6. ụăngh aăc aăđ tài
3.2.2 Gi i pháp hoàn thi nh th ng tài l iu
S c n thi t c a gi i pháp: Do th c tr ng vi căđápă ng yêu c u v h th ng tài li u t iăNhƠămáyăđangăcóănhi u b t c pănh ăđưăđ c p ch ngă2ănênăhi u qu áp d ngăch aăcao,ăb i v y tác gi đ xu t m t vài gi i pháp ki m soát h s ăvƠătƠiăli u m t cách khoa h c và h th ngăh năgípăd dàng ti p c n, s d ng và qu n lý. N i dung th c hi n:
ki m soát thích h p m i tài li u, t ch c c n phân lo i tài li u theo m t s đ căđi măđ xácăđ nh m căđíchăvƠăcácăr iăroăt ngă ng. Vi c phân lo i có th theo ph ngăphápăsau:
ph ngădi n ngu n g c, tài li uăđ c chia thành hai lo i là tài li u n i b (do t ch c xây d ng và ban hành), và tài li u có ngu n g c t bên ngoài (do đ n v bên ngoài – khách hàng, nhà cung c p, c quan qu n lý...- ban hành nh ng c n cho ho ch đnh, th c hi n và ki m soát h th ng).ăThôngăth ng, r i ro v i tài li u n i b là s đángătinăc y (v n i dung),ătrongăkhiăđóăr i ro v i tài li u có ngu n g c t bênăngoƠiăth ng là s s n có và s đángătinăc y (v c p nh t tài li u m i). Theo hình th c phê duy t, tài li uăđ c chia thành hai lo i là tài li u chính th c (nh quy trình, h ng d n, tiêu chu n) và các tài li u không chính th c (nh biên b n làm vi c, memo, email, thông báo...). Trong khi vi c ki m soát các tài li u chính th c t ngăđ i rõ ràng và d th c hi n thì vi c ki m soát các tài li u không chính th c th ng có nh ngăkhóăkh nănh tăđnh và d nhăh ngăđ n hi u l c c a ho tăđ ng ch tă l ng. Theo m că đíchă s d ng, tài li uă đ c chia thành ba lo i là tài li u truy n thông (chính sách, m c tiêu và k t qu th c hi n), tài li u quy trình (các quy trình) và tài li uăh ng d n công vi c (b n v , tiêu chu n thao tác, h ng d n công vi c, b ng ki m tra...). M i lo i tài li u này có các m căđíchăs d ng khác nhau và c n s ki măsoátăkhácănhauăđ đ m b oăắs n có t iăn iăs d ng”ăvƠăđ căđ c. Các tài li u truy năthôngăth ngăđ c b trí nh ng ch nhân viên qua l i nhi u, v trí thu n ti năquanăsát,ăkíchăth căđ l năđ có th đ căđ c c khi di chuy n (nh v i chính sách) ho c d đƠngăđ căđ c khi không c n quá chú ý (nh v i m c tiêu và k t qu ). Các tài li u quy trình có th không c năkhiănƠoăc ngăph iătr ngăraătr c m tăng i làm vi c (ng i th c hi n công vi c th ng không c n v a làm v a xem quy trình). Các tài li uăh ng d năth ng c n nhân viên tham kh o khi th c hi n công vi cănênăth ng ph iăđ m b o s n có t i v trí làm vi c và nhân viên có th tham kh oăđ c mà không c n ph i di chuy n ho c quá t pătrungăđ đ c.
H s ăc năđ căl uătrongăcác c p (file), trên các c p ph iăcóăthôngătinăđ nh n bi t, thông tin này nên bao g m:
- Tên h s ă - Mã s (n u có)
M i c p file có th ch a nhi u h s ,ăm i h s ănênăchoăvƠoăm tăt́iănilongăvƠăđ c mã hóa. N u m t c p file có nhi u h s ăthìăc n ph i l p danh m c h s ă(list)ăcóă trong c păfileăđóăđ d qu n lý. H s ănênăăđ c s p x p theo t ng đ iăt ng công vi c, khôngănênăăđ h s ăphơnătán.ă
Tùy theo t ng lo i h s ămƠăvi c s p x p trong c p h s ăcóăth theo trình t th i gian, theo quá trình gi i quy t công vi c ho c theo v n ch cái (a, b, c); ho c theo tính ch t công vi c. T ngăđ năv ph iăxácăđnh cách s p x p cho h pălỦăđ đ m b o nguyên t c h s ăd th y, d l y khi c n thi t. Các c p h s ăc n có t ho căgiáăđ l uătr , c n có bi n pháp b o qu năđ đ m b o h s ăkhôngăb h ăh ng, m t mát. H s ăchoăm n ph i có s theo dõi.
