Trong quá trình hoạt động kinh doanh, mọi hiện tượng kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình nhập xuất NVL đều phải lập chứng từ kế toán kịp thời, đầy đủ. Nó là cơ sở để ghi thẻ kho và vào các sổ kế toán đồng thời quản lý chặt chẽ tình hình biến động của nguyên liệu.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng BTC, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 05 - VT) - Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 - VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu công cụ dụng cụ (Mẫu số 07 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 08 - VT)
- Hoá đơn GTGT - Bên bán lập (Mẫu số 01GTKT-3LL)
- Hoá đơn thông thường - Bên bán lập (Mẫu số 02GTKT-3LL) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. (Mẫu số 03PXK-3LL )
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử sụng theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn khác tuỳ thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán. Mọi chứng từ kế toán NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý, do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu kịp thời cho các bộ phận có liên quan.
Sổ kế toán chi tiết
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ , thẻ kế toán chi tiết như sau:
- Thẻ kho (Mẫu số S12-DN)
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số S10-DN) - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, SP, hàng hoá (Mẫu số S10-DN) - Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nói trên, còn mở thêm các bảng kê tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, ... phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ đã nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi
chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu về số lượng, giá trị. Trong mỗi doanh nghiệp thường bao gồm rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu, mỗi chủng loại có nhiều giá trị, số lượng, chất lượng... khác nhau. Hiện nay, Công ty hạch toán chi tiết NVL theo Phương pháp ghi thẻ song song:
+ Điều kiện áp dụng: Trong các doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, khối lượng nhập xuất các loại vật tư không thường xuyên và trình độ kế toán còn hạn chế.
+ Quá trình thực hiện: Thủ kho dùng thẻ để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt số lượng.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó.
Cuối tháng thủ kho tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số lượng tồn kho của từng loại NVL.
Ở phòng kế toán, Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng loại nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho…Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất, kho nguyên vật liệu do thủ kho nộp. Kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng thẻ đối chiếu với thẻ kho.
+ Ưu điểm: Ghi sổ đơn giản, thuận tiện cho công tác quản lý vì dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, phát hiện sai sót trong quá trình ghi sổ.
+ Nhược điểm: Có sự trùng lặp trong quá trình ghi chép giữa phòng kế toán và kho.
Sơ đồ 2.4: Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song
i. : Ghi hàng ngày ii. : Ghi cuối tháng iii. : Đối chiếu hàng ngày
iv. : Đối chiếu cuối tháng ( quý )
II. Hiện nay Cty TNHH Ngân Sơn áp dụng Phương pháp kê khai thường xuyên để theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên liên tục và có tình hình nhập xuất liên tục một số NVL vào tài khoản phản ánh hàng tồn kho trên sổ kế toán tổng hợp. Như vậy, việc xác định giá trị NVl được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị...
a. Để sử dụng phương pháp này kế toán mở các tài khoản sau: Thẻ kho
Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập-xuất-tồn
i. TK 152 - Nguyên vật liệu: Nhằm phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, tài khoản này có số dư bên nợ. Tài khoản này có thể mở các tài khoản cấp 2 phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, bao gồm:
ii. + TK 1521 - Nguyên vật liệu chính iii. + TK 1522 - Vật liệu phụ
iv. + TK 1523 - Nhiên liệu
v. + TK 1524 - Phụ tùng thay thế
vi. +TK 1525 - Thiết bị xây dựng cơ bản vii. + TK 1528 - Vật liệu khác
viii. Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đường: Phản ánh trị vốn thực tế của vật tư mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho và tình hình hàng đang đi đường về nhập kho.
ix. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 331- Phải trả cho người bán, TK 111 - Tiền mặt, TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, TK 141 - Tạm ứng, TK 133 - Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
b. Nguyên liệu trong các doanh nghiệp được lập từ nhiều nguồn khác nhau và cũng được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên trong mọi trường hợp doanh nghiệp đều phải thực hiện các thủ tục kiểm nhận nhập xuất kho, lập các chứng từ liên quan khác, kế toán phản ánh giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối kỳ, tiến hành tổng hợp số liệu, kiểm tra, đối chiếu với số liệu của kế toán chi tiết.
III. Bên cạnh các nghiệp vụ thông thường có các trường hợp cần chú ý sau: i. Hàng về chưa có hoá đơn: Nếu NVL đã về nhưng hoá đơn chưa về, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng mua hàng tiến hành kiểm nhận, lập
phiếu nhập kho. Khi nhận được phiếu nhập kho kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hoá đơn ”.
IV. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ bình thường.
V. Nếu đến cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho ghi sổ theo giá tạm tính.
i. Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu 1. Có TK liên quan...
VI. Sang tháng sau khi hoá đơn về tiến hành điều chỉnh giá thực tế bằng cách:
VII. Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trước đồng thời căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi bình thường như trường hợp trên.
VIII. Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với giá tạm tính i. + Nếu giá thực tế lớn hơn giá tạm tính thì ghi bình thường ii. + Nếu thực tế nhỏ hơn giá tạm tính thì ghi âm.
iii. Hàng đang đi trên đường:
b. Khi nhận được hoá đơn, kế toán chưa ghi sổ ngay mà lưu vào tập hồ sơ “ Hàng đang đi trên đường ”.
c. Trong tháng nếu hàng đã về nhập kho thì kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho tiến hành ghi sổ bình thường.
d. Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn kế toán ghi tăng giá trị hàng đang đi đường:
1. Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường 2. Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ a. Có TK liên quan ( TK 111, 331... )
e. Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho để ghi:
1. Nợ TK 152 - Nguyên vật liệu
a. Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường.