i v i các đ i t ng s d ng thông tin k toán bên ngoài đ n v , thông tin c n cung c p là thông tin tài chính theo lu t đ nh. Nh ng thông tin này đ c th hi n thông qua h th ng các ch tiêu trong h th ng báo cáo tài chính theo quy đ nh c a ch đ k toán hi n hành. i v i các đ i t ng s d ng thông tin trong đ n v , c n phân c p qu n lý. M i c p qu n lý c n xác đ nh các ho t đ ng, các quy t đ nh mà c p qu n lý đó c n đ a ra, c n th c hi n, và t đó xác đ nh thông tin k toán c n cung c p đ ph c v cho vi c ra quy t đ nh đó. Các c p qu n lý khác nhau thì nhu c u thông tin và tính ch t thông tin mà c p qu n lý đó c n c ng khác nhau. xác đ nh các yêu c u thông tin c n d a trên đ c đi m ho t đ ng c a đ n v , yêu c u qu n lý c a đ n v và thông tin đ c xác đ nh s bao g m thông tin k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr , và đ c trình bày t t ng h p đ n chi ti t.
Nh v y khi xác đ nh yêu c u thông tin c n phân lo i thông tin k toán thành hai nhóm l n: Thông tin k toán tài chính và thông tin k toán qu n tr . Thông tin k toán tài chính ph i đ c cung c p trên c s tuân th các quy đ nh chu n m c, ch đ k toán hi n hành và trình bày trên các báo cáo tài chính theo quy đ nh c a ch đ k toán. B t k h th ng k toán nào v i ph ng th c x lý b ng máy hay th công, quy mô ho t đ ng l n hay nh , lo i hình kinh doanh có th khác nhau nh ng t t c đ u ph i cung c p đ c đ y đ thông tin theo khuôn m u quy đ nh c a nhà n c. Thông tin k toán qu n tr xu t phát t quá trình qu n lý, đi u hành các ho t đ ng trong đ n v c a các nhà qu n tr các c p. nh n d ng và xác l p nh ng n i dung thông tin qu n lý, chúng ta s ti p c n t chu trình k toán và h th ng x lý c a h th ng k toán qua đó xácđ nh các ho t đ ng ch c n ng và ho t đ ng x lý k toán trong m i chu trình, t đó xác l p các dòng thông tin đi vào và đi ra c a các ho t đ ng g n v i t ng chu trình k toán.
- Trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c đ đ m b o vi c cung c p thông tin đ y đ , h p lý thì c n ph i xác đ nh các thông tin liên quan đ n th c hi n các ho t
đ ng, các thông tin liên quan giúp đánh giá ho t đ ng đã x y ra. Thông tin liên quan tr c ti p đ n t ng ho t đ ng trong chu trình thu kinh phí ngân sách nhà n c g m:
Thông tin v l p d toán thu, chi, s kinh phí đ ngh : vi c l p d toán đ c th c hi n vào lúc nào, ai th c hi n và ai xem xét, xét duy t vi c l p d toán, đ th c hi n vi c ho t đ ng này c n có các thông tin v tình hình ho t đ ng c a đ n v , thông tin v s li u kho n d toán theo quy đ nh c a pháp lu t.
Thông tin xác nh n s kinh phí đ c nh n đ m b o vi c nh n đúng và đ s kinh phí.
Thông tin dùng đ ph n ánh và ghi nh n ho t đ ng thu kinh phí, ghi chép theo dõi s kinh phí đ c nh n và cung c p thông tin v s kinh phí và qu n lý kinh phí. Qua đó giúp lãnh đ o đánh giá ho t đ ng thu kinh phí th c hi n m c đ nh th nào.
