5. Kết cấu khóa luận
2.2.4.3. Quy trình hạch toán
Sơ đồ 2.7. Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL tại công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra:
Ví dụ: Căn cứ vào các HĐGTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ( Ví dụ 1) kế toán vào các chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 331.
Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái TK 152, TK 331, bảng tổng hợp chi tiết TK 152, 331. Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ chi tiết TK 152, 331 Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết TK 152, TK 331
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh
TRÍCH SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN
TK 331 Từ 01/06/2013 đến 30/06/2013 ĐVT: 1000 đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dƣ Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dƣ đầu kì 56.657 Phát sinh trong kì
01/6 HĐ01 01/6 Mua xi măng, chưa thanh
toán 152 133 2.600 260 59.257 59.517
01/6 HĐ01 01/6 Mua cát, chưa thanh toán 152
133 8.000 800 67.517 68.317 ……. ……. ……. ……….. ….. ………. ……. … …... Cộng số phát sinh 201.970 143.313 Số dƣ cuối kỳ 0 Ngày …… tháng ….. năm…..
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Đạ Tẻh – Quang Trung
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Ngày 01/6/2013 Số 1
Diễn giải TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có Nhập xi măng 152 331 2.600.000 Thuế VAT 1331 331 260.000 Nhập cát 152 331 8.000.000 Thuế VAT 1331 331 800.000 Cộng 11.660.000 Ngày ….. tháng …..năm……
Người lập Kế toán trưởng
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Đạ Tẻh – Quang Trung CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 05/6/2013 Số 06 Diễn giải TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất gạch 4 lỗ 621 152 300.000 Xuất gạch 6 lỗ 621 152 1.000.000 Cộng 1.300.000 Ngày ….. tháng …..năm……
Người lập Kế toán trưởng
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Địa chỉ : Đạ Tẻh-Lâm Đồng
TRÍCH- SỔ CÁI
Tháng 06/2013
Tên tài khoản : Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu : TK 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dƣ đầu kì 137.760.500 Phát sinh trong kì :
30/06 PN0001 01/06 Mua xi măng chưa
thanh toán 331 2.600.000
30/06 PN0001 01/06 Mua cát chưa thanh
toán 331 8.000.000 30/06 ... ... ... ... ... ... 30/06 PX0001 05/06 Xuất gạch 4 lỗ 621 300.000 30/06 PX0001 05/06 Xuất gạch 6 lỗ 621 1.000.000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 828.150.000 891.322.000 Số dƣ cuối kỳ 74.588.500 Ngày ... tháng ... năm 2013
Người lập phiếu Kế toán trưởng Giám đốc
CHƢƠNG 3 : NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP XÂY DỰNG ĐẠ TẺH 3.1. Nhận xét về kế toán NVL
Xí nghiệp đã có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt : - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả
- Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá hơn - Làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước
- Không ngừng tăng cường đầu tư vốn vào việc xây dựng cơ sở vật chất và tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ sản xuất ngày một hoàn chỉnh hơn.
- Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại.
Để công ty đứng vững và phát triển tnền kinh tế trong thị trường có sự cạnh tranh như hiện nay đòi hỏi nhà quản lý phải quán triệt chất lượng toàn bộ công tác quản lý. Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính toán khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau :
- Thứ nhất : Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng , nhiệm vụ của hạch toán NVL.
- Thứ hai : Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán NVL phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát quá trình nhập, xuất NVL nhưng phải nhanh chóng và kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý.
- Thứ ba : Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành.
3.1.1. Ƣu điểm
- Trong cơ chế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt và mạnh mẽ, đòi hỏi phải có một kế hoạch, một phương pháp quản lý hết sức chắt chẽ, giành được hợp đồng đó là một vấn đề hết sức khó khăn. Vì công ty luôn tổ chức thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, tính thẩm mỹ, kỹ thuật công trình nên đã tạo ra được niềm tin và sự tin cậy cho các đối tác.
- Phòng vật tư : Là nơi trực tiếp tổ chức việc thu mua NVL nhập kho đã có nhiều cố gắng. Quan hệ mua bán với nhà cung cấp NVL mang tính chất ổn định, lâu dài, đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, có chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật cao.
+ Việc quản lý chứng từ, hóa đơn thu mua hợp lý, thuận tiện.
+ Công tác bảo quản NVL được sắp xếp khá hệ thống và hợp lý, dễ thấy, dễ lấy. + NVL phục vụ cho việc xây dựng của công ty là dễ bảo quản, một số NVL dễ bị hao hụt thì lượng cung cấp cho việc sản xuất đều được cung ứng kịp thời cho sản xuất.
