2. Mục ựắch và yêu cầu của ựề tài
3.2.1. Tổ chức bộ máy của Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình
Chỉ tiêu ựánh giá về ựiều kiện tổ chức hoạt ựộng dựa trên các yếu tố cơ bản như việc ựảm bảo ựúng các chức năng, nhiệm vụ ựược giao của các bộ phận cấu thành; tắnh chuyên môn hóa, không chồng chéo về chức năng giữa các bộ phận trong tổ chức hoạt ựộng; sự phối hợp hoạt ựộng hiệu quả giữa các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình bao gồm 01 Giám ựốc và 02 Phó Giám ựốc.
Các phòng chuyên môn của Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất gồm: - Phòng Hành chắnh - Tổng hợp
- Phòng đăng ký quyền sử dụng ựất - Phòng Kỹ thuật
- Phòng Dữ liệu ựất ựai
Nguyên tắc hoạt ựộng của Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình:
- Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình làm việc theo chế ựộ Thủ trưởng có sự phân công trách nhiệm.
- Giải quyết công việc theo quy ựịnh của pháp luật, dưới sự chỉ ựạo ựiều hành của Sở Tài nguyên và Môi trường.
- Tuân thủ ựúng trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy ựịnh của pháp luật, chương trình, kế hoạch và quy chế làm việc.
- Phát huy năng lực và sở trường của cán bộ, công chức, viên chức, dân chủ, rõ ràng, minh bạch và hiệu quả, ựề cao sự phối hợp công tác, trao ựổi thông tin trong giải quyết công việc và trong mọi hoạt ựộng theo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn ựược pháp luật quy ựịnh.
3.2.1.1 Căn cứ pháp lý
Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình thành lập theo Quyết ựịnh số 1771/Qđ-UBND ngày 11/8/2008 của UBND tỉnh Hòa Bình về việc thành lập Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường;
Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình có tư cách pháp nhân, có con dấu và mở tài khoản riêng theo quy ựịnh của pháp luật, là ựơn vị sự nghiệp
có thu (trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường), tự ựảm bảo một phần kinh phắ hoạt ựộng thường xuyên theo Nghị ựịnh số 43/2006/Nđ-CP ngày 25-4-2006 của Chắnh phủ quy ựịnh quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chắnh ựối với ựơn vị sự nghiệp công lập.
Trụ sở: Số 391, ựường Trần Hưng đạo, phường Phương Lâm, thành phố Hòa Bình, tỉnh Hòa Bình.
3.2.1.2. Vị trắ, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn a) Vị trắ, chức năng
- Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình là cơ quan dịch vụ công, hoạt ựộng theo loại hình sự nghiệp có thu, chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Sở Tài nguyên và Môi trường; thực hiện chức năng tổ chức ựăng ký sử dụng ựất, chỉnh lý biến ựộng sử dụng ựất, quản lý hồ sơ ựịa chắnh; giúp Sở Tài nguyên và Môi trường trong việc thực hiện thủ tục hành chắnh về quản lý, sử dụng ựất theo quy ựịnh của pháp luật.
- Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình có con dấu riêng, ựược mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước ựể hoạt ựộng, giao dịch.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
- Giúp Giám ựốc Sở Tài nguyên và Môi trường làm ựầu mối thực hiện các thủ tục hành chắnh về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng ựất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với ựất trên ựịa bàn tỉnh ựối với các tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ựịnh cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoàị
- đăng ký quyền sử dụng ựất và chỉnh lý biến ựộng về sử dụng ựất theo quy ựịnh của pháp luật khi thực hiện các quyền của người sử dụng ựất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ựịnh cư ở nước ngoài, tổ chức nước, cá nhân nước ngoàị
- Lập và quản lý hồ sơ ựịa chắnh gốc ựối với tất cả các thửa ựất thuộc phạm vi ựịa giới hành chắnh cấp tỉnh; cấp bản sao hồ sơ ựịa chắnh từ hồ sơ ựịa chắnh gốc cho Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất cấp huyện và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
- Chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh gốc khi có biến ựộng về sử dụng ựất theo thông báo của cơ quan tài nguyên và môi trường, Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng
ựất cấp huyện; chuyển trắch sao hồ sơ ựịa chắnh gốc ựã chỉnh lý cho Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất cấp huyện và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn ựể chỉnh lý bản sao hồ sơ ựịa chắnh.
