Sau khi đã lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu, phụ lục tờ khai (nếu có), tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu (nếu có) thì nhân viên chứng từ sẽ tiến hành truyền mạng Hải quan và lấy số tiếp nhận. Số tiếp nhận của lô hàng này là “456966”. Bên cạnh đó, xem xét kiểm tra lại xem còn thiếu loại chứng từ nào để nhân viên giao nhận sẽ đến công ty khách hàng lấy, đồng thời yêu cầu khách hàng ký tên, đóng dấu lên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu ở ô số 29, tờ khai trị giá tính thuế ở ô số 25, phụ lục tờ khai hàng nhập. Cụ thể nhân viên giao nhận đến Văn phòng giao dịch của Công ty Cổ phần Tuấn Ân Long An ở số 71 Tên Lửa, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh và yêu cầu họ làm các công việc sau:
Giám đốc ký tên, đóng dấu lên 2 tờ khai hàng nhập khẩu (bản lưu hải quan và bản lưu người khai Hải quan), Tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu.
Sao y Hợp đồng một bản có đóng dấu giáp lai
Invoice, Packing list: mỗi loại 1 bản chính, 1 bản sao y
Sao y 1 bản House Bill
Lấy C/O Form E của lô hàng
Viết 2 giấy giới thiệu (1 để đi lấy lệnh và 1 để đến cảng làm thủ tục Hải quan)
2.4.2. Hoàn tất toàn bộ chứng từ a) Kiểm tra bộ chứng từ a) Kiểm tra bộ chứng từ
Tổng chi phí bảo hiểm Hệ số phân bổ phí bảo hiểm =
Sau khi chuẩn bị bộ chứng từ và nhận bộ chứng từ cần thiết của chủ hàng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành kiểm tra lại bộ chứng từ xem có còn thiết chứng từ nào không hay có còn sai sót gì trên chứng từ không và kiểm tra xem các chỗ cần ký và đóng dấu đã có chưa ... Trong khâu kiểm tra bộ chứng từ, cần chú ý rằng nếu chứng từ nào mà theo Tổng cục Hải quan được phép cho nợ khi làm thủ tục Hải quan thì ta được quyền làm công văn nợ chứng từ đó và sẽ bổ sung trong thời hạn mà luật định. Ví dụ như ta có thể làm “công văn xin nợ Invoice, Packing list, C/O, Vận đơn”. Nhưng phải bổ sung các chứng từ đó trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai. Riêng đối với Vận đơn, muốn được nợ thì ngoài việc phải có công văn xin nợ Bill, còn phải có Shipping Guarantee (Thư bảo lãnh ngân hàng) của ngân hàng thì Hải quan mới cho phép mở tờ khai.
b) Lấy lệnh giao hàng
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ và hồ sơ Hải quan, bước tiếp theo là nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh giao hàng. Khi lấy lệnh, nhân viên giao nhận sẽ mang theo giấy giới thiệu, thông báo hàng đến và/hoặc master bill, cùng CMND đến hãng tàu. Theo thông báo hàng đến, lô hàng này được chuyên chở trên con tàu WANHAI 231 chuyến S130 của hãng tàu WANHAI, vì thế nhân viên giao nhận sẽ đến WANHAI tại địa chỉ 27 Nguyễn Trung Trực, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh để lấy lệnh giao hàng và House Bill. Sau khi xem thông báo hàng đến, giấy giới thiệu và CMND của nhân viên giao nhận thì nhân viên hãng tàu sẽ giao lệnh (gồm 4 lệnh) và house bill. Trên house bill thì tên tàu và số chuyến đã có sự thay đổi vì lô hàng đã được chuyển tải tải Thượng Hải qua con tàu ZIHANG30 chuyến A050E. Chi phí sẽ đóng theo như hóa đơn số 020526 là 3.817.100VND bao gồm Phí vệ sinh Cont, Phí chứng từ, Phí THC và Thuế GTGT
Theo thông báo hàng đến thì hãng tàu sẽ miễn phí lưu cont 5 ngày kể từ ngày tàu đến (đối với hàng nguy hiểm là 3 ngày), kể từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10 là 7.5USD/20’DC & 15USD/40’DC, mỗi 3 ngày tiếp theo là 15USD/20’DC & 30USD/40’DC. Lô hàng này thuộc loại hàng nguy hiểm đến ngày 13/04/2010, vì thế sẽ được miễn phí lưu cont 3 ngày (tức ngày 13,14,15 tháng 4). Nhưng đến ngày 19/04 nhân viên giao nhận mới được cung cấp đầy đủ thông tin và chứng từ để đi lấy lệnh vì thế phải gia hạn lệnh và đóng phí lưu cont cho đến ngày 19/04, tổng số tiền lưu cont theo hóa đơn số 016886 là 1.199.280 đồng (lưu cont 4 ngày 16,17,18,19 = 7.5USD*4*19.000 + 5% thuế GTGT). Sau khi yêu cầu gia hạn lệnh và đóng tiền lưu cont nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu gia hạn lệnh đến hết ngày 19/04/2010. Sau khi lấy lệnh, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành làm thủ tục Hải quan. Tuy nhiên, khi đã đầy đủ bộ
chứng từ thì việc lấy lệnh không nhất thiết phải thực hiện trước việc làm thủ tục Hải quan, vì đây không phải là hai khâu nối tiếp nhau của một quá trình. Nhân viên giao nhận có thể linh hoạt khi làm hai công việc này. Đôi khi để tiết kiệm thời gian và chi phí thì trong lúc chờ đợi lấy tờ khai thì nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh, hoặc việc lấy lệnh sẽ do một nhân viên giao nhận khác lấy hộ… tùy vào từng trường hợp cụ thể miễn sao là đảm bảo được tiến trình công việc và tiết kiệm được thời gian và chi phí.