- Về tổ chức bộ máy kế toán : Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, trên cơ sở quan hệ với các phòng ban, đồng thời cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng. Phòng kế toán của công ty được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng, công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực.
- Về hệ thống sổ kế toán : Công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán Chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản thống nhất, hình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh công ty. Việc xử lý các thông tin kế toán phù hợp với trình độ năng lực và điều kiện trang thiết bị tính toán cũng như yêu cầu quản lý của công ty. Việc kiểm soát thông tin đảm bảo yêu cầu dễ tìm, dễ lấy. Vận dụng linh hoạt chế độ sổ sách.
- Về việc quản lý và hạch toán NVL : Đây là khâu đặc biệt được công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu dữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ, sổ sách.
+ Việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho, giúp cho việc theo dõi, đối chiếu giữa thủ kho với phòng kế toán được nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi.
+ Về khâu sử dụng : Mọi nhu cầu sử dụng NVL đều được đưa qua phòng vật tư để đánh giá và xem xét tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng NVL.
+ Thủ tục nhập xuất NVL : Công ty thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất kho. Phòng kế toán và thủ kho kết hợp chặt chẽ, có hiệu quả trong công tác luân chuyển chứng từ để đảm bảo việc nhập, xuất ghi chép phản ánh đầy đủ yếu tố trên các chứng từ theo trình tự hợp lý.
+ Về phân loại NVL : Công ty đã dựa vào vai trò và công dụng của NVL để phân thành 4 loại : NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Công ty xây dựng
được sổ danh điểm vật liệu nên công tác hạch toán chi tiết NVL được thuận lợi và quản lý được NVL.
+ Việc tổ chức, kiểm tra chất lượng : NVL khi về tới công ty không được nhập kho luôn mà phải qua sự kiểm tra chất lượng của phòng kế hoạch nghiệp vụ, phòng kế hoạch nghiệp vụ chịu trách nhiệm kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại quy cách. Nếu kiểm tra thấy chất lượng không đảm bảo sẽ yêu cầu nhân viên cung ứng đổi lại. Sau khi kiểm tra xong lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và đóng dấu vào hóa đơn mua hàng. Vì thế chất lượng của vật tư luôn được đảm bảo, từ đó khi đem vào sử dụng sẽ tránh được vật tư hư hỏng gây gián đoạn trong quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng đầu ra và nhằm giảm chi phí giá thành.
- Phương pháp tính giá NVL :
+ Áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước nên việc xuất dùng của công ty trong kỳ hạch toán chính xác. Chứng từ luân chuyển về phòng kế toán rất nhanh chóng, đây là một ưu điểm lớn của công ty, tuy vận chuyển xa nhưng chứng từ luôn về kịp thời.
+ Công ty đã xây dựng đơn giá xuất NVL theo giá thực tế đã giúp cho việc xuất nhập tồn NVL được tốt hơn và chính xác hơn.
- Phương pháp hàng tồn kho : Công ty sử dụng phương pháp hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên. Nó đáp ứng được yêu cầu về việc theo dõi tình hình tăng giảm NVL ở bất cứ thời điểm nào, phù hợp với yêu cầu của một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng.
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán : Công ty lựa chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh.
+ Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa, trang bị phương tiện kỹ thuật ghi chép, tính toán hiện đại. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
+ Hình thức kế toán trên máy là hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán áp dụng thích hợp với việc tổ chức kế toán trên vi tính vì mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu. Mặt khác, công ty là doanh nghiệp có quy mô vừa, có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ nên việc áp dụng hình thức kế toán này là rất tiện cho việc theo dõi và quản lý tình hình sản xuất kinh doanh.
3.1.2. Nhƣợc điểm
- Việc luân chuyển chứng từ
+ Việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng kế hoạch vật tư, thủ kho, kế toán diễn ra thường xuyên. Tuy nhiên, giữa các bộ phận, phòng ban này không có biên bản giao nhận, dễ xảy ra tình trạng mất mát chứng từ. Khi bị mất chứng từ thì không biết quy trách nhiệm cho ai để xử lý, làm cho cán bộ công nhân viên nới lỏng việc quản lý chứng từ.
