5. Kết cấu khóa luận
1.4. Tổ chức công tác kế toán tổng hợp NVL
Theo chế độ kế toán hiện hành có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho là: phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kì. Việc lựa chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp và phải thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán.
1.4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất, tồn kho các loại vật liệu, thành phẩm, …. Trên các tài khoản và các sổ kế toán tổng hợp khi có các chứng từ nhập, xuất NVL. Đây là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho vật liệu một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh loại hàng tồn kho. Vì thế giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng lũy kế nhập xuất tồn Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp
Về nguyên tắc, số tồn kho thực tế phải hoàn toàn phù hợp với số hàng tồn kho trên sổ kế toán.
- Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị; hàng có kỹ thuật, chất lượng cao.
1.4.1.1. Tài khoản sử dụng
* Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đƣờng”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho.
* Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm của các loại nguyên liệu, vật liệu trong kho của doanh nghiệp. Tài khoản này có thể mờ thành tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán giá trị của doanh nghiệp, bao gồm:
Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 1523: Nhiên liệu
Tài khoản 1524: Phụ tùng thay thế
Tài khoản 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản Tài khoản 1528: Vật liệu khác
* Tài khoản 331 “ Phải trả ngƣời bán” được sử dụng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với những người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã kí kết.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán tổng hợp tăng vật liệu sử dụng nhiều tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 1121, TK 141, TK 128, TK 222, TK 411, TK 627, TK 641, TK 642.
1.4.1.2. Phương pháp hạch toán.
Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ tăng vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
* Bút toán 1: Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về: Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả cho người bán
Có TK 111, 112, 311, 141 ….
- Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hay hàng mua trả lại ( nếu có). Kế toán ghi:
Nợ TK 331, 111, 112: Số tiền được người bán trả lại
Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận
Có TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
- Khi trả tiền cho người bán nếu số chiết khấu thanh toán mua hàng thực tế được hưởng:
Nợ TK 111, 112, 311, 141 …
Có TK 515: Chiếu khấu
* Bút toán 2: Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn
- Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “ Hàng chưa có hóa đơn”. Nếu trong tháng có hóa đơn về thì ghi sổ bình thường, nếu cuối tháng hóa đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331…. - Khi hóa đơn về:
+ Giá tạm tính < giá thực tế, ghi bổ sung:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán
Có TK 111, 112, 311, 141, …… + Điều chỉnh do giá tạm tính < giá thực tế (ghi âm):
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
+ Giá tạm tính > giá thực tế, ghi đỏ phần chênh lệch:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331, …..
+ Điều chỉnh do giá tạm tính > giá thực tế (ghi âm):
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 111, 112, 331 …
* Bút toán 3: Trƣờng hợp hóa đơn về nhƣng hàng chƣa về
- Kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ “ hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho; ghi:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 331 …
- Nếu đến cuối kỳ kế toán NVL vẫn chưa về nhưng thuộc quyền sở hữu của đơn
vị, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 111, 112, 141, 331 ….
- Sang tháng sau khi hàng về nhập kho căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 151: Hàng mua đi đường
- Nếu NVL không nhập kho mà giao thằng cho bộ phận sản xuất ghi hay bán
thẳng:
Nợ TK 621, 632:
Có TK 151: Hàng mua đi đường
* Bút toán 4: NVL tự chế nhập kho hoặc thuê gia công ngoài
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
* Bút toán 5: Nhập vật liệu do doanh nghiệp nhận vốn góp liên doanh từ một đơn vị khác
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh (nếu nhận góp vốn) ( Nếu nhận lại vốn đã góp)
* Bút toán 6: Nhập lại NVL từ BPSX do xuất dùng không hết
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 621: Chi phí NVL
* Bút toán 7: Trường hợp hàng thiếu so với hóa đơn
- Mua NVL về nhập kho, kiểm nhận thiếu so với chứng từ, chưa xác định được
nguyên nhân:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 1381: Giá trị NVL thiếu theo giá chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán
- Khi xử lý số NVL thiếu:
+ Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Có TK 1381: Giá trị NVL còn thiếu
+ Nếu người bán không còn hàng:
Nợ TK 331: Phải trả người bán
Có TK 1381: Giá trị NVL thiếu
Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
+ Nếu cá nhân làm mất, cấp thẩm quyền quy định phải bồi thường, kế toán ghi: Nợ TK 1388, 334:
Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 1381: Giá trị NVL thiếu
Ngoài cách ghi trên, trong trường hợp thiếu, giá trị chờ xử lý ghi ở TK 1381 có thể ghi nhận theo tổng giá thanh toán ( cả thuế VAT).
* Bút toán 8: Trƣờng hợp thừa so với hóa đơn.
- Nếu NVL thừa chưa xác định được nguyên nhân
Nợ TK 152: Nguyên vật liệu
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán
Có TK 3381: Giá trị NVL thừa
- Căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 3381: Giá trị NVL thừa
Có TK 152: Nguyên vật liệu
+ Nếu đồng ý mua tiếp số NVL thừa, ghi:
Nợ TK 3381: Giá trị NVL thừa
Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 331: Phải trả người bán
+ Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập:
Nợ TK 3381: Giá trị NVL thừa
Có TK 711: Thu nhập khác
- Khi kiểm kê số NVL thừa là của đơn vị khác thì khi nhập kho chưa nên ghi tăng TK 152, TK 3381 mà ghi bên nợ của TK 002 “ Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công”.
- Khi trả NVL thừa này cho đơn vị khác thì ghi vào bên Có TK 002.
