a. Phân tích công việc
Thu thập thông tin về công việc, thiết kế công việc, xây dựng Bảng mô tả công việc. Kết quả Phân tích công việc chính là ETC1 phải xây dựng được hệ thống Bảng mô tả công việc cho ETC1, coi đây là hoạt động cơ bản của công tác QTNL. Kết quả việc này sẽ quyết định đến nhiều nội dung hoạt động trong QTNL như: tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, bố trí nhân sự, xây dựng hệ thống thù lao lao động, đào tạo và phát triển nhân lực, đề bạt cán bộ…Phân tích công việc thiếu chính xác, thiếu căn cứ khoa học sẽ làm cho các hoạt động còn lại của QTNL sẽ mang tính hình thức, không chính xác, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của công tác QTNL
b. Đánh giá thực hiện công việc
Đây là công cụ quan trọng để Lãnh đạo, Cán bộ quản lý trong ETC1 vận dụng để thực hiện công tác QTNL. Kết quả Đánh giá là hệ thống thông tin cung cấp dữ liệu quan trọng giúp cho các nhà quản lý trong ETC1 đánh giá chính xác thực chất về chất lượng nhân lực của mình. Kết quả đánh giá sử dụng: Đánh giá cán bộ, nhân viên; xác định điều kiện cần và đủ về đào tạo; cơ sở đề bạt, thuyên chuyển, bố trí lao động… Do đó đánh giá thực hiện công việc chính xác, khoa học, công bằng, khách quan sẽ là quyết định các nội dung khác của QTNL trong ETC1. Do vậy, để công tác QTNL được hoàn thiện hơn, ETC1 cần tiến hành thực hiện phân tích công việc dựa trên bảng phân tích công việc, bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn
công việc và đánh giá thực hiện công việc. Lấy đó làm cơ sở cho các công tác quản lý khác được thực hiện một cách dễ dàng hơn.
Xuất phát từ đơn vị hạch toán phụ thuộc mới tách thành TNHH MTV, công tác phân tích và đánh giá thực hiện công việc một cách hoàn chỉnh chưa thực sự chú trọng. Từ cách tiếp cận khoa học và thực tiễn về QTNL trong bối cảnh kinh tế hiện nay, theo tác giả: ETC1 chọn Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc làm khâu đột phá cho đổi mới QTNL của ETC1. Để thực hiện đổi mới Phân tích và đánh giá thực hiện công việc ở ETC1, cần thực hiện như sau:
- Xác định rõ đây là nhiệm vụ của Lãnh đạo từ công ty và cán bộ quản lý các cấp ở ETC1.
- Thành lập Hội đồng Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc của ETC1 do Giám đốc làm Chủ tịch Hội đồng. Thành viên tham gia Hội đồng bao gồm các Cán bộ lãnh đạo phòng/ban liên quan. Tham mưu chính cho Hội đồng là Trưởng phòng nhân sự làm ủy viên thường trực. Có thể mời thêm một số chuyên gia về QTNL (nhất là về Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc) đang làm việc ở Tổ chức, trường đại học uy tín trong nước tham gia Hội đồng này.
- Xác định nhiệm vụ của Hội đồng Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc là: (i) Xây dựng chiến lược, chính sách và kế hoạch Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc trong ETC1; (ii) Theo dõi tình hình triển khai thực hiện Phân tích và đánh giá thực hiện công việc của ETC1; (iii) Tham mưu cho Ban lãnh đạo ETC1, Lãnh đạo các phòng, chi nhánh, đơn vị khai thác và sử dụng hiệu quả kết quả Phân tích công việc, Đánh giá thực hiện công việc để triển khai, thực hiện các nội dung hoạt động khác của QTNL và công tác quản lý chung; (iv) Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ sử dụng để Phân tích, Đánh giá thực hiện công việc.
- Xây dựng chính sách, hệ thống các quy định cụ thể của ETC1 và của các chi nhánh, đơn vị trong toàn công ty về Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc. Cũng cần đưa ra các quy định và hướng dẫn cụ thể về sử dụng và khai thác các kết quả Phân tích, Đánh giá công việc để phục vụ cho công tác QTNL nói riêng, công tác quản lý khác nói chung.