- Hu b h s : Các h s ăsauăkhi h t th iăgianăl uătr nh ăquiăđnh t ng tài li u (Quiătrình,ăh ng d n,ầ)ăt ngă ng s đ c xem xét hu b . Vi c rà soát, hu b h s ă đ c ti n hành vƠoă thángă 12ă hƠngă n m.ă Ph trách đ nă v ph i ch u trách nhi m quy tăăđnh thêm th iăgianăl uătr các h s ăđưăh t h năl uătr n u th y c n thi t. Ph tráchăđ năv xem xét, phân lo i các h s ăđưăh t h n c n hu b và ghi vào biên b n hu h s ăch tăl ng. năv/Cá nhân đ c giao có nhi m v ti n hành h y các h s ătheoăbiênăb n h y h s ăđưăđ c duy t.
đ m b o ki m soát tài li u m t cách có hi u qu ,ăđ c bi tălƠătrongăđ m b o s đ yăđ và c p nh t, vi c phân công ch u trách nhi m cho m i tài li u là m t y u t quan tr ng. T ch c c n tr l i các câu h iănh :ăắAiălƠăng i ch u trách nhi m xem xét, ti p nh n & tri n khai các tài li u có ngu n g c t bênăngoƠi?”,ăắAiălƠă ng i ch trách nhi m xây d ng, xem xét ch nh s a m t tài li u n i b ?”
- m b o tính trung th c c a h s :
C năđƠoăt o nh n th c c a nhân viên v vi c th c hi năvƠăl uătr h s ,ăđ lo i tr kh n ngănhơnăviênăl p h s ăđ i phó ho c s li u không trung th c,ălưnhăđ o c n
ki mătra,ăgiámăsátăth ng xuyên. S li uăđ c c p nh t hàng ngày trên máy tính và h th ng m ng n i b . Khi có ch nh s a v s li u c n có ch ký c aăng iăthayăđ i và ghi nguyên nhân có s thayăđ i này.
Khuy n ngh v i Nhà máy khi áp d ng: các gi iăphápănêuăraăđ c áp d ng hi u qu , c n t ch c l păh ng d n cách th c qu n lý tài li u, h s ăhi u qu cho các cán b qu n lý, ngoài ra c năt ngăc ng giám sát, ki m tra vi c th c hi n. M i nhân viên ph i ch u trách nhi m v nh ng sai sót trong công vi c c a mình.
3.2.3 Gi i pháp đ i m i ph ngă phápătheoă dõi,ă đoăl ng, phân tích, và c i ti n:
3.2.1 Chu n hóa phòng thí nghi m theo tiêu chu n ISO 17025
S c n thi t c a gi i pháp: ISO/IEC 17025 là tiêu chu n qu c t quiăđnh các yêu c u nh măđ m b oăn ngăl c c a phòng th nghi m và hi u chu n (g i t t là PTN). Nh ng l iăíchăthuăđ c khi Nhà máy áp d ng tiêu chu n ISO 17025 là:
Nơngăcaoăn ngăl c k thu t và qu n lý c a phòng th nghi m
m b oătínhăchínhăxác,ăđ tin c y c a k t qu th nghi m/hi u chu n
T oăđi u ki n th a nh n k t qu th nghi m/hi u chu n
Hoà nh p ho tăđ ng công nh n phòng th nghi m c a Vi tăNamăvƠăcácăn c trong khu v c và qu c t .
V iăđ nhăh ng phát tri nătrongăgianăđo n m i, Nhà máy n l c kh ngăđ nh v trí s 1ătrongăn c, tìm ki m th tr ngăvƠăđ nh v th ngăhi u trong khu v c và qu c t . lƠmăđ căđi uăđó,ăcácăs n ph m bia c a Nhà máy ph iăđ c ki măđ nh ch t l ng theo tiêu chu n qu c t .ă óălƠăy u t t o lòng tinăchoăđ i tác, nhà phân ph i và khách hàng. Vì v y, vi c xây d ng m t phòng thí nghi m chu n m c theo tiêu chu n qu c t là nhu c u t t y u và mang tính c p thi t.
N i dung th c hi n gi i pháp: Tiêu chu năđ aăraăcácăyêuăc u mà các Phòng thí nghi m ph iăđápă ng n u mu n ch ng minh r ng phòng th nghi m:ă angăápăd ng m t h th ng ch tăl ng;ăCóăn ngăl c k thu t, và có th đ aăraăcácăk t qu th nghi m ho c hi u chu n có giá tr k thu t. N i dung tiêu chu n bao quát t t c các
đi u c aă ISOă 9001ă đ ng th i b sung các yêu c u k thu t mà m t Phòng thí nghi m ph iăđápă ng.
