4.1. Thực trạng công tác quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH một thành viên 76 những năm gần đây thành viên 76 những năm gần đây
4.1.1. Thực trạng công tác xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu của công ty của công ty
4.1.1.1. Xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu
a. Tổ chức xây dựng định mức
Trong doanh nghiệp sản xuất, định mức sử dụng nguyên vật liệu giữ
một vai trò quan trọng. Đối với việc sản xuất kinh doanh, định mức sử dụng nguyên vật liệu là căn cứ để cấp phát nguyên vật liệu cho từng đơn vị sản xuất, đảm bảo cho việc sản xuất được tiến hành cân đối liên tục. Đối với công tác lập kế hoạch nguyên vật liệu, định mức sử dụng nguyên vật liệu vừa là căn cứ để tính nhu cầu nguyên vật liệu, vừa là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, cân đối các bộ phận kế hoạch khác có liên quan …
Trên thị trường hiện nay, chủng loại nguyên vật liệu rất phong phú và
đa dạng. Cho nên, tùy theo điều kiện và tính chất sản xuất, doanh nghiệp phải có phương pháp tính định mức sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp. Tuy nhiên, định mức sử dụng nguyên vật liệu phải đảm bảo được tính chính xác, khoa học và thực tiễn.
Thực tiễn công tác xây dựng và quản lý định mức sử dụng nguyên vật liệu tại công ty do Phòng Công nghệ đảm nhiệm. Định mức sử dụng nguyên vật liệu được phòng Công nghệ xây dựng dựa theo phương pháp thực nghiệm, tức là dựa trên quá trình sản xuất thử sản phẩm với số lượng nhỏ cũng như
theo yêu cầu của khách hàng về sản phẩm. Cụ thể như sau:
-Đối với sản phẩm đã sản xuất: Sau khi nhận đơn hàng, các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành sản xuất theo đúng định mức đã ban hành.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 44 -Đối với sản phẩm mới: Sau khi nhận được đơn hàng, Phòng B7 tiến hành nghiên cứu sản xuất thử nghiệm sản phẩm với số lượng nhỏ (từ 100 - 300 sản phẩm, số lượng sản xuất thử nghiệm tùy thuộc vào đơn hàng và định lượng yêu cầu của từng loại sản phẩm). Từ đó, rút ra được số lượng nguyên vật liệu cần thiết sử dụng cho từng nguyên công sản xuất sản phẩm. Sau đó,
định mức được ban hành đến tất cả các bộ phận có liên quan đến sản xuất sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, Phòng B7 sẽ tiến hành kiểm tra việc thực hiện định mức nguyên vật liệu của sản phẩm mới và sẽ tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết.
b. Đánh giá xây dựng định mức
Để đánh giá việc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu tại công ty, tôi nghiên cứu định mức cho việc sản xuất túi Frakta 71L xanh (Bảng 4.1)
Qua thực tế nghiên cứu, tôi nhận thấy: công ty đã xây dựng được một hệ
thống định mức sử dụng nguyên vật liệu cho các sản phẩm. Hệ thống này
đang được công ty tiếp tục hoàn thiện để từđó góp phần quan trọng trong việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm.
