi u qu c a h th ng thông tin, đ c bi t là