- Hình th c t ch c b máy k toán
T ch c k toán t i Công ty theo mô hình t p trung, toàn b công tác k toán Công ty t l p ch ng t g c ban đ u đ n s sách k toán chi ti t - t ng h p - l p báo cáo k toán đ u đ c th c hi n t p trung t i phòng k toán.
- C ăc u nhân s b máy k toán
H th ng k toán g m có k toán tr ng kiêm tr ng phòng, m t phó phòng và 05 nhân viên k toán và các k toán viên t i các phòng ban.
2.5 TH C TR NG H TH NG KI M SOÁT N I B C A CÔNG TY TNHH MTV X S KI N THI T TI N GIANG.
Tác gi đư s d ng 88 câu h i kh o sát và thông qua b ng tr l i câu h i
đ tìm hi u H th ng ki m soát n i b t i công ty TNHH MTV X s ki n thi t Ti n Giang.
2.5.1 M căđích,ăđ iăt ngăvƠăph ngăphápăkh o sát 2.5.1.1 M căđíchăkh o sát
M c đích c a vi c kh o sát nh m tìm hi u th c tr ng HTKSNB t i công
ty đ đ a ra các gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng ki m soát n i b c a công
ty TNHH MTV X s ki n thi t Ti n Giang thông qua quá trình tìm hi u, phân
tích, đánh giá h th ng ki m soát n i b t i công ty theo tiêu chu n COSO 2004.
2.5.1.2ă i t ng kh o sát
Vi c ti n hành kh o sát đ c th c hi n t i công ty TNHH MTV X s ki n thi t Ti n Giang. B ng kh o sát g i tr c ti p đ n nh ng ng i có ch c v quan tr ng nh : Ban giám đ c, k toán tr ng, tr ng phó các phòng ban, phòng k toán và m t s nhơn viên công tác lơu n m trong công ty.
2.5.1.3ăPh ngăphápăkh o sát
Vi c kh o sát đ c th c hi n thông qua công c đánh giá lƠ b ng câu h i g m 88 câu h i, thi t k l i t nh ng câu h i c a COSO đánh giá trên tám b
ph n c u thành nên h th ng ki m soát n i b : Môi tr ng ki m soát, Thi t l p m c tiêu, Nh n d ng các s ki n, ánh giá r i ro, i phó v i r i ro, Ho t đ ng ki m soát, Thông tin và truy n thông, Giám sát.
2.5.2 Th c tr ng h th ng ki m soát n i b t i Cty TNHH MTV X s ki n thi t Ti n Giang
2.5.2.1.1 Tri t lý qu nălỦăvƠăphongăcáchăđi u hành
B ng 2.1: Tri t lý qu n lỦ vƠ phong cách đi u hành
Tri t lý qu nălỦăvƠăphongăcáchăđi u hành
Tr l i
Có Không Không bi t
Nhà qu n lý các c p trong công ty có trình đ
chuyên môn phù h p v i công vi c hay không? 90% 6,6% 3,4% Nh ng nhà qu n lý các phòng ban trong công ty
có cùng nhau bàn b c ph i h p th c hi n các m c tiêu chung c a cty không?
96,7% 3,3%
Trong công ty có th ng xuyên x y ra s bi n
đ ng nhân s v trí qu n lý? 36,6% 63,4% Công ty có s n sƠng đi u ch nh báo cáo tài
chính khi phát hi n ra sai sót không? 86,6% 13,4% Các nhà qu n lỦ l nh v c tài chính k toán trong
công ty có thái đ vƠ hƠnh đ ng đúng đ n trong vi c áp d ng nh ng nguyên t c k toán, khai báo thông tin trên báo cáo tài chính, ch ng gian l n và gi m o ch ng t s sách không?