Từ việc áp dụng phương pháp thử nghiệm sản xuất để xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu, công ty đã có các định mức nguyên vật liệu phù hợp cho từng sản phẩm; bên cạnh đó, phương pháp này là một phương pháp tương đối khó trong việc tính toán lượng nguyên vật liệu cần thiết để đưa vào thử nghiệm. Vì vậy, bộ phận tiến hành thử nghiệm sản xuất cần phải là những người có kinh nghiệm và hiểu chuyên sâu về sản xuất để giảm thiểu những thiệt hại do việc thử nghiệm sản xuất gây ra.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 45
Bảng 4.1. Định mức nguyên vật liệu điều chỉnh lần 5 (Cho 01 sản phẩm: Túi Frakta 71L xanh; trọng lượng 95g/c) (Cho 01 sản phẩm: Túi Frakta 71L xanh; trọng lượng 95g/c)
TT TÊN VẬT TƯ QUY CÁCH ĐVT SỐ LƯỢNG GHI CHÚ
Máy 1 lô thu (1) Máy 2 lô thu (2)
1 Nhựa tinh PP kéo sợi 72,38% g 58,944 60,31 Tỉ lệ hỏng: Kéo sợi: 0,95%; Sợi cắt ống: 0,4%; Dệt: 2,8%; Tráng: 0,5%; Phoi tráng + đầu đùn: 3,77g(1); 6,1g(2) 2 Hạt màu xanh BL-6231 1,56% g 1,273 1,303
3 Hạt tái tạo màu xanh nội bộ 11,58% g 9,431 9,65
4 Hạt tái tạo màu xanh mua ngoài 14,48% g 11,789 12,062
5 Nhựa tinh PP tráng 100% g 17,33 17,78
6 Dây quai Khổ 35 mm; 7,4g/m m 2,17
7 Chỉ may PE 20/2 m 17,3 Gia công ngoài: 16,5m
8 Tem may Cái 01 Thị trường riêng: 2 cái
9 Dây buộc (tận dụng) Tận dụng dải biên tráng g 0,36
10 Hộp Carton (nâu) IKEA 100 KT: 760x600x230mm Cái 1/300
11 Tấm lót carton IKEA 30 KT: 400x250mm Cái 1/300
12 Tem dán pallet Cái 4/3000
13 Băng dính trắng Khổ 50mm;60m/c Cuộn 0,0002 Đang thực hiện: 0,0001
14 Pallet carton IKEA 150 KT: 760x600+6 chân 140x90 Cái 3/3000
15 Màng chít g 0,283 Đang thực hiện: 0,122g
16 Tem ULL Cái 2/1200
17 Dây đai nẹp g 0,133 18 Khóa kẹp đai nẹp Cái 4,2/1200 19 Đệm góc carton (tận dụng) KT: 1000x100 Cái 16/1200 20 VTP + PTTT cắt Đồng 0,5 21 VTP + PTTT may Đồng 5 22 Điện năng cắt Kwh 0,002 23 Điện năng may Kwh 0,05
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 46 4.1.1.2. Tình hình thực hiện định mức sử dụng nguyên vật liệu Bảng 4.2. Tình hình thực hiện định mức sử dụng NVL của công ty (cho 1.000 sản phẩm túi Frakta 71L) ĐVT: kg STT Tên vật tư Định mức Thực hiện So với định mức (%) 2012 2013 2014 2012 2013 2014 1 Nhựa PP kéo sợi 54,285 54,185 54,2 54,28 99,816 99,843 99,991 2 Hạt tạo màu 1,17 1,165 1,17 1,168 99,573 100 99,829 3 Hạt tái tạo nội bộ 8,685 8,68 8,683 8,685 99,942 99,977 100 4 Hạt tái tạo mua ngoài 10,86 10,85 10,856 10,86 99,9 99,96 100 5 Nhựa PP tráng 17 16,9 16,85 16,7 99,412 99,118 98,235
Nguồn: Phòng Vật tư công ty, năm 2014
Số liệu ở bảng 4.2 cho thấy: Trong 3 năm gần đây, định mức sử dụng một số nguyên vật liệu không đổi. Thực tế sử dụng thấp hơn so với định mức.
Điều này chứng tỏđịnh mức chưa chính xác, thêm nữa, việc tiết kiệm nguyên vật liệu so với định mức đã có nhưng chưa đáng kể. Qua điều tra nhận thức của công nhân trực tiếp sản xuất vềđịnh mức sử dụng và sử dụng hợp lý, hợp lý (bảng 4.3) còn rất nhiều hạn chế.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 47
Bảng 4.3. Nhận thức của công nhân vềđịnh mức sử dụng và chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất năm 2014
ĐVT: Người
Nguồn: Tập hợp từ kết quảđiều tra tháng 2 năm 2015
Trong 50 công nhân trực tiếp sản xuất được điều tra (Bảng 4.3) vẫn còn 30% số công nhân chưa rõ và 26% số công nhân không biết về định mức sử
dụng nguyên vật liệu; có 28% số công nhân chưa rõ và 16% số công nhân không biết về nội dụng chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu; có 36% số công nhân chưa rõ và 10% số công nhân không biết về đối tượng thực hiện chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu; có 34% số công nhân chưa rõ và 18% số công nhân không biết về vai trò của người công nhân trực tiếp sản xuất trong việc thực hiện chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu; có 24% số công nhân chưa rõ và
Số lượng T(%)ỷ lệ Số lượng T(%)ỷ lệ Số lượng T(%)ỷ lệ Vềđịnh mức sử dụng nguyên vật liệu 50 22 44,0 15 30,0 13 26,0 Về nội dung chính sách sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu 50 28 56,0 14 28,0 8 16,0 Vềđối tượng thực hiện chính sách sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu 50 27 54,0 18 36,0 5 10,0
Về vai trò của công nhân trực tiếp sản xuất trong việc thực hiện chính sách tiết kiệm nguyên vật liệu 50 24 48,0 17 34,0 9,0 18,0 Về lợi ích mang lại từ việc thực hiện chính sách sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu 50 21 42,0 12 24,0 17 34,0 Nội dung điều tra Tổsống Biết rõ Chưa rõ Không biết
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 48 34% số công nhân không biết về lợi ích mang lại từ việc thực hiện chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
Kết quảđiều tra trên (Bảng 4.3) cho thấy, nhận thức chung vềđịnh mức sử dụng nguyên vật liệu và chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất của người lao động trực tiếp còn hạn chế. Nguyên nhân ở đây là công tác tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức cho người lao động trực tiếp sản xuất trong việc thực hiện chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu còn chưa thực sự hiệu quả.
