Chương 3: Thuận lợi – Khó khăn – Kiến nghị 3.1 Thuận lợ
3.3.1. Đối với các công ty giao nhận
- Có chính sách đào tạo các nhân viên giao nhận để họ có thể thực hiện quy trình một cách nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian. Đặc biệt cần có biện pháp khích lệ tinh thần tập trung, chính xác và nhanh nhẹn của nhân viên.
- Công ty cần tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật nhằm rút ngắn thời gian thực hiện quy trình các đầu kéo xe, xe tải, mở rộng hệ thống kho bãi, bổ sung cho lượng xe hiện có (công ty thường phải đóng thêm phí lưu kho, lưu bãi do không có xe vận chuyển trong khi hàng hóa đã làm xong thủ tục Hải quan).
- Yếu tố thời gian luôn là một yếu tố khá quan trọng ảnh hưởng đến chiến lược cạnh tranh của công ty, vì vậy muốn rút ngắn được thời gian làm hàng, sự phối hợp chặt chẽ giữ, hổ trợ giữa các phòng ban là thật sự cần thiết. Công ty giao nhận cần xây dựng quỹ dự phòng để dự phòng những trường hợp phát sinh khi không có đủ tiền mặt phục vụ cho quá trình làm hàng.
- Đa dạng hóa về phương thức xuất nhập khẩu chủ yếu nâng cao dịch vụ nhập khẩu. • Nâng cao khả năng hiểu biết của nhân viên khi tư vấn cho khách hàng về
các loại phương thức và điều kiện giao nhận hàng.
• Tùy vào từng khách hàng khó tính và am hiểu nghiệp vụ để giải thích rõ chọn điều kiện nào để nhập khẩu là mang lại hiệu quả cao nhất.
• Chú trọng đến điểm mạnh của công ty để phát huy năng lực giao nhận hàng theo điều kiện EXW và DOOR – DOOR.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh về giá, dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả. • Thiết lập mối quan hệ tốt với hãng tàu để có giá tốt nhất cho từng lô hàng. • Căn cứ vào tình trạng hàng hóa để đưa ra các phương án làm hàng sao cho
• Phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, bộ phận liên quan để làm hàng cho tốt.
• Thực thi đúng nghĩa vụ của mỗi nhân sự, đồng thời báo cáo nhanh nếu có phát sinh ngoài tầm xử lý để cấp trên kịp thời giải quyết tránh gây ứ đọng quy trình dẫn đến ứ đọng hàng của khách.
- Tạo uy tín cho khách hàng.
• Cam kết làm theo phương châm: “Hàng hóa của khách hàng là hàng hóa của công ty” lấy mục tiêu uy tín đặt lên trên hàng đầu.
• Nếu trong quá trình làm hàng có xảy ra thêm phát sinh chi phí không như thỏa thuận theo hợp đồng đã ký kết thì lấy uy tín để làm hàng, chịu lỗ để giữ khách hàng tạo nên niềm tin là máu chốt để hợp tác lâu dài về sau.
- Tìm kiếm thêm đối tác, khách hàng mới.
• Mở rộng quan hệ với đại lý để qua đó tìm thêm đối tác và khách hàng mới. • Nâng cao năng lực sales in/ sales out và kể cả các bộ phận khác cũng tìm
khách hàng cho công ty qua nhiều mối quan hệ.
• Liên hệ chặt chẽ với các chi nhánh để tạo ra danh sách khách hàng ngày càng nhiều.
- Chăm sóc khách hàng cũ.
• Thường xuyên liên lạc với khách hàng cũ để biết thông tin hàng hóa và gửi báo giá hoặc tư vấn dịch vụ kịp thời.
• Tạo những buổi gặp mặt giữa công ty và nhóm khách hàng.
• Tổ chức du lịch, hội hợp để khách hàng có thời gian chia sẻ thông tin.
- Lựa chọn các hãng tàu.
• Hiện nay có rất nhiều hãng tàu đã mở rộng nhiều cảng đến thuộc các nước trước đây ít có dịch vụ. Tiền cước vận chuyển và lộ trình vận chuyển của các hãng là rất khác nhau vì vậy, bộ phận chăm sóc khách hàng ( có nhiệm vụ hỏi giá hãng tàu) cần thu thập đầy đủ thông tin và lịch trình vận chuyển cũng như các phụ phí tại cảng đi/cảng đến.
• Có thể tìm các hãng tàu qua các nguồn thông tin nhưng chủ yếu là tạp chí shipping gazette và mạng internet. Trên cơ sở đó tiến hành hỏi giá và so sánh để lựa chọn được hãng tàu có lộ trình và giá cả phù hợp như yêu cầu của khách hàng.
• Cân nhắc về yếu tố thời gian mà ra quyết định lấy booking ở hãng nào.
• Xử lí và kiểm tra lại hệ thống internet thường xuyên bị lỗi mạng làm thông tin bị ứ đọng.
• Nhân viên chứng từ hàng nhập, hàng xuất nên kiểm tra chứng từ kỹ lưỡng trước khi in và giao cho khách hàng cũng như giao cho các bên liên quan khác.
• Hồ sơ chứng từ phải được hạch toán theo lô và xếp theo tháng/quý/năm để tiện theo dõi.
- Khai hải quan còn chậm.
• Lên kế hoạch và chi phí làm hàng sớm trước khi có B/L.
• Hạch định chi phí rõ ràng, phòng ngừa các rủi ro phát sinh khi khai báo.
• Thu xếp và lên kế hoạch với đội xe về thời gian trả hàng cho khách để cả 2 bên điều phối được công việc.
• Tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên được học tập nghiên cứu thông qua các đợt thực tập ngắn hạn hoặc trung hạn ở nước ngoài nhằm nâng cao trình độ ngoại ngữ, nghiệp vụ chuyên môn và các kỹ năng ngoại thương. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay Công ty nên cho những nhân viên giao nhận đi học lớp khai báo Hải quan điện tử để làm quen với việc khai báo điện tử.