- Trong chu trình thu t các ho t đ ng s nghi p c n cung c p các thông tin v quá trình cung c p d ch v , s n ph m và quá trình ghi nh n theo dõi ho t đ ng và thu ti n. Thông tin v các đ i t ng liên quan đ n ho t đ ng nh h c sinh, sinh viên, b nh nhân, các t ch c, c quan liên quan tr c ti p đ n đ n v s nghi p đó là các thông tin mô t
ví d : tên hàng, mã hàng, tên b nh nhân, mã b nh nhân, mã sinh viên, tên, đ a ch sinh viên…, và các thông tin qu n lý c a đ n v đ i v i các đ i t ng này ví d : qu n lý hàng hoá theo ch ng l i, theo tình tr ng t n, qu n lý b nh nhân theo phòng, gi ng, khoa khám b nh, khu v c, tình tr ng n c a b nh nhân, qu n lý kho n m c n h c phí chi ti t t ng khách hàng, qu n lý h c sinh, sinh viên theo h , khóa, l p...Qua đó ph n ánh đ c các thông tin qu n lý, đánh giá ho t đ ng s nghi p đã x y ra đúng và đáp ng nhu c u c a các đ i t ng, đ m b o ch t l ng d ch v . Và các kho n thu đ c ghi nh n đ y đ và kp th i, phù h p v i m c đ c a t ng ho t đ ng, thông tin v s ti n th c thu, s ch a thu đ c, tình hình các kho n ph i thu, thông tin đ ki m soát đ m b o cho an toàn c a tài s n. Ngoài ra ph i cung c p các thông tin đ phân tích ngu n thu cho t ng đ i t ng, ho t đ ng khác nhau nh ngu n thu có đ c ch y u t h , khóa,
l p…thu t ho t đ ng nào, đánh giá kh n ng đáp ng c a t ng ho t đ ng cung c p d ch v .
- Trong chu trình chi các ho t đ ng s nghi p thông tin cung c p h u ích cho các đ i t ng s d ng khác nhau là các thông tin trong quá trình ti p nh n yêu c u d ch v , hàng hóa c a các đ i t ng khác nhau trong đ n v , thông tin xác nh n hàng hóa, dch v đ c cung c p và thông tin t vi c ghi nh n, ph n ánh nghi p v chi, thông tin v quá trình thanh toán và ghi nh n thanh toán cho nhà cung c p d ch v . Trong t ng ho t đ ng c a chu trình k toán chi s nghi p, các đ n v ph i ki m soát r t ch t ch , đ m b o các thông tin k p th i và chính xác v hàng hóa, dch v , thông tin nhà cung c p, thông tin đ ki m soát các kho n chi, đây là yêu c u quan tr ng cho các đ n v s nghi p do nhà n c quan tâm đ n v n đ ki m soát chi các đ n v , đ m b o chi đúng, chi đ , ti t ki m và hi u qu . Bên c nh đó là các thông tin v đánh giá và ki m soát ho t đ ng chi s nghi p theo t ng lo i hàng hóa dch v và nhà cung c p d ch v
- Trong chu trình nhân s , các thông tin mà đ n v ph i cung c p là các thông tin v vi c tuy n d ng, ch n l a và đánh giá ng viên đ đ m b o tuy n d ng đ c nh ng nhân viên có tâm, có tài. Chu trình nhân s x lý các nghi p v liên quan đ n tính và tr l ng nhân viên, do đó c n cung c p các thông tin v ti n l ng ph i tr , các kho n phúc l i khác cho ng i lao đ ng. Chính sách và ch đ v l ng, th ng phù h p và đáp ng đúng v i tình hình c a đ n v .
- Trong chu trình tài chính cung c p các thông tin ph n ánh tình hình tài s n, ngu n v n, s luân chuy n v n đ u t , thông tin v các kênh đ u t giúp các đ n v s nghi p qu n lý các ngu n v n đ u t nh m m c đích sinh l i.
Xác l p n i dung thông tin trong đ n v là m t công vi c r t quan tr ng trong t ch c h th ng thông tin k toán. Xác l p n i dung thông tin giúp ích cho vi c t ch c các n i dung khác trong h th ng thông tin k toán nh tài kho n, ch ng t , b máy k toán, các báo cáo k toán phù h p v i đ c đi m c a t ng đ n v . Ngoài ra vi c xác l p n i
dung thông tin giúp ích cho h th ng k toán ho t đ ng hi u qu ngay t đ u, gi m thi u các r i ro có th x y ra khi t ch c h th ng thông tin k toán.