9 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Trong thị trường kinh doanh khốc liệt như ngày nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì điều cần thiết là phải có chiến lược kinh doanh đúng đắn và có hiệu qủa phải xác định được doanh nghiệp sẽ kinh doanh cái gì, Cung ứng hàng hoá gì, và cung ứng bằng cách nào là có hiệu quả nhất. Đây là một bài toán khó bởi thế mà có nhiều doanh nghiệp đã không thể tồn tại đến nỗi buộc phải phá sản, nhưng bên cạnh đó một bộ máy kế toán được tổ chức tốt làm việc có hiệu quả cũng góp phần rất lớn đến sự phát triển của công ty.
Tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình quản lý tập trung - tức là chỉ mở một bộ sổ kế toán. Mọi công việc kế toán đều được chỉ đạo bởi kế toán trưởng, tuy nhiên mỗi kế toán viên lại đảm nhiệm những chức năng khác nhau và có sự độc lập tương đối, các số liệu kế toán sẽ được tổng hợp về một nơi. Hình thức quản lý này phù hợp với đặc điểm của công ty là kinh doanh thương mại, buôn bán nhiều loại sản phẩm hàng hóa khác nhau. Bộ máy kế toán có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Bộ phận kế toán tại công ty gồm bốn nhân viên thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau:
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động kế toán của đơn vị, là người quyết định mọi công tác kế toán của doanh nghiệp. Kế toán trưởng sẽ đôn đốc chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về kế toán tài chính của công ty khi có sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị; Phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên trong phòng, ký duyệt các phiếu thu, phiếu chi. Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế và các đối tượng quan tâm khác vào cuối kỳ kế toán.
Kế toán tổng hợp: Ở công ty cổ phần SARA kế toán tổng hợp đảm nhiệm các phần hành kế toán về lao động, tiền lương, kế toán tài sản cố định, kế toán xác định kết quả kinh doanh. Do quy mô của công ty nhỏ nên các phần hành kế toán này có thể gộp chung lại do một người phụ trách.
Kế toán công nợ: Đây là vị trí khá quan trọng vì công ty kinh doanh trong lĩnh vực thương mại nên nghiệp vụ bán hàng xẩy ra hàng ngày với khối lượng lớn, điều đó liên quan trực tiếp đến công nợ của khách hàng. Kế toán phần hành này có nhiệm vụ phải theo dõi được tình hình công nợ của các khách
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp
dõi luôn doanh thu từng mặt hàng, theo dõi giá vốn hàng bán cũng như các khoản giảm trừ doanh thu. Cuối kỳ kế toán lập bảng tổng hợp tình hình công nợ cho từng khách hàng.
Thủ quỹ: Là người phụ trách tiền mặt của công ty, thực hiện các công việc liên quan đến thu chi của công ty, hàng ngày cập nhật và ghi sổ các biến động tiền mặt của công ty. Cuối kỳ kiểm tra số liệu ghi trên Sổ quỹ với thực tế còn lại trong công ty.
2.1.4.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ
Hiện nay tại công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đang sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo Chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Dưới đây là danh mục các chứng từ doanh nghiệp sử dụng:
Lao động và tiền lương: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương; Bảng thanh toán tiền thưởng; Giấy đi đường; Bảng kê trích nộp các khoản theo lương; Bảng phân bổ tiền lương và BHXH; Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH.
Hàng tồn kho: Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Phiếu báo vật tư còn lại, Bảng kê mua hàng; Phiếu đề nghị xuất kho; Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa; Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Bán hàng: Hóa đơn Giá trị gia tăng.
Tiền tệ: Phiếu thu; Phiếu chi; Giấy đề nghị tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng; Giấy đề nghị thanh toán; Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND), Biên lai thu tiền.
Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ; Bảng tính và phân bổ khấu hao.
2.1.4.3 Đặc điểm hệ thống tài khoản kế toán
dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Chế độ kế toán được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Còn trước kia thì doanh nghiệp áp dụng theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT được ban hành ngày 1/11/1995. Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
TK loại 1: TK 111, TK 112, TK 131, TK 141, TK 152, TK 153, TK 156, TK loại 2: TK 211, TK 214 TK loại 3: TK 311, TK 331, TK 333, TK 334, TK 338 TK loại 4: TK 411, TK 414, TK 415, TK 421 TK loại 5: TK 511, TK 515, TK 531 TK loại 6: TK 632 TK loại 7: TK 711 TK loại 8: TK 811, TK 821 TK loại 9: TK 911 TK ngoài bảng: 007 2.1.4.4 Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán, vì thế việc chọn lựa hình thức ghi sổ cũng rất quan trọng làm sao cho phù hợp loại hình kinh doanh, với quy mô và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán của doanh nghiệp. Hiện nay, tại Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA đang áp dụng hình thức ghi sổ là Chứng từ ghi sổ. Ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ có ưu điểm là kết cấu sổ sách đơn giản, ít cột tiện cho phân công lao động nên phù hợp với doanh nghiệp có quá trình kinh doanh đơn giản như công ty.
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản
Sổ kế toán chi tiết:
Sổ chi tiết tiền mặt Thẻ Tài sản cố định Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết tiền vay Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết doanh thu Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết giá vốn Sổ kho
Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ chi tiết thanh toán với người mua
Bảng theo dõi tình hình nộp vào Ngân sách nhà nước.
Hiện nay công ty sử dụng hình thức kế toán là kế toán máy, việc ghi chép số liệu đều được ghi trên máy. Phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng là Fast Accounting, vì thế mà kết cấu sổ hơi khác so với mẫu sổ do nhà nước quy định, tuy nhiên trình tự ghi sổ thì tương tự nhau.
Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
2.1.4.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống Báo cáo kế toán là một bộ phận trong hệ thống kế toán của mỗi doanh nghiệp. Báo cáo kế toán dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một doanh nghiệp. Nó nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của Ban giám đốc công ty, cơ quan Nhà nước và các nhà đầu tư, ngân hàng, người lao động trong việc đưa ra các quyết định kinh tế.
Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bản tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK Bảng cân đối số phát sinh
Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA được lập vào cuối kỳ kế toán, kỳ kế toán của công ty là kỳ kế toán năm, niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm. Hệ thống báo cáo này cung cấp đầy đủ các thông tin về tài sản, nguồn vốn, nợ phải trả, doanh thu, chi phí, lãi lỗ và phân chia kết quả kinh doanh, thuế và các khoản phải nộp Ngân sách, các luồng tiền vào ra của công ty trong kỳ kinh doanh. Hiện tại hệ thống báo cáo tài chính đang áp dụng tại công ty được lập theo Quyết định số 15/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, gồm các loại báo cáo sau:
- Bảng cân đối kế toán,
- Báo cáo kết quả kinh doanh, - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, - Thuyết minh báo cáo tài chính.
Ngoài những báo cáo được lập theo quy định nhà nước thì để theo dõi được tình hình kinh doanh cũng như tài chính của công ty thì Công ty CP thiết bị tổng hợp máy văn phòng SARA lập thêm một số loại báo cáo như sau:
- Báo cáo tình hình phải thu và phải trả
- Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng - Báo cáo doanh thu, lãi, lỗ.