II. Thực trạng hạch toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công
2. Hạch toán luân chuyển hàng hoá và xác định kết quả tại Vietel
2.1.1. Tài khoản và chứng từ sử dụng
Tài khoản sử dụng.
TK156: Hàng hoá. Tài khoản này dùng để theo dõi hàng hoá mua vào và hàng hoá bán ra của công ty.
TK511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu bán ra bên ngoài của sản phẩm công nghiệp và sản phẩm xây lắp. Tài khoản này đƣợc chi tiết nhƣ sau:
TK 5111- doanh thu cung cấp hàng hoá. TK 5112 - doanh thu xây lắp công trình. TK 5113 - doanh thu cung cấp dịch vụ.
TK512: Doanh thu tiêu thụ nội bộ: tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm tiêu thụ giữa công ty với các đơn vị thành viên.
TK 632: Giá vốn hàng bán: tài khoản này để phản ánh giá thành thực tế của sản phẩm. Tài khoản này cũng dùng để theo dõi chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.
Hệ thống chứng từ sử dụng.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ bao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính hoặc do Công ty tự lập nhƣ sau:
Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hoá, bản thanh lí hợp đồng, hoá đơn giá trị gia tăng, báo cáo doanh thu bán hàng, bảng kê tài khoản...
Trình tự luân chuyển chứng từ thƣờng đƣợc bắt đầu từ việc ký kết các hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh lập và gửi lên phòng kế toán, khi kết thúc hợp đồng kế toán tiến hành lập Hoá đơn GTGT. Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 19: Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ về tiêu thụ hàng hoá. Giải trình sơ đồ:
Bƣớc 1: Ngƣời có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng có thể là đề nghị trực tiếp hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng. Với trƣờng hợp mua hàng theo hợp đồng thì căn cứ ở đây là hợp đồng kinh tế đƣợc ký kết giữa cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu mua hàng và phòng kinh doanh.
Bƣớc 2: Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng hoặc hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh chuyển lên kế toán thanh toán tiến hành lập Hoá đơn GTGT.
Bƣớc 3: kế toán thanh toán chuyển Hoá đơn GTGT lên Thủ trƣởng, Kế toán trƣởng để ký
Bƣớc 4, 5: Thực hiện thủ tục thu tiền, trƣờng hợp khách hàng chƣa thanh toan tiền không thực hiện hai bƣớc này.
Bƣớc 6: Thủ kho tiến hành xuất hàng trên cơ sở Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục thu tiền, hoặc khách hàng chƣa thanh toán.
Bƣớc 7: Kế toán ghi sổ với các chỉ tiêu: Giá vốn hàng bán, Doanh thu, Thuế GTGT,…
Ví dụ về một hợp đồng kinh tế đƣợc thực hiện tại Vietel (biểu 01):
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Nghiệp vụ bán hàng hoá Ngƣời mua Đề nghị mua hàng Kế toán thanh toán Lập hoá đơn GTGT Giám đốc, Kế toán trƣởng Ký hoá đơn GTGT Kế toán thanh toán Lập phếu thu Thủ quỹ Thu tiền Thủ kho Xuất hàng Kế toán Ghi sổ Bảo quản lƣu trữ
Biểu 02:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---
HỢP ĐỒNG BÁN THIẾT BỊ VIỄN THÔNG Số 124/ HĐMBHH
- Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nƣớc ban hành ngày 25/9/1989 và Nghị định số 17/HĐKT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trƣởng qui định chi tiết về việc thi hành Pháp lệnh Nhà nƣớc về Hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ nhu cầu của Công ty Điện tử Công nghiệp.
- Căn cứ khả năng của Công ty Điện tử viễn thông Quân đội (Vietel) Hôm nay ngày 01/12/2002.Chúng tôi gồm:
Bên mua hàng (bên A): Công ty Điện tử Công nghiệp.
Đai diện: Bà Nguyễn Thị Hƣơng Chức vụ: Phó Giám Đốc Địa chỉ: 444 Bạch Đằng – Hà Nội.
Điện thoại : 04.7165335
Số Tài khoản: 4311.01.004100117 – Ngân hàng XNK Việt Nam tại Hà Nội Mã số thuế: 0100514789-1
Bên bán hàng (Bên B): Công ty Điện tử viễn thông Quân Đội Đại diện: Ông Hoàng Anh Xuân Chức vụ: Giám đốc Địa chỉ: Số 1 Giang Văn Minh Ba Đình Hà Nội
Điện thoại: 04.8462341
Tài Khoản: 710A-01438, Sở giao dịch, NH Công thƣơng Việt Nam. Mã số thuế: 0100109106-1
Sau khi bên B gửi máy mẫu và bản báo giá chào hàng cho bên A, các cơ quan chức năng của hai bên đã thảo luận và nhất trí đề nghị Giám Đốc hai bên kí kết “Hợp đồng mua bán thiết bị viễn thông” nhƣ sau:
Bên A đồng ý mua của bên B và bên B đồng ý bán thiết bị viễn thông cho bên A theo nội dung dƣới đây:
S T T
Tên hàng Đơn vị Đơn giá
Số
lƣợng Thành tiền 1 Điện thoại vô tuyến SONY-TK-258 Bộ 3.500.000 15 52.500.000
2 Pin GP88 Chiếc 5.500 1.500 8.250.000
Cộng tiền hàng 60.750.000
Thuế GTGT 10% 6.075.000
Điều 2: Giá trị hợp đồng: 66.825.000đ Điều 3: Phƣơng thức thanh toán
Bên A thanh toán cho bên B một lần (100% giá trị hợp đồng), 10 ngày sau khi hàng đã nhập vào kho bên A Và Có biên bản bàn giao đƣợc cơ quan chuyên trách bên A xác nhận.