Không chỉ riêng công nhân trực tiếp sản xuất chưa nhận thức đầy đủ về
vấn đề sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu mà ngay cả đối với cán bộ quản lý cấp cơ sở còn chưa thông suốt. Khảo sát 20 cán bộ quản lý từ tổ trưởng sản xuất đến quản đốc phân xưởng (Bảng 4.4) có 25% số cán bộ chưa rõ và 10% số cán bộ không biết về nguyên tắc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu; có 20% số cán bộ chưa rõ và 5% số cán bộ không biết về mục đích, ý nghĩa của việc xây dựng và triển khai chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu; có 25% số cán bộ chưa rõ là 15% số cán bộ không biết về vai trò và nhiệm vụ của cán bộ quản lý trong việc thực hiện chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu; có 40% số cán bộ chưa rõ và 5% số cán bộ không biết phương pháp tổ chứa, triển khai, giám sát thực hiện chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
Từ kết quả điều tra trên (Bảng 4.4)có thể kết luận rằng: Nhận thức về định mức sử dụng và chính sách sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu của phần lớn cán bộ quản lý cấp cơ sở còn rất hạn chế, khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của sản xuất. Vì vậy, công ty cần phải sớm có biện pháp khắc phục.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 49
Bảng 4.4. Nhận thức của cán bộ quản lý trực vềđịnh mức sử dụng và chính sách khuyến khích sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất năm 2014
Nguồn: Tập hợp kết quảđiều tra tháng 2 năm 2015
4.1.2. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch và kế hoạch mua nguyên vật liệu của công ty liệu của công ty
4.1.2.1. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu
a. Công tác xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu
Nhu cầu nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu dự trữ dự kiến sử dụng trong kỳ mà chưa tính đến lượng nguyên vật liệu dự trữ hiện có (tồn kho đầu kỳ) và lượng nguyên vật liệu dự kiến tồn kho cuối kỳ. Công tác xây dựng kế
hoạch nhu cầu nguyên vật liệu của công ty do phòng Vật tưđảm nhiệm.
•Kế hoạch mua nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu cụ thể được xác định và cấu thành lên sản phẩm, hàng hóa
Số lượng T(%)ỷ lệ Số lượng T(%)ỷ lệ Số lượng T(%)ỷ lệ Về nguyên tắc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu 20 13 65,0 5 25,0 2 10,0 Về mục đích, ý nghĩa của việc xây dựng và triển khai chính sách sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu 20 15 75,0 4 20,0 1 5,0 20 12 60,0 5 25,0 3 15,0 20 11 55,0 8 40,0 1 5,0 Nội dung điều tra Tổsống Biết rõ Chưa rõ Không biết Về vai trò, nhiệm vụ của cán bộ quản lý trong việc thực hiện chính sách sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu Về phương pháp tổ chức, triển khai, kiểm tra, giám sát việc thực hiện chính sách sử
dụng tiết kiệm nguyên vật liệu
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 50 -Căn cứ kế hoạch sản xuất của từng tháng, nhu cầu sử dụng, tính chất nguyên vật liệu, biến động thị trường … phòng Vật tư lập kế hoạch và phối hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh báo cáo Giám đốc số lượng nguyên vật liệu cần mua để phục vụ sản xuất.
