Thu thập dữ liệu được tiến hành trong khoảng thời gian từ tháng 3 đến tháng 4 năm 2014. Người thu thập dữ liệu (người thực hiện đề tài) được đào tạo theo phương pháp của WHO/HAI và đã được tiến hành thu thập thử ở một số nhà thuốc, quầy thuốc.
Trước khi bắt đầu thu thập dữ liệu, một lịch trình đi đến các cơ sở khảo sát được chuẩn bị. Một số cơ sở kinh doanh thuốc đông bệnh nhân vào giờ cao điểm thì được gọi điện hoặc đến thăm để hẹn trước thời gian thu thập vào một ngày và tại một thời điểm thuận tiện cho người quản lý cơ sở. Tất cả các cơ sở khảo sát không được thông báo về bất kỳ một loại thuốc nào trong danh sách các thuốc sẽ tiến hành khảo sát.
Khi đi thu thập số liệu, mang theo đầy đủ các công cụ cần thiết (như các mẫu phiếu thu thập, máy tính, bút). Mỗi cơ sở được sử dụng một phiếu thu thập riêng. Tại mỗi cơ sở khảo sát, tiến hành thu thập dữ liệu cho các thuốc trong danh mục với sự trợ giúp của người phụ trách cơ sở.
* Tính sẵn có: Quan sát trực tiếp sự có mặt của các thuốc trong danh sách để xác định các thuốc đó có sẵn có hay là không tại mỗi cơ sở khảo sát.
Lưu ý: Viên nén và viên nang được coi là tương đương. Dạng chế phẩm không bao, có bao hay bao phim được coi là tương đương. Viên phân tán tương đương với viên nhai nhưng không tương đương với viên thông thường. Dạng bột phân tán tương đương với dạng lỏng đường uống [33].
* Giá thuốc: Với mỗi thuốc sẵn có ở cơ sở khảo sát, thu thập giá bán ra (giá bán cho bệnh nhân) của tất cả các biệt dược cùng hoạt chất tính trên đơn vị đóng gói
nhỏ nhất. Giá đơn vị được xác định cho từng viên (đối với thuốc dạng viên nén, viên nang), ml (đối với dạng ống tiêm, hỗn dịch uống), liều (đối với thuốc dạng xịt, hít), g (đối với thuốc dạng kem, mỡ), lọ/ống (đối với bột pha tiêm) [22]. Từ đó xác định hai thuốc cùng hoạt chất có giá đơn vị cao nhất và thấp nhất. Thu thập dữ liệu cho hai thuốc này về tên biệt dược, nhà sản xuất, dạng đóng gói tìm thấy và một số ghi chú khác kèm theo nếu cần. Nếu cơ sở khảo sát chỉ có một thuốc thì thuốc đó là thuốc giá thấp nhất và các dữ liệu về giá được thu thập cho thuốc có giá thấp nhất [33].
Dữ liệu được nhập vào phần mềm xử lý số liệu WHO/HAI Workbook Part 1 MSH2012 được cung cấp như là một phần nằm trong phương pháp tiêu chuẩn của WHO/HAI [54]. Nhập dữ liệu vào hai trang: Giá bệnh nhân khu vực công lập (Public Sector Patient Prices) và Giá bệnh nhân khu vực tư nhân (Private Sector Patient Prices). Sử dụng kỹ thuật “Nhập dữ liệu đôi” (nhập dữ liệu 2 lần bởi 2 người khác nhau) và chức năng “Kiểm tra dữ liệu” của phần mềm để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác, đặc biệt là để tránh việc nhập sai giá đơn vị của thuốc (lỗi thường gặp nhất). Sau khi nhập dữ liệu, phần mềm sẽ tự động xử lý số liệu và đưa ra kết quả. Kết quả khảo sát được trình bày dưới dạng một số bảng và biểu đồ như trong hướng dẫn báo cáo của WHO/HAI [20], [41].