- Cung cấp số liệu ựịa chắnh cho cơ quan có chức năng xác ựịnh mức thu tiền sử dụng ựất, tiền thuê ựất, các loại thuế có liên quan ựến ựất ựai ựối với người sử dụng ựất là tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ựịnh cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoàị
- Lưu trữ, quản lý bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng ựất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với ựất và các giấy tờ khác hình thành trong quá trình thực hiện thủ tục hành chắnh.
- Thực hiện việc thống kê, kiểm kê ựất ựai và thành lập bản ựồ hiện trạng sử dụng ựất cấp tỉnh.
- Cung cấp bản ựồ ựịa chắnh, trắch lục bản ựồ ựịa chắnh, trắch sao hồ sơ ựịa chắnh, các thông tin khác về ựất ựai phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước và nhu cầu cộng ựồng.
- Thực hiện việc thu phắ, lệ phắ trong quản lý sử dụng ựất ựai theo quy ựịnh của pháp luật.
3.2.1.3. Nguồn nhân lực
Tổng số cán bộ nhân viên VPđK là 39 người, trong ựó biên chế là 13 người, hợp ựồng dài hạn là 16 người, còn lại 10 người vẫn ựang là hợp ựồng ngắn hạn. Số cán bộ có trình ựộ ựào tạo phù hợp với chuyên môn là 27 người, trong ựó trình ựộ thạc sĩ là 3 người, cử nhân 7 người, kỹ sư là 17 ngườị Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chắnh bàn giao việc tiếp nhận hồ sơ liên quan tới việc ựăng ký quyền sử dụng ựất cho VPđK ựảm nhận theo cơ chế một cửa và dịch vụ công. Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ ựạo, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ và thẩm tra hồ sơ trình Ủy ban nhân dân tỉnh ký quyết ựịnh theo thẩm quyền.
Hình 3.2. Mô hình tổ chức Văn phòng ựăng ký QSDđ tỉnh Hòa Bình 3.2.1.4. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của từng phòng
a) Phòng Hành chắnh - Tổng hợp
- Chức năng: Tham mưu, giúp Giám ựốc VPđK về công tác hành chắnh, kế hoạch, tổng hợp; tổ chức, bán bộ, công tác thi ựua khen thưởng; công tác hành chắnh quản trị, văn thư; kế toán - tài chắnh.
- Nhiệm vụ:
+ Xây dựng và triển khai các chương trình, kế hoạch hoạt ựộng hàng năm của VPđK; theo dõi, ựôn ựốc và báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch của các bộ phận thuộc VPđK.
+ Tổng hợp, báo cáo kết quả công tác ựịnh kỳ hàng tháng, qúy, năm, các báo cáo ựột xuất về các hoạt ựộng của VPđK.
+ Tham mưu, tổ chức thực hiện công tác tổ chức nhân sự, thi ựua, khen thưởng, kỷ luật; hành chắnh quản trị, công tác văn thư.
Giám ựốc
Văn phòng ựăng ký QSDđ tỉnh Hòa Bình
Các Phó Giám ựốc VPđK Phòng Hành chắnh - Tổng hợp Phòng Dữ liệu ựất ựai Phòng Kỹ thuật Phòng đăng ký quyền sử dụng ựất
+ Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài chắnh; thực hiện thu phắ, lệ phắ, dịch vụ, quản lý tài sản; ựảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị và ựiều kiện làm việc của VPđK.
+ Thực hiện chế ựộ chắch sách tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội và các chế ựộ chắnh sách khác ựối với công chức, viên chức, nhân viên và người lao ựộng.
+ Tham mưu cho Giám ựốc VPđK tổ chức ký các loại hợp ựồng của VPđK.
+ Tiếp nhận, hướng dẫn hồ sơ, phân loại hồ sơ chuyển phòng chuyên môn giải quyết, trả hồ sơ cho khách hàng.
+ Xây dựng và triển khai công tác ựào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, nâng cao trình ựộ chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức, nhân viên và người lao ựộng của VPđK.
+ Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, lễ tân, tiếp khách của VPđK.
+ Tham mưu xây dựng, triển khai thực hiện các Quy chế làm việc, Quy chế dân chủ, Quy chế chi tiêu nội bộ của VPđK theo quy ựịnh.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám ựốc VPđK giaọ - Cơ cấu tổ chức:
+ Lãnh ựạo Phòng gồm: Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng. + Các viên chức, người lao ựộng gồm: Cán bộ kế toán tài chắnh, kho vật tư, văn thư, thủ quỹ; cán bộ làm công tác hành chắnh tổ chức, lái xe, bảo vệ và tạp vụ.
b) Phòng đăng ký quyền sử dụng ựất
- Chức năng: Thực hiện chức năng về cấp Giấy chứng nhận, ựăng ký quyền sử dụng ựất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với ựất; kiểm tra, hướng dẫn và hỗ trợ về chuyên môn, nghiệp vụ ựối với Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất cấp huyện.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện các thủ tục về ựăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ựất lần ựầụ
+ Cấp ựổi, cấp lại giấy chứng nhận quyền sử dụng ựất cho tổ chức.
+ Thực hiện thủ tục về các quyền của người sử dụng ựất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với ựất.
+ Kiểm tra hồ sơ và gửi phiếu lấy ý kiến ựền cơ quan quản lý tài sản.
+ Chuyển thông tin ựất ựai cho cơ quan thuế ựể xác ựịnh nghĩa vụ tài chắnh. + In giấy chứng nhận; ghi nội dung biến ựộng vào giấy chứng nhận. + Lập hồ sơ trình ký: sao giấy chứng nhận ựể lưụ
+ Cập nhật kết quả ựăng ký thường xuyên vào cơ sở dữ liệu ựịa chắnh.
+ Kiểm tra ựịnh kỳ hàng năm và hỗ trợ việc thực hiện thủ tục ựăng ký ựối với Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất cấp huyện.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám ựốc VPđK giaọ - Cơ cấu tổ chức:
+ Lãnh ựạo Phòng gồm: Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng. + Các viên chức, người lao ựộng phù hợp với nhiệm vụ ựược phân công.
c) Phòng Kỹ thuật
- Chức năng: Thực hiện chức năng về quy hoạch, kế hoạch sử dụng ựất, công tác thống kê, kiểm kê ựất ựai, trắch ựo, trắch lục thửa ựất và thực hiện các hoạt ựộng dịch vụ của VPđK theo quy ựịnh.
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện công tác ựo ựạc, biên tập, lập các loại bản ựồ. + Trắch lục, trắch ựo thửa ựất, khu ựất, tài sản gắn liền với ựất.
+ Kiểm tra trắch ựo ựịa chắnh thửa ựất, khu ựất, sơ ựồ tài sản gắn liền với ựất và cập nhật.
+ Thực hiện thống kê, kiểm kê ựất ựai và xây dựng bản ựồ hiện trạng sử dụng ựất.
+ Thực hiện công tác lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng ựất.
+ điều vẽ ảnh bản ựồ ựịa hình; số hóa bản ựồ các loại tỷ lệ. + Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám ựốc VPđK giaọ - Cơ cấu tổ chức:
+ Lãnh ựạo Phòng gồm: Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng. + Các viên chức, người lao ựộng có chuyên môn, kỹ thuật phù hợp với nhiệm vụ ựược phân công.
d) Phòng Dữ liệu ựất ựai
- Chức năng: Thực hiện chức năng lưu trữ, quản lý và thực hiện lập, cập nhật, chỉnh lý, khai thác sử dụng hồ sơ ựịa chắnh, cơ sở dữ liệu ựất ựai; xây dựng kế hoạch, chương trình về phát triển hạ tầng cơ sở dữ liệu ựất ựai của VPđK theo thẩm quyền ựược giaọ
- Nhiệm vụ:
+ Thực hiện việc thu thập, cập nhật hồ sơ ựịa chắnh, cơ sở dữ liệu ựất ựaị + Xây dựng và hoàn thiện hồ sơ ựịa chắnh, cơ sở dữ liệu ựất ựaị
+ Nâng cấp, phát triển hạ tầng cơ sở dữ liệu ựất ựai thuộc phạm vi quản lý. + Phối hợp, kiểm tra sản phẩm hồ sơ ựịa chắnh, cơ sở dữ liệu ựất ựaị
+ Chỉnh lý ựồng bộ biến ựộng hồ sơ ựịa chắnh và cơ sở dữ liệu ựất ựaị + Kiểm tra việc thực hiện chỉnh lý biến ựộng hồ sơ ựịa chắnh và cơ sở dữ liệu ựất ựai ựồng bộ ở cấp huyện, thành phố.
