Dựa trên kết quả phân tích của thanh phần giao tiếp nội bộ có tác ñộng ñến sự gắn kết với tổ chức và mức ñộ ñánh giá của nhân viên về các yếu tố này, tác giả ñề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao giao tiếp nội bộ, gia tăng sự gắn kết nhân viên với tổ
chức.
Giao tiếp cấp trên – cấp dưới
Mối quan hệ trong giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới sẽ giúp nhân viên gắn kết hơn với tổ chức. Để nâng cao sự giao tiếp cấp trên – cấp dưới , các nhà quản trị cần :
- Phát triển một mối quan hệ làm việc chặt chẽ với mỗi nhân viên. Hãy nhớ rằng bản chất của quản lý hiệu quả là một cuộc ñối thoại giữa các nhân viên và giám sát viên của họ. Phát triển các mối quan hệ làm việc chặt chẽ với mỗi nhân viên bằng cách nói chuyện riêng với họ một cách chính thức và thường xuyên (hai hoặc ba lần mỗi tuần). Bạn cũng có thể cung cấp thông tin phản hồi chính thức về công việc của họ và cảm ơn họ vì những ñóng góp của họ. Nếu nhân viên cảm thấy sự kết nối với nhà quản lý, họ sẽ gắn kết và thực hiện công việc tốt hơn. Ngoài ra, nhà quản lý càng biết rõ về
mỗi nhân viên , thì họ sẽ có thể ñiều chỉnh cách tiếp cận giám sát một cách tốt hơn. Nhân viên có thể “kể” với quản lý các mối quan tâm hàng ngày của họ nhưng nếu quản lý hỏi về công việc của họ, họ sẽ chia sẻ, cho phép quản lý giúp họ vượt qua những rào cản ñể nâng cao hiệu suất và tìm hiểu về các vấn ñề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
- Thường xuyên gặp gỡ với từng người lao ñộng ñể theo sát tiến ñộ và thông tin phản hồi. Lên lịch các cuộc họp thường xuyên với mỗi nhân viên ñể thảo luận về sự
tiến bộ của nhân viên trên công việc hiện tại và bất kỳ trở ngại có thể cản trở công việc, cung cấp các phản hồi và sự công nhận với nhân viên; giải thích nhiệm vụ mới, nêu sự kỳ vọng cao về hiệu suất của nhân viên, cung cấp thông tin vềñơn vị công tác hoặc tổ
chức, ñáp ứng các câu hỏi của người lao ñộng hoặc quan tâm và ñánh giá tiến ñộ về kế
hoạch phát triển. Tần số tối ưu của các cuộc họp riêng sẽ thay ñổi với các nhân viên, nhiệm vụ của mình, và công việc.
- Cần xem chuyển giao kiến thức là một chu kỳ tuần hoàn : cả hai bên mang lại kiến thức mới cho nhau; khi kiến thức ñược chia sẻ, kiến thức sẽ ñược kết hợp và gia tăng, mức tăng của kiến thức sẽ thu hút chia sẻ nhiều hơn, và cứ thế tiếp diễn.
- Tạo một nền văn hóa kiến thức thân thiện : Những nhà quản lý cần nuôi dưỡng một ñịnh hướng tích cực tạo ra tri thức và chia sẻ. Ví dụ, họ chỉ ra rằng họñánh giá cao những việc như liên tục học tập, thử nghiệm, sáng tạo, ñổi mới và quyền ñược phép phạm sai lầm.
Chất lượng thông tin
- Phát triển hệ thống công nghệ thông tin: tạo các kho lưu trữ thông tin. Có 03 loại kho lưu trữ thông tin: kiến thức bên ngoài ( nhưñối thủ cạnh tranh) , kiến thức nội bộ
chính thức (như tài liệu tiếp thị , các chính sách , thủ tục , báo cáo nghiên cứu , vv), và kiến thức nội bộ không chính thức ( như phần mềm chia sẻ , thực hành tốt nhất , bài học kinh nghiệm , bí quyết cơ sở dữ liệu , vv). Các kho này giúp nhân viên có ñầy ñủ
thông tin ñể có thể làm tốt công việc của mình cũng như thể hiện sự quan tâm sâu sát của cấp quản lý ñối với nhân viên của mình.
- Lựa chọn các kênh giao tiếp nội bộ phù hợp a. Tạp chí nội bộ
Xuất bản ñịnh kỳ, chỉ cần ít trang, ñề cập ñến những chính sách, hoạt ñộng ñang diễn ra trong doanh nghiệp, là kênh ñể nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ.
b. Mạng nội bộ
Mạng nội bộ giúp nhân viên trao ñổi thông tin và nhận phản hồi nhanh. Bản tin nội bộ
có thể gửi qua mạng nội bộ một cách nhanh chóng. Mạng nội bộ còn có thể lưu giữ các tài liệu doanh nghiệp thông qua một môi trường giao tiếp tương tác.
c. Bản tin ñiện tử
Là phương tiện giao tiếp thông qua mạng nội bộ và email, có mục ñích cũng giống như
tạp chí nội bộ nhưng nhấn mạnh tới người ñọc ñể họ dễ dàng tiếp cận với tin tức của doanh nghiệp.
d. Giao tiếp trực tiếp
Thông qua hình thức nhóm họp hay các hội nghị quản lý có thể giải ñáp các thắc mắc của nhân viên cũng như truyền tải các thông ñiệp kinh doanh quan trọng ñến họ. e. Bảng tin
Là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Bảng tin cung cấp các thông tin về sự kiện, lịch họp hay các quy ñịnh chính sách của doanh nghiệp.
