Đối với hàng xá

c) Thanh lý cổng

2.6.4. Đối với hàng xá

Quy trình giao nhận hàng xá cũng tương tự như đối với hàng cont và hàng lẻ tuy nhiên cũng có những nét khác biệt đặc trưng sau:

Đối với hàng xá lượng hàng nhập về của mỗi chủ hàng là rất lớn. Khi có thông báo tàu đến thì hãng tàu sẽ thông báo cho các chủ hàng họp tàu, để thống nhất bảng phân chia hàng và ký vào biên bản phân chia hàng, hãng tàu sẽ giữ biên bản này.

Khi đã có lệnh giao hàng thì nhân viên giao nhận sẽ đến thương vụ cảng đóng tiền tạm ứng để bố trí công nhân bốc xếp, số tiền tạm ứng tùy thuộc vào số lượng hàng hóa của chủ hàng, nếu số tiền tạm ứng dưới 20 triệu đồng thì sẽ đóng tiền mặt còn trên 20 triệu đồng thì sẽ chuyển khoản.

Sau đó nhân viên giao nhận sẽ viết “Phiếu nhận hàng” cho tài xế xe vào lấy hàng. Khi mang xe vào cảng lấy hàng tài xế xe sẽ đưa “Phiếu nhận hàng” đăng ký tại bảo vệ cổng và đưa xe vào cầu cân. Tại đây bộ phận bảo vệ sẽ vào sổ và tiến hành cho cân xe. Sau khi cân xe xong, tài xế xe sẽ đưa xe vào máng tàu để nhận hàng. Sau khi nhận hàng đúng trên “Phiếu nhận hàng” thì nhân viên tại bộ phận cầu cân tiến hành cho cân xe lại để xác định lượng hàng thực sự nhận.

Sau mỗi ngày nhận hàng nhân viên giao nhận sẽ làm “Phiếu kết ca”, và khi đã nhận đủ hàng thì làm “Phiếu tổng kết ca và tổng xe nhận hàng”. Tuy nhiên lượng hàng công ty nhận sẽ ít hơn lượng hàng thể hiện trên Bill vì là hàng xá nên tất nhiên sẽ có sự hao hụt trong quá trình giao nhận hàng. Khi họp tàu thì hãng tàu và chủ hàng sẽ thống nhất bớt hàng phần trăm (thông thường là 1%) để bù đắp vào lượng hàng hao hụt.

Khâu cuối cùng của quy trình nhận hàng xá là quyết toán với tàu, cảng và quyết toán tiền tạm ứng. Sau khi các chủ hàng đã nhận hàng của mình thì chủ tàu sẽ tiến hành tổng kết kết quả lượng hàng đã giao cho chủ hàng và lượng hàng hoa hụt. Nếu lượng hàng hoa hụt ít, thì chủ tàu sẽ phân chia và giao lượng hàng bớt phần trăm cho chủ hàng.

2.6.5. Một số lưu ý khác

Đối với hàng Đầu Tư, Gia Công thì việc đăng ký tờ khai thuộc sự quản lý của cục Hải quan Tỉnh Thành phố do đó doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký tờ khai tại Cục Hải quan thành phố, nhưng việc kiểm hóa diễn ra tại chi cục Hải quan nơi hàng đến, ví dụ hàng về Cát Lái thì doanh nghiệp tiến hành đăng ký tờ khai tại Cục Hải quan thành phố, sau khi có số thì doanh nghiệp được phân kiểm, việc kiểm hóa diễn ra tại cảng Cát Lái do hải quan của cục Hải quan thành phố kiểm, tại Cát Lái có khu vực riêng dành cho Hải quan Đầu Tư, Gia Công, sau khi kiểm xong hải quan kiểm hóa ghi lên Tờ khai và trả tờ khai tại khu vực riêng của Hải quan Đầu tư, Gia công để cho doanh nghiệp tiến hành giải phóng hàng, rút ngắn thời gian nhận hàng của doanh nghiệp.