c) Hoàn tất bộ hồ sơ Hải quan
Bộ hồ sơ khai Hải quan cho lô hàng nhập khẩu nhựa Polyester chưa bão hòa dạng lỏng Palatal 999 cho công ty Cổ phần Tuấn Ân Long An gồm có:
Giấy giới thiệu (01 bản chính)
Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ Hải quan (01 bản chính)
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (01 bộ gồm 02 bản chính, 01 bản lưu Hải quan, 01 bản lưu người khai Hải quan)
Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu ( 02 bản chính)
Hợp đồng thương mại giữa Behn Meyer Specialty Chemicals Sdn., Bhd. (418978-H) và Công ty Cổ phần Tuấn Ân Long An (01 bản sao)
Hóa đơn thương mại (01 bản chính)
Phiếu đóng gói (01 bản chính)
House Bill và Master Bill (mỗi loại 01 bản sao)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E, 02 bản, 01 bản Original, 01 bản Triplicate)
Tất cả bản sao đều phải có dấu sao y bản chính và đóng dấu của Công ty Tuấn Ân Long An.
Ngoài ra tùy vào từng trường hợp cụ thể mà bộ hồ sơ Hải quan cần phải có các chứng từ sau:
Phụ lục tờ khai hàng nhập (khi có từ 04 mặt hàng trở lên) (02 bản chính)
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (có từ 9 mặt hàng trở lên) (02 bản chính)
Công văn xin nợ Invoice, Packing list, Bill, C/O (nếu xin nợ các chứng từ này) (01 bản chính)
Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra chất lượng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp (01 bản chính)
Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (nếu hàng nhập khẩu phải có giấy phép) (01 bản chính nếu nhập khẩu 01 lần hoặc bản sao nếu nhập khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (nếu hàng thuộc diện kiểm dịch thực vật) (01 bản chính)
Nếu như doanh nghiệp lần đầu làm thủ tục hải quan thì phải có thêm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (01 bản sao) và giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (01 bản sao).
2.5. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biểntại Công ty tại Công ty
2.5.1. Thực hiện thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu
a) Sơ đồ thực hiện thủ tục Hải quan
b) Đăng ký tờ khai Hải quan
Sau khi đã kiểm tra đầy đủ bộ chứng từ và hồ sơ Hải quan thì ngày 19/04/2010 nhân viên giao nhận đến cảng Cát Lái để tiến hành làm thủ tục Hải quan nhận hàng. Thông thường tại các cảng, việc làm đầu tiên đối với người làm thủ tục Hải quan là bốc số thứ tự và ngồi đợi đến lượt số của mình sẽ được phân vào ô số nào tại khu vực đăng ký tờ khai thì sẽ đến gặp cán bộ đăng ký ở ô đó để mở tờ khai. Riêng ở cảng Vict thì không có số thứ tự mà người làm thủ tục Hải quan sẽ chọn tình cờ cán bộ đăng ký để gửi bộ hồ sơ hải quan vào, thường là chọn người mà mình quen biết sẽ dễ dàng mở được tờ khai hơn.
