2. NHỮNG TỒN TẠI, HẠN CHẾ VÀ NGUYÊN NHÂN
3.1. Giải pháp
Xuất phát từ những tồn tại, yếu kém trên của bộ phận “Một cửa” có thể đưa ra một số giải pháp khắc phục tình trạng trên:
Một là : Nâng cao trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ,công chức
Bộ phận “Một cửa” phải tự mình phải có ý thức nâng cao trình độ năng lực, tự mình rèn luyện bản thân, cập nhật kiến thức chuyên môn, nâng cao các kỹ năng hành chính, kỹ năng giao tiếp nhất là giao tiếp với nhân dân, phải có phẩm
chất đạp đưc tốt nhằm hướng tới kiện toàn một đội ngũ cán bộ “Một cửa” vừa hồng, vừa chuyên.
UBND phường cần có kế hoạch đào tạo, bồ dưỡng cán bộ, công chức thường xuyên hơn nhằm nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ ngoại ngữ và tin học, hàng tháng nên tổng kết một lần công tác và có thể đưa ra những trường hợp chưa từng xảy ra hay chưa quy định để cán bộ, công chức biết được và tránh trường hợp lần sau mắc phải.
Ngoài ra việc tuyển cán bộ, công chức vào làm việc phải được thực hiện nghiêm túc theo quy định nhằm tuyển chọn được những người đủ đức, đủ tài, đáp ứng yêu cầu khách quan của công việc.
Tổ chức luân phiên cho cán bộ, công chức được tham gia các buổi, các lớp tập huấn dành riêng cho cán bộ, công chức của bộ phận Một cửa, để họ có thể trao đổi thông tin cũng như kỹ năng xử lý tình huống trong quá trình làm việc.
Xây dựng văn hóa công sở cũng rất quan trọng cần được chú trọng. Tác phong của người công chức có văn hóa ở công sở thể hiện cách giải quyết công việc dứt khoát, có nguyên tắc nhưng nhẹ nhàng, tôn trọng người giao tiếp: nói năng mạch lạc, đi đứng đàng hoàng, ánh mắt thiện cảm, nó xa lạ với việc nhận của đút lót, hối lộ.
Như vậy, để thực hiện tốt văn hóa công sở thì, Người đứng đầu một cơ quan phải tạo được cơ chế tốt để các nhân viên có điều kiện phát triển, một môi trường hòa đồng, thân thiện có tính đoàn kết cao. Và, điều cốt lõi là người lãnh đạo cần giải quyết tốt được bài toán về quyền lợi của mỗi thành viên trong cơ quan sao cho công bằng, phù hợp với năng lực làm việc và khả năng cống hiến của từng người.
Hai là: Hoàn thiện và đơn giản hóa các thủ tục hành chính, xóa bỏ các thủ tục rườm rà
Thường xuyên rà soát, hợp lý hóa và hoàn thiện cơ chế phối hợp trong quy trình tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính, loại bỏ những khâu, thủ tục, giấy tờ bất hợp lý, gây khó khăn phiền hà cho người dân và doanh nghiệp, cho chính ngay cơ quan nhà nước, giảm thời gian giải quyết công việc cũng như đảm bảo tính thống nhất trong cả nước.
Hoàn thiện quy trình thủ tục tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra. Đây là công việc phải mang tính thường xuyên và liên tục, tránh tình trạng làm trái với quy định, sách nhiều hay phiền hà tới nhân dân, đảm bảo tính công minh trong quá trình thực thi công vụ, sự kiểm tra hay thanh tra bảo đảm tiến độ thực hiện công việc đồng thời kịp thời giải quyết những vấn đề nảy sinh mới trong công tác tiếp nhận và trả kết hành chính.
Ba là: Đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị và Ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan
Tăng cường đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, các thiết bị máy văn phòng phù hợp với nhu cầu khách quan của công việc. Bố trí, sắp xếp lại một số máy móc trang thiết bị (như máy in, máy vi tính) hợp lý giữa các bàn làm việc tránh tình trạng lãng phí nơi thiếu, nơi thừa.Để tránh sử dụng các trang thiết bị lãng phí.
Bố trí lại phòng làm việc để tạo không gian thông thoáng hơn và thuận tiện cho người dân khi đến giao dịch, bố trí bàn ghế đủ rộng để có thể đáp ứng nhu cầu để tài liệu, hồ sơ, hệ thống tủ lưu trữ hồ sơ đủ rộng để bảo quản để tra cứu khi cần thiết.
Việc bảo dưỡng nâng cấp trang thiết bị, máy móc cần được kiểm tra thường xuyên, để đảm bảo máy móc vận hành tốt, thông suốt trong quá trình thực hiện công việc của cán bộ, công chức.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ và hiệu quả. Ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính, cung cấp các dịch vụ công mức độ 2, 3 cho người dân và doanh nghiệp; tăng cường trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước của tỉnh thông qua Hệ thống thư điện tử công vụ hoặc phần mềm Văn phòng điện tử (eOffice); xây dựng các cơ sở dữ liệu về công dân, đất đai, tài nguyên môi trường và khoáng sản và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội phường.