Cácăb c th c hi n:
1. Thi t l p nhóm th c hi n d án
2. Ơoă t o khái ni m chung v công nh n Phòng thí nghi m theo ISO/IEC 17025. L i ích c a vi c th c hi n ISO/IEC 17025, các y u t c ăb n c a H th ng qu n lý Phòng thí nghi m theo ISO/IEC 17025. Cách th c ti n hành xây d ng h th ngăv năb n theo tiêu chu n ISO/IEC 17025.
3. ánhăgiáăth c tr ng Phòng thí nghi m: Vi căđánhăgiáăth c tr ng Phòng thí nghi m nh m: tìm hi u ho tăđ ng c a Phòng thí nghi m, tình tr ng thi t b th nghi m,ăđi u ki nămôiătr ng,ăconăng i,ăph ngăphápăth ầ;K t qu đánhăgiáă th c tr ngălƠmăc ăs quy tăđ nh các ch tiêu th nghi m có th đ đi u ki n xin công nh n và/ho c nh ngăthayăđ i (v thi t b,ăđi u ki năđ m b oămôiătr ng th nghi măầ)ămƠăPhòng thí nghi m ph i th c hi năđ đ c công nh n các ch tiêu ch n l a;
4. Xây d ng H th ng qu n lý Phòng thí nghi m: Cùng v i các cán b
đ c phân công c a ti n hành xây d ng và ban hành S tay qu n lý Phòng thí nghi m, các th t c,ăph ngăpháp,ăh ng d n công vi c và bi u m uầ;
Khuy n ngh đ i v i Nhà máy:
Khi xây d ng Phòng thí nghi m theo tiêu chu n này, nh ng l iăíchăthuăđ c thì r t l n,ătuyănhiên,ăchiăphíăđƠoăt o,ăt ăv n, th c hi n áp d ng nó r tăcaoăvìăđòiăh i ph iă cóă ph ngă phápă chu n, ch t chu n, thi t k phòng thí nghi m chu nầă B i v y, Nhà máy c n cân nh c v kinh phí th c hi n và kh n ngăđápă ngăđ ti n hành tiêu chu n hóa t ngăb c m t.ăDoăđơyălƠăm t tiêu chu n khá m i v i các phòng thí nghi m Vi t Nam nên c nătìmăNhƠăt ăv n am hi uătrongăl nhăv c này.
3.2.2 Chú tr ng ki m soát quá trình b ng các công c th ng kê
S c n thi t c a gi i pháp: Áp d ng các công c th ng kê vào ki m soát ch t l ng s n ph m trong các doanh nghi păđưăđ căgiáoăs ăShewartăkh iăx ng và áp d ng t i M t n mă1920.ăT đóăđ n nay vi c s d ng các công c th ng kê không ng ngăđ c hoàn thi n, b sungăvƠăđ aăvƠoăápăd ng t i h u h t các doanh nghi p trên th gi i. Ngày nay, trong qu n lý ch tăl ng vi c s d ng các công c th ng kê là m t y u t quan tr ng trong vi c nâng cao hi u qu c a vi c m r ng và áp d ng h th ng qu n lý ch tă l ng - môiă tr ng - an toàn th c ph m cho toàn doanh nghi p. Hi n nay có 7 công c th ngăkêăđ c áp d ng ph bi n là:
- S ăđ l uătrình
- S ăđ x ngăcáă(bi uăđ nhân qu )
- Bi uăđ Pareto
- Bi uăđ phân b m tăđ
- Bi uăđ ki m soát
- Bi uăđ phân tán
- Phi u ki m tra ch tăl ng.
Hi n nay t i TCT Bia - R u - N c gi i khát Sài Gòn, m c dù các công c th ngăkêănƠyăđ căđ c păđ n trong quy trình qu n lý ch tăl ngănh ngăch aăđ c công ty áp d ng m t cách r ng rãi. Có th nói h u h tăng iălaoăđ ng s n xu t tr c ti p không bi tăcáchăđ c các bi uăđ ki m soát, cách dùng các bi uăđ nƠyăđ t đánhăgiá,ăki m soát các thao tác ho tăđ ng c a mình. Hi n nay Nhà máy các s li uăđ c cán b công nhân viên các v trí thu th p r t nhi u,ănh ngăđóălƠănh ng con s ch aăcóăỦăngh aăb i vì s li u thu th păxongăkhôngăđ c x lý.