Đối với hàng hóa bị kiểm hóa mà nơi hàng đến mà không có đại diện Hải quan của Cục hải quan thành phố nơi đăng ký Tờ khai thì doanh nghiệp làm công văn xin kiểm hộ gửi đến Hải quan của Cục hải quan thành phố. Và nhân viên giao nhận sẽ yêu cầu lấy bộ hồ sơ ở đây để đem đi kiểm. Cán bộ hải quan ở đây sẽ đưa “Sổ yêu cầu kiểm hộ” cho nhân viên giao nhận điền thông tin về số tờ khai, tên công ty, địa điểm kiểm hộ… và ký xác nhận vào sổ. Sau đó cán bộ hải quan sẽ bỏ bộ hồ sơ vào phong bì và dán niêm phong hải quan lại. Nhân viên giao nhận mang phong bì hồ sơ này tới chi cục Hải quan nơi hàng đến tiến hàng để yêu cầu kiểm hàng. Quy trình tương tự như trên. Sau khi kiểm hàng cán bộ hải quan nơi đây sễ ghi kết quả kiểm hàng vào tờ khai và ký tên đóng dấu và tờ khai. Tại chi cục hải quan này cũng đóng dấu thông quan lên tờ khai. Kết thúc quá trình kiểm hóa và nhận hàng. Ta mang bộ hồ sơ lên lại Cục hải quan thành phố nơi đăng ký Tờ khai, tại đây ta sẽ tra trong “Sổ yêu cầu kiểm hộ” thông tin mà ta điền hôm trước, khoanh tròn lại hoặc dùng bút dạ gạch ngang cho cán bộ hải quan dễ nhận thấy, sau đó ta giao bộ hồ sơ cho cán bộ hải quan nơi đây, cán bộ hải quan tiếp nhận kiểm tra lại thông tin sau đó sẽ trả tờ khai bản lưu người khai hải quan cho ta.

Đối với hàng tiêu dùng, doanh nghiệp muốn nhận hàng phải đóng thuế ngay, trừ khi doanh nghiệp được bão lãnh thuế. Nhân viên giao nhận có thể tra trong “Danh mục hàng tiêu dùng để xác định thời hạn nộp thuế nhập khẩu” ban hành kèm theo quyết định số 04/2006/QĐ-BM ngày 13/01/2006 của bộ Thương Mại (nay là Bộ Công Thương) để xem hàng của mình có thuộc diên đóng thuế ngay hay không.

Muốn xác định hàng của mình có cần kiểm dịch thực vật hay không thì xem quyết định số 72/2005/QĐ-BNN ngày 14/11/2005 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Lưu ý, nếu hàng kiểm dịch thì bộ hồ sơ khai hải quan phải có giấy Đăng ký kiểm dịch thực vật lúc mở tờ khai và Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật lúc thông quan.

Muốn biết hàng có kiểm tra chất lượng nhà nước hay không thì xem quyết định số 50/2006/QĐ-TTg ngày 07/03/2006 của thủ tướng chính phủ và nếu như hàng thuộc diện phải kiểm tra chất lượng thì trong bộ Hồ sơ hải quan phải có “Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước”.

Ngày 05/03/2007 Bộ Y tế ban hành Quyết định số 818/2007/QĐ-BYT về việc ban hành danh mục hàng hóa nhập khẩu phải kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm. Muốn biết hàng mình có phải kiểm tra an toàn vệ sinh thực phẩm hay không thì xem trong danh mục này.

Khi nhà nhập khẩu muốn hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt, công ty nhập khẩu phải yêu cầu bên bán cấp C/O Form gì tùy thuộc vào quốc gia xuất khẩu hay loại hàng hóa và C/O phải phú hợp với quy định của pháp luật hiện hành về xuất xứ hàng hóa.

Trường hợp chưa có C/O thì khi đăng ký mở tờ khai Hải quan, doanh nghiệp phải trình công văn xin nợ C/O. Cơ quan Hải quan sẽ tạm thời tính thuế nhập khẩu theo thuế xuất ưu đãi. Nếu sau 30 ngày mà doanh nghiệp chưa xuất trình C/O thì sẽ bị phạt và hàng hóa sẽ chịu mức thuế suất thông thường.

Chương 3:

NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

- - - o0o - - -

3.1. Nhận xét: 3.1.1. Ưu điểm:

Cơ cấu tổ chức nhân sự gọn nhẹ nên việc điều hành quản lý dễ dàng, thông tin nhanh.

Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình cùng với tốc độ làm việc nhanh và hiệu quả đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng.

Đã tạo được uy tín với các khách hàng lớn nên duy trì được doanh thu và lợi nhuận.

Công ty luôn đặt chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu, với phương châm kinh doanh là “uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”.

Nếu như không có vấn đề phát sinh thì thời gian giao nhận lô hàng thường ngắn, giúp tiết kiệm chi phí cho khách hàng.

Thường xuyên cập nhật các Thông tư, Quyết định, văn bản pháp luật của nhà nước về quản lý các mặt hàng mà công ty thực hiện dịch vụ giao nhận. Với trình độ chuyên môn cao các nhân viên đã tạo được sự tin tưởng với các cơ quan hữu quan: các cơ quan kiểm định chất lượng, kiểm dịch thực vật, vệ sinh y tế. Vì vậy đối với các mặt hàng yêu cầu phải có các chứng từ này thì thời gian làm việc hoàn tất kiểm tra được diễn ra rất nhanh chóng và thuận tiện. Điều này đã đẩy tốc độ giao nhận lên cao, thời gian rút ngắn lại đáng kể.

Nhân viên trong bộ phận giao nhận có sức khỏe tốt và năng lực chuyên môn khá cao, hầu hết đã được đào tạo cơ bản về công tác giao nhận. Vì vậy họ có thể làm việc dưới áp lực công việc cao để hoàn thành các thủ tục Hải quan, cơ quan Cảng để việc giao nhận được diễn ra với thời gian nhanh nhất và hiệu quả làm việc tốt nhất.

Công việc được thực hiện theo một quy trình linh hoạt, được thực hiện một cách đan xen để tiết kiệm thời gian giữa các khâu trong cùng một công đoạn hay giữa các công đoạn. Kết quả này dẫn đến là một nhân viên giao nhận có thể làm được nhiều hợp đồng trong khoảng một thời gian. Do đó, hoạt động của họ đã tạo ra được hiệu quả một cách tổng hợp, tiết kiệm chi phí một cách tối đa và tạo ra lợi nhuận thu được là lớn nhất.

Việc phân chia công việc hợp lý theo từng ngày (phân theo nhân viên nào phụ trách lô hàng nào, công ty gì) đã tạo điều kiện nâng cao nhiệm vụ cho từng nhân viên. Tạo tính chuyên môn hóa đối với từng lô hàng, tùng cảng và từng chi cục Hải quan. Như vậy công việc sẽ diễn ra trôi chảy và nhanh chóng hơn.

3.1.2. Nhược điểm

Vẫn còn tồn tại một số nhân viên chứng từ còn yếu kinh nghiệm nên lập các chứng từ còn vài sai sót gây khó khăn cho nhân viên giao nhận trong việc làm thủ tục Hải quan như áp mã hàng sai, ghi tên hàng thiếu chính xác…

Vài nhân viên giao nhận trẻ, mới ra trường còn non “tay nghề” nên dễ bị Hải quan nhũng nhiễu, vòi vĩnh, gây khó dễ trong khâu làm thủ tục Hải quan hoặc mắc phải những sai lầm ngớ ngẫn, chủ quan như giao hàng mà không có Biên bản ký nhận của chủ hàng…

Chế độ lương bổng trả cho nhân viên nhiều khi chưa tương xứng với công sức họ bỏ ra, đặc biệt là trong tình hình vật giá leo thang như hiện nay nên đôi khi làm giảm bớt long nhiệt huyết, hăng say với công việc.

Do nhiều nguyên nhân nên công ty vẫn chưa xây dựng được đội ngũ Marketing chuyên nghiệp, Công ty chưa có phòng Marketing riêng để chuyên tập trung nghiên cứu thị trường và tìm kiếm khách hàng mới, chưa có nhân viên chuyên môn về Marketing để thu thập, phân tích và xử lý thông tin. Hoạt động Marketing trong Công ty chưa được quan tâm đúng mức, việc kinh doanh phụ thuộc nhiều vào các mối quan hệ kinh doanh từ trước của một số cá nhân chứ chưa phải là thành quả chung của toàn thể cán bộ trong Công ty; Chưa thành lập được phòng Marketing.

Chưa có hệ thống kho bãi, phương tiện vận tải riêng, chưa có một bộ phận chuyên trách nào về công tác điều hành chuyên chở hàng hóa, mà bình thường phải giao việc này giao cho bộ phận chứng từ đảm nhiệm thay. Trong dịch vụ giao nhận thì hoạt động chuyên chở là rất quan trọng, nó chiếm chi phí lớn và do vậy cũng thu về cho công ty những khoản lời. Hiện tại công ty chỉ mới đảm nhận việc thuê phương tiện chuyên chở cho khách.Việc gom hàng và nhận hàng thường xuyên không diễn ra một cách tập trung để tận dụng tối đa phương tiện chuyên chở, đồng thời với việc công ty phải thuê xe ngoài thì chi phí thực hiện hợp một đồng giao nhận đã không được tiết kiệm một cách đúng mức

