Thông tin là yếu tố sống còn đối với mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên do nhiều doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách nên chưa nắm bắt hết thông tin về đấu thầu, hầu hết các thông tin mà doanh nghiệp có được chỉ ở địa phương. Chính vì vậy doanh nghiệp cần thành lập bộ phận chuyên trách tìm kiếm thông tin về các gói thầu. Trước mắt thành lập một tổ hay nhóm chuyên trách, trong tương lai tùy theo yêu cầu phát triển thì có thể nâng quy mô lên cấp phòng, mở chi nhánh, văn phòng đại diện ở các thành phố lớn để hoàn thành tốt công tác tìm kiếm, nắm bắt thông tin. Nhiệm vụ của phòng là phải liên hệ, thu thập thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước, các chủ đầu tư. Phải nắm bắt được quy hoạch xây dựng cụ thể của từng khu vực, từng địa phương trong từng giai đoạn cụ thể, xác định được mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch hàng năm của các Bộ, ngành, địa phương trong lĩnh vực xây dựng: các dự án, nguồn vốn,..thông qua các cổng thông tin như: báo, đài, các trang web về đầu tư, đấu thầu để tiếp cận thông tin.
Ngoài việc thu thập thông tin về các gói thầu, dự án thì bộ phận này còn phải có trách nhiệm thu thập thông tin về các đối thủ cạnh tranh, phải phân tích được những điểm mạnh, điểm yếu của những nhà thầu đó khi tham gia đấu thầu. Đặc biệt là cần phải nắm rõ về năng lực tài chính, thiết bị thi công, kỹ thuật công nghệ, các mối quan hệ của các nhà thầu đó với chủ đầu tư và các cơ quan chức năng có liên quan để từ đó có chính sách đối phó nếu đối thủ mạnh hơn thì tìm cách liên danh để hai bên cùng có lợi. Thu thập thông tin về danh sách, năng lực, các chính sách của các nhà cung cấp vật tư, thiết bị để cung cấp những thông tin hữu ích cho các phòng ban khác, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.