-Kế hoạch mua nguyên vật liệu nhập khẩu: Do đặc thù nguyên vật liệu từ lúc mua đến khi về công ty cần thời gian khoảng 6 tuần và số lượng mua dự trữ lớn nên phòng Vật tư phối hợp với phòng Kế hoạch kinh doanh để lập kế hoạch mua, căn cứ vào kế hoạch bán hàng báo cáo Giám đốc quyết định.
-Đối với một số nguyên vật liệu mới: bộ phận được giao nhiệm vụ mua căn cứ vào nhu cầu dự báo giao hàng của nhà cung cấp, chủđộng lập văn bản báo cáo xin ý kiến chỉđạo của Giám đốc cho mua trước để kịp tiến độ sản xuất. -Nguyên vật liệu nhập khẩu nằm trong danh mục hàng hóa hạn chế: phòng Vật tư phối hợp với phòng chức năng liên quan kiểm trao, báo cáo Giám đốc xin ý kiến chỉđạo của cơ quan cấp trên.
•Kế hoạch mua nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế sửa chưa - dự trù nguyên vật liệu: Là những nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh và cũng tạo nên giá trị hàng hóa. Tuy nhiên giá trị tiêu hao sử
dụng không thường xuyên liên tục, không theo quy luật.
- Căn cứ kế hoạch thay thế, sửa chữa thiết bị, công cụ dụng cụ … các phòng ban, phân xưởng, xí nghiệp lập báo cáo nhu cầu nguyên vật liệu phụ và phụ tùng thay thế sửa chữa (dự trù vật tư) phục vụ cho sản xuất theo tháng, tùy theo loại nguyên vật liệu phụ đơn giản hay phức tạp, nhiều hay ít để lập kế hoạch phù hợp, không để ảnh hưởng đến sản xuất và được phụ trách bộ
phận ký gửi về phòng Vật tư tổng hợp trình Giám đốc phê duyệt. - Thời gian lập báo cáo dự trù mua nguyên vật liệu phụ:
+ Dự trù tháng: lập và có văn bản trước ngày 02 của tháng kế tiếp (ngay sau khi có kế hoạch sản xuất) để chuẩn bị mua cho tháng tiếp theo.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 51 + Phòng Vật tư chịu trách nhiệm tổng hợp kế hoạch mua nguyên vật liệu phụ của tháng trình Giám đốc phê duyệt vào trước ngày 05 hàng tháng.
+ Đối với nguyên vật liệu quý hiếm, nhỏ lẻ, phòng Vật tư tổng hợp và báo cáo Giám đốc cho mua sử dụng cả quý, năm hoặc theo từng đơn hàng,
đợt sản xuất thực tế của công ty.
+ Đối với dự trù thiết bị kỹ thuật, trang bị thay thế sửa chữa: phải thông qua phòng Cơđiện để lấy ý kiến về tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi trình phê duyệt (trong trường hợp càn miêu tả chi tiết yêu cầu về đặc tính kỹ thuật, quy cách hàng hóa mà không thể liệt kê hết trong dự trù thì làm phụ lục kèm theo).
+ Nếu các loại phụ tùng thiết bị, vật liệu phụ nằm trong danh mục hàng hóa thu cũ đổi mới: yêu cầu phải có biên bản xác định hiện trạng của nguyên vật liệu, thiết bị.
b. Kết quả xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu
Qua số liệu của bảng 4.5 cho thấy: Năm 2013 cũng như năm 2014, tất cả
các loại nguyên vật liệu đều có nhu cầu sử dụng cao hơn năm trước liền kề. Nhưng tỷ lệ nhu cầu tăng không đồng đều giữa các năm. Bảng 4.5. Kế hoạch một số loại nguyên vật liệu của công ty ĐVT: 1.000 kg TT Tên nguyên vật liệu Kế hoạch So sánh (%) 2012 2013 2014 13/12 14/13 1 Nhựa PP kéo sợi 3.055 3.310 3.476 108,35 105,02 2 Hạt tạo màu 49 52,4 57,6 106,94 109,92 3 Hạt tái tạo nội bộ 360 375 420 104,17 112 4 Hạt tái tạo mua ngoài 395 427 450 108,1 105,39