Đội ngũ nhân viên giao nhận còn thiếu so với nhu cầu của công việc ngày càng tăng hiện nay. Đội ngũ nhân viên giao nhận hiện nay của công ty là 24 người trong đó có 02 nhân viên nữ luôn thường trực tại văn phòng để làm công tác chứng từ và giải làm nhiệm vụ liên lạc với khách hàng và điều tiết những công việc của những người khác. Do đó chỉ còn 22 nhân viên trực tiếp làm nhiệm vụ giao nhận trong khi đó lượng khách hàng của công ty hiện nay là 28 công ty trong đó có 19 công ty là khách hàng thường xuyên của công ty. Chính vì vậy mà đội ngũ nhân viên giao nhận không đủ để đáp ứng nhu cầu của công việc hàng ngày. Một người phải làm nhiều việc có khi cùng một lúc phụ trách giao nhận của 2 công ty khách hàng. Do vậy khó có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng điều này đã gây ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và uy tín của công ty.

Hiện nay khoảng các giữa công ty TNHH Thái Thành Tấn tới các công ty khách hàng ở tỉnh Bình Dương là từ 35-40 Km. do vậy một ngày nhân viên giao nhận đi lại giữa 02 công ty, và qua chi cục Hải quan không dưới 100Km.

Có những lúc gặp khó khăn trong công tác phải đi lại nhiều nhất là trong mùa mưa, điều này gây ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân viên từ đó làm giảm chất lượng dịch vụ và ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Việc thiết lập các chính sách, chiến lược kinh doanh dài hạn chưa được quan tâm một cách đúng mức. Vì vậy, công ty chưa có sự đầu tư chuyên sâu để hướng sự phát triển của mình trong tương lai.

Hiện tại công ty cũng có dịch vụ phục vụ tư vấn miễn phí cho khách hàng như về thị trường nước ngoài, thủ tục cần có. Nhưng hoạt động chỉ dừng lại ở một số mặt hàng mà công ty thường xuyên nhập khẩu chưa có sự đa dạng và cập nhật thường xuyên nên khi có những khách hàng mới với loại hàng mới thì công ty lại lúng túng trong khâu tìm kiếm tư liệu phục vụ cho khách hàng.

Bởi vì công ty không hướng hoạt động dịch vụ của mình chuyên sâu vào một mặt hàng nào, loại hình giao nhận gì nên bộ phận chứng từ hoạt động rất vất vả, cùng một lúc phụ trách nhiều hợp đồng, mỗi hợp đồng lại có những yêu cầu khác nhau về chứng từ, và quy định của từng ban ngành thì luôn thay đổi liên tục. Vì vậy đôi khi công tác chứng từ bị chậm lại, gây ảnh hưởng không nhỏ tới thời gian hoàn tất việc giao hàng cho khách hàng.

3.2. Kiến nghị

Thời gian thực tập tại Công ty là khoảng thời gian em được tiếp xúc với thực tế nhiều nhất trong quá trình học, và giai đoạn này cũng là giai đoạn em được chứng kiến việc kinh doanh quốc tế gian nan đến như thế nào. Với chút ít kiến thức đã được học và tự nghiên cứu, cộng với sự trải nghiệm trong thời gian tại Công ty chứng kiến được những tồn tại của Công ty trong quá trình hoạt động của mình, em xin được đề đạt ra ở đây một số kiến nghị từ những thực tế mà em đã trải qua.

3.2.1. Đối với nhà nước

Hiệu quả hoạt động của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc rất nhiều vào những chính sách vĩ mô của Nhà nước. Nếu Nhà nước đưa ra những chính sách thông thoáng nhưng chính xác sẽ tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp chân chính phát triển, còn nếu đưa ra những quy định quá cứng nhắc nhưng lại có kẽ hở chỉ lợi cho những kẻ biết luồn qua những kẽ hở đó để làm giàu bất chính. Vì thế về phía Nhà nước nên thực hiện một số giải pháp sau:

Trước hết Nhà nước nên có chính sách hỗ trợ các trường trong việc đào tạo các lực lượng lao động cho ngành giao nhận phù hợp với nhu cầu thực tiễn. Đầu tư cơ sở hạ tầng, hiện đại hóa trang thiết bị ở cảng phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa. Nên đẩy mạnh công tác đầu tư và xúc tiến thương mại với nước ngoài, tổ chức thường xuyên các chương trình hội chợ, triễn lãm hàng hóa của Việt Nam ở trong và ngoài nước tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quảng bá sản phẩm của mình, đồng thời đây cũng là hoạt động kêu gọi đầu tư nước ngoài