2.2.2.1. Về phân tích công việc
Năm 2001, Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam (nay là Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam) đã ban hành “Tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ”. Tuy nhiên, đây chỉ mới là qui định về những tiêu chuẩn phải đạt được khi
thực hiện chức danh công việc tương ứng, chưa phải là bản mô tả công việc. Đến nay, những tiêu chuẩn qui định trước đây có những điểm không còn phù hợp. Sự phát triển, thay đổi không ngừng của công nghệ, đặc điểm môi trường kinh doanh hiện tại đã tác động sâu sắc đến nguồn lực lao động, đến tính chất công việc và đến sự phân công lao động.
Cho đến thời điểm hiện tại, VDC1 vẫn chưa thực hiện phân tích nội dung công việc chuyên sâu và cụ thể. Do không phân tích chuyên sâu nội dung của từng chức danh công việc trên từng lĩnh vực nên không thể thực hiện bản mô tả công việc chi tiết từ đó dẫn đến tình trạng phân công công việc trùng lắp, không quản lý được công việc của nhân viên, không đánh giá được hiệu suất công việc và năng lực của nhân viên. Người lãnh đạo khi giao công việc cho nhân viên cũng chưa hình dung hết những công việc nhân viên phải thực hiện, đa phần, lãnh đạo đang cần thực hiện công việc gì thì giao ngay công việc đó. Tình trạng phổ biến hiện nay là nhân viên chủ yếu giải quyết công việc theo sự vụ, công việc phát sinh, nhân viên không chủ động trong việc lập kế hoạch thực hiện công việc của mình, không có mục tiêu công việc, không xác định rõ trách nhiệm cá nhân đối với công việc và vì những lý do nêu trên, việc đánh giá nhân viên cũng mang tính chất hình thức.
Kết quả khảo sát ý kiến “Phân tích công việc chi tiết giúp lãnh đạo phân
công công việc cho nhân viên phù hợp” cho thấy tỷ lệ “Đồng ý” chiếm 34,0%, tỷ lệ “Hoàn toàn đồng ý” chiếm 46,0% (Bảng 2.7 - Kết quả khảo sát).
Bảng 2.7: Phân tích công việc chi tiết giúp lãnh đạo phân công công việc cho nhân viên phù hợp Tiêu chí Số người Tỷ lệ (%) 1. Không đồng ý 26 20 2. Đồng ý 44 34 3. Hoàn toàn đồng ý 59 46 Tổng cộng 129 100
Vì vậy lãnh đạo các cấp của VDC1 cần nhận định đúng tầm quan trọng của phân tích công việc. Đây chính là cơ sở khoa học, là nền tảng cho việc xây dựng các qui định, các chính sách liên quan đến quản lý nguồn nhân lực.
2.2.2.2. Về xây dựng Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc càng chi tiết, càng cụ thể càng thuận lợi cho nhân viên trong việc thực hiện đồng thời cũng giúp người lãnh đạo xác định được mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, thuận lợi hơn trong việc đánh giá nhân viên và đánh giá nhân viên chính xác.
Hiện tại, đa phần các nhân viên khi được giao công việc không biết họ phải làm gì, không biết nên bắt đầu từ đâu. Nguyên nhân chính xuất phát từ việc chưa thực hiện các bản mô tả nội dung công việc cho từng chức danh công việc cụ thể. Do chưa có bản mô tả công việc cho từng chức danh công việc nên lãnh đạo giao việc gì nhân viên làm việc đó. Mục tiêu công việc của nhân viên có thể tạm xem là việc hòan thành những công việc sự vụ do lãnh đạo giao. Nhân viên hoàn tòan bị động trong công việc. Ngoài ra, chính vì không xây dựng bản mô tả công việc nên lãnh đạo khó xác định và qui trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện công việc.
Do không có bản mô tả công việc chi tiết, cụ thể nên không thể xây dựng tiêu chuẩn yêu cầu đối với nhân viên thực hiện công việc cũng như tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến tính chất hợp lý trong phân công công việc. Bản mô tả công việc còn là cơ sở giúp lãnh đạo xác định mức độ và hệ số phức tạp cho các tiêu chí trong bảng đánh giá từ đó xác định tổng điểm đánh giá nhân viên. Điều này tạo thuận lợi cho lãnh đạo trong quá trình đánh giá và giúp lãnh đạo lựa chọn chính xác trong trường hợp có nhiều nhân viên có thành tích gần tương tự nhau.