e) Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
2.2.3. Kế toán tình hình nhập xuất nguyên vật liệu 1 Chứng từ kế toán
2.2.3.1 Chứng từ kế toán
- Từ chứng từ gốc như hợp đồng mua bán hàng, hoá đơn GTGT, biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu nhập kho…làm cơ sở để kế toán viết phiếu nhập kho. Khi xuất kho nguyên vật liệu thủ kho căn cứ vào giấy yêu cầu xuất vật tư do quản đốc phân xưởng lập và gửi giấy yêu cầu xuất vật tư để làm phiếu xuất vật tư và tính tiêu hao vật tư cho một tháng cho từng bộ phận và từ đó tính giá thành sản phẩm.
- Để hạch toán các loại nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất của Công ty các loại chứng từ được sử dụng là:
+ Phiếu đề nghị xuất vật tư: do đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư lập + Hoá đơn giá trị gia tăng: do người bán vật tư cung cấp
+ Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho: hai phiếu này được lập làm 3 liên theo đúng quy định của nhà nước. Trong đó: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người bán hàng và nhập hàng, liên 3 là luân chuyển giữa thủ kho và kế toán vật tư.
- Chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu: do đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty rất đa dạng và phong phú, chủ yếu là mua ngoài. Có những loại được người cung cấp mang đến giao tại công ty. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất
nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho. Ở đây công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Nghĩa là ở kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất, thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho theo số lượng. Ở phòng kế toán, kế toán mở thẻ chi tiết nguyên vật liệu và theo dõi ghi lên thẻ kho cả về mặt số lượng và giá trị tại kho.
Người giao hàng hoặc đơn vị có nhu
cầu NVL Lập giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư Phó giám đốc phụ trách sản xuất Ký duyệt giấy đề nghị nhập (xuất) vật tư Cán bộ phòng kỹ thuật và các bộ phận khác liên quan Lập phiếu nhập (xuất) vật tư
Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ hạch toán nguyên vật liệu
* Quá trình nhập kho: bao gồm các chứng từ sau: + Phiếu nhập kho.
+ Biên bản giao nhận. + Hoá đơn mua hàng
+ Các chứng từ khác có liên quan
- Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: lưu tại quyển gốc
+ Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho. Sau đó thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để vào sổ theo dõi.
+ Liên 3: giao cho khách hàng
Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho được khái quát như sau:
(1) Nhân viên kỹ thuật kiểm nghiệm vật tư về chất lượng, quy cách, số lượng.
(2) Nhân viên phòng kế hoạch đầu tư lập biên bản giao nhận và lập phiếu đề nghị nhập kho.
Thủ kho
Kiểm nhận vật tư (xuất kho vật tư)
Kế toán vật tư
Tập hợp số liệu từ các chứng từ nhập vào máy, bảo quản lưu trữ chứng từ
(3) Cán bộ phòng kế hoạch đầu tư lập phiếu nhập kho và ký vào phiếu nhập kho rồi chuyển xuống cho thủ kho.
(4) Thủ kho nhập vật tư, ghi số thực nhập vào phiếu nhập, ký vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập cho kế toán vật tư.
(5) Kế toán vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản trên phiếu, ghi sổ.
Ví dụ 3: Theo HÐ GTGT số 0060288, Mẫu số:01-GTKT-3LL, Ký hiệu: BN/2010B
ngày 10/03/2014,Công ty mua Cao lanh Yên Bái của Công ty khoáng sản Yên Bái Số lượng: 3.510 kg ; Ðơn giá: 680 đồng ; Thuế suất thuế GTGT: 10%
Trị giá vốn thực tế của Cao lanh Yên Bái được tính như sau: Giá mua chưa có thuế: 3.510 x 680 = 2.386.800
Thuế GTGT: 2.386.800x 10% = 238.680
Giá công ty phải thanh toán với người bán khi mua Cao lanh Yên Bái là: = 2.386.800 + 238.680 = 2.625.480 đồng
Nợ TK 152: 2.386.800 Nợ TK 133: 238.680
Có TK 111: 2.625.480