- Việc ñánh giá hiệu suất của nhân viên luôn ñược quan tâm. Tính chính xác và công bằng của việc ñánh giá hiệu suất là một vấn ñề phức tạp vì ñánh giá hiệu suất có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố liên quan ñến hiệu suất, chẳng hạn như người giám sát không có khả năng tự phân tích tác ñộng của quy trình tổ chức , những thành kiến vô thức, ấn tượng cá nhân của quản lý với nhân viên, ñánh giá thiên vị. Sự tựñánh giá cao bản thân của nhân viên cũng làm gia tăng sự phức tạp của việc ñánh giá hiệu suất, nhân viên tin rằng họ xứng ñáng ñược ñánh giá cao và nếu họ không nhận ñược , họ
kết luận rằng mình ñã bị ñối xử bất công, vấn ñề này làm giảm sự gắn bó của nhân viên với tổ chức. Vì vậy việc thực hiện một bộ quy tắc ñánh giá rõ ràng, minh bạch là cần thiết, giúp nhân viên tựñánh giá ñược bản thân, cũng như những mục tiêu kỳ vọng của tổ chức.
Cởi mở với cấp trên
- Để giao tiếp tốt trước hết mọi người cần phải cởi mở. Nếu bạn luôn giữ một vẻ
ngoài khó gần thì chắc chắn sẽ chẳng có nhiều người muốn tiếp xúc với bạn và do ñó sẽ không có nhiều cơ hội ñể giao tiếp
- Chia sẻ là một hành ñộng có thể gắn kết con người lại với nhau rất nhanh. Hãy chia sẻ với ñồng nghiệp những kiến thức, kinh nghiệm ñã học ñược trong cách giải quyết vấn ñề, trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Đến lượt họ khi cảm thấy tin tưởng bạn cũng sẽ chia sẻ những hiểu biết của họ cho bạn. Như vậy cùng một lúc bạn vừa thu
ñược kiến thức lại vừa có thêm những người bạn
- Lắng nghe và ghi nhận kịp thời các ý kiến trong quá trình giao tiếp. Luôn làm nhân viên cảm thấy an tâm khi trao ñổi với quản lý mà không sợ các hậu quả tiêu cực .
Cơ hội giao tiếp hướng lên
- Một ñiều kiện tiên quyết ñể gắn kết nhận thức của người lao ñộng là có thể bày tỏ
quan ñiểm cá nhân. Những người ñóng góp ý kiến hoặc cải thiện công việc nên ñược công nhận và khen thưởng. Thật là khó chịu khi người lao ñộng muốn tạo một sự khác
biệt tích cực, họ ñầu tư thời gian và nỗ lực trong việc hoàn thành các ý tưởng , mà chẳng có phản hồi gì cho sựñóng góp của họ, do ñó họ ngừng ñóng góp ý tưởng cho tổ
chức. Vì vậy, các quản lý cần luôn cư xử với nhân viên như các ñối tác trong việc ñạt
ñược các mục tiêu, ñiều này sẽ gửi một thông ñiệp mạnh mẽñến nhân viên rằng họ rất quan trọng cho sự thành công của tổ chức và các nhà lãnh ñạo ñang phụ thuộc vào họ. Lắng nghe ý kiến của người lao ñộng và công khai công nhận giá trị của họ bằng cách tác ñộng vào chúng những cách tiếp cận mạnh mẽ ñể xây dựng sự gắn kết nhân viên
- Cho tất cả các nhân viên cơ hội ñể ñóng góp và phát triển. Tiến hành ñánh giá hàng năm hoặc nửa năm trong những thế mạnh và nhu cầu phát triển của mỗi nhân viên. Cung cấp cơ hội phát triển cho tất cả nhân viên, bao gồm cả việc ñào tạo cụ thể cho công việc hiện tại và phát triển kỹ năng . Áp dụng mô hình yêu cầu và phản hồi. Làm gương cho nhân viên bằng cách yêu cầu họ giám sát và phản hồi về cách quản lý của các quản lý, luôn chia sẻ với các nhân viên thông tin phản hồi từ người quản lý cấp cao hơn mà bạn nhận ñược. Thảo luận với nhân viên về kế hoạch sử dụng các thông tin phản hồi nhận
ñược từ nhân viên.
- Phát triển hệ thống kênh giao tiếp trong tổ chức, tạo mọi ñiều kiện thuận lợi ñể
nhân viên bày tỏ ý kiến của mình
Tin cậy thông tin
Xây dựng lòng tin của nhân viên và sự tự tin thông qua thường xuyên , giao tiếp cởi mở .
Đầu tư công sức ñúng mức trong việc ñạt ñược sự tôn trọng và tin tưởng của nhân viên bằng cách công khai chia sẻ thông tin về tổ chức , cả tích cực và tiêu cực , từ việc sắp xếp và hành ñộng , và làm cho người lao ñộng cảm thấy an toàn ñể bày tỏ quan ñiểm của mình . Phát triển quan hệ cá nhân với các nhân viên thông qua các cuộc họp, thăm làm việc các trang web , trao ñổi ý kiến , và các hình thức khác của giao tiếp.
Bất cứ phương pháp giao tiếp nhà quản lý chọn ñể xây dựng lòng tin với nhân viên,
ñiều quan trọng là phải trung thực, sẵn sàng thừa nhận sai lầm, sắp xếp từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu. Điều này cũng rất quan trọng ñể khuyến khích nhân viên ñể thể hiện một cách an toàn mối quan tâm và quan ñiểm của mình và ñảm bảo không có ảnh hưởng tiêu cực khi họ làm như vậy.