Trở lại với lô hàng ở Cát Lái, sau một thời gian chờ đợi cả buổi thì cuối cùng cũng được phân cho cán bộ Ngô Thị Thu Nguyên ở ô số 5 khu hàng nhập
Mở tờ khai Hải quan
Lấy hàng, thanh lý
Thương vụ
cảng Bộ phận trả tờ khai Kiểm hóa Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ Luồng Vàng, đỏ Lãnh đạo duyệt tỷ lệ Cán bộ đội phân công
Kiểm tra giá, thuế
mở tờ khai. Nhân viên giao nhận nộp bộ hồ sơ hải quan cho công chức này và ngồi chờ trong khi công chức Hải quan nhập mã số thuế xuất nhập khẩu để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp và kiểm tra ân hạn thuế, bão lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra sơ bộ hồ sơ cán bộ hải quan thấy có giấy chứng nhận xuất xứ và yêu cầu nhân viên giao nhận phải tra chữ ký trên C/O xuất trình đó trên một quyển sổ lưu chữ ký những cơ quan cấp C/O các nước trên thế giới. Khi tìm ra được chữ ký của cơ quan cấp C/O trên quyển lưu chữ ký của Hải quan, nhân viên giao nhận sẽ mượn quyển sổ đi photo trang giấy có chữ ký đơn vị cấp C/O lô hàng nhập và khoanh tròn lại để Hải quan dễ nhận biết. Sau đó cán bộ đăng ký sẽ tiếp tục nghiệp vụ của mình.
Kết thúc công việc tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ hồ sơ, đăng ký tờ khai, công chức Hải quan in lệnh hình thức mức độ kiểm tra, chứng từ ghi số thuế phải thu, đồng thời ký tên và đóng dấu số hiệu công chức vào chỗ dành cho công chức bước 1 trên lệnh hình thức mức độ kiểm tra Hải quan và vào ô “cán bộ đăng ký” trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu và ô 26 trên tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu, đồng thời ghi số tờ khai là 32564, ngày đăng ký là 19/04/2010.
Trên lệnh hình thức mức độ kiểm tra thể hiện các mức độ kiểm tra hàng hóa. Có 3 mức:
+ Mức 1 tương ứng với luồng xanh. + Mức 2 tương ứng với luồng vàng. + Mức 3 tương ứng với luồng đỏ.
Máy vi tính phân là mức xanh là miễn kiểm tra và không qua bước kiểm tra chi tiết hồ sơ giá thuế.
Mức vàng là miễn kiểm nhưng phải thông qua bước kiểm tra chi tiết hồ sơ giá thuế.
Mức đỏ phân ra làm ba mức độ:
Mức C kiểm tra toàn bộ lô hàng. Trường hợp này áp dụng đối với chủ hàng đã nhiều lần vi phạm pháp luật hải quan.
Mức B kiểm tra 10%.
Mức A kiểm tra 5%.
Máy tính phân luồng đánh dấu (X) trên lệnh hình thức mức độ kiểm tra. Đối với lô hàng này máy tính xác định doanh nghiệp không được ân hạn thuế và thuộc mức 2 luồng vàng kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra hàng hóa.
Tiếp theo, công chức hải quan sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ kèm lệnh hình thức, mức độ kiểm tra cho lãnh đạo chi cục xem xét, quyết định hình thức mức độ kiểm tra hải quan. Đồng thời cán bộ hải quan đưa cho nhân viên giao nhận một tờ chứng từ ghi số thuế phải thu để phục vụ cho việc nộp thuế của doanh nghiệp trước khi giải phóng hàng vì doanh nghiệp không được ân hạn thuế.
Nhân viên giao nhận fax chứng từ ghi số thuế phải thu về cho công ty Tuấn Ân Long An để công ty này nộp thuế. Sau đó nhân viên giao nhận tiếp tục ngồi chờ và theo dõi trên màn hình vi tính xem hồ sơ của mình ở bước mấy, cán bộ nào kiểm hóa, cán bộ nào tính thuế. Khoảng hơn một giờ sau màn hình máy tính thể hiện tờ khai số 32564/NKD ở mức 2, miễn kiểm, cán bộ tính thuế Nguyễn Văn Dưỡng.
c) Kiểm hóa (nếu có)
Vì hệ thống xác định lô hàng này thuộc mức 2 và lãnh đạo chi cục vẫn giữ nguyên mức này nên chỉ kiểm tra chi tiết hồ sơ miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Do vậy ở đây sẽ không phân công cán bộ kiểm hóa lô hàng mà chuyển sang cho bộ phận giá thuế.