- Công tác quản lý và sử dụng NVL
+ Để xây dựng , hoàn thiện một công trình xây dựng phải sử dụng khối lượng lớn NVL gồm nhiều chủng loại. Mỗi loại có tính chất, công dụng đặc điểm kỹ thuật và yêu cầu quản lý khác nhau do vậy muốn quản lý tốt NVL và hạch toán chính xác cần phải tiến hành phân loại một cách khoa học, hợp lý. Do công ty chỉ có một kho để lưu trữ và bảo quản NVL và chưa xây dựng được hệ thống kho đủ tiêu chuẩn để sắp xếp riêng biệt các loại NVL sẽ làm cho các NVL dễ bị oxi hóa, hư hỏng, các NVL lẫn lộn vào nhau làm thiệt hại tốn kém chi phí khi không sử dụng được những NVL đó, mất thời gian làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình.
+ Do xuất NVL với số lượng nhiều nên khi các công trình hoàn thành tất yếu phải có phế liệu thải ra và có vật liệu thừa nhưng thủ kho đã tiến hành làm thủ tục nhập sau khi đã đánh giá lại vật liệu thừa. Còn phế liệu thì do đây là công trình xây dựng nên phế liệu chủ yếu là xi măng, thép, vôi….không thể sử dụng và tái tạo lại được. Vì thế công ty phải xem lại việc cung cấp NVL cho các công trình và có biện pháp để sử dụng tiết kiệm hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cho các công trình nhằm giảm bớt phế liệu thải ra.
+ Công tác quản lý NVL tuy đã chặt chẽ về sổ sách nhưng thủ kho kiêm kế toán
NVL nên dễ dẫn tới thất thoát NVL của công ty. - Xây dựng định mức dự trữ NVL
+ Thực tế ở công ty chưa xây dựng định mức, dự trữ NVL. Mặc dù, trong nền kinh tế thị trường việc cung cấp các loại NVL rất thuận tiện. Song nó cũng đầy biến động, mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cũng như tiến độ thi công công trình. Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ NVL thì công việc sẽ bị đình đốn khi NVL trở nên khan hiếm hay giá cả đột ngột tăng, điều này ảnh hưởng đến kết quả sản xuất và lợi nhuận doanh nghiệp.
+ Kế toán làm trên máy nhưng không sử dụng phần mềm kế toán, mất khá nhiều thời gian, đôi khi có sự sai lệch, nhầm lẫn về số liệu.
- Các kế toán thường dồn công việc vào cuối tháng, quý mới xử lý nên dễ gây ra sự chậm trễ trong công việc tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính.
- Việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song tuy dễ kiểm tra đối chiếu nhưng việc ghi chép còn trùng lặp
3.2. Ý kiến đề xuất
Ý kiến 1 : Lập biên bản giao nhận chứng từ
- Công ty nên lập biên bản giao nhận chứng từ giữa kế toán NVL và các bộ phận liên quan khác để đảm bảo cho khâu luân chuyển chứng từ được chặt chẽ hơn và theo dõi được số lượng chứng từ, số liệu chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định. Mẫu biên bản như sau : BIÊN BẢN GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày ... đến ngày ... Địa điểm : ... STT Chứng từ
Nội dung chứng từ Nơi nhận
chứng từ Ngƣời nhận Ký tên
Ngày Số
01
...
Ý kiến 2 : Hoàn thiện công tác quản lý và sử dụng NVL
- Để bảo quản tốt NVL, giảm thiểu những hư hỏng mất mát, công ty phải xây dựng hệ thống kho đủ tiêu chuẩn ; đồng thời phải sắp xếp, bảo quản riêng theo từng nhóm NVL.
Ví dụ :
- Nhóm nhiên liệu như dầu, nhớt, xăng.... phải để ở những nơi bảo quản riêng biệt, chóng cháy nổ.
- Nhóm NVL như : sắt, thép, xi măng... phải để ở chỗ khô ráo, thoáng mát sạch sẽ, phải có hệ thống bạt phủ kín, che đậy...
- Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, công tác thu mua dự trữ NVL không bị động cũng như tình trạng tồn kho gây nhiều ứ đọng vốn, khó khăn về kinh tế thì công ty nên xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hay quá ít một loại NVL nào đó. Việc xây dựng này căn cứ trên kế hoạch, định mức tiêu hao cho từng loại NVL cũng như tình hình khả năng công ty. Định mức dự trữ sẽ đảm bảo cho NVL vừa đủ, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng cũng như nắm bắt kịp thời các cơ hội trong kinh doanh. Ngoài ra vấn đề NVL sẽ ít bị ứ đọng, số