Tăng cường đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại, đảm bảo đồng bộ, kết nối liên thông. Đầu tư hoàn thiện hạ tầng CNTT tại Trung tâm tích hợp
dữ liệu tỉnh để đảm bảo hạ tầng tập trung, các cơ sở dữ liệu dùng chung, xây dựng mạng diện rộng (WAN) phường.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, điều hành, chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc biệt là vai trò người đứng đầu các cấp, các ngành trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo thúc đẩy phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin.
Đẩy mạnh công tác tuyên truyền cho người dân và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh biết, khai thác, sử dụng các ứng dụng CNTT đã triển khai như dịch vụ hành chính công trực tuyến, cổng trang thông tin điện tử
Bốn là: Tăng cường hơn nữa mối quan hệ phối hợp giữa bộ phận “Một cửa”
Các phòng chuyên môn và bộ phận “Một cửa” phải phối hợp một cách nhịp nhàng, chặt chẽ để các thủ tục luôn được giải quyết đúng hẹn, hiệu quả. Đảm bảo tăng cường thẩm quyền gắn liền với trách nhiệm của cán bộ, công chức của bộ phận “Một cửa” với các phòng chuyên môn, tránh để tình trạng cán bộ của bộ phận “Một cửa” kiêm nhiệm công việc ở các phòng chuyên môn để đảm bảo hiệu quả giải quyết công việc tốt hơn.
Muốn thực hiện tốt việc này thì cán bộ, công chức phải nghiêm chỉnh chấp hành các quy định trong các văn bản pháp luật về phối hợp với nhau. Luôn ý thức, việc xây dựng các mối quan hệ này là điều rất cần thiết để giải quyết thủ tục hành chính.
Năm là: Tăng cường sự lãnh đạo của các cấp Ủy Đảng và lãnh đạo của địa phương
Tăng cường lãnh đạo, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện đối với UBND. Thường trực UBND căn cứ tình hình thực tế cơ quan và ưu điểm, thiếu sót, hạn chế qua kiểm tra, có kế hoạch chỉ đạo, điều hành sát sao, cụ thể hơn và thực hiện đúng yếu cầu của quy chế” Một cửa” đối với các lĩnh vực trong cơ quan.
Lãnh đạo Đảng và HĐND – UBND, cùng lãnh đạo các bộ phận chuyên môn cần duy trì công tác kiểm tra, thanh tra và báo cáo thường xuyên, định kỳ
theo sự việc, theo tháng, quý, năm và kiểm tra đột xuất các công việc của CB, CC nhằm chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc của họ, để kịp thời phát hiện những khó khăn, vướng mắc, đưa ra thảo luận trước tập thể và quyết định theo đa số.
Thanh tra, kiểm tra thường xuyên của các cấp lãnh đạo sẽ tránh được tình trạng hoạt động, làm việc theo hình thức, cầm chừng, đối phó của các CB, CC khi thực thi công vụ. Có cơ chế kiểm tra CB, CC xử lý nghiêm những người có hành vi sách nhiễu, hách dịch, vô trách nhiệm, đồng thời, khen thưởng những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
Các cấp Đảng ủy và lãnh đạo, cần lắng nghe ý kiến đóng góp của người dân, CB, CC về công tác cải cách hành chính thông qua các kênh thông tin như: hòm thư góp ý, đơn thu khiếu nại, báo cáo tổng kết, qua đó tiếp xúc với người dân đẻ đi sâu, bám sát thực tiễn, đảm bảo hiệu quả cho công tác quản lý.
Sáu là: Tăng cường biện pháp tuyên truyền, phổ biến giáo dục cho các cán bộ, công chức, người dân khi tham gia.
Đối với các cán bộ, công chức thục thi nhiệm vụ thì đây giống như liều thuốc an thần cho họ trong quá trình làm việc căng thẳng, tuyên truyền và phổ biến sẽ giúp các cán bộ, công chức thực hiện một cách thụ giác hơn và chủ động điều chỉnh hành vi của mình hơn là sử dụng hơn là sử dụng tới pháp luật hay các pháp trừng trị khác khi mắc sai lầm hay thiếu sót trong công việc.
Việc tuyên truyền đến với người dân thì rất nhiều hình thức như: thông qua các phương tiện thông tin đại chúng (đài phát thanh truyền hình địa phương; báo chí, thông qua các buổi họp tổ dân phó…) để tuyên truyền phổ biến kiến thức pháp luật, chú trọng nâng cao ý thức của người dân khi đến liên hệ làm việc với bộ phận Một cửa, kịp thời phản ánh những biểu hiện quan liêu, hách dịch, nhũng nhiễu của CB, CC; nâng cao ý thức của họ trong việc đấu tranh chống tiêu cực trong việc giải quyết hồ sơ hành chính và công việc của CB, CC với người dân. Thường xuyên tổ chức các buổi lấy ý kiến, điều tra xã hội học cụ thể về mức độ hài lòng và ý kiến đóng góp cho việc hoàn thiện tổ chức.
Bảy là: Thay đổi chính sách tiền lương và thưởng tại bộ phận “Một cửa”.
Quan tâm, nâng cao đời sống cho cán bộ, công chức, có những chế độ khen thưởng thích đáng tạo động lực để thúc đẩy họ làm việc và có tâm huyết với nghề, đưa ra chất lượng phục vụ tốt hơn. Đồng thời góp phần làm giảm hiện tượng sách nhiễu, tham nhũng trong giải quyết công việc.