d) Tính thuế
Mục đích của việc kiểm tra giá thuế của doanh nghiệp kê khai có hợp lý hay không, nghĩa là so sánh giá doanh nghiệp kê khai cùng một mặt hàng và cùng một điều kiện có thấp hơn các lần nhập khẩu trước đó và kiểm tra phần tự tính thuế của doanh nghiệp. Cán bộ Hải quan ở bộ phận này sẽ căn cứ vào bảng giá tối thiểu và giá theo quy định của nhà nước để đối chiếu với giá được khai báo. Nếu không có gì sai sót thì cán bộ tính thuế này ghi kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ vào Lệnh hình thức mức độ kiểm tra và ghi kết quả kiểm tra việc khai báo thuế vào tờ khai Hải quan (ghi vào ô “phần kiểm tra thuế”), ký tên đóng dấu công chức lên lệnh hình thức và tờ khai Hải quan ô số 36 “cán bộ kiểm tra thuế” đồng thời ký thông quan vào ô số 38 “xác nhận đã làm thủ tục Hải quan”. Sau đó chuyển cho bộ phận thu lệ phí Hải quan, đóng dấu “Đã làm thủ tục Hải quan” và trả tờ khai cho người khai Hải quan.
e) Trả tờ khai
Vì doanh nghiệp không được ân hạn thuế nên phải nộp thuế ngay trước khi lấy tờ khai. Như đã nói ở trên, sau khi có chứng từ ghi số thuế phải thu thì nhân viên giao nhận fax về cho Công ty Tuấn Ân Long An yêu cầu nộp thuế để được giải phóng hàng ngay. Tuy nhiên Công ty Tuấn Ân Long An không nộp thuế liền trong ngày 19/04/2010, điều này đồng nghĩa với việc nhân viên giao nhận vẫn chưa lấy được tờ khai. Đến ngày 20/04/2010, Tuấn Ân Long An đã nộp thuế và fax cho nhân viên giao nhận để lấy tờ khai và lấy hàng. Khi đã có giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước thì nhân viên giao nhận đến bộ phận thu lệ phí mua tem lệ phí đồng thời viết vào phiếu đăng ký nhận tờ khai và chờ lấy tờ khai bản lưu người khai hải quan của mình.
2.5.2. Nhận hàng tại cảnga) Đóng dấu hàng giao thẳng a) Đóng dấu hàng giao thẳng
Trong ngày 19/04/2010 trong lúc chờ đợi làm thủ tục Hải quan thì nhân viên giao nhận lên văn phòng đại diện hãng tàu WANHAI tại cảng để đóng dấu hàng giao thẳng. Sau khi đưa lệnh giao hàng thì nhân viên hang tàu sẽ đóng
dấu hàng giao thẳng lên lệnh giao hàng đồng thời in phiếu “Báo cáo hư hỏng/Giám định/Biên nhận container và thiết bị”, đây là bằng chứng của việc mượn cont về kho riêng lấy hàng. Ở một số hãng tàu khác khi lấy lệnh muốn kéo cont về kho riêng lấy hàng thì phải làm giấy cược cont và đóng tiền cược cont, số tiền cược cont tùy thuộc vào từng hãng tàu. Tại đây, nhân viên hãng tàu sẽ giữ lại 1 lệnh và ký tên đóng dấu gia hạn, dấu hàng giao thẳng lên các tờ lệnh còn lại.
Tuy nhiên vì trong ngày 19/04/2010 nhân viên giao nhận chưa lấy được tờ khai nên chưa lấy được hàng trong ngày. Ngày 20/04/2010, khi đã lấy được tờ khai thì mới lấy được hàng. Tuy nhiên đến ngày 20/04/2010 thì lệnh giao hàng đã hết hạn vì thế nhân viên giao nhận phải tiếp tục gia hạn lệnh và đóng thêm tiền phí lưu cont, số tiền phải đóng theo hóa đơn số 015402 là 300.136VND.
b) In phiếu Xuất/Nhập bãi (phiếu EIR)
Sau khi gia hạn lệnh, nhân viên giao nhận sẽ đến thương vụ cảng để in phiếu xuất nhập bãi. Tại đây nhân viên giao nhận sẽ bấm số thứ tự và chờ tới lượt mình để đóng tiền lấy phiếu EIR. Khi lấy phiếu EIR nhân viên giao nhận đưa lệnh giao hàng cho nhân viên hãng tàu đồng thời đọc mã số thuế tên công ty để xuất hóa đơn. Tại đây nhân viên hãng tàu cũng giữ lại một lệnh. Bước tiếp theo sau khi có phiếu EIR là thanh lý hải quan cổng và nhận hàng