90% 10%
Ngu n: K t qu kh o sát t i Cty X s TG
K t qu t kh o sát th c tr ng cho th y các nhà qu n tr và qu n lý c p cao t i công ty đ c đ b t d a trên nh ng kinh nghi m, chuyên môn và thâm niên công tác trong ngành, vì v y đa ph n h đ u có nh ng hi u bi t v l nh
v c mình ph trách. Do đ c thù là lo i hình doanh nghi p nhƠ n c ch u s qu n lý c a y ban nhân dân t nh, các quy t đnh v s n xu t kinh doanh
th ng ph i có s thông qua c a c p trên. Vì v y, đ n v th ng không có nh ng d án kinh doanh v i m c đ r i ro cao, mƠ th ng th c hi n các ch tiêu tài chính theo k ho ch đ c phân b t X s khu v c phía Nam, theo s ch đ o c qu n ch qu n. i u này khi n t duy v r i ro, qu n tr r i ro c ng
nh v n hóa r i ro không phát tri n m nh trong đ n v.
Các quan đi m v r i ro có th ch p nh n t n t i trong doanh nghi p ch
y u là các r i ro trong ho t đ ng, nhà qu n lý ch p nh n nh ng t n th t trong s d ng chi phí t i đ n v , đ đ m b o các ho t đ ng s n xu t kinh doanh th t trôi ch y, v n hành t t. Quan đi m này xu t phát t vi c cơn đ i gi a chi phí và l i ích, b i chi phí b ra cho vi c ki m soát vƠ ng n ch n các r i ro này là quá
l n. Tuy nhiên, ban lưnh đ o đ n v v n chú tr ng vƠ đ cao tinh th n chi tiêu
v trí qu n lý c p cao, h u nh t i đ n v không có s bi n đ ng hay thuyên chuy n v trí làm vi c. Nhà qu n lý th ng có thâm niên công tác cao, t o d ng uy tín trong đ n v và ph trách v trí qu n lỦ đ n khi h t tu i lao
đ ng.
Ban lưnh đ o công ty am hi u v th tr ng và có kinh nghi m lơu n m
v qu n lý kinh doanh, đ c s tham m u c a k toán tr ng đ n v c ng nh
c p nh t các v n b n quy đnh v tài chính k toán c a B tài chính, chính sách liên quan, c n thi t cho vi c đi u hành, có tinh th n tuân th cao các quy đnh v th t c k toán, c ng nh các thông tin minh b ch trên báo cáo tài chính c a
đ n v.
2.5.2.1.2 Banăgiámăđ c và Ban thanh tra nhân dân
B ng 2.2: Ban giám đ c và Ban thanh tra nhân dân
Banăgiámăđ c và Ban thanh tra Có Không Không
bi t
Ban giám đ c có t ch c nh ng cu c h p đnh k đ xem xét, đánh giá l i ho t đ ng c a công ty hay không?
100% Biên b n c a nh ng cu c h p nƠy có đ c so n
th o, ký xác nh n đúng th i gian hay không? 93,3% 6,7%
Ban giám đ c có đánh giá cao vai trò c a Ban
ki m soát không? 83,3% 16,7%
Ban giám đ c có đ c cung c p thông tin v tình hình ho t đ ng, tài chính c a công ty đ y
đ , k p th i không?
96,7% 3,3%
Ngu n: K t qu kh o sát t i cty X s Ti n Giang
Qua tìm hi u th c t cho th y, Ban giám đ c t i Cty th ng xuyên t ch c các cu c h p đ nh k nh m đánh giá vƠ xem xét tình hình th c hi n m c tiêu, nhi m v c a toƠn đ n v t đó đ ra nh ng bi n pháp gi i quy t nh ng
khó kh n t n đ ng. Các cu c h p nƠy đ c tri n khai và ph bi n trong toàn
đ n v, c th :
- H p h i ý th n m hàng tu n đ i v i tr ng phó các phòng ban. Cu c h p nƠy th ng nh m tri n khai nh ng m c tiêu c th ph i th c hi n trong
tu n, đánh giá ho t đ ng tu n tr c. T đó, Ban giám đ c có ý ki n ch đ o cho
nh ng m c tiêu s p t i vƠ ph ng h ng gi i quy t nh m nâng cao hi u qu kinh doanh.
