Sau khi hoàn tất bộ chứng từ và hồ sơ Hải quan, bước tiếp theo là nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh giao hàng. Khi lấy lệnh, nhân viên giao nhận sẽ mang theo giấy giới thiệu, thông báo hàng đến và/hoặc master bill, cùng CMND đến hãng tàu. Theo thông báo hàng đến, lô hàng này được chuyên chở trên con tàu WANHAI 231 chuyến S130 của hãng tàu WANHAI, vì thế nhân viên giao nhận sẽ đến WANHAI tại địa chỉ 27 Nguyễn Trung Trực, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh để lấy lệnh giao hàng và House Bill. Sau khi xem thông báo hàng đến, giấy giới thiệu và CMND của nhân viên giao nhận thì nhân viên hãng tàu sẽ giao lệnh (gồm 4 lệnh) và house bill. Trên house bill thì tên tàu và số chuyến đã có sự thay đổi vì lô hàng đã được chuyển tải tải Thượng Hải qua con tàu ZIHANG30 chuyến A050E. Chi phí sẽ đóng theo như hóa đơn số 020526 là 3.817.100VND bao gồm Phí vệ sinh Cont, Phí chứng từ, Phí THC và Thuế GTGT
Theo thông báo hàng đến thì hãng tàu sẽ miễn phí lưu cont 5 ngày kể từ ngày tàu đến (đối với hàng nguy hiểm là 3 ngày), kể từ ngày thứ 6 đến ngày thứ 10 là 7.5USD/20’DC & 15USD/40’DC, mỗi 3 ngày tiếp theo là 15USD/20’DC & 30USD/40’DC. Lô hàng này thuộc loại hàng nguy hiểm đến ngày 13/04/2010, vì thế sẽ được miễn phí lưu cont 3 ngày (tức ngày 13,14,15 tháng 4). Nhưng đến ngày 19/04 nhân viên giao nhận mới được cung cấp đầy đủ thông tin và chứng từ để đi lấy lệnh vì thế phải gia hạn lệnh và đóng phí lưu cont cho đến ngày 19/04, tổng số tiền lưu cont theo hóa đơn số 016886 là 1.199.280 đồng (lưu cont 4 ngày 16,17,18,19 = 7.5USD*4*19.000 + 5% thuế GTGT). Sau khi yêu cầu gia hạn lệnh và đóng tiền lưu cont nhân viên hãng tàu sẽ đóng dấu gia hạn lệnh đến hết ngày 19/04/2010. Sau khi lấy lệnh, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành làm thủ tục Hải quan. Tuy nhiên, khi đã đầy đủ bộ
chứng từ thì việc lấy lệnh không nhất thiết phải thực hiện trước việc làm thủ tục Hải quan, vì đây không phải là hai khâu nối tiếp nhau của một quá trình. Nhân viên giao nhận có thể linh hoạt khi làm hai công việc này. Đôi khi để tiết kiệm thời gian và chi phí thì trong lúc chờ đợi lấy tờ khai thì nhân viên giao nhận sẽ đi lấy lệnh, hoặc việc lấy lệnh sẽ do một nhân viên giao nhận khác lấy hộ… tùy vào từng trường hợp cụ thể miễn sao là đảm bảo được tiến trình công việc và tiết kiệm được thời gian và chi phí.
c) Hoàn tất bộ hồ sơ Hải quan
Bộ hồ sơ khai Hải quan cho lô hàng nhập khẩu nhựa Polyester chưa bão hòa dạng lỏng Palatal 999 cho công ty Cổ phần Tuấn Ân Long An gồm có:
Giấy giới thiệu (01 bản chính)
Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ Hải quan (01 bản chính)
Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (01 bộ gồm 02 bản chính, 01 bản lưu Hải quan, 01 bản lưu người khai Hải quan)
Tờ khai trị giá tính thuế hàng hóa nhập khẩu ( 02 bản chính)
Hợp đồng thương mại giữa Behn Meyer Specialty Chemicals Sdn., Bhd. (418978-H) và Công ty Cổ phần Tuấn Ân Long An (01 bản sao)
Hóa đơn thương mại (01 bản chính)
Phiếu đóng gói (01 bản chính)
House Bill và Master Bill (mỗi loại 01 bản sao)
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E, 02 bản, 01 bản Original, 01 bản Triplicate)
Tất cả bản sao đều phải có dấu sao y bản chính và đóng dấu của Công ty Tuấn Ân Long An.
Ngoài ra tùy vào từng trường hợp cụ thể mà bộ hồ sơ Hải quan cần phải có các chứng từ sau:
Phụ lục tờ khai hàng nhập (khi có từ 04 mặt hàng trở lên) (02 bản chính)
Phụ lục tờ khai trị giá tính thuế (có từ 9 mặt hàng trở lên) (02 bản chính)
Công văn xin nợ Invoice, Packing list, Bill, C/O (nếu xin nợ các chứng từ này) (01 bản chính)
Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng hoặc giấy thông báo miễn kiểm tra chất lượng do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp (01 bản chính)
Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền (nếu hàng nhập khẩu phải có giấy phép) (01 bản chính nếu nhập khẩu 01 lần hoặc bản sao nếu nhập khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu)
Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (nếu hàng thuộc diện kiểm dịch thực vật) (01 bản chính)
Nếu như doanh nghiệp lần đầu làm thủ tục hải quan thì phải có thêm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (01 bản sao) và giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế (01 bản sao).
2.5. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biểntại Công ty tại Công ty
2.5.1. Thực hiện thủ tục Hải quan hàng nhập khẩu