N i dung th c hi n gi i pháp:
áp d ng các công c th ng kê vào ho tăđ ng qu n lý ch tăl ng c a Nhà máy c n ph i ti n hành các công vi c:
- Tr c tiên Nhà máy nên t p trung vào m t s công c c ăb nănh ăbi uăđ nhân qu , bi uăđ Pareto, bi uăđ ki măsoát.ă ơyălƠăcácăbi uăđ gípăNhƠămáyăxácăđ nh
đ căcácănguyênănhơnătácăđ ng lên quá trình, nh ng nguyên nhân chính c n ph i gi i quy t ngay, quá trình s n xu tăcóăđ t yêu c u hay không.
- vi c áp d ngăđ t hi u qu thì các bi uăđ ph iăđ c xây d ng th t chi ti t, c th , tránh b sót nguyên nhân dù là nguyên nhân nh . Vi c xây d ngăđóăđòiăh i ph i có s tham gia c a m iăng i liên quan. Ph i phân tích tr c ti p t i t ng v trí, quá trình và l ng nghe ý ki n c a công nhân tr c ti p s n xu t, b i chính h là ng i ch u trách nhi m tr c ti p v s n ph m làm ra.
Khuy n ngh đ i v i Nhà máy khi áp d ng gi i pháp: ng gócă đ doanh nghi p,ăđ đ aăđ c các công c th ng kê vào trong qu n lý ch tăl ng - môi tr ng - an toàn th c ph m, Nhà máy c n ph i ti năhƠnhăđƠoăt o l i t đ iăng ăcánă b qu n lý, cán b k thu tăchoăđ năng iălaoăđ ng tr c ti p s n xu tăđ h c có kh n ngăđ c, xây d ng các bi uăđ th ngăkê.ăRiêngăđ i v iăđ iăng ăcánăb k thu t thì ph iăđƠoăt o thêm v ph ngăphápăphơnătíchăvƠăcácăyêuăc u trong s d ng các công c th ng kê có liên quan.
3.2.3 Các gi i pháp đo l ng m c tiêu v môi tr ng
a. Ki m toán ch t th i
S c n thi t c a gi i pháp: Cùng v i s n xu t s chăh n,ăki m toán ch t th i là công c qu nălỦămôiătr ng nh m gi m thi uăvƠăng năng a ô nhi m ngay t quá trình s n xu t t iăc ăs công nghi p. Bao g m vi c rà soát, ki m tra các quá trình s n xu t,ăxácăđ nh ngu n th i và kh iăl ng ch t th i, tính toán cân b ng v t ch t, xácăđnh các v năđ trong v n hành s n xu t,ăđ t đóăđ ra các gi iăphápăđ gi m thi u phát sinh ch t th iăraămôiătr ng. (Lê Th H ng Trân, 2008)
Ki m toán ch t th i mang l i l i ích:
Gi m ch t th i phát sinh, t đóăgi m chi phí x lý ch t th i
Gi m su t tiêu th nguyên li u thô ( nguyên li u, hóa ch t,ăn ngăl ngầ)ăvƠă nh m gi m chi phí nguyên v t li u, gi măcácănguyăc ăti m n do s n xu t gây ra đ i v i môiătr ng
Gi m trách nhi măphápălỦămƠăđ năv ph i gánh chuătrongăt ngălai
N i dung gi i pháp: Quy trình ki m toán ch t th iăth ngăđ c th c hi n v i các b c sau: Kh o sát quá trình, thu th p s li u v đ uăvƠo,ăđ u ra c a các côngăđo n s n xu tă nh ă nguyênă li u,ă n ngă l ng,ă n c và s n ph m;ă Xácă đ nh lo i hình, ngu n, kh iăl ng ch t th i; Nghiên c u tính toán cân b ng v t ch t;ăXácăđnh các nguyênănhơnăgơyăgiaăt ngăch t th i; Nghiên c u,ăđ xu tăvƠăxácăđnh hi u qu kinh t c a các gi i pháp gi m thi u ch t th i; Th c hi n các gi i pháp gi m thi u phát sinh ch t th i.
Ki m toán ch t th i có th do m t nhóm ki mătoánăđ c l p ho căc ngăcóăth do chính b n thân doanh nghi p th c hi n, v i s tham gia c a m tăđ năv quan tr c, phân tíchămôiătr ng. Các y u t c n thi t cho vi c th c hi n thành công Ki m toán ch t th i t iăc ăs công nghi p bao g m: S cam k t h p tác, quy t tâm c i thi n ô