+ Kiểm tra, rà soát và chuẩn hóa dữ liệu ựất ựai do Phòng đăng ký, Phòng Kỹ thuật và các Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất cấp huyện, thành phố nhập trước khi cập nhật chắnh thức vào hệ thống cơ sở dữ liệu ựất ựaị
+ Lưu trữ hồ sơ ựịa chắnh và các tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện thủ tục ựăng ký.
+ Quản lý, bảo mật và thực hiện các yêu cầu khác ựể ựảm bảo an toàn, tiện lợi cho việc cập nhật, chỉnh lý và khai thác sử dụng hồ sơ ựịa chắnh, dữ liệu ựất ựaị
+ Cung cấp bản ựồ ựịa chắnh, trắch sao hồ sơ ựịa chắnh và các thông tin khác về ựất ựai, tài sản gắn liền với ựất cho tổ chức, cá nhân có nhu cầụ
- Cơ cấu tổ chức:
+ Lãnh ựạo Phòng gồm: Trưởng phòng và không quá 02 Phó Trưởng phòng. + Các viên chức, người lao ựộng có chuyên môn, kỹ thuật phù hợp.
3.2.2. Cơ chế hoạt ựộng của Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất
Là ựơn vị sự nghiệp có thu, tự bảo ựảm kinh phắ một phần, trong ựó có thực hiện một số nội dung công việc liên quan ựến thủ tục hành chắnh mang tắnh dịch vụ công trong các giao dịch có liên quan ựến quyền và nghĩa vụ của người sử dụng ựất, sở hữu tài sản gắn liền với ựất.
3.2.2.1. Quy trình ựăng ký giao dịch bảo ựảm
Nội dung ựăng ký giao dịch bảo ựảm thực hiện tại Văn phòng ựăng ký quyền sử dụng ựất tỉnh Hòa Bình là ựăng ký thế chấp, xóa ựăng ký thế chấp; ựăng ký thay ựổi nội dung ựã ựăng ký và sữa chữa sai sót ựối với việc tài sản ựảm bảo là bất ựộng sản.
Thời gian giải quyết hồ sơ ựăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng ựất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với ựất, bằng tài sản hình thành trong tương lai; ựăng ký thay ựổi nội dung ựã ựăng ký thế chấp, ựăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp, sữa chữa sai sót về ựăng ký thế chấp, xóa ựăng ký giao dịch thế chấp trong ngày nhận hồ sơ ựăng ký hợp lệ; nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ thì hoàn thành việc ựăng ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo; trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ ựăng ký thì cũng không quá 03 ngày làm việc.
Quá trình thực hiện ựể giải quyết hồ sơ ựăng ký giao dịch bảo ựảm tại VPđK theo Hình 3.3.
Trách nhiệm Nội dụng công việc Bộ phận một cửa VPđK Cán bộ thụ lý phòng ựăng ký QSD ựất Cán bộ thụ lý phòng ựăng ký QSD ựất Lãnh ựạo VPđK Bộ phận một cửa VPđK Phòng Dữ liệu ựất ựai
Hình 3.3. Quy trình ựăng ký giao dịch bảo ựảm
Tiếp nhận hồ sơ Lập phiếu hẹn cho người
yêu cầu (nếu có)
Lập biên bản trả lại yêu cầu bổ sung hồ sơ Thẩm ựịnh hồ sơ
Thực hiện ựăng ký vào sổ ựịa chắnh, ghi nhận lên
ựơn ựăng ký và GCN
Trả kết quả và thu phắ Ký nhận
Hồ sơ sau khi hoàn thiện theo ựịnh kỳ 03 tháng/lần sắp xếp và ựưa lên phòng dữ liệu ựể lưu trữ hồ sơ (dạng giấy) tại Phòng đăng ký và chỉnh lý hồ sơ theo dõi hồ sơ dưới dạng số (danh sách) bằng phần mềm Excel.
3.2.2.2. Quy trình chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh
Hàng năm VPđK sẽ lên kế hoạch chỉnh lý hồ sơ ựịa chắnh ựối với thông báo