Ban thanh tra t i đ n v đ c thành l p g m các thành viên không n m
trong Ban giám đ c, B ph n k toán tƠi chính. Ban nƠy đ c thành l p theo Quy t đnh c a Giám đ c Công ty, ti n hành thanh tra giám sát m i n m m t l n khi có l ch phân công. Nhi m v c a Ban thanh tra g m có:
- Gi i quy t đ n th khi u n i, t cáo nh ng hành vi vi ph m, gian l n
trong đ n v.
- Giám sát giám đ c công ty trong vi c th c hi n chính sách pháp lu t,
Ngh quy t đ i h i CNVC, n i quy, quy ch c a công ty.
M c dù đánh giá cao vai trò c a Ki m soát n i b , nh ng hi n nay t i Cty TNHH MTV X s ki n thi t Ti n Giang không thành l p B ph n Ki m toán n i b đ c l p. Tuy nhiên, đnh k hƠng n m công ty v n có các chuyên viên ki m toán thu c Ki m toán khu v c 9, c c thu đ n ti n hành ki m toán, ki m tra ho t đ ng tài chính k toán cho đ n v .
2.5.2.1.3 Chính sách nhân s vƠăn ngăl c làm vi c c a nhân viên
B ng 2.3: Chính sách nhân s vƠ n ng l c làm vi c c a nhân viên
Chính sách nhân s vƠăn ngăl c làm vi c c a nhân viên
Có Không Không bi t
Công ty có thi t l p vƠ đang áp d ng quy trình
tuy n d ng vƠ đƠo t o nhân s hay không? 66.6% 16,7% 16,7%
Công ty có các ch ng trình đƠo t o n i b
không? 16,7% 66.6% 16,7%
Công ty có dƠnh ngơn sách đƠo t o bên ngoài
cho t ng phòng ban và t ng v trí hay không? 33,3% 26,6% 40,1% Công ty có xây d ng b ng tiêu chí đánh giá
nhân s (n ng l c, tinh th n làm vi c, thái đ đ i v i đ ng nghi p,…) trong th i gian th vi c
c ng nh quá trình lƠm vi c không?
83,3% 6,6% 10,1%
Công ty có xây d ng qui ch khen th ng, k
lu t rõ ràng hay không? 96,6% 3,4% Nhân viên có b áp l c kh i l ng công vi c đ
d n đ n vi c trình bƠy các báo cáo không đáng
tin c y không?
16,7% 73,3% 10%
Các nhơn viên có đ c trang b ki n th c chuyên môn và kinh nghi m phù h p v i t ng nhi m v c a h hay không?
93,3% 6,4% Ngu n: K t qu kh o sát t i Cty X s TG
T ng s lao đ ng hi n có t i công ty đ n 31/12/2012 là 123 nhân viên. Trong đó:
- ang h c cao h c: 02 ng i, chi m 1,62%
- i h c: 73 ng i, chi m 59,34%
- ang h c đ i h c: 07 ng i, chi m 5,69%
- Cao đ ng, trung c p: 35 ng i, chi m 33,33%
- Ph thông ch a qua đƠo t o: 6 ng i, chi m 4,87%
Th c tr ng trên cho th y, ngu n nhân l c t i đ n v t ng đ i t t, l c
l ng lao đ ng đ i h c chi m 59,34% t ng s lao đ ng t i đ n v, l c l ng lao
đ ng chi m ph n l n lƠ lao đ ng tr . Cán b lưnh đ o đ c đƠo t o đúng
chuyên nghành và am hi u v l nh v c kinh doanh công ty đang ho t đ ng, có kh n ng thích ng cao v i thay đ i th tr ng.
Công ty có chính sách khen th ng và k lu t rõ ràng theo quy ch v n
ki n đ i h i CNVC đ c xây d ng hƠng n m. HƠng tháng, quí đ u có xét khen
th ng cho cá nhân th c hi n xu t s c công vi c đ c giao theo các m c: A, B và tr c p.
Công ty không t ch c l p h c đƠo t o n i b cho nhân viên trong doanh nghi p mà tùy phòng ban ch đ c ch n vƠi ng i luân phiên tham d l p h c b i d ng v k n ng bán hƠng, nhân s , lu t, chính sách, thu ,…t nh ng l p
bên ngoƠi. i u này t o s th đ ng trong vi c b sung ngu n nhân l c có ki n
th c vƠ trình đ chuyên môn am hi u r ng có kh n ng n m b t t ng quát, đáp
ng yêu c u công vi c t i công ty.