- Tuyển dụng lao động có trình độ, kinh nghiệm về QTNL nói chung để tăng cường đội ngũ cán bộ chuyên trách về công tác QTNL.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về kiến thức và kỹ năng Phân tích, Đánh giá thực hiện công việc cho các thành viên của Hội đồng Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc ở ETC1 và cho nhân viên chuyên trách làm công tác QTNL.
- Biên soạn quy trình hướng dẫn nghiệp vụ về Phân tích và Đánh giá thực hiện công việc để giúp cho các cán bộ, nhân viên trong toàn ETC1 có thể tự nghiên cứu, thống nhất thực hiện hiệu quả công tác này.
- Khi phân tích, cần phải có sự tham gia của người lao động, cấp quản lý trực tiếp, chuyên viên phân tích công việc. Trước khi thực hiện phân tích, đánh giá công việc, người được giao thực hiện phân tích, đánh giá cần phải nắm bắt, thấu hiểu công việc và trực tiếp giới thiệu cho người lao động về chuyên viên phân tích công việc và nêu rõ lý do của công việc này. Để quá trình phân tích, đánh giá công việc thuận lợi. Những người thực hiện công việc này, ngay từ đầu hãy tạo nên một không khí trao đổi thoải mái, cởi mở để công việc đạt hiệu quả nhất.
- Để thích ứng với sự thay đổi công nghệ của máy móc thiết bị, các quy trình tác nghiệp đang được sử dụng tại Công ty. Bộ phận làm công tác phân tích, đánh giá cần phải thường xuyên theo dõi, sửa đổi những nội dung không còn phù hợp, cập nhật những nội dung mới trong bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc của Công ty.
Vừa tách ra khỏi từ đơn vị hạch toán phụ thuộc NPC, nên công tác kế hoạch hoá NL tại ETC1 thực hiện chưa bài bản, chưa được quan tâm đúng mức. Cơ sở quan trọng của kế hoạch nhân lực là: Kế hoạch SXKD và định mức lao động. Công ty nên xây dựng kế hoạch NL dựa trên những cơ sở thực tiễn thì sẽ tránh được tình trạng thừa thiếu nhân lực. Do vậy trong giai đoạn thay đổi cơ cấu chung của EVN, NPC và của ETC1 thì công tác kế hoạch hóa NL cần sớm được hoàn thiện.
Hoàn thiện kế hoạch hóa NL cần tập trung vào những nội dung như sau: - Xây dựng kế hoạch hóa NL, đánh giá những nhân tố tác động tới biến động NL, cung cầu trên thị trường lao động và nhất là các nhân tố nội tại của ETC1, cần
quan tâm tới những ảnh hưởng của môi trường kinh doanh mới trong khi thực hiện kế hoạch hóa NL.
- Công tác kế hoạch hóa NL phải được quan tâm đúng mức, phải coi là nhiệm vụ cho tất cả các cấp Lãnh đạo, quản lý phòng, các chi nhánh trong ETC1;
- Xây dựng kế hoạch hóa NL dài hạn để thực hiện chiến lược kinh doanh và kế hoạch dài hạn của ETC1, tuy vậy cũng cần xem xét điều chỉnh lại kế hoạch NL hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tiễn.
- Kế hoạch NL của ETC1 phải được thiết lập trên cơ sở kế hoạch NL của các phòng, các chi nhánh. Cần chú ý đảm bảo số lượng NL, coi trọng và đảm bảo chất lượng của NL so với yêu cầu của công việc. Có định hướng, giải pháp đến việc nâng cao trình độ, khuyến khích học tập, nâng cao kỹ năng công việc cho cán bộ, nhân viên. Đồng thời có xem xét về nhu cầu phát triển, mở rộng ETC1 trong tương lai.