* Bút toán 9: Doanh nghiệp mua NVL không đúng quy cách, doanh nghiệp xuất trả lại.
Nợ TK 331: Phải trả người bán
Có TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ
Có TK 152: Nguyên vật liệu
Phƣơng pháp hạch toán các nghiệp vụ giảm vật liệu trong các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
NVL trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do sản xuất, sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh …. Mọi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế ở bên có TK 152.
* Bút toán 1: Xuất NVL cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621, 627, 641, 642
Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản
Có TK 152: Nguyên vật liệu
* Bút toán 2: Xuất NVL góp vốn liên doanh
- Nếu giá do hội đồng liên doanh đánh giá > giá thực tế xuất kho Nợ TK 222, 128 : Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
Có TK 152: Nguyên vật liệu
- Nếu giá do hội đồng liên doanh đánh giá thấp hơn giá thực tế xuất kho
Nợ TK 128, 222: Giá do hội đồng liên doanh đánh giá
Có TK 421: Mức chênh lệch
Có TK 152: Nguyên vật liệu
* Bút toán 3: Xuất thuê ngoài gia công chế biến Nợ TK 154: Chi phí sản xuất dở dang
Có TK 152: Nguyên vật liệu
* Bút toán 4: Xuất bán NVL ra ngoài, ghi nhận giá trị NVL xuất kho vào giá vốn hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 632: Gía vốn hàng bán
Có TK 152: Nguyên vật liệu
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131, 111, 112…
Có TK 5111: Doanh thu bán hàng Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
* Bút toán 5: Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632, 642
Nợ TK 1381, 1388, 334
Có TK 152: Nguyên vật liệu
1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phƣơng pháp kiểm kê định kì
- Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất dùng theo công thức:
Theo phương pháp này, mọi biến động của vật tư hàng hóa không theo dõi phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua vào nhập kho trong kỳ được theo dõi phản ánh trên một tài khoản kế toán TK 611 “ Mua hàng”.
Trị giá Trị giá hàng Tổng trị giá Trị giá hàng hàng xuất = tồn kho + hàng nhập kho - tồn kho kho trong đầu kì trong kì cuối kì kì
Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành vào cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế; trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ làm căn cứ để ghi sổ kế toán của TK 611 “ Mua hàng”.
Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ kế toán, phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ).
1.4.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 611 “ Mua hàng”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh trị giá NVL mua vào, nhập kho hoặc sử dụng trong kỳ.
* TK 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế NVL tồn kho chi tiết NVL.
* TK 151 “ Hàng mua đang đi đƣờng”. Phản ánh số kết chuyển đầu kì và cuối kì giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường.
Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331, ….
1.4.2.2. Phương pháp hạch toán.
- Kết chuyển giá trị NVL tồn kho đầu kì:
Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 152: Nguyên vật liệu
- Mua NVL nhập về kho trong kì: Nợ TK 611: Mua hàng
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
Có TK 111, 112, 331… - Thuế nhập khẩu phải nộp ngân sách nhà nước
Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp Nhà nước
- Thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu phải nộp ngân sách nhà nước: Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 3332: Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp
- Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp ngân sách nhà nước ( nếu không được khấu trừ)
Nợ TK 611: Mua hàng
Nợ TK 133 ( nếu được khấu trừ)
- NVL thừa khi kiểm kê
Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 3381: NVL thừa
- Nhận vốn góp liên doanh
Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
- NVL nhập từ các nguồn khác Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 128, 222, 311 - Chênh lệch tăng do đánh giá lại
Nợ TK 611: Mua hàng
Có TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
- Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ Nợ TK 151, 152
Có TK 611: Mua hàng
- Giảm giá hàng mua, hàng mua trả lải, chiết khấu thương mại:
Nợ TK 111, 112, 331… Nợ TK 1331: Thuế GTGT nếu có Có TK 611: Mua hàng - Giá trị NVL thiếu hụt Nợ TK 138, 334 Có TK 611: Mua hàng - Xuất bán Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 611: Mua hàng
- Cuối kì, xác định kết quả kinh doanh, kết chuyển Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, 241 ….
Có TK 611: Mua hàng
- Chênh lệch giảm giá do đánh giá lại
Nợ TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
1.5. Đặc điểm kế toán NVL theo các hình thức kế toán
Để ghi chép, hệ thống hóa thông tin kế toán, doanh nghiệp phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
Hiện nay, các hình thức sổ sách kế toán được áp dụng là: Nhật ký – sổ cái, nhật ký chung, nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, kế toán trên máy vi tính.
1.5.1. Hình thức Nhật ký – Sổ cái
* Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng nghiệp vụ diễn ra ít, và sử dụng ít tài khoản, trình độ nhân viên kế toán không cao.
* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp NVL:
Theo hình thức này kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ nhật ký – sổ cái. Sổ này gồm có 2 phần:
- Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh.
- Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái một tài khoản.
* Trình tự ghi sổ:
- Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán kiểm tra tình hình hợp pháp của các nghiệp vụ, đồng thời ghi vào nhật ký- sổ cái theo nội dung nghiệp vụ.
- Cuối tháng tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các tài khoản: Tổng số tiền ở Tổng số tiền phát sinh nợ Tổng số tiền phát sinh có phần nhật kí của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản
Ngoài ra kế toán còn ghi vào bảng phân bổ NVL, sổ kế toán chi tiết vật liệu. Trình tự ghi sổ được biểu diễn qua sơ đồ sau: