III. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hạch toán lƣu chuyển hàng hoá và xác
1. Về công tác kế toán
Hiện nay doanh nghiệp chƣa áp dụng 04 chuẩn mực mới của Bộ trƣởng Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC, ngày 31-12-2001. Điều này có thể sẽ làm cho doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc giao dịch với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến công ty nhƣ: ngân hàng, khách hàng và các nhà đầu tƣ khác. vì vậy theo em doanh nghiệp nên sớn đƣa 04 chuẩn mực mới áp dụng vào hệ thống kế toán của Công ty.
Hoàn thiện hạch toán doanh thu tiêu thụ.
Để thuận tiện cho công tác theo dõi chi tiết từng mảng doanh thu các hoạt động, và để phù hợp với chế độ quy định. Doanh nghiệp nên chi tiết TK 512 thành các tài khoản cấp 2 là:
TK 5121 – doanh thu tiêu thụ hàng hoá nội bộ. TK 5123 – doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ. Hoàn thiện hạch toán giá vốn hàng bán:
Để hạch toán doanh thu tiêu thụ kế toán đã chi tiết TK511 “Doanh thu bán hàng” thành các tiểu khoản:
TK5111- doanh thu cung cấp hàng hoá. TK5112- Doanh thu xây lắp công trình. TK5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ.
Do đó TK 632 cũng nên đƣợc chi tiết thành các tiểu khoản: TK6321 – Giá vốn hàng bán.
TK6322 – Giá vốn sản phẩm xây lắp. TK 6323 – Giá vốn dịch vụ cung cấp.
Khi đó việc xác định kết quả kinh doanh từng mặt hàng sẽ dễ dàng hơn. Hoàn thiện hạch toán kết quả tiêu thụ:
Việc xác định kết quả kinh doanh tại Vietel đƣợc thực hiện trên sổ cái TK911 và xác định chung cho cả bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ và xây lắp công trình trong kỳ. Việc xác định nhƣ vậy có ƣu điểm là đơn giản, tuy nhiên ngƣời sử dụng thông tin sẽ không biết đƣợc mặt hàng nào có lãi hoặc không có lãi. Vậy Công ty có thể chi tiết
TK911 thành các tiểu khoản để theo dõi kết quả kinh doanh của từng mặt hàng nhƣ sau:
TK 9111: Theo dõi doanh thu bán hàng hóa.
TK 9112: Theo dõi doanh thu của sản phẩm xây lắp. TK 9113: Theo dõi doanh thu của việc cung cấp dịch vụ. Hoàn thiện hạch toán các khoản phải thu khách hàng:
Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự quản lý của Nhà nƣớc quan hệ giữa các thành phần kinh tế rất đa dạng và phong phú trong đó quan hệ chiếm dụng vốn cũng khá phổ biến nhƣ mua hàng trả chậm, chiếm dụng vốn bằng tiền...Việc chiếm dụng vốn đồng nghĩa với việc gây khó khăn về tiềm lực tài chính cho nhà cung cấp, do vậy kinh doanh trên lĩnh vực nào mà cho phép nhà cung cấp thu tiền mặt trực tiếp cũng là yếu tố hấp dẫn các nhà đầu tƣ. Thời gian cũng nhƣ số vốn bị chiếm dụng càng cao thì rủi ro trong kinh doanh càng lớn, từ đó kéo theo nhiều rủi ro khác nhƣ: Chi phí cơ hội tái đầu tƣ, rủi ro về thanh toán (không có khả năng thanh toán cho khách hàng), rủi ro tiền tệ (đồng tiền bị mất giá)..., nhà đầu tƣ chỉ yên tâm khi nào họ thu tiền đƣợc về mà không chịu sự tác động của các yếu tố trên thì còn hy vọng có lãi. Vietel có các lĩnh vực hoạt động kinh doanh khá phong phú: Bán thiết bị viễn thông, xây lắp công trình, cung cấp dịch vụ... nên qui trình thanh toán cũng khá phức tạp cần thiết phải có phƣơng pháp theo dõi, hạch toán khoa học, hợp lý, đảm bảo nắm bắt chặt chẽ chi tiết mọi khoản công nợ, phân tích, nêu ra trọng tâm quản lý để giải quyết dứt điểm những tồn đọng về vốn phải thu.
Vậy để giảm bớt khoản phải thu này Vietel cần phải có những biện pháp sau: Với các hoạt động nhƣ xây lắp công trình cần phải thúc đẩy hơn nữa thanh toán khi các bên đã tiến hành thanh lí hợp đồng. Trong giai đoạn soạn thảo kí kết hợp đồng, cần phải chú trọng các điều khoản thanh toán, thanh toán ngay. Mặt khác giá trị công trình, hạng mục công trình thƣờng rất lớn và việc quyết toán giá trị xây lắp rất phức tạp, vì số lƣợng chứmg từ phát sinh liên quan nhiều. Khi tiến hành quyết toán giá trị xây lắp công trình kế toán thanh toán yêu cầu các đơn vị nhận khoán phải nộp đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ và phải giải trình cụ thể nội dung theo yêu cầu, đồng thời tiến hành đối soát công nợ đã cấp phát để thi công công trình đó, theo dõi, thúc giục các
đơn vị đó thanh toán nộp về cho công ty, tránh để các đơn vị nội bộ lƣu giữ doanh thu bằng tiền của công ty để thanh toán bù trừ cho các hợp đồng khác. Có nhƣ vậy, việc kiểm soát hoạt động thanh toán chi phí và công nợ nội bộ đƣợc chặt chẽ và khoa học.
Các hoạt động bán hàng, kinh doanh ở Vietel thƣờng phát sinh với số tiền lớn nên cần thiết đƣa vào hợp đồng điều khoản thanh toán ngay, tránh tình trạng công nợ kéo dài làm giảm tính hiệu quả kinh doanh. Cần định ra các biện pháp kiên quyết thúc đẩy việc thu hồi công nợ, nhất là công nợ kéo dài và các khoản có giá trị nhỏ. Việc này cần thiết phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa kế toán công nợ ở công ty và bộ phận thực hiện hợp đồng (các trung tâm, xí nghiệp), đôn đốc khách hàng thực hiện nghiêm chỉnh việc thanh toán nợ.
Công ty cần qui định thời hạn thanh toán cụ thể đối với từng hợp đồng bán hàng. Công ty cũng có thể qui định mức giá bán cho các hợp đồng thanh toán nhanh thấp hơn so với các hợp đồng thanh toán chậm.
Công ty nên sử dụng hình thức chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh. Mức chiết khấu có thể dựa vào mức lãi suất tiền vay của ngân hàng và phụ thuộc vào số nợ cụ thể của từng khách hàng. Khi phát sinh các nghiệp vụ chiết khấu, kế toán hạch toán nhƣ sau:
Nợ TK 811: Số tiền chiết khấu tính vào chi phí tài chính Có TK liên quan (111,112,131…): Số phải thanh toán
Đối với các khoản nợ khó đòi hay không có khả năng đòi đƣợc thì kế toán cần có sự phân loại và quản lý chặt chẽ đồng thời kiến nghị lãnh đạo Công ty cho phép lập dự phòng cho các khoản nợ này.Vì :
Số nợ khó đòi của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các khoản khách hàng nợ công ty. Năm 2000 số nợ khó đòi là 6.312.350.000đ trong đó tổng số khách hàng nợ là 20.738.864.000đ. Quí 3/2001 số nợ khó đòi là 2.321.200.000đ
Khi trích lập dự phòng có các ƣu điểm sau: Đề phòng nợ phải thu thất thu khi khách hàng không có khả năng trả nợ, xác định giá trị thực của một khoản tiền nợ phải
Để trích lập phòng giảm giá Phƣơng pháp xác định các chỉ tiêu ghi sổ kế toán liên quan đến loại dự phòng Nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong 2 phƣơng pháp sau:
Cách 1: Có thể ƣớc tính một tỷ lệ nhất định (theo kinh nghiệm) trên tổng doanh số thực hiện bán chịu.
Cách 2: Dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng, phân loại theo thời hạn thu nợ, các khách hàng quả hạn đƣợc xếp loại khách hàng nghi ngờ. Doanh nghiệp cần thông báo cho khách hàng và trên cơ sở thông tin phản hồi từ khách hàng, kể cả bằng phƣơng pháp xác minh, để xác định số dự phòng cần lập theo % khó thu.