Điều 4: Thời gian thực hiện hợp đồng
- Bên B giao hàng tại kho bên A, 05 ngày sau khi Hợp đồng bắt đầu có hiệu lực (tức là ngày bên A ký Hợp đồng)
- Thời hạn Hợp đồng: Hợp đồng có hiệu lực từ ngày bên A ký đến hết ngày 31/12/2002. Sau khi thực hiện xong hợp đồng nếu không có gì vƣớng mắc hợp đồng coi nhƣ đƣợc thanh lý.
Điều 5: Trách nhiệm của hai bên
Bên A: - Cử cán bộ tiếp nhận hàng, tạo điều kiện cho bên B bàn giao đƣợc thuận lợi.
- Thanh toán cho bên B đúng nhƣ 3 điều đã nêu.
Bên B: - Cung cấp thiết bị đúng nhƣ điều 1 và máy mẫu cùng bản báo giá chào hàng đã nêu.
Điều 6 : Cam kết chung
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong Hợp đồng này. Nếu có gì vƣớng mắc làm ảnh hƣởng đến tiến độ của Hợp đồng, hai bên nhất trí cần bàn bạc để đi đến thoả thuận bằng các phụ lục kèm theo có giá trị nhƣ các điều khoản của Hợp đồng này. Trƣờng hợp hai bên không thống nhất đƣợc thì hai bên đồng ý đề nghị
Toà án Kinh tế thành phố Hà nội giải quyết. Mọi quyết định của Toà án Kinh tế thàn phố Hà nội, hai bên có trách nhiệm thi hành.
Hợp đồng này đƣợc lập thành 06 bản, bên A giữ 03 bản, bên B giữ 03 bản, các bản có giá trị pháp lý nhƣ nhau
Đại diện bên A Đại diện bên B (đã ký và đóng dấu) (đã ký và đóng dấu)
Sau mỗi đợt giao hàng, kế toán nhận đƣợc biên bản giao nhận hàng do bộ phận vận chuyển mang về, phòng kế toán tài chính lƣu lại và tƣơng tự nhƣ vậy cho tới khi thực hiện xong hợp đồng. Kết thúc hợp đồng, theo đúng thủ tục hai bên sẽ lập ra Bản thanh lý hợp đồng để làm căn cứ cho kế toán ghi doanh thu và giá vốn. Bản thanh lý hợp đồng có nội dung tƣơng tự nhƣ hợp đồng nhƣng chỉ khác là hai bên lúc này sẽ đánh giá việc thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký về các phƣơng diện nhƣ: số lƣợng, chủng loại, mẫu mã quy cách hàng hoá…
Căn cứ vào bản thanh lý hợp đồng kinh tế, kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT cho khách hàng. Trƣờng hợp khách hàng mua hàng trực tiếp theo phƣơng thức bán lẻ (bán trực tiếp) thì kế toán (nhân viên bán hàng) căn cứ vào lƣợng hàng thực tế giao cho khách hàng để lập Hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT sẽ là căn cứ để kế toán hạch toán doanh thu, thuế VAT. Hiện tại Công ty đang sử Hoá đơn GTGT theo mẫu số 01-BTC của Bộ Tài Chính ban hành. Hoá đơn GTGT đƣợc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lƣu tại quyển.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Dùng cho kế toán thanh toán.
Ví dụ về mẫu Hoá đơn GTGT của Vietel đƣợc trình bày ở biểu 02.
Biểu 03: Mẫu Hoá đơn GTGT sử dụng tại Vietel.
Mẫu số: 01
HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 1(Lƣu)
Ký hiệu: AA/ 2002 Số: 01311
Hàng ngày, căn cứ vào các hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT) kế toán vào Bảng kê hoá đơn bán hàng, cuối quý đƣợc sử dụng để lập chứng từ ghi sổ. Bảng kê hoá đơn bán hàng là sổ tổng hợp tất cả các hoá đơn bán hàng trong ngày, đƣợc dùng để đối chiếu, kiểm tra với chứng từ gốc.
Mẫu Bảng kê hoá đơn bán hàng đƣợc sử dụng tại Vietel: biểu 03
Biểu 04: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày 01/12/2002 đến ngày 31/12/2009
Chứng từ
Diễn giải Số
lƣợng Đơn giá Thành tiền Số hiệu NT
01308 01/12 Bán cho Cty lắp máy điện nƣớc: Bộ đàm GP68 VHF 02 3.000.000 6.000.000
Thuế GTGT: 600.000
Tổng: 6.600.000
01309 02/12 Bán cho Taxi Hải Phòng Máy T2040 01 5.250.000 5.250.000
Thuế GTGT: 525.000
Tổng: 5.775.000
01310 04/12 Cung cấp máy T2035II cho báo Hà Nội Mới 03 160.000 480.000
Thuế GTGT: 48.000
Tổng: 528.000
01311 06/12 Bán hàng cho công ty Điện tử Công nghiệp Hà nội: 60.750.000
- Điện thoại vô tuyên Sony TK258 15 3.500.000 52.500.000
- Pin GP 88 10 565.000 5.650.000
Thuế GTGT: 5.815.000
Tổng: 63.965.000
01312 13/12 Bán hàng cho chị Linh – 47 Văn Miếu: Pin 88 01 570.000 570.000
Thuế GTGT: 57.000
Tổng: 627.000
01313 14/12 Bán cho Công ty May 20: Cạc Viba số 01 800.000 800.000
Thuế GTGT 80.000 Tổng: 880.000 … Tổng cộng 8.775.800.000 Ngƣời lập biểu (đã ký) Kế toán trƣởng (đã ký)