Khi phân công công vi c, Ban giám đ c r t chú tr ng đ n n ng l c c a
nhơn viên, phơn công đúng chuyên môn đ giúp nhân viên hoàn thành t t công
vi c đ c giao, đ ng th i các nhà qu n lỦ c ng th ng xuyên đánh giá, xem xét
n ng l c c a nhơn viên đ s p x p vào nh ng v trí công vi c phù h p nh t. Tuy
nhiên, k n ng c a nhơn viên tr c khi giao vi c không đ c chú tr ng l m, ch y u lƠ ng i đi tr c ch ng i đi sau.
Công ty c ng có m t s tr ng h p nhơn viên đ c tuy n d ng vào do g i g m m c dù không có chuyên môn đúng theo yêu c u c a công ty, không phù h p v i yêu c u công vi c, nh ng tr ng h p tuy n d ng nƠy, sau đó đ c
đi h c b sung các d ng khác nhau, tình hình này làm gi m s hi u qu và chuyên nghi p c a ho t đ ng công ty trên ti n trình phát tri n.
2.5.2.1.4 Tính chính tr c và giá tr đ oăđ c
B ng 2.4: Tính chính tr c và giá tr đ o đ c
Tính chính tr c và giá tr đ oăđ c Có Không Không bi t
Công ty có xây d ng môi tr ng v n hóa c a t ch c (các chu n m c v cách th c ng x , các giá tr đ o đ c, cách th c truy n đ t..) nh m nâng cao tính trung th c vƠ c x có đ o đ c c a nhân viên không?
96,6% 3,4%
Công ty có xây d ng vƠ h ng d n c th nh ng yêu c u v đ o đ c, phân bi t hành vi nào là vi ph m, hành vi nƠo đ c khuy n khích cho phép? 90% 6,6% 3,4% Công ty có t n t i nh ng áp l c ho c đi u ki n đ có th d n đ n các hành vi thi u trung th c tình hình tài chính không? 16,6% 73,4% 10% Ngu n: K t qu kh o sát t i Cty X s TG
Ban giám đ c công ty có chú tr ng t i vi c t o d ng môi tr ng làm vi c mƠ trong đó m i cá nhân luôn ý th c v tính chính tr c, đ cao đ o đ c ngh nghi p b n thơn c ng nh hình nh c a c đ n v . C th :
- cao ho t đ ng công đoƠn trong đ n v , ho t đ ng công đoƠn luôn
b o v ti ng nói c a ng i lao đ ng, ch m lo quan tơm đ n đ i s ng c a cán b
nhơn viên nh : th m h i ng i m đau, h tr công đoƠn viên ngƠy c i h i,
ma chay, l T t…
- Chú tr ng xây d ng t ch c ng trong đ n v trong s ch v ng m nh. T ch c h p chi b đnh k h ng tháng, t o đi u ki n đ oƠn thanh niên, Công
đoƠn gi i thi u các qu n chúng u tú có l i s ng lành m nh, đ o đ c h nh ki m
t t đ ng vƠo hƠng ng c a ng. Khen th ng các đ ng viên có đóng góp tích
c c trong vi c xây d ng t ch c ng.
Do không có nh ng quy đnh c th , th th c hóa b ng n i quy hay v n
th c hi n đ c. i u này ch đ c các nhân viên trong công ty t ý th c nh
m t bi n pháp b o v b n thân tránh kh i nh ng r i ro có th x y ra. Và chúng ch đ c đ cao nh c nh khi có các thông báo x lý nh ng tr ng h p vi ph m. Khi nhân viên sai ph m v n ch a có nh ng x lỦ đúng v i sai ph m mà nhi u tr ng h p v n n ng nh , cho ngh vi c, làm êm chuy n trong n i b .
Do đ c đi m c a công ty là m t doanh nghi p nhƠ n c ch u s qu n lý