Tài khoản sử dụng: Để hạch toán dự phòng phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK139 “dự phòng phải thu khó đòi"
Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng đã lập thừa vào thu bất thƣờng.
Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu x Tỷ lệ ƣớc tính
Dự phòng cần lập =
% mất nợ có thể x
Nợ phải thu khách hàng nghi ngờ
Bên có: Lập dự phòng Nợ phải thu đòi ghi chi quản lý doanh nghiệp cho năm báo cáo.
Phƣơng pháp hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đƣợc xác định là không chắc chắn thu đƣợc (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dƣ của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trƣớc chƣa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn đƣợc hạch toán vào chi phí, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dƣ của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trƣớc chƣa sử dụng hết, thì số chênh lệch đƣợc hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi)
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đƣợc đƣợc phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chế độ tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản phải thu khó đòi, ghi:
Nợ TK139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chƣa lập dự phòng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 138 - Phải thu khác
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK004 "Nợ khó đòi đã xử lý"
Đối với những tài khoản phải thu khó đòi đã đƣợc xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi đƣợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đƣợc, ghi:
Nợ TK 111,112
Có TK 711 - Thu nhập khác.
- Sơ đồ quy trình hạch toán
Quy trình hạch toán được thực hiện như sau:
Khi phát sinh các khoản phải thu khó đòi, Kế toán căn cứ vào bảng kê và chứng từ phản ánh các khoản phải thu khó đòi đƣợc lập trên cở sở số phải thu của Công ty. kế toán tiến hành ghi vào các sổ thẻ chi tiết liên quan sau đó chứng, từ bảng kê đƣợc sử dụng để lập Chứng từ ghi sổ. Sau đó, căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo tổng số tiền của chứng từ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ Cái tài khoản 139.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh, Bảng cân đối số phát sinh đƣợc đối chiếu với Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 21: Sơ đồ quy trình hạch toán Sổ cái tài khoản
139
Chứng từ gốc (bảng kê) về các khoản phải thu khó đòi
Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết chi theo dõi phải thu kho đòi, và
hàng tồng kho Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú: Ghi hàng này Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái tài khoản 139 và Bảng tổng hợp chi tiết về nguồn vốn chủ sở hữu đƣợc dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Hoàn thiện việc sử dụng chi phí bảo hành phục vụ tiêu thụ.
Trong nền kinh tế thị trƣờng uy tín của doanh nghiệp luôn đƣợc đặt lên hàng đầu, để phát triển và đứng vững trên thị trƣơng thì không còn cách nào khác doanh nghiệp phải tạo uy tín của mình vì vậy để nâng cao uy tín cũng nhƣ chất lƣợng hàng hoá và sản phẩm, phòng Tài chính Kế toán nên kiến nghị với lãnh đạo công ty thành lập trung tâm bảo hành sản phẩm với nhiệm vụ chính là bảo hành miễn phí các sản phẩm đã bán hoặc đã bàn giao cho khách hàng trong thời gian thoả thuận đã ghi trong hợp đồng hoặc giấy bảo hành. Các khoản chi phí bảo hành và sửa chữa sản phẩm kế toán phản ánh nhƣ sau:
Nợ TK 641(6415): Chi phí bảo hành thực tế phát sinh Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào đƣợckhấu trừ
Có TK 152: Chi phí vật liệu sửa chữa Có TK 111, 112: Chi phí bằng tiền ...
Hoàn thiện về chứng từ sử dụng tại công ty.
Một số chứng từ ban đầu (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho) nhiều khi chƣa đƣợc ghi chép và kí nhận đầy đủ. Bên cạnh đó do mối quan hệ đặc thù trong ngành mà nhiều trƣờng hợp các chứng từ ban đầu phản ánh các nghiệp vụ phát sinh với các đối tƣợng này chƣa đƣợc lập theo đúng thủ tục và nội dung chƣa đƣợc ghi chép đầy đủ....Việc lập chứng từ ban đầu rất quan trọng, nó liên quan đến tính hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác và kịp thời phục vụ cho việc hạch toán kế toán. Do đó, phòng Tài chính Kế toán nên có các biện pháp quản lý và kiểm tra chặt chẽ để việc ghi chép các chứng từ ban đầu theo đúng qui trình, đầy đủ về nội dung để tạo điều kiện thuận lợi cho các bƣớc hạch toán tiếp theo của công tác kế toán.