- Quan tâm xây dựng các chính sách và các giải pháp nhằm thực hiện các kế hoạch NL của ETC1. Đưa ra các chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo, đãi ngộ thu hút nhân lực có trình độ chuyên môn cao.
Thứ nhất, kế hoạch NL được xây dựng dựa trên cơ sở các kế hoạch SXKD. Nếu kế hoạch SXKD tốt, khả thi thì kế hoạch NL mới sát thực và hiệu quả. Cần nâng cao trình độ đội ngũ làm công tác kế hoạch không chỉ yêu cầu đối với riêng đội ngũ lập kế hoạch NL mà còn đội ngũ lập kế hoạch SXKD. ETC1 Có thể xây dựng chương trình đào tạo chuyên sâu về công tác kế hoạch và lập kế hoạch , hoặc tuyển dụng mới nhân viên quản lý có trình độ cao, chuyên môn sâu và nhiều kinh nghiệm về công tác kế hoạch. Đối với những cán bộ cũ không đủ khả năng để đảm đương công việc có thể áp dụng một số biện pháp bố trí, sắp xếp lại công việc cho phù hợp hơn.
Thứ hai, khi xây dựng kế hoạch về NL cần nắm rõ các mục tiêu, chính sách chiến lược của EVN, NPC và của ETC1 chính là điểm xuất phát quan trọng cho các hoạt động xây dựng kế hoạch NL. Bởi vì đây là bước chuẩn bị lực lượng lao động để thực hiện các mục tiêu, chiến lược kinh doanh đề ra.
Thứ ba, bước quan trọng trong công tác lập kế hoạch NL đó là tiến hành việc đánh giá lao động và tình hình sử dụng lao động, lấy đó làm cơ sở lập kế hoạch nhân lực. Việc đánh giá lao động và tình hình sử dụng lao động hiện tại sẽ cung cấp thông tin cho cán bộ quản lý có cái nhìn tổng quát và khách quan nhất về NL. Qua đánh giá sẽ cho thấy được điểm mạnh, điểm yếu NL nội bộ, lấy đó làm cơ sở để cân đối cầu về nhân lực của đơn vị trong kế hoạch năm.
Cũng thông qua đánh giá lao động và tình hình sử dụng lao động, ETC1 có thể xác định được tình trạng thừa hay thiếu NL một cách cụ thể và đưa ra được các các chính sách, giải pháp, chương trình hành động để giải quyết những vấn đề này.
Thứ tư, hoàn thiện hệ thống định mức làm căn cứ cho công tác lập và duyệt kế hoạch nhân lực. Tuy nhiên, hiện nay một số định mức lao động đã có và còn hiệu lực không còn phù hợp với tình hình thực tiễn. Bên cạnh đó có một số sản phẩm, dịch vụ mới vẫn chưa có định mức. Vì thế đơn vị chưa có định mức để áp dụng tính toán định biên lao động. Do thiếu cơ sở để thẩm định nên việc xét duyệt kế hoạch nhân lực cũng gặp khó khăn. Nếu hệ thống định mức được hoàn thiện, công tác lập và xét duyệt kế hoạch NL sẽ dễ dàng hơn, có cơ sở khoa học hơn và chính xác hơn.
Hiện nay, dự báo nhu cầu lao động cả ngắn và dài hạn của ETC1 chưa được thực hiện. Việc dự báo nhu cầu lao động thực hiện chủ yếu thông qua việc ước lượng theo xu hướng kinh doanh ngắn hạn hàng năm của EVN, NPC và theo cả kinh nghiệm. ETC1 nên quan tâm công tác dự báo trong xây dựng kế NL. Để nâng cao sự chính xác và sát thực của kế hoạch NL, dự báo nên áp dụng các phương pháp phân tích khoa học như: xu hướng, tương quan, chuyên gia…Cần sử dụng sự trợ giúp của khoa học công nghệ giúp dự báo vừa tiết kiệm thời gian và đảm bảo chính xác. Để có kết quả dự báo chính xác, nên sử dụng phối hợp nhiều phương pháp để thu được kết quả chính xác nhất.